王敏儀

【摘要】隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，大量現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸在各行各業(yè)得以普及，并逐漸改變著以往較為單一的工作模式。教育改革背景下，高職院校在我國教育業(yè)中的地位愈加突出，其辦學規(guī)模亦在逐漸擴大。而信息技術(shù)則在其人事檔案管理中占據(jù)著核心地位，現(xiàn)如今信息化建設已成為職校人事檔案管理的必然發(fā)展趨勢。本文簡要闡述了人事檔案信息化建設的重要性，分析了其信息化建設現(xiàn)狀，并從四個方面重點討論了相應的發(fā)展策略，以供參考。

【關(guān)鍵詞】高職院校;人事檔案;信息化;現(xiàn)狀;發(fā)展策略

高職院校人事檔案包含著大量且全面的資源，可以說是院校展開科學管理的必要基礎與前提。教育改革背景下，各種現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透于教育全過程，并對院校內(nèi)部各項管理工作模式的創(chuàng)新與優(yōu)化提供了更多可能?，F(xiàn)如今，為了適應新時期發(fā)展的要求，高職院校應當將現(xiàn)代信息技術(shù)充分融入檔案管理工作當中，不斷提升工作質(zhì)量，進而促使此項工作專業(yè)化、標準化發(fā)展。

一、人事檔案信息化建設的重要性

（一）逐漸改善并優(yōu)化人事制度。教育改革背景下，高職院校在教育體系中的地位愈加突出，越來越多的教師投身于高職教育，致使院校原有的人員配置發(fā)生相應變化。因此，必須要從精細化層面進行分析，并對與教職工息息相關(guān)的檔案管理加以調(diào)整與優(yōu)化。而先進技術(shù)的合理應用，可推進檔案管理工作實現(xiàn)標準化，在更為全面、更為統(tǒng)一人事制度的作用下，使校內(nèi)教師崗位輪換更加秩序化。另外，在信息化人事檔案管理過程中，教職工之間的競爭更加透明、更加公正，而相應管理人員亦需要在資料管理的基礎上實行崗位權(quán)利，進一步凸顯現(xiàn)代信息化管理的實際作用，進而推動教育教學的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）有效提升人事檔案的價值。從本質(zhì)上來看，檔案管理的既定目標為合理利用人才資源，并借助這些檔案為院校內(nèi)部相應決策的正確擬定提供可參考的資料，提升決策的合理性與現(xiàn)實性。在傳統(tǒng)管理模式下，紙質(zhì)化檔案管理必然會消耗相關(guān)人員大量的精力，甚至難以獲得切實效果。而信息化時代，人事檔案可呈現(xiàn)出秩序性、科學性與條理性的特點，相關(guān)人員能夠以搜索“關(guān)鍵字”來快速獲得檔案信息，有利于提升資源的利用效率。除此以外，還可以借助信息技術(shù)展開資源開發(fā)，并實現(xiàn)各種檔案并行使用的效果，確保相關(guān)人員能夠在短時間內(nèi)完成指定工作，進一步有效強化此項工作的實施效果以及質(zhì)量。

二、高職院校人事檔案信息化建設的現(xiàn)狀

（一）缺乏重視，認知偏差。盡管大量信息技術(shù)為高職院校各項工作提供了更多發(fā)展可能，但通過筆者的調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，目前仍舊有相當一部分內(nèi)部人員未能真正認識到檔案信息化建設的意義，將此項工作放置一旁，僅僅要求相關(guān)人員整理檔案資料即可。甚至，有的院校為節(jié)省投入成本，未設立專門的檔案管理崗位，要求某一教師或者班導“身兼數(shù)職”，在教學的同時管理人事檔案。這種情況下，此項工作的質(zhì)量與效率亦難以得到提升。

（二）缺乏合理的管理系統(tǒng)?，F(xiàn)階段，我國教育業(yè)并未對人事檔案管理提出標準化的統(tǒng)一要求，因此往往是院校結(jié)合自身實際情況來確定管理模式與系統(tǒng)，在此過程中存在隨意選用統(tǒng)計軟件、無規(guī)律整理檔案資源等問題。部分院?，F(xiàn)有的系統(tǒng)僅有檔案存儲、檔案分類這些簡單的功能，且其操作流程仍舊較為復雜，致使相關(guān)人員難以及時獲取想要的信息資源。另外，部分院校未能建立安全且全面的網(wǎng)絡系統(tǒng)，導致在檔案管理工作難以展開資源共享，影響到資源的利用效率。

（三）缺乏個性化資源建設。缺乏個性是高職院校檔案工作最為突出的特點，這一特點主要是指檔案庫中的信息只能反映教職工的基本信息，難以反映其在教育業(yè)中的實踐經(jīng)驗、教學實例，亦難以體現(xiàn)教職工的專業(yè)水平。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源來說，信息化資源應當呈現(xiàn)出明顯的個性優(yōu)勢才能獲得重視、得以創(chuàng)新，若是在這樣單一的資源下，院校領(lǐng)導層面亦難以依托這些信息做出更為合理的用人決定，不利于教育改革的有效實施。

三、新時期高職院校檔案信息化建設的發(fā)展策略

（一）強化相關(guān)人員的重視程度。為了進一步推動信息化建設步伐，高職院校應當從強化相關(guān)人員重視程度的角度出發(fā)，從根源上提升此項管理工作的質(zhì)量。首先，檔案管理人員應當及時與校領(lǐng)導進行溝通，結(jié)合實際情況將此項工作劃入首要地位，加大投入力度，為其配置更加全面的現(xiàn)代化設備。其次，作為院校領(lǐng)導者，應當時刻關(guān)注檔案管理工作的實際情況，確保此項工作的獨立性與專業(yè)性，并增設更加平等的晉升機制，確保檔案管理人員可以獲得合理的薪資待遇，強化管理人員的工作意識，進而達到推進信息化建設進程的效果。

（二）不斷充實信息化檔案內(nèi)容。相對于基礎資料來說，人事檔案管理可在領(lǐng)導層面相關(guān)人員作出正確決策的時候充分發(fā)揮關(guān)鍵的效能，因此新時期應當側(cè)重于借助信息技術(shù)來開發(fā)檔案資源，不斷充實信息化檔案內(nèi)容，進而提升檔案的實用價值與利用效率。第一，在展開此項工作的過程中應當增添更多可體現(xiàn)教職工“德育”“專業(yè)技能水平”“教育科研成果”等多方面的信息，使人事檔案更加全面、更加綜合。第二，應當重視檔案的個性化特點，避免出現(xiàn)“千篇一律”的現(xiàn)象，即需結(jié)合教職工的實際教學經(jīng)驗來及時更新檔案內(nèi)容，使其更具動態(tài)特性，始終處于更新交替的變化狀態(tài)。

（三）建立健全的檔案管理制度。此檔案管理制度應當從國家的層面出發(fā)，為了使各高校人事檔案信息化建設更為標準與規(guī)范，相關(guān)部門需建立統(tǒng)一化、綜合性的制度，嚴格規(guī)范內(nèi)部各項管理行為。而從高職院校的角度出發(fā)，應當在此制度的作用下引入更加適宜、更加科學的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計與管理軟件，要求相關(guān)人員以更為端正的態(tài)度展開標準化工作，避免出現(xiàn)

“各自為政”的想象。同時，可在基礎上增設信息共享平臺，使相關(guān)人員可快速獲取所需的信息資源，并借助這些信息資源展開高效工作。除此以外，高職院校展開全面性檔案信息系統(tǒng)建設，嚴格根據(jù)相關(guān)制度的標準要求來調(diào)整并優(yōu)化該系統(tǒng)，切實將人事檔案庫轉(zhuǎn)換為人才資源庫，進而推動教育教學的創(chuàng)新改革。

（四）提高人事檔案的安全性。信息化時代，高職院校應當采取有效措施來提升整個檔案庫的安全性，將安全作為確保此項工作順利開展的第一要求，有效強化相關(guān)工作者的安全意識。要想進一步提升整體安全性，可結(jié)合現(xiàn)有的信息化建設情況來增設技術(shù)保障體系，即按照人事檔案的類型、使用對象、應用對象等來限定查詢與提取的權(quán)限，設定相應的密鑰，使查詢者通過身份驗證之后獲得相應信息資源。同時，應當嚴格規(guī)劃人事檔案的公開標準，加強重視對不可公開檔案的安全管理，若是已經(jīng)在系統(tǒng)中有了電子備份，則必須設置層層密鑰，若是未備份則不需要將其上傳至網(wǎng)絡平臺上，并采取有效措施存儲、整理、保養(yǎng)紙質(zhì)檔案，避免出現(xiàn)人為損壞的問題。

四、結(jié)語

綜上所述，新時期合理應用信息技術(shù)對高職院校人事檔案管理模式優(yōu)化有著極為重要的作用。因此，現(xiàn)階段應當全面了解信息化建設的重要性以及其存在的問題，并從化相關(guān)人員的重視程度、不斷充實信息化檔案內(nèi)容、提高人事檔案的安全性等多個方面做起，探索新型創(chuàng)新路徑，提升此項工作的質(zhì)量與效率，從而進一步確保檔案信息化建設的全面實現(xiàn)。

【參考文獻】

[1]白陽."雙軌制"模式下高職院校人事檔案管理工作路徑探索——以南京城市職業(yè)學院（南京市廣播電視大學）為例[J].南京廣播電視大學學報，2017（03）：90-94.

[2]李琳.高職院校干部人事檔案管理信息化的現(xiàn)實意義與實現(xiàn)途徑分析[J]. 中國管理信息化，2018，21（10）：178-179.

[3]陳雪云.基于信息時代提高高職院校人事檔案管理人員素質(zhì)的新思考[J].長春教育學院學報，2014，30（4）：147+149.