張春惠

【摘要】在社會(huì)組織變遷中，檔案是其參考的重要文獻(xiàn)，必須要進(jìn)行檔案管理，這樣才能把握社會(huì)的發(fā)展變化。我國傳統(tǒng)的檔案管理工作開展中有很多的問題，在一定程度上對紙質(zhì)檔案管理的價(jià)值也產(chǎn)生了沖擊?；谶@樣的社會(huì)背景，要高度重視檔案管理工作，推動(dòng)我國數(shù)字化檔案管理體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案；管理體系；措施

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，要想適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，檔案管理必須要建立數(shù)字化體系。但現(xiàn)階段檔案管理中的問題也要重視起來，要先解決檔案管理中遇到的問題。

一、檔案管理的現(xiàn)狀

（一）存檔意識(shí)淡薄。目前我國公民的存檔意識(shí)淡薄，而且很多人不配合存檔工作，他們認(rèn)為檔案是他們工作經(jīng)歷和榮譽(yù)的記錄，如果將其存檔，自己使用時(shí)就會(huì)有很大的不便，嚴(yán)重影響了自己的使用。檔案的提檔相對比較復(fù)雜，雖然保證了資料的真實(shí)和安全性，但是在提供資料時(shí)人們都不夠積極，加大了檔案資料收集的難度。目前我國檔案資料非常龐大，加大了管理人員的收集難度，對于每個(gè)人的信息收集、錄入、處理等一系列的工作，都需要檔案管理人員進(jìn)行處理，其工作量非常大。而為了保證管理工作的順利進(jìn)行，管理人員大多“閉門造車”，使得信息收集和整理工作難度更大。

（二）管理技術(shù)落后。各個(gè)時(shí)期每個(gè)人的檔案都有不同的變化，這不僅加重了管理負(fù)擔(dān)，也使得管理難度大大增加，單一的檔案管理軟件難以進(jìn)行信息資料的有效規(guī)整。而且隨著檔案歸檔內(nèi)容的不斷增多，其總量越來越大，縮短了其存放周期，原有的檔案管理技術(shù)已經(jīng)難以與目前的檔案管理工作相適應(yīng)。雖然管理人員的素質(zhì)相對得到了提升，但對于規(guī)范檔案工作及其現(xiàn)代化發(fā)展作用還比較小，必須要革新檔案管理的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化。

（三）管理人員素質(zhì)不高。目前我國的檔案管理人員的綜合素質(zhì)和職業(yè)技能還需要繼續(xù)提升，如果工作人員工作粗心，不能解決專業(yè)性的問題，在日后的工作管理中就會(huì)產(chǎn)生非常嚴(yán)重的影響，使得其工作交接和后續(xù)工作開展存在困難。

二、建立檔案管理數(shù)字化體系的方法措施

（一）制定工作目標(biāo)。在檔案管理中要制定工作目標(biāo)，運(yùn)用“科學(xué)、實(shí)用、適用”的原則確定工作中的長期目標(biāo)和近期目標(biāo)。在確定長期工作目標(biāo)時(shí)，要進(jìn)行各方面的綜合考慮，提高管理工作的質(zhì)量和統(tǒng)一性，減少資源浪費(fèi)。而近期目標(biāo)要注重其實(shí)用性和可行性，在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中進(jìn)行檔案整理時(shí)，要有一定的標(biāo)準(zhǔn)，通過運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的著錄和標(biāo)引。在體系建立中，要運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行館藏檔案和新歸檔檔案的數(shù)據(jù)處理和分類歸納，提高其工作效率，也可以區(qū)分新舊檔案的數(shù)據(jù)，及時(shí)進(jìn)行舊檔案的數(shù)據(jù)更新，提高其信息的準(zhǔn)確性。在館藏檔案管理中，要運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的歸納，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析，對重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，及時(shí)清理庫藏檔案，如果檔案資料失去了保存價(jià)值就要根據(jù)程序報(bào)批銷毀，提高管理工作的效率。

（二）實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃。目前我國的檔案管理部門經(jīng)費(fèi)還不夠，必須要在這樣的條件下進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，制定檔案硬件設(shè)施建設(shè)的方案，逐漸增加相關(guān)部門的設(shè)施設(shè)備。在完成其硬件配置后，也要結(jié)合管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力和素質(zhì)進(jìn)行不同的人員配置，提高管理工作的效率。在硬件設(shè)施配置中，要將高配置服務(wù)器和低配置終端相結(jié)合，服務(wù)器要用高配置的新機(jī)，終端可以使用配置比較低的舊機(jī)。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，也注重其工作效率的提高，可以一邊投入，一邊建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的部分?jǐn)?shù)字化到全部數(shù)字化。在建設(shè)網(wǎng)站時(shí)，要先建設(shè)檔案管理的宣傳窗口和服務(wù)窗口，推動(dòng)其管理工作的數(shù)字化進(jìn)程，讓人們可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行相關(guān)檔案信息的查詢。

（三）加強(qiáng)員工培訓(xùn)。要建立數(shù)字化的檔案管理體系。必須要提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，尤其是其計(jì)算機(jī)操作能力，挖掘具有計(jì)算機(jī)操作能力和檔案管理的復(fù)合型人才，優(yōu)化檔案管理機(jī)構(gòu)中的人才結(jié)構(gòu)。同時(shí)檔案管理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，定期選送優(yōu)秀的人才去專業(yè)培訓(xùn)班進(jìn)行培訓(xùn)或自行組織員工培訓(xùn)，鼓勵(lì)管理人員積極學(xué)習(xí)，不斷提高自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，加快復(fù)合型人才的培養(yǎng)。

（四）加大資金投入。建立數(shù)字化檔案管理體系必須要加大其資金投入，這樣才能為檔案管理機(jī)構(gòu)提供現(xiàn)代化的硬件設(shè)備，配合其開展數(shù)字化的管理工作。目前檔案管理機(jī)構(gòu)的資金渠道只有財(cái)政，這與檔案館的工作性質(zhì)有很大的關(guān)系，難以創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，使得其沒有創(chuàng)收的渠道。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，讓政府部門意識(shí)到檔案管理工作的重要性，這樣政府才會(huì)增加檔案管理的預(yù)算經(jīng)費(fèi)，為檔案數(shù)字化管理工作提供資金保障。

三、結(jié)語

作為全國檔案事業(yè)的一項(xiàng)重要工程，檔案管理工作必須要改變傳統(tǒng)的管理觀念，積極推動(dòng)其數(shù)字化體系的建立。因此，要及時(shí)解決現(xiàn)階段檔案管理工作的主要問題，對于其淡薄的存檔意識(shí)、落后的管理技術(shù)和管理人員的素質(zhì)水平等等問題，要在數(shù)字化體系建立前解決，并將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，加快檔案管理機(jī)構(gòu)硬件設(shè)備建設(shè)，提高管理工作的工作效率，保證檔案信息的安全性。通過建立數(shù)字化的檔案管理體系，不斷提高檔案工作的管理水平，推動(dòng)我國檔案管理體系的發(fā)展。

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