楊蓉 馮勝洋 彭懷德

[摘? ? ? ? ? ?要]? 獨(dú)立學(xué)院必須通過(guò)專(zhuān)業(yè)評(píng)估以取得本科專(zhuān)業(yè)學(xué)士學(xué)位授予權(quán)。專(zhuān)業(yè)評(píng)估是促進(jìn)教學(xué)水平的有效手段，同時(shí)也起到規(guī)范教學(xué)作用。獨(dú)立學(xué)院要不斷強(qiáng)化教學(xué)質(zhì)量，必須進(jìn)行規(guī)范化的教學(xué)檔案管理，一方面能夠減少人力、物力、時(shí)間的浪費(fèi)，另一方面又為后面的工作打下基礎(chǔ)，從而提高工作效率。通過(guò)專(zhuān)業(yè)評(píng)估過(guò)程的材料搜集整理，不難發(fā)現(xiàn)，在教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題仍較多，將現(xiàn)存問(wèn)題一一列出，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以期對(duì)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理工作提供一些參考。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 專(zhuān)業(yè)評(píng)估;獨(dú)立學(xué)院;教學(xué)檔案管理

[中圖分類(lèi)號(hào)]? G271? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號(hào)]? 2096-0603（2019）04-0010-02

一、引言

獨(dú)立學(xué)院是由普通本科高校按新機(jī)制、新模式舉辦的本科層次二級(jí)學(xué)院。事實(shí)上，我國(guó)獨(dú)立學(xué)院由于創(chuàng)辦的特殊歷史時(shí)期導(dǎo)致其普遍面臨著無(wú)法做到完全獨(dú)立的問(wèn)題，這種不獨(dú)立性包括“人才培養(yǎng)規(guī)格對(duì)母體的依附，教學(xué)設(shè)施對(duì)母體的依附，師資對(duì)母體的依附”[1]。當(dāng)然，一定的依附性可以起到實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)化資源配置的效果。但是作為一種應(yīng)時(shí)代而生的教育形式，“獨(dú)”是它發(fā)展的必然趨勢(shì)，并且從“獨(dú)”向“強(qiáng)”逐步推進(jìn)，才能體現(xiàn)其存在的價(jià)值。為了順應(yīng)上述轉(zhuǎn)變，學(xué)院首先應(yīng)做到管理上的獨(dú)立，尤其是教學(xué)檔案的管理。教學(xué)檔案理論上應(yīng)有一級(jí)、二級(jí)目錄，主要包括學(xué)院有關(guān)教學(xué)管理工作的規(guī)章制度、各類(lèi)會(huì)議、評(píng)獎(jiǎng)獲獎(jiǎng)項(xiàng)目申報(bào)材料、教務(wù)、教材、課務(wù)、考務(wù)、學(xué)籍、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)、教研科研檔案、專(zhuān)業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)檔案、教學(xué)管理教學(xué)評(píng)價(jià)檔案以及其他特色文件等。這一系列檔案管理工作做得是否到位在專(zhuān)業(yè)評(píng)估過(guò)程中便可得到充分檢驗(yàn)。鑒于作者曾全程參與獨(dú)立學(xué)院的專(zhuān)業(yè)評(píng)估，從中體會(huì)到學(xué)院教學(xué)檔案管理仍存在不少需要改進(jìn)的地方。專(zhuān)業(yè)評(píng)估往往列有評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，各評(píng)價(jià)指標(biāo)再細(xì)分幾個(gè)評(píng)價(jià)內(nèi)容，各內(nèi)容均又包含幾個(gè)方面的要求。由于教學(xué)檔案的管理不完善，導(dǎo)致在搜集整理材料的過(guò)程中出現(xiàn)大量重復(fù)性工作，增加工作量的同時(shí)，也大大延長(zhǎng)了工作時(shí)間，教師本身則將重心放在評(píng)估上而影響其他教學(xué)工作的進(jìn)行。因此，總結(jié)評(píng)估材料整理經(jīng)驗(yàn)，從學(xué)院和專(zhuān)業(yè)教研室兩方面討論教學(xué)檔案管理問(wèn)題。

二、學(xué)院教學(xué)檔案管理中的不足

時(shí)至今日，獨(dú)立學(xué)院已經(jīng)進(jìn)入規(guī)范化辦學(xué)和提升教育教學(xué)質(zhì)量階段，而其教學(xué)檔案管理工作卻嚴(yán)重滯后于學(xué)院的發(fā)展[2]。獨(dú)立學(xué)院依托母體高校的師資和教學(xué)資源，并結(jié)合自身特有的靈活高效的運(yùn)作優(yōu)勢(shì)開(kāi)展教育教學(xué)活動(dòng)。普遍存在的情況是所開(kāi)專(zhuān)業(yè)部分與母體高校相同，因此其招收的學(xué)生均與母體高校同專(zhuān)業(yè)學(xué)生一起進(jìn)行課堂、實(shí)驗(yàn)學(xué)習(xí)，如實(shí)習(xí)、考試也有相同的地方。雖然獨(dú)立學(xué)院有自身的管理制度，但由于上述原因仍會(huì)出現(xiàn)制度混亂、檔案缺失、分工不明確等現(xiàn)象，導(dǎo)致在專(zhuān)業(yè)評(píng)估準(zhǔn)備階段材料不齊，共用材料難以區(qū)分，相關(guān)數(shù)據(jù)需要重新搜集整理。主要問(wèn)題有以下兩點(diǎn)。

（一）學(xué)院和專(zhuān)業(yè)教研室分工不明確

學(xué)院作為大的管理系統(tǒng)，必須具備完善的管理體制，尤其是在教務(wù)管理上。在專(zhuān)業(yè)評(píng)估過(guò)程中根據(jù)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，教學(xué)管理機(jī)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)教學(xué)管理文件和規(guī)章制度等必須完備。此處“規(guī)章制度”應(yīng)包括學(xué)院制度和專(zhuān)業(yè)教研室的細(xì)化制度，然而在評(píng)估過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，各專(zhuān)業(yè)有不少本應(yīng)相同的制度卻相差較大，當(dāng)然也有無(wú)中生有的現(xiàn)象。原因是學(xué)院在招生之初沒(méi)有在制度上明確區(qū)分，學(xué)院應(yīng)具備哪些制度，而這些制度是否應(yīng)該分專(zhuān)業(yè)對(duì)待，同時(shí)教研室應(yīng)該具備哪些制度，這些制度怎樣應(yīng)用，怎樣和學(xué)院大的制度結(jié)合起來(lái)，如何在今后的評(píng)估中共同產(chǎn)生效力。當(dāng)然，除了規(guī)章制度之外，其他一些材料也有類(lèi)似問(wèn)題，以至于評(píng)估過(guò)程中材料重復(fù)或者材料缺失，雙方都需要補(bǔ)寫(xiě)。

（二）缺乏統(tǒng)一規(guī)定和材料樣板

當(dāng)申請(qǐng)學(xué)士學(xué)位授予權(quán)的專(zhuān)業(yè)較多時(shí)，各學(xué)院教師團(tuán)隊(duì)雖然有一定程度上的聯(lián)系，但在教學(xué)檔案管理上很難做到頻繁溝通和深入交流。鑒于此，各專(zhuān)業(yè)在準(zhǔn)備評(píng)估材料時(shí)便有自己的一套模式，直接造成材料五花八門(mén)，即使有指標(biāo)體系做指導(dǎo)也難以達(dá)到統(tǒng)一。學(xué)院在這方面沒(méi)有做好充分預(yù)期并給出統(tǒng)一規(guī)定，也沒(méi)有事先準(zhǔn)備一套評(píng)估材料模板，等各專(zhuān)業(yè)材料呈上之后才發(fā)現(xiàn)有許多問(wèn)題，而且問(wèn)題多種多樣。這一后果不僅使學(xué)院教務(wù)科的工作人員工作量巨大，而且浪費(fèi)了各專(zhuān)業(yè)教師的時(shí)間，不僅影響其他教學(xué)工作，而且也導(dǎo)致教師工作情緒不穩(wěn)定。

三、專(zhuān)業(yè)教研室教學(xué)檔案管理中的不足

有了專(zhuān)業(yè)評(píng)估指標(biāo)體系，各專(zhuān)業(yè)教研室在評(píng)估材料的準(zhǔn)備階段從始至終均按照評(píng)價(jià)體系每個(gè)指標(biāo)要求進(jìn)行。由于材料較多、涵蓋面廣，加上教學(xué)檔案管理制度長(zhǎng)期不完善，在材料整理時(shí)面臨著許多瑣碎問(wèn)題。

（一）材料不齊全

這一問(wèn)題是最突出且最普遍的。首先從師資隊(duì)伍方面討論，由于評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中未曾明確指出所需材料內(nèi)容，但是主要部分如學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)、專(zhuān)業(yè)技能、獲獎(jiǎng)等證明材料一般都有。即使只有主要部分，材料仍然無(wú)法做到全部齊全，更不要說(shuō)其他部分了。一是部分材料更新或者有新的材料卻無(wú)法在此期間出具，二是材料暫時(shí)用于他用卻又缺少電子版本而無(wú)法呈上。

（二）材料模板不統(tǒng)一

模板不統(tǒng)一的現(xiàn)象集中體現(xiàn)在教學(xué)文件上。如教案是手寫(xiě)還是電子打印稿，教學(xué)日歷的幅面，還有文件的封面名稱(chēng)、格式。

（三）材料不獨(dú)立

很多時(shí)候由于獨(dú)立學(xué)院與母體高校的資源共享，出現(xiàn)學(xué)生一同上課、考試、實(shí)驗(yàn)的情況，而在評(píng)估中卻需要各項(xiàng)材料獨(dú)立。因此為了達(dá)到評(píng)估要求，在整理材料時(shí)需要逐一分揀，委實(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。更麻煩的是長(zhǎng)期的習(xí)慣已經(jīng)使學(xué)生和教師都淡化了這一意識(shí)，因此不少材料都使用了相同的封面和署名，沒(méi)有突出獨(dú)立學(xué)院的獨(dú)立性。

四、改進(jìn)措施

以上從學(xué)院和專(zhuān)業(yè)教研室兩個(gè)方面總結(jié)了教學(xué)檔案管理中的不足，主要針對(duì)專(zhuān)業(yè)評(píng)估暴露的問(wèn)題進(jìn)行探討。那么更重要的是如何改進(jìn)這一局面，將各種不足加以彌補(bǔ)和改善，并將教學(xué)檔案管理制度化、規(guī)范化，更要常態(tài)化。

（一）學(xué)院方面

從學(xué)院管理來(lái)說(shuō)，由于專(zhuān)業(yè)較多，為了規(guī)范管理，避免今后的重復(fù)工作，（1）應(yīng)該全面制訂各類(lèi)型教學(xué)材料的統(tǒng)一模板，并及時(shí)下發(fā)各教研室。長(zhǎng)期實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化文件填寫(xiě)和材料整理方式，可使教師形成規(guī)范化意識(shí)。（2）明確各專(zhuān)業(yè)教研室責(zé)任，規(guī)定哪些材料必須由教研室準(zhǔn)備或者編寫(xiě)，對(duì)各專(zhuān)業(yè)共用的材料也應(yīng)下發(fā)，另外，如有材料更新或撤銷(xiāo)應(yīng)盡快通知各教研室，通知由學(xué)院逐級(jí)或直接下達(dá)，搜集包括各系主任、教研室主任的聯(lián)系方式，組織成一個(gè)紙質(zhì)和電子同步通訊錄并不定期更新。（3）從開(kāi)設(shè)專(zhuān)業(yè)之初便應(yīng)以獨(dú)立為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)各專(zhuān)業(yè)教學(xué)文件實(shí)行統(tǒng)一模板、統(tǒng)一封面、統(tǒng)一名稱(chēng)，總之避免與本部文件混淆，與本部要求不同的地方也應(yīng)及時(shí)告知各專(zhuān)業(yè)授課教師。隨后授課教師自行通知學(xué)生，強(qiáng)調(diào)如實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)報(bào)告應(yīng)以獨(dú)立學(xué)院的要求為準(zhǔn)，使他們具備這種意識(shí)。

（二）教研室方面

如學(xué)院無(wú)要求，應(yīng)在內(nèi)部實(shí)行統(tǒng)一規(guī)定，采用統(tǒng)一教學(xué)文件模板的同時(shí)，搜集每位在任教師資料，包括各種身份證明、職稱(chēng)證明等，掃描成電子版并指派某位成員統(tǒng)一保存，如哪位教師有新的材料必須及時(shí)制作電子版上交給保管員。這一要求可使大家養(yǎng)成及時(shí)上傳資料的習(xí)慣，形成足夠完善的人員檔案庫(kù)。對(duì)教學(xué)日歷等教學(xué)文件，注意區(qū)分獨(dú)立學(xué)院與本部，各授課教師應(yīng)分類(lèi)保管。將每位教師的課程大綱、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)、試題庫(kù)、多媒體課件等電子版搜集整理，并制作相應(yīng)目錄進(jìn)行歸檔，建議在每學(xué)期初進(jìn)行更新。

對(duì)每一級(jí)別的教學(xué)檔案管理應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，避免職責(zé)混淆。此外，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，合格方能上崗。吉林工商學(xué)院張根連認(rèn)為檔案管理人員的素質(zhì)高低與教學(xué)檔案工作的質(zhì)量高低有直接關(guān)系，并認(rèn)為應(yīng)從政治素質(zhì)、檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能三方面對(duì)其素質(zhì)進(jìn)行提高。[3]

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，許多研究也指出應(yīng)不斷創(chuàng)新教學(xué)檔案管理，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。南通大學(xué)邱云貞在談如何加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作時(shí)指出，應(yīng)加大硬件設(shè)施的投入力度，增設(shè)電腦、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、縮微設(shè)備等，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件。事實(shí)上，許多獨(dú)立學(xué)院對(duì)這類(lèi)資源并不缺乏，問(wèn)題是如何充分利用，這就回到了檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題上，是否具備這種現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)。

不論從哪個(gè)方面，教學(xué)檔案管理效果都是由人的行為控制，因此，培養(yǎng)人的管理意識(shí)最為重要。管理人員、教師、學(xué)生都必須在長(zhǎng)期制度下養(yǎng)成規(guī)范教學(xué)檔案意識(shí)，從自身做起。教學(xué)檔案是在教學(xué)實(shí)踐中逐步積累形成的一系列原始資料，是教學(xué)管理工作的縮影。教學(xué)評(píng)估又是通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案的審查來(lái)評(píng)估一所學(xué)校辦學(xué)條件、辦學(xué)水平的途徑。好的教學(xué)檔案管理工作將有效推進(jìn)學(xué)校辦學(xué)效益，從而促進(jìn)辦學(xué)質(zhì)量。

五、結(jié)語(yǔ)

教學(xué)檔案管理規(guī)范化是長(zhǎng)期任務(wù)，必須由涉及人員共同努力。在管理意識(shí)的推動(dòng)下，定期或不定期地對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行整理歸檔，有助于今后各項(xiàng)教學(xué)工作的進(jìn)行，不僅省時(shí)省力，還節(jié)約了大量人力物力。教學(xué)評(píng)估相當(dāng)于是教學(xué)檔案管理工作的一次大清掃，掃出不合格的地方、有漏洞的地方，并讓人們及時(shí)完善。通過(guò)教學(xué)評(píng)估不僅能夠提高對(duì)教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，也對(duì)今后工作制度化、規(guī)范化起到警示作用，對(duì)其他類(lèi)型檔案的管理工作也有很好的參考價(jià)值。我們更希望通過(guò)本次評(píng)估，船山學(xué)院在教學(xué)管理方面有更好的方式方法，以求更快達(dá)到學(xué)院的辦學(xué)目標(biāo)，提高辦學(xué)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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[3]牟玉枝，胡華，關(guān)爾晨.從高等學(xué)校教學(xué)評(píng)估看院級(jí)教學(xué)檔案管理[A].人本·質(zhì)量·特色·創(chuàng)新：山東建筑大學(xué)教育教學(xué)研究文集[C].2007：119-121.

編輯 馮永霞