韋世清

摘要：當前，我國正處于經(jīng)濟轉(zhuǎn)型和改革開放的關(guān)鍵時期，新時期對我國事業(yè)單位的管理提出了更高的要求。事業(yè)單位檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的重要內(nèi)容，加強事業(yè)單位檔案管理工作是提升機關(guān)人事檔案管理的工作質(zhì)量和效率的必然要求。本文立足新時期特征，簡要闡述了新時期事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容和重要意義，針對當前現(xiàn)實工作中存在的問題提出切實可行的優(yōu)化策略，促進事業(yè)單位人事檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設(shè);方法策略

引言

事業(yè)單位的檔案是對其內(nèi)部具體活動的記錄，具有及時性和真實性的特點。它不僅是對事業(yè)單位艱難發(fā)展歷程的反映，還蘊含了大量的歷史和社會信息。檔案對一個國家或是地區(qū)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，小至對社會生活的反映和借鑒，大至可影響管理者的決策制定?？梢姡瑱n案是現(xiàn)下國家和社會發(fā)展的必不可缺的一部分。隨著信息技術(shù)的普及，信息時代已然來臨，事業(yè)單位的檔案作為我國發(fā)展建設(shè)的重要信息來源，實現(xiàn)信息化是檔案管理的必然趨勢。

1、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的特點

1.1、改變檔案管理方式，增加檔案管理職能

傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理模式主要是以紙質(zhì)的方式作為媒介，使用人工錄入的方式，這種工作方式會導(dǎo)致工作效率下降，進而會嚴重影響整個檔案管理信息化工作的開展。伴隨著信息化時代的快速發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足新時代事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展的需要，在信息化時代，主要使用電子錄入的信息化管理模式，在對事業(yè)單位人事檔案資料信息化管理的過程中，一定要體現(xiàn)保存資料的功能，同時還能夠完成對其他資料的收集和整理，進而促進事業(yè)單位人事檔案資料信息管理工作的正常開展。

1.2、具有完善的人事檔案信息化管理規(guī)范和制度

為進一步提高人事檔案信息管理水平，在機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中，要根據(jù)實際情況建立健全人事檔案信息管理系統(tǒng)，并補充相關(guān)規(guī)定，并加以管理。人事檔案。監(jiān)督系統(tǒng)的實施和相關(guān)規(guī)范，特別是在實際工作中，應(yīng)當在收集人事檔案信息時進行，這與人事檔案信息管理的效率和質(zhì)量密切相關(guān)。嚴格按照具體規(guī)范和標準收集人事檔案信息，并進行認真識別和歸納，確保人事檔案信息資料的真實性、準確性和完整性。

1.3、永久保存檔案資料

以往事業(yè)單位人事檔案管理方式絕大多數(shù)都是使用紙質(zhì)檔案。然而，紙質(zhì)檔案由于受到天氣或者環(huán)境因素的影響，容易出現(xiàn)發(fā)霉或者損壞，嚴重的可能會導(dǎo)致大部分信息數(shù)據(jù)丟失，信息資料查詢也非常困難。近幾年，隨著信息化技術(shù)快速發(fā)展，事業(yè)單位通過對人事檔案資料進行信息化管理，在一定程度上能夠解決紙質(zhì)檔案中存在的問題，為能夠永久保存人事檔案信息資料提供了一種可行的方式。

2、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的有效途徑

2.1、引進先進理念提升人員綜合素質(zhì)

新時期下事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平的提升，必須要把握時代發(fā)展整體形勢，立足事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)實情況，積極引進先進人事檔案管理理念，促進事業(yè)單位人事檔案管理部門相關(guān)工作人員思想認知的不斷強化，對人事檔案信息化建設(shè)的重要性形成一個清晰的認知，為人事檔案管理信息化程度的提升奠定基礎(chǔ)。對于事業(yè)單位來說，要明確人事檔案管理的特殊性，為確保個人信息數(shù)據(jù)安全，必須要全面提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，促使其明確自身崗位職責，并注重個人品德素質(zhì)建設(shè)，以更好發(fā)揮個體價值參與人事檔案管理工作。人事檔案管理人員是人事檔案信息化管理工作中的主體，為此，要注重人員綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力的強化，提升其專業(yè)化水平，要能夠應(yīng)用信息化管理技術(shù)推進人事檔案管理工作，并且具有較高的思想政治覺悟，從而令事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作得以規(guī)范有序推進。

2.2、提高檔案信息化管理安全性

在人事檔案的信息管理中，我們必須注意文件操作的每個過程，如文件生成、收集和驗證、以及歸檔和利用。同時，在提交人事檔案后，還應(yīng)注意文件檢查和維修工作。相關(guān)人員必須定期對存檔文件進行維修和檢查。一旦出現(xiàn)問題，必須及時參考原始紙質(zhì)文件。要進行比較和修復(fù)，以確保文件的真實性。另外，應(yīng)該很好地構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建可以有效地幫助文件存儲做人員識別工作。但是，數(shù)據(jù)庫應(yīng)嚴格按照數(shù)據(jù)庫的有關(guān)規(guī)定予以遵守。同時，加強人事檔案管理人員的安全技術(shù)教育，增強信息安全保障意識，確保人事檔案信息化的信息安全。

2.3、創(chuàng)新管理模式，重視檔案管理信息化建設(shè)，提升管理水平和效率

事業(yè)單位要積極引進先進的管理理念及檔案管理技術(shù)，順應(yīng)分散式管理向集中化管理方向的轉(zhuǎn)變;重視檔案管理信息化建設(shè)，擴展管理內(nèi)容，深度應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段 ， 轉(zhuǎn)變檔案管理模式，創(chuàng)設(shè)檔案共享平臺，促進檔案信息的存儲、管理、收集信息化，并強化檔案安全保障措施;在日常培訓(xùn)中著力教授和引導(dǎo)管理人員借助計算機及信息化系統(tǒng)及時更新檔案信息，提高檔案收集、整理和利用的效率。

2.4、增強工作人員專業(yè)技能培訓(xùn)

人事檔案管理工作人員專業(yè)技能與綜合素質(zhì)高低，會在一定程度上影響事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)整體進程。所以，在對事業(yè)單位職工人事檔案信息化管理的過程中，一定要定期對工作人員專業(yè)技能進行系統(tǒng)培訓(xùn)，只有工作人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)水平得到提升之后，才能夠促進事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)工作穩(wěn)定開展，進而促進事業(yè)單位各項工作的正常穩(wěn)定。

結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，目前事業(yè)單位的檔案信息工作有了新的變化，事業(yè)單位檔案信息工作應(yīng)該與時俱進，逐漸電子化和現(xiàn)代化。管理工作人員應(yīng)該充分意識到檔案信息的改革能提高工作效率。如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理檔案工作，將無法滿足事業(yè)單位的要求，目前事業(yè)單位的人數(shù)越來越多，檔案數(shù)量也越來越大。事業(yè)單位應(yīng)該加強對管理人員工作的要求，不斷提高他們的專業(yè)知識水平，最重要的是要改革他們的管理思想，完善管理手段，開創(chuàng)新的管理模式。

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