寶雞市人民醫(yī)院 吳斕

前言：醫(yī)院是治療和護(hù)理病人的服務(wù)型機(jī)構(gòu)，近年來(lái)，醫(yī)院的檔案管理與檔案利用問(wèn)題不斷被人們所熱議。在醫(yī)院，處處都有檔案管理的影子，醫(yī)院的檔案管理和檔案利用效果的高低影響著醫(yī)院的管理水平和工作效率，醫(yī)院檔案管理的手段如果不順應(yīng)歷史的變革發(fā)生變化，就難以發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的最大功效。新時(shí)期，對(duì)于如何以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用效果是人們所需要探討的一個(gè)重要話(huà)題?；诖耍瑢?duì)以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用效果的途徑的探究勢(shì)在必行。

一、以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用效果的重要性

檔案是一種信息資源，是對(duì)組織進(jìn)行生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案管理是對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，是一種無(wú)形的資產(chǎn)〔1〕。檔案詳細(xì)真實(shí)地記錄著各種業(yè)務(wù)往來(lái)，是一個(gè)龐大的資料庫(kù)。有效的檔案管理可以為人們的管理和決策提供各種數(shù)據(jù)，具有一定的參考作用，是決策制訂的參謀和幫手，在組織管理的各個(gè)方面發(fā)揮著重要的作用。

醫(yī)院檔案中包含著重要的信息，在醫(yī)院的日常工作中，時(shí)時(shí)刻刻都離不開(kāi)檔案的利用與管理，日常工作中，人們需要對(duì)病人的病情和醫(yī)生的診治情況進(jìn)行記錄歸檔，還需要對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的人事變動(dòng)、醫(yī)院的各類(lèi)基建進(jìn)行歸檔和記錄，這一切一切都是醫(yī)院維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作基礎(chǔ)，包含著重要的信息，是醫(yī)院生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理的重要依據(jù)，是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中的寶貴財(cái)富。醫(yī)院的工作性質(zhì)要求其必須保持高效優(yōu)質(zhì)的運(yùn)轉(zhuǎn)。所以，在醫(yī)院的日常工作中，以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案的利用效果對(duì)醫(yī)院管理者及工作人員乃至對(duì)整個(gè)社會(huì)來(lái)說(shuō)都極為重要。由此可見(jiàn)，檔案的利用與管理在醫(yī)院的整體管理中占據(jù)著重要的地位，是醫(yī)院管理的重要組成部分，以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用效果對(duì)醫(yī)院的整體運(yùn)營(yíng)管理至關(guān)重要〔2〕。

二、以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用效果的途徑

（一）更新檔案管理觀念，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用的效果，首先第一點(diǎn)就是要更新醫(yī)院相關(guān)人員的檔案管理觀念，改變固有思維，建立起符合新時(shí)代的思維方式，與時(shí)俱進(jìn)。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，重視檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的作用，向員工廣泛普及檔案管理的知識(shí)和價(jià)值，增進(jìn)員工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和利用，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案收集與整理工作，提高醫(yī)院檔案管理工作的有效性，尋求醫(yī)院利益的最大化。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)

檔案管理人員的自身素質(zhì)是影響醫(yī)院檔案利用效果的重要因素，要實(shí)現(xiàn)以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用的效果，相關(guān)部門(mén)應(yīng)有意識(shí)、有計(jì)劃、有目標(biāo)地增強(qiáng)檔案管理人員的自身素質(zhì)，要鼓勵(lì)檔案管理人員“走出去”，多多看看現(xiàn)代社會(huì)的變化，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員對(duì)本部門(mén)的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓實(shí)踐與理論充分的結(jié)合，增強(qiáng)檔案管理人員的自身素質(zhì)，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的、經(jīng)過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感〔3〕。

（三）健全檔案管理制度，完善管理體系

新時(shí)代醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用的效果，就要注意健全醫(yī)院的檔案管理制度，完善管理體系。各相關(guān)人員要嚴(yán)格地按照檔案管理制度進(jìn)行檔案管理工作，確保其檔案的真實(shí)性、安全性和完整性，要加強(qiáng)對(duì)檔案文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案保管實(shí)行全過(guò)程管理，由檔案管理人員統(tǒng)一協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。各部門(mén)要明確分工，確認(rèn)在檔案的形成和管理方面的職責(zé)，要形成全面的、嚴(yán)格的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。另外，還要建立健全檔案管理的檢查審核制度和查閱制度，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案管理工作的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)檔案的查閱要經(jīng)過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批，防止隨意對(duì)檔案查閱。

（四）拓展醫(yī)院檔案管理的歸檔范圍

要實(shí)現(xiàn)以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用的效果，就要注意拓展醫(yī)院檔案管理的歸檔范圍，對(duì)與歸檔文件有聯(lián)系的或有保存價(jià)值的文件都應(yīng)隨時(shí)歸檔。在實(shí)際的檔案管理中，不僅要對(duì)醫(yī)院的人事行政類(lèi)、基建黨務(wù)類(lèi)、教學(xué)研究類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)的檔案進(jìn)行歸檔，還要注意對(duì)醫(yī)院的設(shè)備檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案進(jìn)行歸檔。另外，還要注重對(duì)科室自存的檔案進(jìn)行歸檔，除病案外還包括門(mén)診病歷和各種檢查的申請(qǐng)單、報(bào)告單、登記本以及病理切片、照片、圖紙、X光片、CT 片的檔案〔4〕。

（五）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的考核，健全檔案管理評(píng)估辦法

要實(shí)現(xiàn)以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用的效果，相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的考核，健全醫(yī)院對(duì)于檔案管理的評(píng)估辦法。要針對(duì)企業(yè)內(nèi)各部門(mén)的不同崗位及職責(zé)進(jìn)行分類(lèi)考核，發(fā)揮考核對(duì)員工的評(píng)估和激勵(lì)作用。醫(yī)院要通過(guò)廣泛宣傳及個(gè)別談話(huà)等方法，讓員工對(duì)檔案管理的考核和評(píng)估的方法進(jìn)行了解，讓其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性?？己藰?biāo)準(zhǔn)要全面，要保證重要的評(píng)價(jià)指標(biāo)沒(méi)有遺漏，標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)盡可能量化，不能量化的要細(xì)化，讓職工相信檔案管理考核的公正性和可行性。

（六）進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)

信息化這個(gè)主題在信息技術(shù)發(fā)展之初就一直被人們所提出，并不斷地為之進(jìn)行實(shí)踐研究。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，人們無(wú)時(shí)無(wú)刻不在享受著信息技術(shù)帶給我們的便利，人們能夠搜索到巨大的信息量，能夠擁有多樣化的傳播方式和傳播途徑，為檔案管理的信息化建設(shè)和發(fā)展奠定了一定的基礎(chǔ)。新時(shí)代醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用的效果，就要對(duì)醫(yī)院的檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)，加強(qiáng)資金的投入力度，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的軟硬件環(huán)境，為檔案管理的信息化建設(shè)配置一定的人力資源和物力資源的投入，配置一定的軟硬件資源及網(wǎng)絡(luò)資源，對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)培訓(xùn)和檔案管理的信息化建設(shè)培訓(xùn)，保證信息化檔案管理的正常運(yùn)行，提高醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)效性〔5〕。

（七）建立完善的電子檔案管理平臺(tái)

新時(shí)代醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用的效果，要致力于建立完善的電子檔案管理平臺(tái)，加大檔案管理工作的科技含量。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院的所有重要信息，是確保醫(yī)院信息安全的重要工作，醫(yī)院的有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)充分認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，利用移動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以在一定程度上提升電子檔案管理的實(shí)效性和安全性。在醫(yī)院具體的實(shí)踐過(guò)程中，可以建立針對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作內(nèi)容，有針對(duì)性地建立一個(gè)電子檔案管理平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)電子檔案的內(nèi)容，提高檔案調(diào)取的便捷性和高效性〔6〕。

結(jié)論：綜上所述，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視提升醫(yī)院檔案的利用效果，更新檔案管理觀念，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)，健全檔案管理制度，完善管理體系，拓展醫(yī)院檔案管理的歸檔范圍，建立完善的電子檔案管理平臺(tái)，進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)，真正的實(shí)現(xiàn)以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案的利用效果，為醫(yī)院、人民乃至社會(huì)做出貢獻(xiàn)。