馬尚

【摘 要】隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子發(fā)票的運(yùn)用推廣得到了進(jìn)一步深入，使得高校財(cái)務(wù)工作面臨新的局面。論文從電子發(fā)票的內(nèi)涵與特征入手，描述了目前電子發(fā)票在高校財(cái)務(wù)入賬的現(xiàn)狀，分析了電子發(fā)票入賬對(duì)財(cái)務(wù)工作的挑戰(zhàn)和困難，最后從問題出發(fā)總結(jié)了一些針對(duì)高校電子發(fā)票入賬困難的管理措施，希望對(duì)高校的財(cái)務(wù)管理提供新的思路。

【Abstract】With the continuous development of information technology in the "internet +" era， the application and promotion of electronic invoices have been further deepened， which makes the financial work of colleges and universities face a new situation. Starting from the connotation and characteristics of electronic invoice， this paper describes the current status of electronic invoices in the financial accounting of colleges and universities， analyzes the challenges and difficulties of electronic invoices in the financial work， and finally summarizes some management measures for the difficulties of electronic invoices in the financial management of colleges and universities， it is hoped that this can provide new ideas for the financial management of colleges and universities.

【關(guān)鍵詞】電子發(fā)票；高校財(cái)務(wù)；報(bào)銷

【Keywords】 electronic invoice； university financial； apply for reimbursement

【中圖分類號(hào)】F234.4 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）04-0062-02

1 電子發(fā)票的內(nèi)涵與特征

1.1 電子發(fā)票的內(nèi)涵

電子發(fā)票是發(fā)票的電子化存在形式，包括發(fā)票使用、管理全過程的電子化。電子發(fā)票不依托任何紙質(zhì)憑證，獨(dú)立以數(shù)據(jù)電文形式存在，內(nèi)容包含交易雙方購(gòu)銷商品，提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的所有細(xì)節(jié)信息，具備發(fā)票的完備形式，滿足作為商事憑證、會(huì)計(jì)憑證和稅務(wù)憑證的要求[1]。

1.2 電子發(fā)票的特征

1.2.1 發(fā)票使用管理過程的全電子化

發(fā)票使用管理過程的全電子化，是電子發(fā)票最基礎(chǔ)也是最重要的特征，包含發(fā)票發(fā)行印制、領(lǐng)用領(lǐng)購(gòu)、開具保存、獲取傳輸、查詢的電子化等。

1.2.2 過程去紙化

電子發(fā)票的去紙化不等于無紙化，去紙化意味著電子發(fā)票在其使用、管理的全過程都應(yīng)該全部或部分實(shí)現(xiàn)電子化。一方面符合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代稅控的信息化管理，另一方面也符合厲行節(jié)約，建設(shè)生態(tài)文明的時(shí)代要求。

1.2.3 平臺(tái)集中化

電子發(fā)票需要一個(gè)功能完備、性能優(yōu)越、可覆蓋海量用戶使用的集中系統(tǒng)和平臺(tái)，以供支撐電子發(fā)票的整體構(gòu)架。電子發(fā)票管理系統(tǒng)應(yīng)包括電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)和稅務(wù)管理后臺(tái)兩個(gè)部分，前者負(fù)責(zé)電子發(fā)票的開具等功能，后者負(fù)責(zé)電子發(fā)票的監(jiān)管等功能。

2 電子發(fā)票入賬的挑戰(zhàn)

2.1 重復(fù)報(bào)銷

一方面，電子發(fā)票由商家開具，提供給購(gòu)買者的通常是PDF文件，無論是何種格式，就如一張圖片，可多次打印，且多次打印均一模一樣。電子發(fā)票雖與紙質(zhì)發(fā)票都有發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票代碼等檢驗(yàn)真?zhèn)?、唯一性的?biāo)識(shí)，可是在報(bào)銷環(huán)節(jié)中，紙質(zhì)發(fā)票一經(jīng)入賬，無法由報(bào)銷人取回重復(fù)報(bào)銷，而電子發(fā)票因自身可多次打印的特點(diǎn)，若繼續(xù)沿用紙質(zhì)發(fā)票在領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)監(jiān)管方面的報(bào)銷制度，容易出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷的情況。另一方面，電子發(fā)票的可重復(fù)打印特點(diǎn)也會(huì)造成報(bào)銷人非主觀層面的重復(fù)報(bào)銷行為。紙質(zhì)發(fā)票會(huì)隨著報(bào)銷結(jié)束而留存于會(huì)計(jì)檔案中，而電子發(fā)票的出現(xiàn)，報(bào)銷人忘記本次報(bào)銷的電子發(fā)票已經(jīng)報(bào)銷，造成重復(fù)打印的局面，進(jìn)而導(dǎo)致重復(fù)報(bào)銷。

2.2 真?zhèn)坞y辨

機(jī)打發(fā)票為稅務(wù)機(jī)關(guān)聯(lián)網(wǎng)開具，一般情況下對(duì)票據(jù)的合法性無法造假。故而接收機(jī)打發(fā)票對(duì)于財(cái)務(wù)監(jiān)督審核來說幾乎沒有造成額外的壓力和工作量。而核查電子發(fā)票的真?zhèn)危瑪D占了財(cái)務(wù)人員處理業(yè)務(wù)的時(shí)間，增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，為會(huì)計(jì)核算工作增加了難度。

電子發(fā)票是一個(gè)電子文件，可以對(duì)其進(jìn)行PS處理，一旦對(duì)其金額、單位等信息進(jìn)行修改，便加大了發(fā)票核查風(fēng)險(xiǎn)。惡意報(bào)銷人通過簡(jiǎn)單的PS操作便可修改電子發(fā)票內(nèi)容，蒙混過關(guān)便獲得套取資金的不法得利。而財(cái)務(wù)人員面對(duì)被修改的電子發(fā)票需要花費(fèi)時(shí)間、精力去官網(wǎng)核查，而且發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼等標(biāo)識(shí)一長(zhǎng)串?dāng)?shù)字在輸入環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，加大了核查的難度。如果財(cái)務(wù)人員未能發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票已被修改而進(jìn)行核算入賬，這不僅是惡意報(bào)銷人的責(zé)任更是財(cái)務(wù)人員的過失，審計(jì)財(cái)務(wù)人員難辭其咎[2]。顯然，電子發(fā)票的修改成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于核查成本，修改風(fēng)險(xiǎn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于核查風(fēng)險(xiǎn)。

3 高校電子發(fā)票入賬現(xiàn)狀

3.1 建立臺(tái)賬

許多高校目前對(duì)于電子發(fā)票的報(bào)銷處理多為建立臺(tái)賬、備查簿等人工處理方法，將已審核的電子發(fā)票信息記錄在備查賬簿或Excel文件中，處理含有電子發(fā)票業(yè)務(wù)的單據(jù)時(shí)，還需比對(duì)備查賬簿或Excel文件，防止出現(xiàn)電子發(fā)票的重復(fù)報(bào)銷的情況。此種方法會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間、精力去處理會(huì)計(jì)票據(jù)的基礎(chǔ)性審核工作。由于全部是人工登記，容易發(fā)生漏記、錯(cuò)記的情況，從而失去會(huì)計(jì)審核、監(jiān)督的意義。

3.2 報(bào)銷人誠(chéng)信承諾

還有許多高校對(duì)于報(bào)銷人提供的電子發(fā)票以誠(chéng)信約束來完成對(duì)票據(jù)真實(shí)性、合法性的監(jiān)督。要求報(bào)銷人在打印成紙質(zhì)版的電子發(fā)票空白處手寫“保證不重復(fù)報(bào)銷”并簽名，否則不予報(bào)銷。僅僅將電子發(fā)票提供者的“背書”作為財(cái)務(wù)審核的手段之一，內(nèi)控從何而談？

4 高校電子發(fā)票財(cái)務(wù)管理的應(yīng)對(duì)措施

4.1 制度建設(shè)方面

2015年11月，國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布第84號(hào)公告《關(guān)于推進(jìn)通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》。同年12月，中華人民共和國(guó)財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)發(fā)布修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。這兩項(xiàng)公告為電子發(fā)票入賬及會(huì)計(jì)電子檔案提供了政策依據(jù)，給電子發(fā)票在財(cái)務(wù)中得以運(yùn)用提供了土壤。高校為了適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的沖擊和影響，應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)國(guó)家出臺(tái)的新規(guī)章、新辦法，借鑒國(guó)內(nèi)優(yōu)秀企業(yè)先進(jìn)的電子發(fā)票入賬經(jīng)驗(yàn)。更新原有發(fā)票入賬文件，制定新的電子發(fā)票報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，為電子發(fā)票在財(cái)務(wù)管理中提供依據(jù)，做到所有電子發(fā)票報(bào)銷程序有章可循。

4.2 技術(shù)支持方面

面對(duì)電子發(fā)票由其特性衍生出“重復(fù)報(bào)銷、真?zhèn)坞y辨”的財(cái)務(wù)管理困難，從技術(shù)上鎖定電子發(fā)票的唯一性，確定真實(shí)性，是電子發(fā)票入賬難題最直接、最根本的解決辦法。隨著技術(shù)的開發(fā)，不需要財(cái)務(wù)人員建立臺(tái)賬重復(fù)勞動(dòng)，也不需要報(bào)銷人手動(dòng)錄入發(fā)票信息，僅需在手機(jī)或電腦中安裝一個(gè)類似“發(fā)票管家”的軟件，即可完成用戶對(duì)電子發(fā)票的查驗(yàn)、錄入工作。

目前，電子發(fā)票右上角都有一個(gè)二維碼標(biāo)識(shí)，電子發(fā)票上的二維碼記錄著關(guān)于“發(fā)票號(hào)碼、代碼、金額、日期”等最基礎(chǔ)的發(fā)票信息。掃描該二維碼可確定此電子發(fā)票的內(nèi)容及開票單位，從而獲取電子發(fā)票的數(shù)據(jù)流[3]。

“發(fā)票管家”軟件內(nèi)接高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)，通過掃描電子發(fā)票的二維碼抓取發(fā)票關(guān)鍵信息，自動(dòng)錄入財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，生成報(bào)銷單據(jù)，并在附件中顯示原有發(fā)票的PDF或圖片格式文件，供項(xiàng)目簽批領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)審核查驗(yàn)。外接國(guó)稅、地稅部門網(wǎng)上服務(wù)大廳接口，直接對(duì)接官方發(fā)票真?zhèn)尾樵兿到y(tǒng)。當(dāng)高校人員需要報(bào)銷電子發(fā)票時(shí)，只需用手機(jī)掃描電腦中電子發(fā)票的二維碼或直接在手機(jī)中打開電子發(fā)票文件，即可上傳該電子發(fā)票。錄入過程中，財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)報(bào)銷人上傳的電子發(fā)票進(jìn)行檢測(cè)。該檢測(cè)既是對(duì)電子發(fā)票真?zhèn)涡缘恼鐒e，又是對(duì)是否重復(fù)報(bào)銷的查驗(yàn)。高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)對(duì)以往已成功報(bào)銷的電子發(fā)票建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，記錄發(fā)票號(hào)碼及代碼，一旦報(bào)銷人錄入的電子發(fā)票與數(shù)據(jù)庫(kù)中的發(fā)票重合，則視為重復(fù)報(bào)銷，報(bào)銷頁面將出現(xiàn)報(bào)錯(cuò)，財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)也不予通過和保存。

4.3 人員培養(yǎng)方面

4.3.1 內(nèi)部人員培養(yǎng)

再先進(jìn)的技術(shù)也需要懂得操作的人來運(yùn)行才能實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果。財(cái)務(wù)系統(tǒng)需要高校財(cái)務(wù)人員定期維護(hù)，檢測(cè)電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫(kù)是否實(shí)時(shí)更新，校驗(yàn)電子發(fā)票報(bào)銷、入賬結(jié)果。隨著信息化技術(shù)的深入應(yīng)用，高校財(cái)務(wù)人員不僅要具備財(cái)務(wù)方面的知識(shí)，還要掌握如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、電子商務(wù)等各方面的新技能，提高自身在新形勢(shì)下解決新問題的能力。高校財(cái)務(wù)部門也應(yīng)主動(dòng)更新觀念，積極應(yīng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)財(cái)務(wù)領(lǐng)域的新挑戰(zhàn)，主動(dòng)擁抱電子發(fā)票全面入賬的新時(shí)代、新機(jī)遇、新成果。

4.3.2 外部人員培養(yǎng)

高校財(cái)務(wù)部門還需對(duì)財(cái)務(wù)外部人員開展系統(tǒng)操作及財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。引導(dǎo)報(bào)銷人正確使用財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)及“發(fā)票管家”軟件，打通電子發(fā)票報(bào)銷的各個(gè)環(huán)節(jié)，解決電子發(fā)票在高校財(cái)務(wù)部門順利報(bào)銷的“最后一公里”。

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