鄒江偉

摘 要：當(dāng)前，由于檔案管理的規(guī)范化和電子信息化程度不斷提升，各單位對原始檔案的歸納整理往往邀請專業(yè)的檔案服務(wù)公司或檔案從業(yè)人員進(jìn)行整理，但由于這些工作人員大部分從沒有接觸過機構(gòu)編制工作，在整理機構(gòu)編制檔案時，僅從檔案整理的專業(yè)角度出發(fā)，往往容易把很多機構(gòu)編制事項附件資料剔除，以便更符合檔案整理的規(guī)范性。但是，由于未保留部分機構(gòu)編制事項附件資料，很多事項的辦理經(jīng)過難以還原，更在一些需要列出和提供依據(jù)的事項中難以得到有力支撐。只有強化思想認(rèn)識，完善工作制度、提升從業(yè)人員機構(gòu)編制素養(yǎng)才能做到在整理機構(gòu)編制檔案時附件資料不遺失，更好地體現(xiàn)機構(gòu)編制檔案的利用價值。

關(guān)鍵詞：機構(gòu)編制事項;檔案整理;剔除;全覆蓋

近年來，在機構(gòu)編制檔案整理中，為減少整理的工作量和便于電子信息錄入，出現(xiàn)了只保留機構(gòu)編制文件、不保留機構(gòu)編制附件資料的現(xiàn)象。但在實際檔案利用中，由于未保留部分機構(gòu)編制事項附件資料，很多事項的辦理經(jīng)過難以還原，更在一些需要列出和提供依據(jù)的事項中難以得到有力支撐。筆者根據(jù)自己所經(jīng)辦的機構(gòu)編制事項，對附件資料的不可缺失性進(jìn)行了總結(jié)，進(jìn)行交流探討。

1 對機構(gòu)編制檔案附件資料的定義

本文探討的機構(gòu)編制檔案附件資料是指在日常機構(gòu)編制工作中，主要有以下幾類：

1）同級部門和下級機構(gòu)編制部門為申請辦理機構(gòu)編制事項形成的申請解決機構(gòu)編制事項的請示、函件、報告和印證請示、函件和報告事項相應(yīng)的政策依據(jù)文件等。

2）同級部門和下級機構(gòu)編制部門在辦理組織人事資料時，形成的抄送機構(gòu)編制部門的文件。

3）本級機構(gòu)編制部門在辦理機構(gòu)編制事項時形成的草稿以及領(lǐng)導(dǎo)修改的草稿和相應(yīng)的政策依據(jù)文件。

4）本級機構(gòu)編制部門在辦理機構(gòu)編制事項時領(lǐng)導(dǎo)的原始簽字件和政策依據(jù)文件。

5）未編排正式文號的其他單位征求機構(gòu)編制部門的意見征求回復(fù)稿等。

2 在整理機構(gòu)編制檔案時容易剔除的附件資料

當(dāng)前，由于檔案管理的規(guī)范化和電子信息化程度不斷提升，對原始檔案的歸納整理往往邀請專業(yè)的檔案服務(wù)公司或檔案從業(yè)人員進(jìn)行整理，雖然邀請專業(yè)的檔案工作人員整理檔案更符合檔案入館的要求，但由于這些工作人員大部分從沒有接觸過機構(gòu)編制工作，在整理機構(gòu)編制檔案時，僅從檔案整理的專業(yè)角度出發(fā)，往往容易把很多機構(gòu)編制檔案附件資料剔除，以便更符合檔案整理的規(guī)范性。筆者在查閱邀請檔案服務(wù)機構(gòu)整理的2014年至2016年巴中市機構(gòu)編制系統(tǒng)檔案時發(fā)現(xiàn)，本應(yīng)將附件連同文件原文一同保存的多份文件全部沒有保存附件資料，這些被剔除的附件資料包括本文第一點敘述到的1-4類附件資料。同時，筆者在查詢已整理的檔案后發(fā)現(xiàn)，本文第一點敘述到的第5類附件均在檔案中沒有蹤影。綜上所述，可以肯定在機構(gòu)編制檔案整理中，如果不強調(diào)這些附件的重要性，在今后的機構(gòu)編制檔案整理時，仍然會剔除本文第一點敘述到的1-5類附件資料。

3 機構(gòu)編制檔案附件資料不可缺失的原因

從本文定義的機構(gòu)編制檔案附件資料可以看出，在整理檔案時，如果把附件資料剔除，在一定歷史時期過去后，如何還原當(dāng)時經(jīng)辦此機構(gòu)編制事項存在相當(dāng)重要的支撐依據(jù)，重要的原因有以下幾點。

1）機構(gòu)編制檔案附件資料是還原機構(gòu)編制事項辦理經(jīng)過的重要信息。機構(gòu)編制事項的辦理，具體極強的政策性，在辦理過程中，是何時何單位何領(lǐng)導(dǎo)審簽的請示、報告、批復(fù)以及辦理過程中采用的政策依據(jù)都是日后備查的依據(jù)，尤其是關(guān)系重大的機構(gòu)編制事項更是永久保存的檔案資料，比如國家機構(gòu)改革、行政區(qū)劃調(diào)整等資料，這些重大事項的啟動安排、調(diào)研過程、方案形成中的討論修改意見、最后決策規(guī)程都是要經(jīng)得住日后的上級檢查、巡視（巡察）等，如果在整理這類檔案時缺失了附件資料，難以還原事項辦理經(jīng)過。

2）機構(gòu)編制檔案附件資料是日后檔案利用的重要信息資料。對機構(gòu)編制檔案的利用主要是對某一機構(gòu)編制事項所涉及的所有信息的查詢利用，包括了原機構(gòu)事項形成時采用的政策依據(jù)等，如果檔案附件不保留，在利用該檔案時，又必須從新再次查詢所采用的政策依據(jù)資料等檔案，很多政策文件均是上級的政策性文件，有的甚至是單獨針對該機構(gòu)編制事項的電話通知、政策解答等，均是遺失后都很難找回的重要信息資料。

3）機構(gòu)編制檔案附件資料是證實該機構(gòu)編制事項合法性的重要依據(jù)。機構(gòu)編制檔案附件資料主要是該檔案形成時采用的政策依據(jù)等，這些政策依據(jù)實質(zhì)上是機構(gòu)編制部門在辦理此機構(gòu)編制事項的法定依據(jù)，隨著全面依法治國工作的不斷深入，依法治編工作將不斷深入，這就要求我們在辦理機構(gòu)編制事項必須依法辦理，不符合政策法規(guī)的事項堅決不予辦理，辦理后一定要經(jīng)得住法治的檢驗，所有機構(gòu)編制檔案附件資料更是證實機構(gòu)編制事項合法性的重要依據(jù)。

4 如何做到機構(gòu)編制檔案整理時附件資料全覆蓋

當(dāng)前，如何做好機構(gòu)編制檔案整理時附件資料不遺失，應(yīng)該從如下幾個方面強化工作措施。

1）強化思想認(rèn)識，站在保存重要文獻(xiàn)資料角度，正確認(rèn)知保存完整機構(gòu)編制事項檔案和附件資料的重要意義。機構(gòu)編制事項的辦理對象是黨政機關(guān)和事業(yè)單位，基本不面對社會自然人，但是機構(gòu)編制資源是黨執(zhí)政的重要政治資源，是國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會治理的前端，雖然它面窄量少，但完整的保存好機構(gòu)編制檔案和附件資料具有重要的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值。

2）強化制度建設(shè)，建議機構(gòu)編制系統(tǒng)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)操作守則，從完善制度角度補缺漏洞。機構(gòu)編制部門雖然成立時間較早，但是單列為市委的工作機關(guān)時間較短，在2019年黨政群機構(gòu)改革之前管理體制也不相同，目前在管理體制已相對統(tǒng)一的情況下，已具備制定統(tǒng)一的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)操作守則，從完善制度上減少在檔案整理過程中對機構(gòu)編制檔案附件資料的遺失。

3）強化培訓(xùn)教育，提高從業(yè)人員機構(gòu)編制事項知識素養(yǎng)，從增強檔案人員專業(yè)水平角度補缺漏洞。機構(gòu)編制系統(tǒng)的檔案從業(yè)人員較少，各地大多數(shù)是采用聘請檔案服務(wù)機構(gòu)整理歸檔文案，這就需要我們受聘的專業(yè)人員提高機構(gòu)編制事項知識素養(yǎng)，從而在整理檔案過程中強化對資料的識別力度，從而減少對附件資料的剔除。

5 結(jié)束語

本文所述的機構(gòu)編制檔案附件資料實質(zhì)也是檔案的一部分，本文在探討過程中為方便表述在第一部分對附件資料從容進(jìn)行定義，切不可離開第一部分定義環(huán)境對本文進(jìn)行理解探討。綜上所述，做好機構(gòu)編制檔案附件資料的整理，是更好利用機構(gòu)編制檔案的必要措施，只有做好機構(gòu)編制檔案整理附件資料的全覆蓋才能完整的保存機構(gòu)編制檔案，更大程度體現(xiàn)機構(gòu)編制檔案的利用價值。