路猛

摘要：檔案材料牽扯著很多重要的信息，管理好檔案管理的信息化建設(shè)是行政效率發(fā)展的一大助力。事業(yè)單位的檔案材料都是種類繁雜的，并且大多是紙質(zhì)版的素材，很難在短時(shí)間內(nèi)調(diào)用出所需要的文本。在事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，是否擁有一個健全的檔案信息管理體制至關(guān)重要。只有提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，才能在工作中保證辦公效率的高效。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理信息化建設(shè);對策研究

建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息化是提升工作效率的前提，做到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理就是對其核心思想。事業(yè)單位類似發(fā)動機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)的軸心，提升了事業(yè)單位的行政辦公效率才能讓綜合性管理工作得到落實(shí)。檔案和文件兩者之間雖說相對獨(dú)立，但兩個環(huán)節(jié)之間又緊密相連。如果處理不好事業(yè)單位行政工作中的檔案管理的話，那么部門的辦事效率勢必然會越來越慢。對于這些存在于事業(yè)單位的檔案管理問題，那就必須通過對檔案的信息化管理進(jìn)行整頓和改革。

一、事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題

（一）事業(yè)單位檔案管理方式太過陳舊

事業(yè)單位檔案文件的儲存模式主要是通過紙張，不管是保存還是翻閱都不是很方便。如果想要尋找涉及到某些方面的檔案，按照按照劃分法區(qū)域一點(diǎn)一點(diǎn)的去找。這種檔案管理模式常常耗費(fèi)大量的時(shí)間去翻閱查詢，與之對應(yīng)的工作效率實(shí)在是太低了，不符合事業(yè)單位應(yīng)有的行政效率標(biāo)準(zhǔn)。但是在事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，效率是反映運(yùn)轉(zhuǎn)狀況的真實(shí)寫照。所以，現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該尋求向上發(fā)展，去應(yīng)用一些更加高效的辦公模式。只有處理好事業(yè)單位檔案管理模式太過陳舊的問題，辦公效率太慢的問題才能夠得到改善。

（二）檔案管理人員的管理能力不足

關(guān)于事業(yè)單位的檔案管理，它從來都不是一項(xiàng)簡單的工作。不單單要求管理人員熟知檔案存放的情況，更需要一定的專業(yè)知識作為工作基礎(chǔ)。因?yàn)樗娣旁谑聵I(yè)單位的檔案材料一般都是較為重要的信息，這對檔案信息的管理人員也有著很高素質(zhì)的要求。檔案管理人員的個人素質(zhì)水平是會與工作效應(yīng)相掛鉤的，如果管理人員沒有足夠的專業(yè)水平素質(zhì)作為支撐，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的效率提升。檔案信息管理人員的理論知識水準(zhǔn)，以及是否擁有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)都是應(yīng)該考慮的。

（三）檔案信息化建設(shè)滯后

部分事業(yè)單位對于檔案的管理，依然停留于傳統(tǒng)管理理念，采用傳統(tǒng)人工管理的方式，整理和保存紙質(zhì)檔案管理。在此種傳統(tǒng)、落后的檔案管理理念下，事業(yè)單位對于檔案管理投入的經(jīng)費(fèi)比較少，多集中在紙質(zhì)檔案與人員方面，而對于信息化設(shè)備的引進(jìn)與改造，并沒有投入較多的資金，導(dǎo)致檔案管理使用到的設(shè)備與工具，不夠先進(jìn)與老舊化。其次，事業(yè)單位信息化意識薄弱的情況，使得事業(yè)檔案的檔案管理部門，未能結(jié)合信息化技術(shù)，創(chuàng)新與改進(jìn)檔案管理流程，很多流程過于繁瑣與重復(fù)，不僅檔案管理效率比較低，也難以深入推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)。

（四）沒有合理開發(fā)檔案信息資源

事業(yè)單位檔案管理涉及到的信息資源，具有較高的信息價(jià)值。但目前很多事業(yè)單位檔案管理人員，管理觀念比較傳統(tǒng)與保守，認(rèn)為檔案資源的可利用性比較小，未能對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一開發(fā)與利用，因此沒有對檔案資源進(jìn)行深入的整理。此種情況下，很多重要的檔案信息資源，難以及時(shí)的被采集與記錄，導(dǎo)致檔案信息需要重復(fù)的進(jìn)行采集與加工，影響了檔案管理的效率。其次，雖然部分事業(yè)單位開始進(jìn)行信息化建設(shè)，但事業(yè)單位的很多檔案信息是不對外開放的，信息化數(shù)據(jù)庫的利用率比較低，事業(yè)單位之間難以實(shí)現(xiàn)信息交流與共享。

二、對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的未來展望

在現(xiàn)階段的檔案管理過程中，一定要思路清晰地提前進(jìn)行規(guī)劃，要把規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化當(dāng)做檔案管理工作的核心內(nèi)容。檔案信息的形式一定會用電子檔來代替紙質(zhì)檔的位置，用更高效率的方式來應(yīng)用到工作中。因?yàn)榧堎|(zhì)檔的儲存會占用大量的空間，而且不方便長時(shí)間被保存和管理。電子版本的檔案信息不需要什么實(shí)質(zhì)性的空間，而且可以隨時(shí)進(jìn)行備份儲存，很好地防止了因?yàn)樾畔⒌膩G失而造成運(yùn)轉(zhuǎn)工作的停滯。它儲量大的特點(diǎn)非常適合事業(yè)單位的工作需要，不需要再去翻來翻去地尋找紙質(zhì)的檔案文本了，在電腦上面的查詢頁面輸入關(guān)鍵詞就能夠找到想要的材料。檔案信息的機(jī)密性也隨之得到了保障，加設(shè)閱讀權(quán)限或者設(shè)置多重密碼就可以防止信息泄露的發(fā)生。檔案信息電子存儲還具有多樣性的特質(zhì)，對于音頻視頻之類的文件也能夠進(jìn)行保存。

三、提升事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對策研究

（一）進(jìn)一步深化檔案管理模式的改革

檔案材料涉及到的方面極其廣泛，但是主要還是應(yīng)用在事業(yè)單位的行政工作中。事業(yè)單位所承擔(dān)著的工作壓力是非常大的，在各個下屬部門的行政過程中都會多多少少使用到檔案信息的相關(guān)內(nèi)容。對于現(xiàn)階段的檔案管理體制來說，在工作模式進(jìn)行整頓改革的同時(shí)探尋更合適的管理方式。采用現(xiàn)代化的檔案信息管理制度，能夠使檔案信息更加的多元化。事業(yè)單位只有深化檔案管理信息化的改革，從管理方式著手進(jìn)行改革，部門的辦公效率才能得到有效的提升。

（二）確保管理制度能夠得到落實(shí)

俗話說無規(guī)矩不成方圓，一定要在事業(yè)單位的行政工作中落實(shí)管理制度。在事業(yè)單位的行政工作中，不免會有些人疏于檔案信息的管理工作。當(dāng)一些機(jī)密的檔案信息遭到破壞和泄露時(shí)，對事業(yè)單位所造成損失是無法估量的。檔案管理工作的核心就是工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，只有員工的態(tài)度足夠端正才不容易出現(xiàn)紕漏。所以在事業(yè)單位行政崗位的選拔過程中，一定要篩選掉那些粗心大意的人。事業(yè)單位一定要切實(shí)落實(shí)現(xiàn)有的檔案管理體制，狠抓有關(guān)員工工作態(tài)度不端正的情況。然后再不定期地對檔案管理工作抽查考核，這樣才能夠確認(rèn)信息化建設(shè)工作的有效性。

（三）整合檔案信息資源

加快事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的速度，首先需要完善各種信息化設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備與技術(shù)，以構(gòu)建出事業(yè)單位專屬數(shù)字化檔案館。同時(shí)，對于數(shù)字化檔案館的管理，需要配備素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理人員，以發(fā)揮出檔案管理人員的技術(shù)能力，完善數(shù)字化檔案館的各項(xiàng)功能，豐富數(shù)字化檔案館的管理方式，進(jìn)而有效提升檔案資源的利用效率。同時(shí)，相關(guān)部門需要加大對信息化設(shè)施的資金投入，致力于檔案信息管理系統(tǒng)的創(chuàng)新與改進(jìn)，逐步建立信息化檔案管理平臺，使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能夠快速轉(zhuǎn)成電子化檔案，并存到檔案信息館中。

（四）積極引進(jìn)高新信息安全技術(shù)

由于信息化技術(shù)具有共享性與開發(fā)性，為保障事業(yè)單位檔案信息安全，需要做好檔案信息的安全防范。為此，需要在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，組建專業(yè)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)隊(duì)伍，明確各個成員的安全防護(hù)責(zé)任，以構(gòu)建人員監(jiān)督與防護(hù)安全體系。其次，需要引進(jìn)各種高新信息安全技術(shù)，如防火墻技術(shù)、病毒防御技術(shù)、漏洞檢測技術(shù)等，構(gòu)建起安全技術(shù)防御體系，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)防護(hù)，避免被網(wǎng)絡(luò)入侵者非法入侵，盜取和篡改事業(yè)單位的檔案信息，帶來巨大的資源損失。

四、結(jié)束語

檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，也極大程度上提高了事業(yè)單位的行政效率。事業(yè)單位要足夠重視相關(guān)體制的建設(shè)，擁有了一個完善的制度才能夠推動檔案管理工作的信息化建設(shè)，借助檔案管理信息化建設(shè)為基層事業(yè)單位綜合管理工作的開展創(chuàng)造良好條件。

參考文獻(xiàn)：

[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，（16）：128-129.

[2]項(xiàng)靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊，2013，（30）：214-216.

[3]陳濤.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策研究[J].赤子（上中旬），2015，（07）：144.