阮曉紅

【摘要】現(xiàn)代檔案管理就是利用現(xiàn)代化的手段和管理理念對檔案進(jìn)行管理的過程，現(xiàn)代檔案管理具有規(guī)范性強(qiáng)和現(xiàn)代化程度高等特點(diǎn)，對于我國企事業(yè)單位進(jìn)行高效的管理具有一定的促進(jìn)作用。而在現(xiàn)代檔案管理過程中進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作的實(shí)施，對檔案管理工作具有較為重要的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；基礎(chǔ)工作；高標(biāo)準(zhǔn)；作用

檔案管理工作是日常工作的重要部分，在當(dāng)前，計(jì)算機(jī)等新型信息技術(shù)不斷更新，給檔案管理工作向著高標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化方向發(fā)展提供了動力，也使得檔案管理工作的內(nèi)容發(fā)生了一些變化，但檔案管理的基礎(chǔ)工作仍然是對檔案進(jìn)行整理和分類與保存等。這些基礎(chǔ)工作看似簡單、機(jī)械，但其對于現(xiàn)代檔案管理工作卻具有重要作用。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用分析

我們所說的檔案管理中的基礎(chǔ)工作，其實(shí)就是對檔案進(jìn)行收集、整理、保存等基礎(chǔ)性的工作，但在進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)工作中，可以獲得檔案資源的信息，給后續(xù)的檔案管理工作做好準(zhǔn)備。

（一）使檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。我們知道檔案管理工作對于企事業(yè)單位來說都非常重要，而對于檔案進(jìn)行規(guī)范化管理就是為企事業(yè)單位和相關(guān)人才提供更好的檔案服務(wù)。而進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作就是將檔案進(jìn)行收集整理和編號保存等工作，這些工作看似簡單枯燥，卻是將檔案進(jìn)行整齊劃一地整理，就是運(yùn)用最簡單的方式將大量且較為雜亂的檔案管理工作串聯(lián)起來，而檔案管理的基礎(chǔ)工作就是將現(xiàn)代檔案管理的工作鏈條貫穿好的那一條“繩子”，進(jìn)行了優(yōu)秀的檔案管理基礎(chǔ)工作以后，原本繁亂的檔案就已經(jīng)整理到了現(xiàn)代化檔案管理的框架之內(nèi)，只要按照檔案管理正常程序走下去，就能保證檔案管理的規(guī)范性。

（二）有助于提高檔案資源的完整性。一般來講，很多企事業(yè)進(jìn)行檔案管理工作時，都必須嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮?，因?yàn)闄n案資源極易發(fā)生丟失、損壞等情況，在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作時，管理人員會對檔案的完整性和真實(shí)性進(jìn)行分析，以盡量提高檔案資源的完整性。

（三）給檔案快速檢索創(chuàng)造條件。眾所周知，我們進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理的時候都會對檔案信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索，這樣就大大節(jié)約了我們檢索檔案的時間，也減少了我們對檔案進(jìn)行翻找時將檔案弄亂的可能性。而進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作可以將檔案編號、分類信息等數(shù)據(jù)輸入電腦，這樣就可以對檔案進(jìn)行快速檢索。然而在進(jìn)行檔案編號和信息輸入的時候不能馬虎，盡量保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性，這樣才能給檔案的快速檢索提供條件。

二、當(dāng)前企事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作的常見問題

（一）檔案管理基礎(chǔ)工作中缺乏規(guī)范的管理。檔案編號和分類工作是進(jìn)行后續(xù)檔案管理的前提和基礎(chǔ)，因此如果在進(jìn)行檔案基礎(chǔ)管理工作中不能進(jìn)行規(guī)范化的操作，在進(jìn)行檔案編號等實(shí)際操作時沒有進(jìn)行規(guī)范管理，就很容易造成檔案數(shù)據(jù)失真和信息遺失等問題，給檔案管理工作造成阻礙，但對于檔案管理的基本工作，許多單位沒有給予足夠的重視，缺乏規(guī)范化管理，增加了錯誤量，檔案管理問題基于檔案管理工作，對文件命名的唯一性，導(dǎo)致沒有以后檢索等；或者在進(jìn)行檔案保存時不進(jìn)行完整性檢查，造成檔案存在遺失等問題，導(dǎo)致檔案資源無法實(shí)現(xiàn)其價值。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作的程序錯雜。我們知道管理的一個重要內(nèi)容就是工作程序管理，而進(jìn)行檔案管理時如果根據(jù)合理的程序進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)工作，可以使檔案管理工作井然有序地進(jìn)行下去，然而部分單位在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作的流程制定方面還存在一定的欠缺，造成很多檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時程序錯亂，導(dǎo)致檔案的編號命名都出現(xiàn)問題，給后續(xù)的檔案管理造成混亂。

三、對我國檔案管理基礎(chǔ)工作進(jìn)行優(yōu)化的策略

（一）夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作的相關(guān)管理制度。要從制度建設(shè)入手對檔案管理基礎(chǔ)工作進(jìn)行強(qiáng)化，首先我們要對本單位當(dāng)前的檔案管理組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行審視，找到薄弱環(huán)節(jié)，通過組織調(diào)整明確檔案工作的管理領(lǐng)導(dǎo)體系，自上而下對檔案管理工作的責(zé)任進(jìn)行分化和加強(qiáng)，同時還要對檔案管理部門進(jìn)行擴(kuò)員，培養(yǎng)一批真正能夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙Υ龣n案管理工作的人員。并且，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還要從強(qiáng)化管理流程和標(biāo)準(zhǔn)的角度出發(fā)，建立完善的檔案管理基礎(chǔ)工作制度，只有有了完善、標(biāo)準(zhǔn)化的制度作為參照，才能對檔案管理人員的基礎(chǔ)工作進(jìn)行優(yōu)化。

（二）通過多種手段強(qiáng)化檔案管理的專業(yè)性。由于在檔案管理中可能會出現(xiàn)檔案信息不標(biāo)準(zhǔn)與宗卷缺損等情況，因此在進(jìn)行檔案管理中就要及時進(jìn)行宗卷普查來對檔案現(xiàn)有情況進(jìn)行了解和調(diào)研，以糾正檔案管理中的現(xiàn)有錯誤，對檔案宗卷等進(jìn)行合理維護(hù)，在進(jìn)行檔案整理的過程中，我們必須首先了解檔案的情況，根據(jù)重要性對檔案進(jìn)行排序整理，對其進(jìn)行檔案信息普查和宗卷情況調(diào)研，針對其管理情況，我們必須制定一套規(guī)范性的管理系統(tǒng)，通過檔案整理我們還要對無用的檔案文件進(jìn)行剔除處理，這樣就能使檔案管理工作更具專業(yè)性，同時我們還要根據(jù)實(shí)際情況對管理設(shè)計(jì)進(jìn)行完善，以此來確保檔案管理工作中用房和用具的管理規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性。我們要從設(shè)備角度對檔案管理的順利展開提供保障。我們還要根據(jù)檔案管理工作人員的工作情況來制定相應(yīng)的培訓(xùn)組織計(jì)劃，以此來優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，保證檔案管理工作的技術(shù)性、規(guī)范性。

（三）對檔案基礎(chǔ)工作實(shí)行現(xiàn)代化管理。由于當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，其在檔案基礎(chǔ)管理工作中已經(jīng)發(fā)揮著極其重要的作用，當(dāng)前在檔案檢索和信息管理工作中已經(jīng)廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這一技術(shù)與檔案管理工作的融合大大提升了檔案檢索的工作效率，同時由于計(jì)算機(jī)檢索方式的優(yōu)化，對于模糊檢索的應(yīng)用，使檔案檢索工作更加精準(zhǔn)?，F(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用對于檔案管理工作效率的促進(jìn)作用不言而喻，同時它還能降低檔案工作的人工錯誤率，而在進(jìn)行檔案管理工作中要積極應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，通過檔案管理信息平臺軟件的應(yīng)用，對于檔案基礎(chǔ)工作中規(guī)范提名等工作進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)管理，使檔案管理更具信息化和現(xiàn)代化?，F(xiàn)代檔案管理程序如圖一所示。

四、結(jié)束語

總之，檔案管理的基礎(chǔ)工作雖然瑣碎，卻極其重要，因?yàn)橹挥性谶M(jìn)行檔案管理的前期進(jìn)行了踏實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)工作，才能獲得更加全面、完整的檔案信息，才能對檔案進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆诸惡途幪枺拍芙o后期的檔案信息保存工作打好基礎(chǔ)，我們要積極強(qiáng)化檔案管理中對于基礎(chǔ)工作的重視，完善檔案管理體系，積極提升檔案管理基礎(chǔ)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，使檔案管理的基礎(chǔ)工作更加規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)。

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