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論以人為本促進高校檔案館管理與服務(wù)

2019-07-08 03:31郭云路
求知導(dǎo)刊 2019年9期
關(guān)鍵詞:高校檔案管理以人為本

摘 要:高校檔案信息是高校開展各項工作的主要依據(jù),重要性不可否認(rèn)。為了保證檔案應(yīng)用的便利性,必須做好檔案管理工作。為此必須明確檔案管理工作的重要意義,提升檔案管理質(zhì)量,提供更可靠的管理服務(wù)。特別是在以人為本的社會發(fā)展理念下,必須以此思想為基礎(chǔ)開展工作,提升服務(wù)質(zhì)量,以保證檔案管理可靠性,為高校發(fā)展提供更多信息依據(jù)。

關(guān)鍵詞:高校檔案管理;以人為本;管理與服務(wù)

一、以人為本理念的內(nèi)涵

以人為本的理念,是一種體現(xiàn)人文關(guān)懷的理念,是科學(xué)發(fā)展觀的核心,這一理念在各個領(lǐng)域的滲透,是推動社會發(fā)展的重要條件。特別是在新的時代發(fā)展趨勢下,人本理念的存在與應(yīng)用,更是得到了社會大眾廣泛認(rèn)可,體現(xiàn)出了我黨全心全意為人民服務(wù)的基本宗旨。在過去的發(fā)展觀念下,社會的發(fā)展情況,取決于經(jīng)濟增長速度,即是國內(nèi)生產(chǎn)總值的增長情況,要確保社會發(fā)展更新一步,必須在這樣的大目標(biāo)下,群眾利益需要服務(wù)于社會整體發(fā)展,即是說甚至有可能為經(jīng)濟發(fā)展而要求大眾做出無條件的利益犧牲。這樣的發(fā)展觀,忽視了大眾作為個體存在的重要性,是無法得到支持的。在社會體系當(dāng)中,群眾是支持發(fā)展的基礎(chǔ),即損害大眾利益的,便是不利于社會發(fā)展的。簡言之,人本理念才是能夠維持社會可持續(xù)發(fā)展的,因此其在各個領(lǐng)域的滲透有著不可忽視的意義。包括在高校的檔案管理工作當(dāng)中,也有著重要指導(dǎo)意義。無論是從組織集體利益、檔案管理方的利益抑或是檔案使用方的利益去思考,人本理念的滲透都有必要,且影響重大,為此需對其實際應(yīng)用策略進行分析,推動管理改革[1]。

二、以人為本的理念在高校檔案管理過程中的應(yīng)用

1.從集體利益去分析

高校是一個完整的組織,校內(nèi)綜合檔案室是專門設(shè)立的檔案館,是高校體系的一部分,其開展檔案管理與服務(wù)工作的主要管理對象,是高校內(nèi)所有的檔案信息。鑒于管理范圍很大,因此必須有大局觀,要對所有的檔案做好整理,做好管理規(guī)劃,以保證管理與服務(wù)工作的精準(zhǔn)性。為此,首先必須保證建立起健全的管理框架,要基于管理部門出臺的規(guī)章,結(jié)合實際管理需求去對內(nèi)部管理規(guī)章進行完善,提升規(guī)章的適用性。其次是要服從我國檔案行政部門以及院校所在省、自治區(qū)、直轄市政府檔案行政部門對于檔案管理工作的指導(dǎo),配合相關(guān)部門的工作審核。最后是要做好各個階段的工作總結(jié)與未來的工作設(shè)計,要定期開展工作會議,分析上一階段的工作結(jié)果,做好后續(xù)工作計劃。這樣才能保證檔案管理工作現(xiàn)存的問題與風(fēng)險盡早被發(fā)現(xiàn),并且盡快得到解決,保證檔案安全。院校應(yīng)當(dāng)建立起獨立的檔案管理系統(tǒng),自主開發(fā)的管理系統(tǒng)更加符合院校實際的檔案管理服務(wù)現(xiàn)狀以及管理服務(wù)需求,這應(yīng)當(dāng)是高校檔案管理工作努力的方向,為了提升管理質(zhì)量,保證整體管理效率,必須引起重視。

2.從檔案使用方利益去分析

檔案的使用者包括校內(nèi)的各個部門,各項活動,除此之外,也包括與學(xué)校相關(guān)聯(lián)的就業(yè)單位。在校內(nèi),許多活動的組織管理以及決策的做出,都需要以檔案信息為基礎(chǔ),在學(xué)生臨近畢業(yè)時,就業(yè)安排過程中,相關(guān)單位更要從學(xué)生的檔案入手開展錄用審核工作,而且高校檔案所涉及的主體也十分廣泛,從教職員工,到學(xué)生群體,可見高校檔案的使用范圍很廣,重要性不可忽視。從使用者的利益層面去分析,對于檔案使用的主要訴求包括以下幾點。首先是檔案信息的真實性,無論是校內(nèi)的檔案使用,抑或是校外的檔案使用,都要獲取真實信息。如果由校方上傳的檔案信息存在作假行為,無論如何校方都是無法擺脫責(zé)任的。為了保證信息的可信度,校方必須做好檔案信息的建檔核查,即在建檔之后,必須對檔案中的信息進行核對。為了避免檔案信息被篡改,對于檔案修改的權(quán)限必須嚴(yán)格限定,每次編輯必須有記錄,包括修改人、修改時間、修改的內(nèi)容等,以保證檔案信息的可靠性。其次是檔案信息的全面性。上面談及檔案的使用范圍十分廣泛,校內(nèi)的各項活動需要用到,校外的實習(xí)與后續(xù)工作也要用到,即不僅僅是學(xué)生,校內(nèi)教職員工以及就業(yè)合作單位的檔案,也都需要錄入,以供應(yīng)用。在檔案這一大的分支下,能夠衍生出的必要檔案內(nèi)容包括許多,而且隨著體制的不斷完善,還要涉及更多信息。為了保證檔案信息的全面性,必須不斷完善系統(tǒng)分支,增加更多可填寫的檔案信息選項,甚至包括個人的征信信息等。這樣才能保證檔案信息具備更強的可參考性,因為其使用不僅僅涉及校內(nèi)的各項工作,也涉及校外的就業(yè)相關(guān)工作,而在不同的環(huán)節(jié),對于檔案信息的要求不同,所以必須確保檔案內(nèi)容依據(jù)不同需求去進行完善,才能在實際應(yīng)用過程中提供更多有效信息。最后是檔案的信息即時性,一言以蔽之,是檔案內(nèi)的信息,必須是符合當(dāng)前客觀現(xiàn)實的信息,而并不是已經(jīng)出現(xiàn)了變更的過期信息。為此必須提升信息更新的頻率,例如對于學(xué)生在校期間的獲獎信息,應(yīng)當(dāng)在結(jié)束授獎儀式時便第一時間進行更新。教學(xué)貸款信息也應(yīng)當(dāng)隨學(xué)生的還款進度而實時更新。做到這一點,才能體現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢,并且充分體現(xiàn)出了人本思想,同時維護了檔案使用方以及管理方的利益。

3.從檔案管理方利益去分析

檔案管理與服務(wù)是校內(nèi)綜合檔案室與檔案館的工作責(zé)任,為了提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理與應(yīng)用服務(wù),從管理方的角度去思考,工作要點包括以下幾點。其一是對于檔案管理服務(wù)人員隊伍素養(yǎng)的提升,為了更加高效優(yōu)質(zhì)地提供檔案服務(wù),相關(guān)人員必須具備誠實守信的精神、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,并且要具備專業(yè)技術(shù)能力,能夠嫻熟操作檔案管理系統(tǒng),做好檔案的建檔、歸檔等一系列工作,這是對檔案管理工作發(fā)展有利并且對相關(guān)人員自身價值體現(xiàn)有利的決策,校內(nèi)應(yīng)當(dāng)針對檔案管理與服務(wù)相關(guān)人員建立起系統(tǒng)性的培訓(xùn)體系,從理論到實踐,綜合培養(yǎng)人員隊伍素養(yǎng),進而達成管理目標(biāo),這是重要且必要的條件。其二是要不斷完善信息化的檔案管理服務(wù)系統(tǒng),在信息化時代下,無紙化檔案管理是大勢所趨,作為檔案管理方,必須要把握趨勢,及時更新內(nèi)部管理系統(tǒng),對于新開發(fā)的管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)有所了解,并且視實際工作需要引入新的系統(tǒng)。因為新系統(tǒng)的開發(fā),目標(biāo)在于排除舊系統(tǒng)存在的問題,所以相較于以往所使用的系統(tǒng),必然會有功能上的改進,能夠保證系統(tǒng)使用更加便利、快捷且精準(zhǔn),保證檔案管理工作效率與質(zhì)量,所以必然具備應(yīng)用價值。但是需要注意的是,要依照實際管理需求去選擇,做好試用分析,才能保證系統(tǒng)真正適用于當(dāng)前的檔案相關(guān)工作,管理人員也能盡快上手[2]。

高校的檔案資料是開展各項工作的重要信息來源,而人本理念則是開展管理工作的必要思想。作為檔案管理的主體,綜合檔案室或是檔案館都要明確意識到人本理念對于檔案管理服務(wù)工作的重要意義,并且滲透在實際工作當(dāng)中,方可保證檔案管理服務(wù)工作的質(zhì)量與效率。文中論述望給出有效參考,促進人本理念與檔案工作的融合。

參考文獻:

[1]郭崇蘭.淺析知識管理背景下的高校檔案館管理[J].蘭臺世界,2013(35):68-69.

[2]陳少毅.以人為本 促進高校檔案館管理與服務(wù)[J].檔案與建設(shè),2010(3):27-28.

作者簡介:郭云路(1990—),女,助理館員,碩士,研究方向:檔案管理。

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