賀麗紅

（三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南三門峽 472000）

高職教育在目前的教育領(lǐng)域占據(jù)重要地位，高職院校新校區(qū)也在不斷建設(shè)中，相關(guān)基建項目開展火熱，相應(yīng)的基建檔案主要是對于項目從立項到竣工驗收的全程進(jìn)行數(shù)據(jù)信息等記錄，對此，其在基建工作中的地位重大，必須要做好高職院?；n案管理工作。

1 基建檔案的特點

基建檔案是檔案的一種，它包含了一般檔案具有的原始記錄性、信息性以及價值性特點，也有自身的特殊性，其自身的建設(shè)周期長、專業(yè)要求高、涉及范圍廣等特點要求在相關(guān)管理工作中也要區(qū)別對待。

1.1 建設(shè)周期長

一般高職院校的基建項目都是具有一定的建設(shè)周期的，相關(guān)建設(shè)項目需要完成立項審批、 建筑設(shè)計、招投標(biāo)、施工階段、竣工驗收、決算階段等較長的過程，在具體的基建檔案管理中，包含的檔案內(nèi)容多，受到的影響因素也比較多，這就往往導(dǎo)致一些基建項目可能需要長達(dá)幾年的時間來完成，在相應(yīng)的工程建設(shè)完工后，使用的時限也比較長，這漫長的建設(shè)周期中，相關(guān)高職院校要做好基建檔案管理需要按照自己專業(yè)建設(shè)需要，進(jìn)行實訓(xùn)場的裝修改造，對于建筑內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行細(xì)微調(diào)整等，這些都是需要基建檔案保存和管理的，可以說，基建檔案管理的周期長，相關(guān)管理工作和建筑發(fā)展是持續(xù)進(jìn)行的。

1.2 專業(yè)要求高

相關(guān)基建工程中的工序比較多，涉及的相關(guān)部門多，施工中的技術(shù)和環(huán)節(jié)紛繁復(fù)雜，在具體的工程開展中，需要管理和保存的檔案信息種類多種多樣，涉及不同領(lǐng)域，且都具有較強的專業(yè)性特點。每一個環(huán)節(jié)都涉及眾多的檔案資料，且檔案資料的內(nèi)容都統(tǒng)一規(guī)范，要求按照統(tǒng)一的專業(yè)性檔案文件進(jìn)行填寫，對管理人員和檔案內(nèi)容的填寫均有著專業(yè)性的要求。

1.3 涉及范圍廣

在高職院校基建項目管理中，相關(guān)工程建設(shè)中包含了建設(shè)單位、地質(zhì)勘查機構(gòu)、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理部門等，相關(guān)工作是需要相互配合和監(jiān)督來完成，基建檔案對于相關(guān)的信息內(nèi)容進(jìn)行記錄，涉及范圍廣是其主要特點之一。

2 高職院?；n案管理中存在的問題

2.1 重視度不足，檔案管理隨意性大

目前，高職院校對于基建項目檔案管理工作的重視度嚴(yán)重不足，相對于學(xué)校的其他管理工作，高職院校對于基建檔案管理缺乏認(rèn)識，認(rèn)為基建檔案管理無關(guān)緊要，導(dǎo)致在實際的管理中，相關(guān)管理工作的隨意性比較大，相關(guān)檔案管理缺乏規(guī)范性，檔案缺失，檔案更新不及時，檔案混亂等情況比較普遍[1]。

2.2 缺乏專業(yè)管理部門，管理信息化水平不高

目前大多數(shù)高職院?；n案管理依然停留在紙質(zhì)化管理階段，相關(guān)基建檔案多以紙質(zhì)文件形式保存和管理，相關(guān)基建檔案管理中，一些高職院校也沒有建立專門的管理部門，導(dǎo)致基建檔案管理缺乏專業(yè)性和針對性，在具體的基建檔案管理工作中，很多高職院校都是以相關(guān)項目部門送來資料，沒有主動的資料信息獲取意識，在具體的項目開展中，缺乏分工，可能基建檔案管理只有一個人來開展，這樣就很難做到面面俱到，不能形成有效的檔案管理體系[2]。在具體的管理工作中，相關(guān)管理人員對于信息化技術(shù)應(yīng)用比較少，不能實現(xiàn)基建檔案數(shù)字化，導(dǎo)致檔案管理方法落后，資源利用率較低。

2.3 缺乏優(yōu)質(zhì)管理人才，管理動力不足

現(xiàn)階段，很多高職院校的基建檔案管理中，專業(yè)的檔案管理人才十分短缺，很多高職院校的基建檔案管理主要是學(xué)校教師來進(jìn)行，導(dǎo)致實際管理工作缺乏規(guī)范性和專業(yè)性，管理的實際效果并不好。一些高職院校沒有專職基建檔案管理人才，對于先進(jìn)的技術(shù)培訓(xùn)開展不足，導(dǎo)致長期以來，學(xué)校的基建檔案管理工作得不到進(jìn)步，影響基建檔案作用的發(fā)揮。高職院校在引進(jìn)優(yōu)質(zhì)人才方面努力不足，在人才隊伍培養(yǎng)上也缺乏實踐行動。

3 新時代高職院校基建檔案管理創(chuàng)新策略

新時期，相關(guān)高職院校要充分認(rèn)識基建檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢新任務(wù)，增強做好基建檔案工作的使命感和責(zé)任感。要分析研究基建檔案工作特點，強化檔案信息化建設(shè)，完善高職院?；n案門類，加強高職院校檔案人才隊伍建設(shè)。

3.1 提升基建檔案管理重視度，規(guī)范檔案管理工作

高職院校要提升對于基建檔案管理的重視度，牢牢守住檔案安全生命線，不斷強化檔案安全意識，不斷增強憂患意識和戒懼之心，扎扎實實做好檔案安全工作[3]。要深入學(xué)習(xí)和把握基建檔案的基礎(chǔ)知識、歸檔范圍和檔案編號等方面，有效加深相關(guān)基建檔案工作人員對檔案管理工作的理解和認(rèn)識，促進(jìn)高職院?；n案整理工作的順利開展。校區(qū)建設(shè)項目屬于自治區(qū)層面統(tǒng)籌推進(jìn)重大項目，規(guī)劃建設(shè)時間長，在建設(shè)過程中形成的檔案資料很多、 很珍貴，全體人員要增強檔案管理意識，高度重視檔案工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識和規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，學(xué)精學(xué)通檔案管理業(yè)務(wù)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，做到及時收集、及時整理、及時歸檔，嚴(yán)格落實指揮部檔案管理工作責(zé)任制[4]。高職院校相關(guān)基建檔案管理人員要按照檔案管理要求，結(jié)合新校區(qū)規(guī)劃建設(shè)實際，從工作流程、歸檔范圍、歸檔要求等方面進(jìn)行業(yè)務(wù)開展，要做到與項目規(guī)劃建設(shè)同步收集、 同步整理、同步歸檔，保證檔案材料的真實性、準(zhǔn)確性、完整性及連續(xù)性[5]。通過提升基建檔案管理重視度，促進(jìn)指揮部檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高案卷的立卷質(zhì)量。

3.2 明確管理責(zé)任，提升信息化管理水平

針對高職院?；n案管理工作，相關(guān)高職院校要高度重視檔案管理工作，特別是相關(guān)負(fù)責(zé)人要加強檔案意識，要切實了解檔案相關(guān)法律法規(guī)，在日常工作中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)規(guī)范。要明確檔案管理分工，參與建設(shè)的各單位要配備檔案管理人員，責(zé)任到人，是要求會后把此次講座的相關(guān)法律法規(guī)匯編成工作手冊，供各參建單位進(jìn)一步學(xué)習(xí)，并嚴(yán)格執(zhí)行，真正做到將基建項目檔案管理工作貫穿項目建設(shè)全過程[6]。為切實加強基建檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，提高工程建設(shè)管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平。學(xué)校檔案館、規(guī)建處要積極開展基建檔案規(guī)范化管理專題培訓(xùn)會，組織學(xué)校規(guī)建處、檔案館、計財處、 審計處等相關(guān)人員和學(xué)校產(chǎn)教融合項目施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位和審計單位等項目負(fù)責(zé)人和管理人員參加培訓(xùn)會，重點圍繞基建檔案的“作用與價值”“法規(guī)與要求”“形成與積累”“整理與歸檔”、信息化管理等方面，深入解讀建設(shè)工程歸檔規(guī)范及辦理流程，建設(shè)、監(jiān)理、施工單位工作職責(zé)，工程文件的立卷，工程檔案的驗收與移交等方面內(nèi)容[7]。講座全面、 客觀的分析當(dāng)前高職院校基本建設(shè)檔案管理面臨的形勢和存在問題，詳細(xì)介紹檔案管理的法規(guī)和相關(guān)制度，并從強化檔案采集意識、如何規(guī)范制檔交檔存檔、 以及提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能等方面做深入細(xì)致的講解。

在產(chǎn)教融合項目啟動之機，通過積極召開基建檔案專題培訓(xùn)會非常必要，要求施工單位、 監(jiān)理單位、 設(shè)計單位和審計單位等參建單位要高度重視檔案管理工作，提升信息化在基建檔案管理中的應(yīng)用，要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)規(guī)范，要在項目實施過程中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)規(guī)范要求。

3.3 注重隊伍培養(yǎng)，提升基建檔案管理實力

高職院校結(jié)合目前基建檔案管理中的問題，要加強檔案干部隊伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)，積極研究檔案工作中出現(xiàn)的新形勢、新情況、新問題；要圍繞國家深化“放管服”改革和“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”的不斷推進(jìn)，加強項目電子文件歸檔與電子檔案管理，探索建設(shè)項目檔案工作的新機制，確保檔案安全。要注重相關(guān)基建檔案管理人員系統(tǒng)培訓(xùn)，提升“業(yè)務(wù)能力”。積極選送干部參加國家、省、市各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，著力培養(yǎng)一批適應(yīng)現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展需要、掌握一定現(xiàn)代檔案科技與管理的基建檔案人才。要注重基建檔案管理人才的繼續(xù)教育，提升“綜合能力”。充分利用檔案信息網(wǎng)、撫州電子文檔中心、QQ 工作交流群等遠(yuǎn)程平臺和爭取上門服務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場交流、實地觀摩實踐、 遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)指導(dǎo)等靈活多樣的方式開展基層檔案干部教育，組織機關(guān)、企事業(yè)單位檔案干部到大唐發(fā)電廠參加學(xué)習(xí)，現(xiàn)場觀摩檔案整理、分類、歸檔等工作流程。進(jìn)一步提升基層檔案業(yè)務(wù)水平。同時，鼓勵檔案干部參加在職學(xué)習(xí)教育、職稱考試，改善知識結(jié)構(gòu)，增強創(chuàng)新能力，提升綜合素質(zhì)。

高職院?；n案管理至關(guān)重要，要切實提升高職院?；n案管理水平，相關(guān)高職院校要提升思想認(rèn)識，強化基建檔案管理工作開展，要結(jié)合目前基建檔案管理中存在的突出問題，提升基建檔案管理重視度，規(guī)范管理工作，優(yōu)化管理方法，引入信息化管理技術(shù)，注重人才隊伍建設(shè)，切實提升基建檔案管理效益。