魏麗平

【摘要】本文在探析新時(shí)代高校檔案工作主要矛盾的具體體現(xiàn)及成因的基礎(chǔ)上，提出了解決新時(shí)代高校檔案工作主要矛盾的發(fā)展對(duì)策，希望能對(duì)新時(shí)代高校檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展起到一定的參考借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案;主要矛盾;策略

一、新時(shí)代高校檔案工作的主要矛盾

自新中國(guó)成立后，高校檔案工作的開(kāi)展經(jīng)歷了不同的歷史階段，從最初的分散、無(wú)序管理到現(xiàn)階段的集中統(tǒng)一管理，從傳統(tǒng)的手工操作模式逐漸發(fā)展為信息化管理，在不同的歷史時(shí)期，高校檔案工作面臨著不同的矛盾和問(wèn)題?，F(xiàn)階段，在社會(huì)主要矛盾轉(zhuǎn)化的大背景下認(rèn)識(shí)高校檔案工作的主要矛盾，對(duì)于當(dāng)前高校檔案工作的開(kāi)展具有十分重要的意義。新形勢(shì)下，筆者認(rèn)為高校檔案工作的主要矛盾就是高校之間發(fā)展不平衡、廣大師生對(duì)檔案信息的迫切需求與資源建設(shè)不充分、創(chuàng)新服務(wù)能力不強(qiáng)之間的矛盾。

二、新時(shí)代高校檔案工作主要矛盾的具體體現(xiàn)

（一）高校之間檔案工作發(fā)展不平衡的具體體現(xiàn)。筆者認(rèn)為，高校間檔案工作發(fā)展不平衡的現(xiàn)象主要體現(xiàn)在以下幾????? 方面：1.管理體制差異影響檔案部門行政管理職責(zé)能否充分發(fā)揮。目前，高校檔案工作管理體制主要有兩種：一是建立真正意義上的獨(dú)立檔案館，與其他職能部門同建制運(yùn)行，集中統(tǒng)一管理各門類檔案。二是未設(shè)獨(dú)立檔案館，檔案部門掛靠學(xué)校其他機(jī)構(gòu)，各門類檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正的集中統(tǒng)一管理。管理體制的不同直接影響高校檔案管理部門能否充分發(fā)揮和行使自身行政管理職責(zé)，影響檔案工作整體發(fā)展水平。2.人才隊(duì)伍建設(shè)不平衡關(guān)系檔案工作的價(jià)值能否有效實(shí)現(xiàn)。目前，發(fā)展好的高校，檔案工作人員結(jié)構(gòu)合理、整體素質(zhì)較高，數(shù)量配備能滿足新時(shí)期工作發(fā)展需要，有良好的激勵(lì)機(jī)制，工作中積極主動(dòng)，整個(gè)隊(duì)伍充滿活力，工作成績(jī)突出。但有些高校檔案隊(duì)伍建設(shè)長(zhǎng)期得不到有效保障，人員配備數(shù)量少、結(jié)構(gòu)不合理，工作人員積極性不高，檔案工作的價(jià)值得不到有效發(fā)揮。3.檔案工作物質(zhì)保障條件差距較大是發(fā)展不平衡的客觀反映。條件具備的高校，檔案館建設(shè)符合相關(guān)要求，庫(kù)房空間預(yù)留充足、辦公條件良好，配備了先進(jìn)的管理系統(tǒng)和設(shè)施設(shè)備，工作發(fā)展有充分保障。但也有不少高校，正面臨庫(kù)房極其緊張甚至爆館的情況，實(shí)體檔案保管條件較差，存在較大安全風(fēng)險(xiǎn);還有一些高校檔案工作經(jīng)費(fèi)不足，軟硬件建設(shè)明顯滯后，與工作要求存在較大差距。4.資源建設(shè)質(zhì)量和規(guī)模差異是檔案工作發(fā)展不平衡的直接體現(xiàn)。檔案工作發(fā)展好的高校，材料收集齊全、完整，資源開(kāi)發(fā)利用和研究有好的支撐，取得的成績(jī)不僅體現(xiàn)在基礎(chǔ)資源建設(shè)上，還體現(xiàn)在校史館的運(yùn)維、各類編研產(chǎn)品、文化產(chǎn)品、專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)等方面，資源建設(shè)成果豐碩。而有些高校，檔案資源建設(shè)處于初級(jí)階段，甚至還存在收集困難、檔案材料未集中統(tǒng)一保管、資源建設(shè)未成體系、開(kāi)發(fā)利用更是無(wú)暇顧及的問(wèn)題，除了簡(jiǎn)單的檔案匯編外，深層次的檔案資源產(chǎn)品幾乎沒(méi)有。5.信息化建設(shè)和利用服務(wù)水平參差不齊是發(fā)展不平衡的最終結(jié)果。由于重視程度存在差異，經(jīng)費(fèi)、人才投入不平衡，從而導(dǎo)致高校檔案信息化發(fā)展水平差別較大。走在前列的高校在基礎(chǔ)設(shè)施、檔案數(shù)字化加工和網(wǎng)絡(luò)化利用服務(wù)方面取得了顯著成績(jī);而發(fā)展滯后的高校，僅實(shí)現(xiàn)了檔案的文件級(jí)目錄著錄和檢索，數(shù)字化的檔案信息資源較少，檔案查詢利用還是以檔案實(shí)體為主、以到館利用為主。

（二）高校內(nèi)部與其他工作發(fā)展不平衡的具體體現(xiàn)。在高校內(nèi)部，檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，與其他工作相較而言，也存在發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在：1.行動(dòng)落實(shí)與思想重視不匹配。檔案工作是高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，非主流戰(zhàn)線和陣地，一些高校對(duì)檔案工作的重視很多時(shí)候僅僅停留在口頭上或規(guī)章制度上，在關(guān)鍵行動(dòng)上的支持和落實(shí)較為薄弱，而這正是體現(xiàn)檔案工作與其他工作發(fā)展不平衡的關(guān)鍵因素。2.人員配置需求長(zhǎng)期得不到有效解決。人才是事業(yè)發(fā)展的根本，部分高校檔案工作人員配置在現(xiàn)階段與其他工作相較而言，仍然呈現(xiàn)數(shù)量偏少、素質(zhì)偏低、年齡偏長(zhǎng)、流動(dòng)性極小、進(jìn)入極為困難等特點(diǎn)，人才隊(duì)伍發(fā)展滯后，直接影響了高校檔案工作自身的發(fā)展，同時(shí)也挫傷了檔案部門主動(dòng)發(fā)展的積極性和熱情。“有多少人干多少事”的思想占據(jù)了一些高校檔案部門負(fù)責(zé)人的頭腦，也限制了他們自身在發(fā)展中施展拳腳。3.投入保障處于末端考慮范疇。在學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的統(tǒng)籌發(fā)展中，檔案工作經(jīng)常處于“無(wú)限推遲”的尷尬境地。很多高校在工作中，一般優(yōu)先考慮教學(xué)、科研、訓(xùn)練、管理等主陣地和主戰(zhàn)線的現(xiàn)實(shí)需求，認(rèn)為檔案工作“不著急，不迫切，可以緩一緩等一等”，因此在經(jīng)費(fèi)和人員的投入方面，檔案工作往往得不到充足保障，發(fā)展滯后現(xiàn)象普遍。4.考核評(píng)定被忽略或無(wú)足輕重。現(xiàn)階段，高校在推行綜合改革的過(guò)程中，大多建立實(shí)行了目標(biāo)考評(píng)制。在年終績(jī)效考核中，檔案工作的分值明顯偏低或未被列入考核項(xiàng)目的情況還大量存在，與其他考核項(xiàng)目存在較大差異，使檔案工作在部門工作中變得無(wú)足輕重、可有可無(wú)。

三、新時(shí)代解決高校檔案工作主要矛盾的應(yīng)對(duì)策略

（一）努力縮小高校間的發(fā)展差距。造成高校間檔案工作發(fā)展不平衡的原因很多，除了受高校的整體實(shí)力、辦學(xué)規(guī)模、發(fā)展水平影響外，還與學(xué)校整體檔案意識(shí)、領(lǐng)導(dǎo)重視程度、經(jīng)費(fèi)投入、人才隊(duì)伍配置管理、檔案部門自身發(fā)展定位等因素密切相關(guān)。縮小高校間檔案工作發(fā)展的差距，可通過(guò)以下方式來(lái)進(jìn)行：1.立足本校發(fā)展實(shí)際，明確自身發(fā)展定位。由于高校之間整體發(fā)展和定位存在差異，因此在新形勢(shì)下，高校檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)國(guó)家和地區(qū)對(duì)高校檔案工作發(fā)展的要求，結(jié)合本校實(shí)際情況，確立自身發(fā)展定位和目標(biāo)，不好高騖遠(yuǎn)，不妄自菲薄，抓主要矛盾和矛盾的主要方面，解決工作發(fā)展中面臨的各種問(wèn)題。2.利用多種平臺(tái)主動(dòng)學(xué)習(xí)，開(kāi)闊視野更新理念。發(fā)展滯后的高?？梢酝ㄟ^(guò)多種方式，如參加檔案行政管理部門、檔案工作學(xué)會(huì)（協(xié)會(huì)、檔案工作聯(lián)盟）等組織的學(xué)術(shù)會(huì)議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、實(shí)地參觀、工作群內(nèi)交流等方式向優(yōu)秀高校學(xué)習(xí)檔案工作的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，在工作中借鑒參考，不斷提升本校檔案工作水平。

（二）主動(dòng)加強(qiáng)檔案工作自身修養(yǎng)。在高校內(nèi)部，要解決檔案工作服務(wù)能力不足與不斷發(fā)展的利用需求之間的矛盾，可從以下幾個(gè)方面著手推進(jìn)：1.主動(dòng)與學(xué)校行政管理部門溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)與其他工作的融合交流。高校檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)擺脫被動(dòng)消極的思想包袱，不能任憑檔案工作邊緣化，要主動(dòng)與學(xué)校行政管理部門溝通協(xié)調(diào)，積極匯報(bào)國(guó)家和地方關(guān)于檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)與要求，爭(zhēng)取學(xué)校的重視和人才資金的支持，提升學(xué)校檔案工作發(fā)展水平。同時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與其他部門加強(qiáng)融合交流，積極參與到學(xué)校各項(xiàng)中心工作和當(dāng)前重要工作中來(lái)，高質(zhì)量開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助他們及時(shí)解決檔案管理工作中遇到的各種問(wèn)題，與其他各項(xiàng)工作保持同步發(fā)展。2.加強(qiáng)檔案價(jià)值宣傳展示，從行動(dòng)上喚起學(xué)校對(duì)檔案工作的重視。利用學(xué)校開(kāi)展重大活動(dòng)（如校慶、教學(xué)評(píng)估、學(xué)科專業(yè)建設(shè)考核、申請(qǐng)碩博士學(xué)位授予權(quán)、重大維修改造等）、解決合同糾紛事宜、處理歷史遺留問(wèn)題、幫助教職工爭(zhēng)取切身利益、出具各類證明材料等時(shí)機(jī)，通過(guò)檔案工作會(huì)暨“國(guó)際檔案日”宣傳活動(dòng)，利用學(xué)校官網(wǎng)、官微等途徑，切實(shí)有效宣傳檔案的價(jià)值，展示檔案工作的職責(zé)和作用，以實(shí)際行動(dòng)喚起學(xué)校對(duì)檔案工作的真正重視。3.堅(jiān)持以人為本，建立適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求的檔案機(jī)構(gòu)和工作隊(duì)伍。高校檔案部門是組織和推動(dòng)高校檔案工作開(kāi)展的具體實(shí)施機(jī)構(gòu)，檔案工作人員則是具體的實(shí)踐者和操作者，為了使高校檔案部門的行政管理職責(zé)能夠得到充分發(fā)揮、高校檔案工作人員能夠更加積極主動(dòng)、高質(zhì)量高效率高水平地開(kāi)展工作，高校應(yīng)設(shè)立適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的檔案工作機(jī)構(gòu)，并配備結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量合適的檔案工作人員，實(shí)現(xiàn)與其他工作的同步發(fā)展。4.繼續(xù)抓好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)。資源是提供利用的基礎(chǔ)，要解決服務(wù)能力與利用需求之間的矛盾，就必須一如既往地抓好檔案資源體系建設(shè)，做到“應(yīng)建盡建、應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。同時(shí)，根據(jù)當(dāng)前學(xué)校主要工作安排及各類利用需求特點(diǎn)，進(jìn)行檔案資源的開(kāi)發(fā)挖掘工作，編制各類材料匯編、建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)等，以滿足業(yè)務(wù)部門和廣大師生的多種利用需求。5.大力推動(dòng)信息化建設(shè)，提高資源共享程度和利用效率。在國(guó)家大力推動(dòng)信息化建設(shè)的背景下，要加強(qiáng)電子文檔的收集工作，大力開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，不僅在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)上狠下功夫，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)功能的開(kāi)發(fā)和拓展，注意與校內(nèi)其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的有效快速收集和共享利用。如與學(xué)校OA系統(tǒng)對(duì)接，可實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)文件的定時(shí)或及時(shí)推送，有助于電子文件的完整收集并確保其真實(shí)準(zhǔn)確;與教務(wù)系統(tǒng)的有效連接，可實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息的及時(shí)推送和便捷利用。6.改進(jìn)傳統(tǒng)服務(wù)方式和手段，打造方便快捷的檔案利用體系。如今，高校檔案遠(yuǎn)程利用尤其是畢業(yè)生、用人單位、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證等方面的遠(yuǎn)程利用需求凸顯，同時(shí)，在高校多校區(qū)共同辦學(xué)的條件下，業(yè)務(wù)部門工作中遠(yuǎn)程即時(shí)利用檔案的需求也日益增多，面對(duì)此種情況，傳統(tǒng)方式的慢節(jié)奏和低效率常常導(dǎo)致檔案服務(wù)延遲、滯后，已不能很好地滿足利用需求。因此，我們要參考借鑒綜合檔案館一體化服務(wù)利用模式，結(jié)合新興媒體創(chuàng)建遠(yuǎn)程利用服務(wù)功能和模塊，積極謀劃開(kāi)展檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)。7.建立長(zhǎng)效考評(píng)激勵(lì)機(jī)制，真正提升檔案工作意識(shí)和水平。高校檔案工作應(yīng)和其他工作一樣，納入學(xué)校目標(biāo)考核體系，合理設(shè)置考評(píng)分值。高校應(yīng)建立健全檔案工作考核辦法和制度，由檔案管理部門設(shè)立具體的考評(píng)方式、標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)體系，以部門為評(píng)價(jià)對(duì)象對(duì)歸檔工作質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查。同時(shí)，各部門在日常工作中，應(yīng)將檔案工作具體責(zé)任到人，并在年終對(duì)其進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，與部門績(jī)效分配掛鉤。只有建立部門和人員相結(jié)合的考評(píng)機(jī)制，才能引起歸檔部門的高度重視，真正形成長(zhǎng)效工作機(jī)制。

【本文為四川省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會(huì)檔案管理科研課題（課題號(hào)：180204）】

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