林海鳳

摘 要：隨著市場法制觀念的不斷增強，市場交易行為日趨規(guī)范，直接導致醫(yī)院在建設發(fā)展中產生的合同檔案數(shù)量與日俱增，合同類型種類繁多，給合同檔案管理工作增加了難度。傳統(tǒng)的合同檔案管理模式已無法滿足檔案管理工作需要，這就要求醫(yī)院在深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的同時，也需要相應的轉變醫(yī)院的運行方式和經(jīng)營模式，需要檔案管理人員結合醫(yī)院實際，提升管理意識，樹立新觀念，與時俱進，創(chuàng)新檔案管理模式，全面推動落實檔案工作規(guī)范化管理，實現(xiàn)檔案管理質量及服務效率雙提升，促進醫(yī)院合同檔案管理穩(wěn)步發(fā)展。

關鍵詞：合同檔案;管理質量;服務效率;雙提升

合同檔案，是指合同從簽訂到終止的整個過程中形成的體現(xiàn)簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關的具有保存價值的其他文件材料。是解決醫(yī)患糾紛、保障合法權益、減輕經(jīng)濟損失的依據(jù)[1]。醫(yī)院在實際運營過程中會對外簽訂各種類型合同，有效規(guī)避風險，確保醫(yī)院利益不受損失。

1 合同檔案管理存在的主要問題

1）對合同檔案管理工作的重視度還不夠。我院合同檔案管理基本上是采取年度分類法，按照合同的形成時間將同一年度的合同分為一類。隨著職能部門逐年增加，產生的合同份數(shù)和類別也越來越多，已經(jīng)出現(xiàn)了檢索利用率低下、查找費時費力等問題。因為合同檔案管理工作不會產生直接經(jīng)濟效益，目前在合同檔案管理方面投入較少，沒有建立完整的規(guī)章制度，出現(xiàn)設備不完備、管理機制不健全、管理手段落后等諸多問題，使得開展醫(yī)院合同檔案管理工作出現(xiàn)無章可循，各部門相互協(xié)作配合度不高，致使出現(xiàn)部分資料丟失、檔案資料不完整、檔案歸檔不及時、檔案歸檔時間不統(tǒng)一等情況，大大降低了合同檔案管理效率和管理質量，制約了醫(yī)院的長遠發(fā)展。

2）合同檔案管理信息化程度還不夠高。信息技術的飛速發(fā)展給醫(yī)院的信息化建設帶來了機遇與挑戰(zhàn)，醫(yī)院也充分利用信息技術提高醫(yī)療服務能力。但是醫(yī)院并沒有過多地將信息技術運用于合同檔案管理，致使合同檔案管理信息化建設水平不高，管理手段落后，合同檔案管理系統(tǒng)信息化發(fā)展緩慢，依然依靠人工方式，檢索費時費力，即使有計算機輔助，也僅能提供簡單的檢索服務，準確度差，也無法實現(xiàn)合同檔案信息資源共享，工作效率低下。

3）合同檔案管理人員專業(yè)素質不高。合同檔案管理人員多為兼職人員，自身能力、責任心及專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，對合同檔案管理的認知也存在偏差，導致職責不清，管理效率低下，檔案管理工作質量不高。歸檔時，由于合同檔案管理人員審核不嚴謹，造成歸檔文件接收不夠及時，歸檔不夠全面，分類不夠明確，導致有價值合同檔案丟失，有可能給醫(yī)院帶來經(jīng)濟損失的潛在風險。無價值合同檔案被歸檔，也占用了有限的檔案管理設備資源。

4）合同管理標準不夠統(tǒng)一。醫(yī)院形成合同的部門多，環(huán)節(jié)多，合同從策劃、起草、審核、簽署、履行到歸檔保管要經(jīng)過眾多環(huán)節(jié)，流轉周期長，歸檔不及時，容易出現(xiàn)合同滯留及漏歸檔等問題。另外合同歸檔時間標準不統(tǒng)一，我院規(guī)定合同歸檔時間統(tǒng)一為合同簽訂時間為準，但在查閱合同檔案時發(fā)現(xiàn)個別檔案未按規(guī)定時間進行歸檔，出現(xiàn)以合同終止時間或合同送至檔案室歸檔時間為準，合同歸檔時間管理標準偏隨意性，影響合同檔案利用率。

2 提升合同檔案管理質量及服務效率策略

合同管理是醫(yī)院日常管理的一項重要內容，做好合同管理，對于醫(yī)院各類科研、技術交流活動的開展和經(jīng)濟利益的取得，都有積極的意義[2]。

1）建立完善的檔案管理制度，實現(xiàn)管理規(guī)范化。以《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，結合醫(yī)院實際，制定健全的檔案管理制度體系，明確各部門及檔案管理人員職責與權限，保障合同檔案管理工作有章可循，使得各部門間能相互協(xié)作，相互配合，共同推進合同檔案管理程序化、規(guī)范化、便捷化。

2）加強檔案人員業(yè)務素質培訓，提升履職能力。檔案管理人員的專業(yè)素質是做好合同檔案管理工作的前提和基礎，因此提高檔案管理人員的綜合素質是提升檔案管理質量的保障性措施。通過制定學習計劃，營造比學趕超的學習氛圍，鼓勵檔案管理人員及各部門合同經(jīng)辦人員利用網(wǎng)絡、書本、培訓班等途徑加強檔案法律法規(guī)、專業(yè)知識學習，明晰檔案管理相關內容，提升檔案歸檔及管理意識，從而在思想上具有較強的責任心及良好的職業(yè)操守，能嚴格遵守醫(yī)院各項規(guī)章制度，保守醫(yī)院各項機密，提高檔案管理質量。醫(yī)院管理人員不定期抽查檔案管理情況，對檔案資料不規(guī)范、檔案室各項安全措施不到位等問題，及時予以指正，并督促整改落實，切實加強檔案管理人員責任感，提升履職能力，促進檔案管理工作實現(xiàn)科學化、規(guī)范化、專業(yè)化。

3）做好合同檔案移交管理，確保檔案質量。檔案移交首先是基層檔案管理部門重要職責，移交工作好壞直接反應檔案管理水平[3]。檔案移交工作分兩個階段：一是檔案移交前，檔案形成部門應確保檔案資料完整、齊全，記錄沒有缺項。二是檔案移交時，檔案管理人員要準備好編號、卷盒，詳細檢查檔案資料的完整性，補齊合同簽訂日期、合同名稱等基本要素，對一些合同名稱不能準確反映合同內容的檔案，檔案管理人員要認真閱讀原文，在合同名稱上注明合同主要內容，以利于將來利用檢索。并按規(guī)定重新排序，詳細登記合同檔案形成部門、合同簽訂日期、合同份數(shù)、總金額、合同名稱、合同有效期、對方單位、合同附件等相關信息，最后雙方簽字確認交接，避免日后產生不必要的糾紛。

4）做好合同檔案歸類管理，便于檢索利用。檔案歸類是一項比較瑣碎且需要檔案人員具有足夠耐心和毅力的工作，檔案的高效歸類是保證醫(yī)院日常工作有序化、正常化運營的重要基礎。對檔案進行科學歸類，提高檔案歸類效率，促使檔案的利用效率和管理質量得到雙提升。我院合同檔案管理是按科室進行分類，將合同訂立、變更、履行及終止等相關檔案材料集中放置，不宜分散到其他案卷或件。每個單位可按分類習慣進行統(tǒng)一編號，我院合同編號規(guī)則為“科室名稱前二字拼音首字母（如遇相同則取前三字首字母，以此類推）-保管期限（按國家規(guī)定分為長期、定期，分別以CQ、DQ表示）-簽訂日期（格式為6位數(shù)，如20191010）-主題詞（用少于五字表示即可）-合同編號（用三位阿拉伯數(shù)字，如001）”。檔案分類時，先將合同檔案按不同年份區(qū)分，再按職能進行區(qū)分，再次按照合同檔案的保管期限，最后形成一套完整有序的檔案資料歸檔。為了便于查閱檢索，在每個卷盒的脊背上用記號筆醒目標注合同編號、年份及檔案所屬科室等信息。

5）實現(xiàn)合同檔案管理信息化，提升服務效率。隨著網(wǎng)絡信息技術及“互聯(lián)網(wǎng)+”的高速發(fā)展，新媒體時代應運而生，為人們提供全方位的數(shù)字化、多樣化、個性化的體驗，也加速了檔案信息化管理進程。將信息技術應用于合同檔案管理中，應用電子計算機處理和儲存，形成電子化檔案，其信息傳遞速度加快，利用信息技術超強的檢索查詢功能，使得檔案管理和利用更加準確、高效。因此醫(yī)院只有將信息技術與傳統(tǒng)合同檔案管理模式有效融合，建立健全檔案管理系統(tǒng)，開通檔案管理、利用、查閱以及檢索等功能，不斷完善檔案電子化管理機制，實現(xiàn)合同檔案資料電子化、信息數(shù)字化、管理高效化的信息化動態(tài)管理，推進合同檔案管理工作高質量發(fā)展，提高檔案利用效率，提升為醫(yī)院服務效能。

3 總結

順應時代和社會發(fā)展，是提高檔案管理和檔案服務水平的必由之路，醫(yī)院要結合業(yè)務需求實際，考慮將來的發(fā)展需要，以信息技術為核心，落實檔案管理責任，建立檔案規(guī)范化管理制度，規(guī)范資料的收集整理、移交歸檔等程序，有序推進醫(yī)院檔案管理建設。

參考文獻

[1]鐘心.新常態(tài)下醫(yī)院合同檔案的建立與管理[J].卷宗，2018（2）：47.

[2]林樺.醫(yī)院合同檔案標準化管理應用淺析[J].卷宗，2016，6（2）：493-494.

[3]郝莎.科技檔案移交管理分析[J].蘭臺世界，2016（3）：47-49.