廖梅芳

[摘 要] 21世紀(jì)以來，信息技術(shù)發(fā)展迅速。信息技術(shù)運(yùn)用在各個(gè)方面，改變了人們的生活方式。在信息發(fā)展的趨勢下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是政府推行政務(wù)活動(dòng)的良好平臺，也加快了政府檔案資源體制的構(gòu)建步伐，政府檔案的服務(wù)功能得到進(jìn)一步的拓展，政府檔案管理模式得到改變。文章就將通過政府檔案管理的發(fā)展情況，分析其在電子政務(wù)環(huán)境下的模式。

[關(guān)鍵詞] 電子政務(wù) 政府檔案管理 模式研究

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

伴隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，政府檔案管理工作的模式也逐漸現(xiàn)代化。電子政務(wù)管理方式逐漸發(fā)展，在促進(jìn)政府工作的效率化同時(shí)也在完善檔案管理的模式。

一、電子政務(wù)下的檔案管理工作的發(fā)展

信息化的發(fā)展過程與電子政務(wù)的發(fā)展歷程基本相似，我國通過來自國外的引進(jìn)、借鑒進(jìn)一步認(rèn)識電子政務(wù)的概念。

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的迅速，信息技術(shù)在政府公共管理中的運(yùn)用，由此產(chǎn)生電子商務(wù)、電子政務(wù)等新的概念。電子政務(wù)環(huán)境給政府檔案的管理提供了更加科學(xué)方便的途徑，不再受傳統(tǒng)的政府檔案管理的局限，在時(shí)間上、空間上都有了改變，也改變了政府檔案管理的模式。

二、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理存在的問題

（一）電子文件歸檔在技術(shù)方面的缺陷

電子文件在多個(gè)系統(tǒng)之間流轉(zhuǎn)，管理者收集和整理檔案的難度很大。在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》文件中提到，電子文件借助數(shù)字設(shè)備與環(huán)境形成，通過數(shù)碼的形式保存在磁帶、磁盤或者光盤中。不難看出電子文件的提取與設(shè)置需要數(shù)字設(shè)備的幫助。但是往往執(zhí)行情況會出現(xiàn)問題，存儲在電腦磁盤中的文件存在著保存不夠完整，或者保存良好卻不能進(jìn)行有效的歸檔處理，那么就會有很大的可能出現(xiàn)信息的流出，造成人力和物力的浪費(fèi)[1]。

（二）在管理方面電子文件歸檔存在不足

對檔案進(jìn)行管理會遇到兩個(gè)問題，首先，檔案管理的權(quán)限沒有保障，負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案管理的有兩個(gè)部門，分別是業(yè)務(wù)部門和檔案部門，電子檔案存儲在業(yè)務(wù)部門里，因此對于檔案的管理權(quán)限業(yè)務(wù)部門比檔案部門更大一些。其次就是，因?yàn)闄n案管理是兩個(gè)部門來負(fù)責(zé)，萬一發(fā)生問題，例如政府信息流失或者惡意篡改，那么責(zé)任的追究是一個(gè)難題。電子檔案的管理如果不能分清職責(zé)就會造成信息的混亂，政府重要的檔案信息有可能會泄露。

（三）檔案管理的安全問題

現(xiàn)如今的電子檔案管理的安全問題也是值得關(guān)注的。第一是技術(shù)的漏洞，電子檔案的系統(tǒng)安全性影響著檔案管理安全，如果系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，一旦有黑客攻擊，或者病毒的入侵，系統(tǒng)和設(shè)備產(chǎn)生故障，都會增加電子檔案管理的難度，造成信息的損壞和丟失。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)一旦出現(xiàn)故障，保存的電子文件有很大的可能會瞬間消失從而造成政府重要文件的丟失。所以，電子政務(wù)環(huán)境下的政府檔案管理需要更加安全有保障的環(huán)境。

（四）政府檔案管理工作人員的能力參差不齊

電子文件的歸檔工作需要一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平和完備的知識體系。但是，我國現(xiàn)在很多的檔案管理人員的素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，檔案負(fù)責(zé)人專業(yè)技能水平參差不齊，他們大都缺少檔案管理知識和計(jì)算機(jī)操作技能，政府檔案的管理是容不得半點(diǎn)馬虎的工作，缺乏高素質(zhì)人才會影響信息的真實(shí)性和有效性，對政府的工作造成制約和阻礙[2]。

在政府管理工作中，也逐漸利用相關(guān)的電子技術(shù)更高效地完成工作，尤其在政府的檔案管理工作上，檔案管理是極耗費(fèi)人力物力的工作。如何做好電子政務(wù)環(huán)境下政府的檔案管理工作，有效保護(hù)電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案信息科學(xué)、規(guī)范，需要幾個(gè)方面的共同改變。

三、解決電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理問題的措施

（一）完善電子政務(wù)檔案管理制度

在電子政務(wù)環(huán)境下，政府檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要進(jìn)一步的提高，檔案管理部門要能夠充分認(rèn)識到現(xiàn)階段的檔案管理發(fā)展情況，加強(qiáng)電子政務(wù)管理制度的建設(shè)，完善統(tǒng)一的檔案管理體系。同時(shí)，了解相關(guān)的管理流程和工作內(nèi)容，保證電子政務(wù)檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性。管理部門還要對政府檔案進(jìn)行分類匯總，明確電子政務(wù)具有的重點(diǎn)和難點(diǎn)，將檔案分門別類，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，給電子政務(wù)下的政府檔案管理工作提供統(tǒng)一的判斷標(biāo)準(zhǔn)。對于電子檔案的真實(shí)性和完整性，可以運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)來解決[3]。

（二）完善電子政務(wù)檔案管理技術(shù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，在電子政務(wù)檔案接收、判定、儲存、運(yùn)用等環(huán)節(jié)，管理者們要隨時(shí)做好防范措施，提前做好充分的準(zhǔn)備工作，有科學(xué)依據(jù)，有效地防范電腦黑客和病毒，防止人為破壞，造成數(shù)據(jù)的丟失等等。如果出現(xiàn)安全漏洞，那么就要及時(shí)修復(fù)管理軟件，開啟防火墻，強(qiáng)化防磁設(shè)備的完善與維護(hù)，有目的地升級管理檔案服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施。將數(shù)據(jù)提前做好備份，以防萬一，完善電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理的技術(shù)，有利于檔案管理人員更好地行駛管理職責(zé)。

（三）對于檔案的管理職責(zé)要分工明確

由于政府檔案管理是由業(yè)務(wù)部門與檔案部門這兩個(gè)部門同時(shí)負(fù)責(zé)，因此就要注意檔案管理權(quán)責(zé)要分明，將任務(wù)分配明確，兩個(gè)部門各司其職。在保證電子檔案的真實(shí)性和有效性的同時(shí)，還要確保檔案保存的安全性[4]?？梢詫⒈４婧玫奈募环萁唤o檔案部門，另一份交給業(yè)務(wù)部門管理。將兩個(gè)部門的管理任務(wù)進(jìn)行明確的分工，職責(zé)分配到位。

（四）對檔案管理工作定期進(jìn)行核查

電子政務(wù)的檔案管理工作要進(jìn)行定期的審核，重視重點(diǎn)的文件，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的辦事效率。需要注意的是定期對文件進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案的完整性與真實(shí)性。對于政府的檔案管理工作，也逐漸利用相關(guān)的電子技術(shù)更高效的完成，尤其在政府的檔案管理工作上，檔案管理是極耗費(fèi)人力物力的工作。

（五）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作者

我國的檔案管理工作想要進(jìn)一步的發(fā)展不僅僅需要完善的體系，還需要能夠?qū)⑦@項(xiàng)工作良好完成的人才?？墒菍?shí)際的情況是我國仍然缺少掌握著專業(yè)知識的人才，同時(shí)計(jì)算機(jī)技能也有待加強(qiáng)。相關(guān)部門在培養(yǎng)對應(yīng)業(yè)務(wù)的人才時(shí)可以借助平時(shí)組織的對外交流活動(dòng)，讓高素質(zhì)、高技能人才能夠互相交流，交換想法，通過不斷學(xué)習(xí)，熟悉檔案業(yè)務(wù)，發(fā)揮自身的潛力。

信息技術(shù)得到了快速的發(fā)展，我國也進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，在信息化、技術(shù)化的時(shí)代背景下，各個(gè)行業(yè)都需要熟練地使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，所以說政府檔案管理工作也是同樣的。目前來看，我國政府檔案管理的信息化仍然不夠完善，需要改進(jìn)的地方還很多。如果要完善電子政務(wù)下的政府檔案管理模式就要制定出科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，能夠讓檔案管理工作有規(guī)范化的管理。

四、結(jié)語

在信息技術(shù)進(jìn)步的大環(huán)境下，政府檔案管理模式需要與時(shí)俱進(jìn)，合理的分配檔案管理人員的工作任務(wù)，權(quán)責(zé)分明，與此同時(shí)，對于政府檔案管理的安全也要提高重視程度，完善技術(shù)缺陷，面對突發(fā)的事件能夠及時(shí)做出補(bǔ)救措施。

總而言之，在電子政務(wù)的環(huán)境下，政府檔案管理模式發(fā)生了較大的變化。相較于之前檔案管理工作的工作量更大，需要大量的人力和物力。如果可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的輔助，大大提高政府檔案管理的工作效率，那么電子政務(wù)帶來的效益是不可估量的。

參考文獻(xiàn)：

[1]張嘉毅.電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式研究[A]//《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——管理科學(xué)與工程研究學(xué)術(shù)研討會”論文集（下）[C ].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：《科技與企業(yè)》編輯部， 2016：1.

[2]劉國強(qiáng).淺析在電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理的模式[J].才智，2015（25）：329.

[3]侯誠.電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（9）：38.

[4]白楊.電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：181.