(河北農(nóng)業(yè)大學(xué) 檔案館，保定 071001；滄州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 食品生物工程系，滄州 061000)

新時代以來，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，極大地改變了人們的工作生活模式，在很多領(lǐng)域也掀起了革命式的變革。高等院校作為國家技術(shù)、知識創(chuàng)新、生產(chǎn)、傳播的重要核心平臺，在應(yīng)用新的信息技術(shù)方面也得風(fēng)氣之先。并且以極大地?zé)崆橥度牒蛻?yīng)用到高校本身的教學(xué)管理和服務(wù)中。高校檔案作為反映高校歷史面貌和發(fā)展變遷的原始記錄，是學(xué)校的珍貴財富，在推動教學(xué)改革、維護(hù)學(xué)校利益，展現(xiàn)學(xué)校光輝形象方面發(fā)揮著不可替代的作用。高校檔案部門在收集、管理檔案的過程中，主動適應(yīng)時代潮流，積極開發(fā)檔案資源信息以滿足學(xué)校、社會對檔案的需求是實(shí)現(xiàn)檔案價值的本職需要。新時代數(shù)字化環(huán)境下，檔案部門只有以信息技術(shù)為依托，以校內(nèi)外利用者為服務(wù)對象，以多種服務(wù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)模式的創(chuàng)新、檔案信息資源的共享，促進(jìn)檔案的服務(wù)利用模式向多途徑、高效率發(fā)展，這樣才能使檔案更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、管理服務(wù)，為社會服務(wù)。然而，目前河北省內(nèi)多數(shù)高校的檔案信息服務(wù)模式尚未有效開展，館藏檔案利用率低，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式與新時代背景下用戶對檔案的利用需求不匹配，檔案館缺乏特色館藏資源，自身建設(shè)不足，主動服務(wù)公眾理念薄弱，服務(wù)形式單一、缺乏創(chuàng)新，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)用戶多樣化、高層次的需求，因此高校檔案部門應(yīng)拓寬思路，積極開展檔案信息服務(wù)模式創(chuàng)新。

一、高校檔案信息服務(wù)現(xiàn)狀

近年來，在檔案行政管理部門的關(guān)心支持下，河北省高校檔案工作取得了長足發(fā)展，各高校檔案部門在探索檔案信息化建設(shè)方面也取得了階段性成果。但是隨著信息化的發(fā)展，對檔案的服務(wù)內(nèi)容、形式、范圍等也提出了更高的要求。對河北省高校檔案信息服務(wù)的調(diào)查結(jié)果表明，目前河北省大多數(shù)高校的檔案服務(wù)工作仍處于較低層次，需要各檔案館改進(jìn)服務(wù)方式，提升信息服務(wù)能力。

其一，檔案館館藏資源單一、缺乏精品特色資源。高校檔案館只有具備內(nèi)容豐富、充足且結(jié)構(gòu)合理的資源，才能夠為公眾提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。目前我省各高校檔案館普遍存在館藏資源單一的現(xiàn)象，檔案的收集以學(xué)校各部門形成的文書檔案和學(xué)生的學(xué)籍檔案為主，缺乏反映高校特色、有利于樹立自身形象的精品特色資源，致使高校檔案館對公眾缺乏吸引力，認(rèn)知度。

共二，檔案館自身建設(shè)普遍落后。檔案部門的職能定位、檔案工作人員的整體素質(zhì)決定了高校檔案工作水平。目前河北省各高校普遍趨于傳統(tǒng)的工作方式，缺乏合作創(chuàng)新意識，與校史館、圖書館交流不足，導(dǎo)致校內(nèi)資源分割嚴(yán)重，信息不能流通共享。同時，大多數(shù)高校不注重自身隊伍建設(shè)，檔案專業(yè)人才缺乏、結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)素質(zhì)整體水平不高。

其三，主動服務(wù)意識薄弱。目前河北省高校檔案館的主要服務(wù)對象是學(xué)校黨政管理部門以及需要提供學(xué)籍相關(guān)信息的畢業(yè)生，以被動的服務(wù)方式為主，缺乏以人為本、服務(wù)公眾的主動的現(xiàn)代服務(wù)思想，利用者需要什么，我們就提供什么，缺乏主動地利用、開發(fā)館藏資源為社會提供服務(wù)的意識。

其四，缺乏多樣化的服務(wù)方式。新時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)成為信息傳播的主要途徑，傳統(tǒng)的檔案利用方式顯然不適應(yīng)當(dāng)今的發(fā)展趨勢。多數(shù)高校的檔案利用途徑依然是利用者提供證件來館查閱。檔案館網(wǎng)站未能充分發(fā)揮服務(wù)優(yōu)勢，多數(shù)網(wǎng)站只是對本館的介紹、政策法規(guī)的介紹、以及檔案館的一些工作動態(tài)、通知等，創(chuàng)新性、互動性的服務(wù)并未開展，沒有充分利用社會化媒體，檔案網(wǎng)站遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有發(fā)揮出自身的服務(wù)優(yōu)勢。

二、高校檔案信息服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

新時代背景下高校檔案信息服務(wù)相對于傳統(tǒng)的檔案服務(wù)利用體系而言，具有檔案數(shù)量大、服務(wù)方式靈活多樣、媒體形式多樣的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)給檔案的利用服務(wù)也帶來了新的挑戰(zhàn)。

(一)檔案人員服務(wù)意識的挑戰(zhàn)

檔案的最終價值就在于提供利用，但是傳統(tǒng)檔案的利用手續(xù)繁多，降低了利用者的積極性，致使很多檔案“養(yǎng)在深閨無人識”。新時代，檔案存儲方式、利用方式、檢索程序都朝著更快捷、高效的方向發(fā)展，以用戶的個性化需求為服務(wù)導(dǎo)向，原有的檔案服務(wù)方式已不適應(yīng)新時代的要求。要改變檔案服務(wù)人員的陳舊觀念，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識，充分利用現(xiàn)代化的通訊、服務(wù)手段還需要一段適應(yīng)過程。

(二)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的挑戰(zhàn)

新時代背景下，各高校檔案也朝著大數(shù)據(jù)的方向發(fā)展，檔案出現(xiàn)了多樣化，且數(shù)量巨大，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已不能對當(dāng)前的檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分析和科學(xué)的管理，因此要發(fā)展與之相適應(yīng)的信息處理技術(shù)，這對當(dāng)前的檔案管理人員具有極大的挑戰(zhàn)。

(三)檔案信息資源建設(shè)的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代，隨著數(shù)字檔案館建設(shè)的趨勢，數(shù)據(jù)的訪問量和存儲量急劇增加，且形式多樣，加上原有的各種信息存儲系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這就需要我們配置能夠適應(yīng)當(dāng)前形勢下管理和存儲檔案的軟硬件設(shè)施。這對當(dāng)前河北省內(nèi)高校檔案館來說，存在一定的挑戰(zhàn)。

(四)檔案信息安全的挑戰(zhàn)

由于互聯(lián)網(wǎng)是一個開放的環(huán)境，資源共享已成為以后檔案利用的趨勢和主流。在這種情況下，如何保證電子文件，數(shù)字檔案的原始性、真實(shí)性，以及如何保障這些電子信息存儲介質(zhì)的安全性已成為當(dāng)前檔案安全的熱點(diǎn)問題。

三、建立高校檔案信息服務(wù)模式的措施

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷深化，網(wǎng)絡(luò)為用戶遠(yuǎn)程獲取信息提供了很大便利，更多的用戶對檔案的需求向著線上方向發(fā)展，用戶的需求不斷增加，這就要求檔案部門抓住契機(jī)，充分利用館藏資源，為公眾提供更便捷的服務(wù)。根據(jù)目前河北省各高校檔案館的現(xiàn)狀，應(yīng)該建立一種以用戶需求為中心，以檔案部門為主導(dǎo)，能夠提供多種多樣的信息服務(wù)的管理模式，已實(shí)現(xiàn)資源共享和服務(wù)的公共化。

(一)拓寬服務(wù)對象，使檔案利用向公共化、社會化方向發(fā)展

高校檔案館相對于普通檔案館而言，館藏內(nèi)容更具有知識性和獨(dú)特性。為了使高校的檔案更好的發(fā)揮其自身的價值，其服務(wù)對象應(yīng)向著社會化、公共化的方向發(fā)展，既要滿足本校教職工的需求，又要主動挖掘校外利用者，主動預(yù)測公眾需求，并為之提供服務(wù)。同時，檔案管理人員更要與時俱進(jìn)，關(guān)注學(xué)校、社會熱點(diǎn)問題、重大事件，主動開展編研，充分發(fā)揮檔案資源的文化價值，定期開展展覽專題，既加深了公眾對檔案的認(rèn)知度，又宣傳了學(xué)校形象，傳播了校園文化

(二)提高檔案工作人員整體素質(zhì)

高校檔案管理水平與檔案工作者素質(zhì)息息相關(guān)，根據(jù)目前河北省內(nèi)高校檔案管理部門檔案工作人員結(jié)構(gòu)不合理、專業(yè)水平低的現(xiàn)象，檔案管理部門應(yīng)積極采取相應(yīng)措施進(jìn)行改進(jìn)，建立一支有活力、懂專業(yè)、有創(chuàng)新精神的復(fù)合型人才隊伍，以更好的適應(yīng)新時代背景下檔案信息服務(wù)，提高檔案管理水平和服務(wù)能力。目前比較合理可行的方案可以從對在職人員進(jìn)行培訓(xùn)和引進(jìn)專業(yè)人才兩方面開展。

一是要對在職人員進(jìn)行培訓(xùn)。信息化時代，檔案的工作內(nèi)容不斷豐富，檔案的存儲載體不斷變化，對技術(shù)要求也越來越高，這就需要在職人員不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，提高業(yè)務(wù)能力和綜合水平，對在職人員進(jìn)行培訓(xùn)就是在職人員提升的重要途徑。其內(nèi)容不僅應(yīng)涵蓋檔案方面的專業(yè)知識、最新的檔案管理政策法規(guī)，還應(yīng)包含計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、歷史知識等。作為檔案管理員，必須要具備愛崗敬業(yè)、默默無聞、無私奉獻(xiàn)、勇于創(chuàng)新、樂于助人等職業(yè)操守，因此還應(yīng)對檔案人員進(jìn)行開展職業(yè)道德教育，形式可以包括講座、參觀、討論等，以此調(diào)動學(xué)習(xí)的積極性，形成良好的學(xué)習(xí)氛圍。

二是要引進(jìn)專業(yè)人才。合理的人才引進(jìn)，是豐富檔案隊伍、優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)、為檔案部門注入活力的重要途徑。檔案部門的人才引進(jìn)，首先要考慮目前館內(nèi)的人員年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)，引入專業(yè)、稀缺人才，已優(yōu)化完善檔案管理人才隊伍。選用人才應(yīng)具備一定的現(xiàn)代信息技術(shù)能力、對檔案工作、檔案職責(zé)有一定的認(rèn)知能力；還要考察人員對檔案職業(yè)的忠誠度，能夠遵守檔案法律法規(guī)，保守涉密檔案的秘密，對工作富有熱情，能夠?qū)n案工作做出貢獻(xiàn)；再次還要考察引進(jìn)人才的專業(yè)知識、管理能力、交際能力、服務(wù)能力等，把吸收進(jìn)來的優(yōu)秀人才分配到最適合的崗位上。

(三)提升檔案館自身建設(shè)水平

充足的館藏資源，完善的軟硬件設(shè)施是滿足用戶全方位、多元化需求的必要保障，針對目前河北省內(nèi)高校檔案館內(nèi)資源體系結(jié)構(gòu)單一、館藏特色資源不足、數(shù)字化進(jìn)程緩慢等情況的普遍現(xiàn)狀，要想提升檔案館的服務(wù)水平，必須從多方面加強(qiáng)檔案館自身的建設(shè)。

1.豐富館藏資源

豐富的館藏資源，應(yīng)從校內(nèi)、社會、媒體三方面進(jìn)行收集。(1)校內(nèi)資源是館藏資源建設(shè)的基礎(chǔ)。校內(nèi)資源的收集主要是由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)立卷、整理并移交學(xué)校檔案館。因此，校內(nèi)檔案資源的規(guī)范、完整性主要依靠各部門的兼職檔案員。檔案管理部門要定期對這些兼職檔案員進(jìn)行立卷指導(dǎo)和培訓(xùn)，使兼職檔案員熟悉檔案的歸檔范圍和要求，熟悉檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識和法律法規(guī)，明確自己的責(zé)任，保證檔案材料的齊全、完整、規(guī)范。(2)社會資源是建設(shè)富有特色館藏資源的重要手段。檔案管理員應(yīng)充分發(fā)揮主動性和積極性、通過走訪、調(diào)研等形式把散落在個人手中的能夠反映學(xué)校特色、發(fā)展歷程及其他有利于推進(jìn)學(xué)校教學(xué)、科研等活動的具有參考價值的資源收集起來。(3)媒體信息是學(xué)校宣傳、提高知名度的的有效途徑。對于各類報刊、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)上與學(xué)校相關(guān)的信息，或?qū)Ρ拘熒?、公眾有價值的信息，高校檔案部門都應(yīng)積極挖掘，可以采用剪切、錄像、拍照等形式進(jìn)行收集和保存，這些都將極大的豐富館藏資源。

2.加快館藏檔案數(shù)字化的進(jìn)程

數(shù)字檔案館建設(shè)是開展檔案信息服務(wù)模式的基礎(chǔ)，而館藏檔案數(shù)字化又是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，因此開展檔案信息化服務(wù)，就必須推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化的進(jìn)程。首先應(yīng)該制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)?？紤]到各高校檔案館之間的信息共享以及與檔案管理系統(tǒng)對數(shù)字化檔案的要求，館藏檔案數(shù)字化之前應(yīng)該制定一套規(guī)范，來規(guī)定數(shù)字化檔案的格式、大小、掃描的分辨率等等，還要遵守國際國內(nèi)通用的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄規(guī)則等標(biāo)準(zhǔn)和要求，以保證數(shù)字化檔案的過程有規(guī)可循。其次，要做好檔案的鑒定、保證數(shù)字化檔案的真實(shí)有效。高校檔案館的檔案具有數(shù)量大、種類多的特點(diǎn)，這導(dǎo)致數(shù)字化工作的工作量巨大。檔案館要在數(shù)字化之前對館藏檔案進(jìn)行鑒定，優(yōu)先選擇利用率高、有長遠(yuǎn)保存價值、字跡有消退隱患的檔案優(yōu)先數(shù)字化，這樣既減少了工作量，又節(jié)約了成本。此外，數(shù)字化過程中，要指派專人監(jiān)督，保證數(shù)字化檔案的真實(shí)、有效。

3.依靠多方支持，進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)

數(shù)字檔案館要求檔案館實(shí)現(xiàn)由計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)代替手工完成各項業(yè)務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式。包括檔案文件級目錄數(shù)字化、內(nèi)容數(shù)字化、查詢智能化、利用便捷化，并能實(shí)現(xiàn)各館之間信息的共享和融合。面對這項復(fù)雜的工程，高校檔案館自身無法解決技術(shù)、資金以及法律保障等方面的問題，需要政府部門、學(xué)校加大對檔案的投資力度，因為數(shù)字檔案館的投入不是一勞永逸的，需要持續(xù)的投入資金用于增量檔案的數(shù)字化，還要對庫存檔案進(jìn)行維護(hù)。各高校應(yīng)充分利用建設(shè)數(shù)字化校園的契機(jī)，將數(shù)字化檔案館的建設(shè)并入數(shù)字化校園的軌道中，爭取更多的建設(shè)資金和政策支持。此外檔案部門還應(yīng)加強(qiáng)與信息部門、專業(yè)法律機(jī)構(gòu)的合作與交流，在選擇數(shù)字化公司時，應(yīng)該選擇那些實(shí)力雄厚、技術(shù)實(shí)力好并且具有良好信譽(yù)和持久發(fā)展?jié)摿Φ墓?，以便于后期的維護(hù)。各檔案部門在制定相關(guān)法規(guī)時應(yīng)加強(qiáng)與專業(yè)法律機(jī)構(gòu)的交流與合作，為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供必要的法律咨詢和專業(yè)的法律保障。

(四)開展多樣化的服務(wù)方式

根據(jù)目前高校檔案信息服務(wù)的特點(diǎn)及數(shù)字化傳播的性質(zhì)來看，高校檔案信息服務(wù)模式既應(yīng)有傳統(tǒng)服務(wù)模式在網(wǎng)絡(luò)下的延伸，又應(yīng)有信息化時代檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新。

1.開通遠(yuǎn)程服務(wù)模式

為減少用戶查閱檔案來檔案館路途中耽誤的時間，檔案館可開通遠(yuǎn)程服務(wù)模式，信息時代，遠(yuǎn)程利用的方式多種多樣，各檔案館可根據(jù)館內(nèi)經(jīng)費(fèi)、人員等情況，選擇適合自己的遠(yuǎn)程服務(wù)模式。一是在檔案館網(wǎng)站上發(fā)布檔案信息，網(wǎng)站內(nèi)容應(yīng)該充實(shí)、全面。既應(yīng)包含檔案館基本介紹、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員分工、崗位職責(zé)，聯(lián)系方式，又應(yīng)包含檔案的利用內(nèi)容、范圍、利用手續(xù)、開放時間、檔案規(guī)章制度等內(nèi)容。此外，檔案館網(wǎng)站上還應(yīng)設(shè)置檔案編研專欄，匯總學(xué)校大事記、榮譽(yù)匯總、知名校友、專題匯編等，設(shè)置下載專區(qū)，提供檔案利用常用表格，也可以搜集其他有價值的信息及時發(fā)布到網(wǎng)站上，加深用戶對檔案動態(tài)、檔案價值等信息的了解，更好的為公眾利用檔案提供便利；二是開通微信公眾平臺，微信是騰訊公司與2011年推出的一個為智能終端提供即時通訊服務(wù)的免費(fèi)應(yīng)用程序，截止到2016年，已經(jīng)覆蓋全國94%以上的智能手機(jī)，月活躍用戶達(dá)到8.06億。微信提供公眾平臺、朋友圈、消息推送等功能。高校檔案館可以充分發(fā)揮微信的強(qiáng)大功能，利用微信公眾號宣傳普及檔案知識，利用微信的對話功能，用戶可以在微信公眾號留言，向檔案部門提意見，提需求；三是開發(fā)檔案館遠(yuǎn)程利用服務(wù)模式，對于學(xué)籍檔案，檔案部門可以開發(fā)檔案遠(yuǎn)程利用專用軟件，用戶在系統(tǒng)注冊用戶登錄，就可以在系統(tǒng)自主查詢有沒有自己的學(xué)籍信息，如果只需要電子版，用戶可以自主下載，如果需要紙質(zhì)版，可以通過上傳證件，提出利用需求，留下聯(lián)系方式，待管理員審核通過后，通過郵寄的方式發(fā)送給用戶。

2.開展檔案信息推送服務(wù)

檔案信息主動推送服務(wù)是檔案部門在捕獲用戶需求的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同用戶的愛好與需要，主動向其提供服務(wù)的一種方式。高校檔案館根據(jù)其館藏檔案的特點(diǎn)，提供主動推送服務(wù)的用戶主要是教師、管理人員、學(xué)生。檔案管理員要主動預(yù)測不同人群的需求，因為用戶自身有時候并不知道檔案館內(nèi)的館藏資源對自己能提供什么幫助。檔案部門應(yīng)該建立專題數(shù)據(jù)庫，將檔案網(wǎng)站與校園網(wǎng)連接起來，實(shí)時的向用戶推送檔案信息。推送的方式可以通過辦公系統(tǒng)推送、網(wǎng)頁推送。辦公系統(tǒng)推送是檔案管理部門在分析用戶利用檔案歷史記錄的基礎(chǔ)上，總結(jié)用戶利用檔案類型，預(yù)測未來可能用到而目前尚未查閱的檔案，并通過辦公系統(tǒng)發(fā)送給用戶；網(wǎng)頁推送是檔案部門在檔案網(wǎng)站上設(shè)置信息專欄，將最新檔案信息提供給需要的用戶。

四、結(jié)語

新時代，河北省高校檔案信息服務(wù)建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，高校檔案擁有不同的用戶群體，充分利用信息技術(shù)，為用戶提供多樣化、便捷化的服務(wù)，使檔案文化在更廣闊的的范圍內(nèi)傳播，是檔案部門的使命。然而許多高校檔案部門還未能足夠重視檔案信息服務(wù)的運(yùn)營管理。檔案信息服務(wù)在內(nèi)容、形式、技術(shù)、安全等方面還存在很多問題。根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提到的檔案工作“要樹立創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開發(fā)、共享發(fā)展理念”，檔案信息服務(wù)在高校檔案工作中的前景是廣闊的。各檔案部門要緊跟時代步伐，充分利用檔案信息資源優(yōu)勢，積極為校內(nèi)外用戶提供館藏特色檔案展示和檔案信息在線傳遞服務(wù)，使檔案館的服務(wù)向著多樣化、主動化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。高校檔案部門應(yīng)始終堅持“用戶至上”的服務(wù)理念，以前瞻性的眼光，加強(qiáng)與圖書館、博物館之間的合作，豐富館藏內(nèi)容、提高服務(wù)的主動性，最大程度的實(shí)現(xiàn)檔案的價值。