王鳳珍

摘 要：檔案工作的最終目的就是提供檔案利用服務(wù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的檔案意識(shí)逐漸增強(qiáng)，檔案查閱利用人次比以前也明顯增多，但目前的檔案管理現(xiàn)狀大都不能滿足廣大人民群眾日益增長(zhǎng)的檔案信息需求。為促進(jìn)館藏檔案管理工作健康發(fā)展，加大館藏檔案的開(kāi)發(fā)與利用力度，本文通過(guò)對(duì)目前檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)狀分析，明確提出了增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、擴(kuò)大開(kāi)放范圍以及加快信息化建設(shè)步伐等加強(qiáng)館藏檔案資源開(kāi)發(fā)利用的方法和途徑。

關(guān)鍵詞：館藏檔案資源;現(xiàn)狀分析;開(kāi)發(fā)與利用

中圖分類號(hào)：G238 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 19-00-02

一、引言

檔案是社會(huì)生活的原始記錄，在現(xiàn)實(shí)工作中具有不可替代的原始憑證作用，是重要的信息資源，具有很高的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。因此加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源為廣大人民群眾所共享，已成為當(dāng)務(wù)之急。為進(jìn)一步加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用，黨中央、國(guó)務(wù)院早在2004年就制定了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的若干意見(jiàn)》，指出要把各級(jí)檔案館建設(shè)成為公眾獲取政府公開(kāi)信息的重要場(chǎng)所①，所以，做好館藏檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用是目前檔案工作的重點(diǎn)工作之一。

二、加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的必要性

檔案信息是整個(gè)社會(huì)信息資源的重要組成部分，它不但數(shù)量巨大，而且涉及內(nèi)容廣泛，與人們的信息需求息息相關(guān)，具有很高的利用價(jià)值。但是由于種種原因，目前有很多檔案館仍存在“束之高閣”無(wú)人問(wèn)津的現(xiàn)象，館藏檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用還存在很多問(wèn)題，給檔案查閱利用帶來(lái)很大難度，使檔案資源的利用價(jià)值沒(méi)有很好地得到發(fā)揮，不能滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的檔案信息需求。特別是社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代以后，科技的進(jìn)步和社會(huì)的繁榮已經(jīng)與信息豐富程度密不可分，成為一個(gè)有機(jī)整體，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的程度直接影響社會(huì)政治和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，所以，加強(qiáng)館藏檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，檔案的開(kāi)發(fā)與利用已經(jīng)成為檔案工作的重要任務(wù)。

三、當(dāng)前館藏檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用中存在的主要問(wèn)題

（1） 認(rèn)識(shí)不夠，大局意識(shí)不強(qiáng)。由于受傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的影響，目前大多檔案工作者仍然存在“重管輕用”的思想，認(rèn)為只要是做到檔案整理規(guī)范，安保措施得當(dāng)就萬(wàn)事大吉了，忽視了檔案利用這一至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。由于對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用這一中心工作卻沒(méi)有應(yīng)有的重視，致使檔案資源開(kāi)發(fā)利用程度不高，館藏檔案利用率極低。

（2） 檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，社會(huì)效益不好。由于館藏檔案受到開(kāi)放年限的限制，鑒定工作較為繁雜，再加上多一事不如少一事的思想作祟，致使各級(jí)檔案管理部門主動(dòng)公開(kāi)的政府信息的意識(shí)不強(qiáng)。由于對(duì)信息公開(kāi)工作認(rèn)識(shí)上的偏差使一些本應(yīng)該公開(kāi)的檔案信息而未及時(shí)公開(kāi)，導(dǎo)致當(dāng)前大部分檔案館開(kāi)放檔案的比例普遍較小，給檔案查閱利用帶來(lái)一定難度。

（3） 館藏檔案結(jié)構(gòu)不夠合理，民生檔案較少。目前大多館藏檔案種類比較單一，結(jié)構(gòu)不夠合理，主要以文書(shū)檔案為主，城建檔案、房產(chǎn)檔案、社保檔案等民生檔案所占比例較小。以臺(tái)前縣檔案館為例，截至目前，館藏檔案115637卷（件），文書(shū)檔案76947卷（件），占館藏的66.5%;婚姻檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等專門檔案38690卷（件），占館藏的33.5%。近年來(lái)，隨著廣大人民群眾的檔案意識(shí)增強(qiáng)，查檔人次逐年增加，檔案館也加強(qiáng)了對(duì)城建檔案、房產(chǎn)檔案、獨(dú)生子女檔案、社保檔案、醫(yī)保檔案、兵役檔案等民生檔案的接收力度，但仍然滿足不了社會(huì)各界對(duì)檔案的查閱的需求。

（4） 檔案信息化建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)。近年來(lái)，信息化建設(shè)發(fā)展雖然很快，但在實(shí)際工作中我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)，目前檔案館信息化過(guò)程與社會(huì)的信息化過(guò)程是不同步的，檔案館所能提供的檔案信息資源與利用方式跟不上社會(huì)對(duì)檔案利用的需求，大多數(shù)基層檔案館還處于手工檢索的查閱利用階段。檔案館信息化程度普遍較低，軟硬件匱乏，數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量少，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)程度仍處于起步階段。

四、加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的方法途徑

針對(duì)當(dāng)前檔案管理方式陳舊、館藏檔案種類單一、檔案利用率偏低的現(xiàn)象，我們不能怨天尤人，更不能坐以待斃，而要正視現(xiàn)實(shí)，積極進(jìn)取，采取有力措施，徹底加以解決。

（1） 更新思想觀念，增強(qiáng)服務(wù)理念。檔案工作的最終目的就是提供利用，因此在檔案管理工作中我們要在做好檔案“收” “管”的基礎(chǔ)上，改變以往“重管輕用”的做法，在“用”上下功夫，把服務(wù)作為檔案工作的重點(diǎn)工作，大力開(kāi)發(fā)利用館藏檔案信息資源，努力做到經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展到哪里，檔案服務(wù)就提供到哪里，促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

（2） 拓寬檔案收集渠道，加大檔案資源征集力度，豐富館藏檔案資源。館藏檔案是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)，為做到檔案資源的有效利用，必須創(chuàng)新檔案收集方式，擴(kuò)大檔案征集范圍。通過(guò)開(kāi)展多種形式的檔案征集工作，采用多種手段，在保證質(zhì)量的前提下，不斷豐富館藏?cái)?shù)量。比如，臺(tái)前縣檔案館就專門設(shè)立了檔案征集股，不定時(shí)開(kāi)展城區(qū)變遷檔案、名勝古跡檔案、重大工程檔案、重大活動(dòng)檔案等檔案的征集工作，記錄城市發(fā)展歷程。在正常開(kāi)展檔案接收的同時(shí)還開(kāi)展了有償征集工作，加大了檔案征集接收力度，把凡是能反映當(dāng)?shù)卣谓?jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及具有當(dāng)?shù)匚幕厣臋n案資料全部接收進(jìn)館，館藏檔案數(shù)量逐年增加，檔案種類不斷增多，為檔案的開(kāi)發(fā)與利用奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（3） 加大檔案開(kāi)放力度，不斷擴(kuò)大檔案開(kāi)放范圍。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案利用的種類、檔案利用者都呈多元化的趨勢(shì)。因此，在工作中我們必須靈活運(yùn)用《中華人民共和國(guó)檔案法》，采取權(quán)衡利弊原則②，在做好對(duì)館藏檔案做好統(tǒng)計(jì)、歸類、匯總的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案內(nèi)容確定哪些檔案可以開(kāi)放，哪些檔案不能開(kāi)放，在做好對(duì)館藏檔案進(jìn)行科學(xué)定密、解密工作的基礎(chǔ)上，依法有序地做好“低齡”檔案的開(kāi)放工作。務(wù)必使館藏檔案期滿三十年的多數(shù)向社會(huì)開(kāi)放，把“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化”等類檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以將“少于三十年”③的規(guī)定真正落到實(shí)處，切實(shí)改變以往穩(wěn)字當(dāng)頭，能不公開(kāi)就不公開(kāi)，多一事不如少一事的求穩(wěn)做法。

（4） 加快館藏檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)步伐，逐步提高網(wǎng)絡(luò)服務(wù)化水平。現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)已進(jìn)入了社會(huì)生活的方方面面，檔案館工作不可能游離于社會(huì)發(fā)展之外，構(gòu)筑數(shù)字化平臺(tái)已成為時(shí)代的迫切要求。隨著科學(xué)技術(shù)推廣運(yùn)用，傳統(tǒng)而單一的檔案管理機(jī)制已不能滿足工作需求，因此我們?cè)诩涌祓^藏信息數(shù)字化的同時(shí)，也必須加強(qiáng)信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱。要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)在線查閱必須在做好保密工作的基礎(chǔ)上，在上傳內(nèi)容的選擇上也要精選細(xì)挑，既要突出本地檔案特色，還要注重上傳內(nèi)容的知識(shí)性、實(shí)用性，使廣大人民群眾足不出戶就能夠在互聯(lián)網(wǎng)上查詢到所需檔案信息，切實(shí)為廣大人民群眾提供一個(gè)方便快捷的服務(wù)平臺(tái)。由于目前檔案館館藏紙質(zhì)檔案資料數(shù)量巨大，在短時(shí)間如果全部進(jìn)行數(shù)字化處理是不現(xiàn)實(shí)的，在對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，我們應(yīng)分期分批地進(jìn)行，分清主次，優(yōu)先將那些社會(huì)需求大，查閱利用率高，或是因紙張老化容易受損的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全部數(shù)字化。

（5） 加強(qiáng)檔案館“五位一體”建設(shè)，切實(shí)做好愛(ài)國(guó)主義教育基地、現(xiàn)行文件服務(wù)中心工作，以滿足社會(huì)各界人士多領(lǐng)域、多層次、多樣式的檔案信息利用需求。

首先，發(fā)揮好愛(ài)國(guó)主義教育基地的作用。檔案作為各項(xiàng)歷史活動(dòng)的記錄，其中有很大一部分是對(duì)廣大青少年進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義教育的生動(dòng)素材，是青少年認(rèn)識(shí)昨天展望未來(lái)最好的教科書(shū)。因此，在工作中各級(jí)綜合檔案館要充分利用豐富的館藏檔案資源優(yōu)勢(shì)，從館藏檔案資料中挖掘出具有宣傳教育價(jià)值的歷史資料，讓廣大青少年從一幅幅精美展板或一段段生動(dòng)視頻去認(rèn)識(shí)昨天，了解中華民族的悠久歷史和燦爛文化，大力弘揚(yáng)當(dāng)?shù)貎?yōu)秀的傳統(tǒng)文化，充分發(fā)揮檔案館“資政、存史、育人”的獨(dú)特功能，從而對(duì)廣大青少年進(jìn)行生動(dòng)的革命傳統(tǒng)、愛(ài)國(guó)主義教育。

其次，加強(qiáng)現(xiàn)行文件利用中心的服務(wù)工作?，F(xiàn)行文件是指各級(jí)機(jī)關(guān)部門制發(fā)的正在執(zhí)行的政策性、法規(guī)性、服務(wù)性、公益性的非涉密文件。內(nèi)容包括房改、工資改革、醫(yī)療衛(wèi)生、企業(yè)改革、城市建設(shè)、交通法規(guī)、民政優(yōu)撫、社會(huì)保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等方面，涉及面比較廣，利用率較高。但這些文件各形成機(jī)關(guān)一般是不對(duì)外開(kāi)放的。即便是有的單位提前將這些文件移交到檔案館形成檔案資料，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定的“中華人民共和國(guó)成立以來(lái)形成的檔案，自形成之日起滿30年向社會(huì)開(kāi)放”，到那時(shí)公眾的利用需求已錯(cuò)過(guò)，從而造成政府信息資源的極大浪費(fèi)。因此，為充分發(fā)揮檔案館現(xiàn)行文件利用中心的作用，各級(jí)檔案館應(yīng)加大信息資源收集、整合力度，積極主動(dòng)與職能部門溝通、交流，盡可能把那些人民群眾關(guān)心的，與人民群眾生產(chǎn)、生活息息相關(guān)的信息進(jìn)行全面收集、科學(xué)整合進(jìn)館，在現(xiàn)行文件利用中心提供利用服務(wù)，最大限度地滿足人民群眾對(duì)相關(guān)信息的需求。臺(tái)前縣檔案館自2006年開(kāi)展現(xiàn)行文件利用工作以來(lái)，已有2600多名普通群眾到現(xiàn)行文件中心查閱非涉密性現(xiàn)行紅頭文件。廣大人民群眾通過(guò)查閱社會(huì)保險(xiǎn)、住房改革、房屋拆遷、勞動(dòng)工資、干部職工退休、殘疾人福利等方面的文件和政策法規(guī)，解決了他們?cè)S多疑問(wèn)和難題。目前，臺(tái)前縣檔案館現(xiàn)行文件利用中心已成為縣委、縣政府情系人民群眾、實(shí)行政務(wù)公開(kāi)、提高行政透明度的重要窗口之一。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，為做好館藏檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作，各級(jí)檔案管理部門應(yīng)該更新觀念，增強(qiáng)為民服務(wù)的檔案意識(shí)，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域。在加大檔案接收范圍，豐富館藏種類的基礎(chǔ)上，不斷加強(qiáng)對(duì)館藏檔案資源的開(kāi)發(fā)力度，最大限度地滿足社會(huì)各階層對(duì)各類檔案資源的信息需求，進(jìn)一步推進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

注釋：

①中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的若干意見(jiàn)

②喬會(huì)宜.從公開(kāi)與保密的關(guān)系談?wù)畔⒐_(kāi)立法的基本問(wèn)題.

③《中華人民共和國(guó)檔案法》第十九條.