唐梅

【摘要】在新時(shí)期背景下，隨著教育部所提出的關(guān)于應(yīng)用型高校轉(zhuǎn)型發(fā)展指導(dǎo)意見(jiàn)，也對(duì)應(yīng)用型高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作提出了更高的要求，作為二級(jí)學(xué)院的管理中心，辦公室的工作對(duì)于統(tǒng)籌規(guī)劃各部門(mén)的工作有著重要的指導(dǎo)意義。因此，有必要針對(duì)當(dāng)前應(yīng)用型高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，以此來(lái)提出更具創(chuàng)新性的方法，進(jìn)而，促進(jìn)應(yīng)用型高校二級(jí)學(xué)院更好的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】應(yīng)用型高校;二級(jí)學(xué)院;辦公室工作;創(chuàng)新策略

引言

應(yīng)用型高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為整個(gè)學(xué)院重要的樞紐部門(mén)，對(duì)傳達(dá)相關(guān)的指示精神、下達(dá)相應(yīng)的指令以及協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的工作起著重要的作用，同時(shí)，二級(jí)學(xué)院辦公室工作還承擔(dān)著協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)、全面服務(wù)廣大師生的重要職能，也代表著整個(gè)學(xué)院的發(fā)展水平。因此，在新時(shí)期背景下，應(yīng)用型高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的開(kāi)展應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變陳舊的思維方式，積極創(chuàng)新工作方法，逐漸充分發(fā)揮辦公室工作的職能效應(yīng)，便利廣大師生的生活，提升辦公室的工作效率，塑造更好的應(yīng)用型高校二級(jí)學(xué)院形象。

一、應(yīng)用型高校二級(jí)學(xué)院辦公室的主要職責(zé)

辦公室作為一個(gè)重要的樞紐部門(mén)，最基本的職責(zé)就是安排日常會(huì)議、處理日常事務(wù)以及做好各項(xiàng)規(guī)章制度的發(fā)布與傳達(dá);與此同時(shí)，還應(yīng)做好各項(xiàng)會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中記錄以及會(huì)后總結(jié)等各項(xiàng)工作;同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)管理各部門(mén)的文件，做好文件的簽收、登記、整理與歸檔工作，并負(fù)責(zé)各個(gè)院系公章的保管與使用等在內(nèi)各項(xiàng)工作。正是由于辦公室工作涉及范圍之廣，非常能夠考驗(yàn)一個(gè)人的綜合能力，所以，作為辦公室的一員，更應(yīng)當(dāng)在熟悉本職工作的前提之下，創(chuàng)新工作方式方法，提升自身業(yè)務(wù)知識(shí)，高度重視自身所從事的辦公室工作，不斷提升服務(wù)意識(shí)與服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而，為高校廣大師生提供更便捷的服務(wù)。

二、二級(jí)學(xué)院辦公室工作當(dāng)中存在的問(wèn)題分析

（一）工作內(nèi)容煩瑣枯燥且涉及范圍較為廣泛

正是由于辦公室負(fù)責(zé)綜合性事務(wù)的處理，所涉及的范圍并不是僅僅涉及單個(gè)方面，而是與學(xué)院各部門(mén)工作相關(guān)聯(lián)，集各項(xiàng)事務(wù)于一體，因此，不可避免地出現(xiàn)工作壓力大、事務(wù)煩瑣、容易出差錯(cuò)等情況，尤其是處在升學(xué)季、畢業(yè)季或是考試季過(guò)程當(dāng)中，由于學(xué)院師生人數(shù)眾多、突發(fā)事情也較為繁多，也意味著教務(wù)系統(tǒng)各項(xiàng)錄入工作較為繁雜。例如當(dāng)涉及期末考試排考等類(lèi)似工作時(shí)，更加大了二級(jí)學(xué)院辦公室部門(mén)辦公的難度與壓力。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃少，團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力尚不完善

辦公室的工作更應(yīng)當(dāng)是一個(gè)團(tuán)隊(duì)合力完成的，因?yàn)檗k公室的工作較為煩瑣、隨機(jī)且不間斷，只有所有成員在齊心協(xié)力做好自己的分內(nèi)工作的同時(shí)，對(duì)于一些緊急的工作協(xié)調(diào)完成，才能有效應(yīng)對(duì)辦公室繁雜的工作。但是有些工作布置得較為緊急，在短時(shí)間內(nèi)尚未形成統(tǒng)一的意見(jiàn)，會(huì)導(dǎo)致各自為政、相互觀望，阻礙了學(xué)院工作的進(jìn)一步順利完成，這也將嚴(yán)重影響整個(gè)部門(mén)的團(tuán)結(jié)以及各項(xiàng)工作的順利完成。

三、二級(jí)學(xué)院辦公室工作創(chuàng)新具體策略探討

（一）開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)提升綜合業(yè)務(wù)能力

在二級(jí)學(xué)院辦公室開(kāi)展工作過(guò)程當(dāng)中，尤為注重的是應(yīng)當(dāng)使得辦公室人員養(yǎng)成時(shí)刻學(xué)習(xí)的習(xí)慣，主動(dòng)提升自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力。具體表現(xiàn)在能夠熟練運(yùn)用操作各種計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行辦公，在信息化的大環(huán)境之下，高效率、高質(zhì)量地完成各項(xiàng)任務(wù)。在努力提升自身專(zhuān)業(yè)之外的知識(shí)，還應(yīng)當(dāng)使其實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展，辦公室可以在工作之外的時(shí)間開(kāi)展專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能的培訓(xùn)，鼓勵(lì)各成員積極參與進(jìn)來(lái)。除了提升專(zhuān)業(yè)技能外，還應(yīng)當(dāng)著力打造和諧的辦公室氛圍，鼓勵(lì)辦公室成員及時(shí)交流工作困惑，借助交流溝通，高效率地完成各項(xiàng)工作。

（二）利用現(xiàn)代各項(xiàng)媒介完善工作規(guī)劃

在當(dāng)下萬(wàn)物皆媒的時(shí)代背景之下，作為辦公室工作人員，更應(yīng)當(dāng)積極利用各種媒介，借助“兩微一端”等新媒體工具，掌握行業(yè)前沿知識(shí)，進(jìn)而，逐漸使現(xiàn)代辦公日常工作規(guī)范化、常態(tài)化、高效化。具體而言，辦公室可以借助便捷而豐富的網(wǎng)絡(luò)資源，挖掘更多具有創(chuàng)新意義的辦公經(jīng)驗(yàn)，加以探索與改進(jìn)，形成適合自己部門(mén)的工作方法。在實(shí)行之后，積極加以實(shí)踐，不斷改進(jìn)、創(chuàng)新，協(xié)調(diào)推進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作的開(kāi)展，高效完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，做好各項(xiàng)工作的上傳下達(dá)工作的同時(shí)，更好地開(kāi)展各項(xiàng)工作規(guī)劃，有效不紊地開(kāi)展各項(xiàng)工作，最終，服務(wù)好廣大師生。

（三）通過(guò)強(qiáng)化考核方式健全制度建設(shè)

為了有效創(chuàng)新辦公室工作，還應(yīng)當(dāng)注重辦公室制度層面的考核，應(yīng)當(dāng)落實(shí)到工作中各項(xiàng)完成情況當(dāng)中，對(duì)于日常的工作完成情況進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，通過(guò)調(diào)查師生滿意程度等多因素進(jìn)行綜合考量，借助定性與定量相結(jié)合的方式，重點(diǎn)考察辦公室成員崗位職責(zé)的履行情況，以及自身的工作業(yè)績(jī)，鼓勵(lì)其制定短期目標(biāo)、長(zhǎng)期目標(biāo)等，以這種鞭策的形式，使辦公室工作內(nèi)人員產(chǎn)生內(nèi)驅(qū)動(dòng)力，不斷自主地提升自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì);同時(shí)鼓勵(lì)辦公室成員之間加強(qiáng)合作、加強(qiáng)交流，將自身具有創(chuàng)新意義的辦公經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行交流與討論，找出最優(yōu)的策略進(jìn)行實(shí)行，不斷地提升整體辦公室的辦公水平。

結(jié)語(yǔ)

作為教學(xué)管理的重要部門(mén)之一，辦公室所承擔(dān)的責(zé)任顯然十分重要，需要充分意識(shí)到辦公室的樞紐作用，學(xué)校和學(xué)院應(yīng)在思想上高度重視辦公室各項(xiàng)工作創(chuàng)新策略的實(shí)施，通過(guò)培養(yǎng)更多創(chuàng)新型人才，來(lái)促進(jìn)整體辦公室創(chuàng)新能力的提升，最終，協(xié)調(diào)推進(jìn)應(yīng)用型高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的開(kāi)展。