李治函

摘要：工程檔案資料是關(guān)系到整個(gè)建筑工程項(xiàng)目質(zhì)量的重要因素之一，同時(shí)也是整個(gè)工程竣工驗(yàn)收的重要一部分。而實(shí)際由于多方面因素，使得當(dāng)下建筑工程檔案管理存在諸多偏差，故此次就建筑工程檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并針對性的提出有效應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：工程檔案;管理問題;應(yīng)對措施

引言

建筑工程檔案客觀真實(shí)的記錄了整個(gè)工程進(jìn)行的實(shí)際情況，是反映工程建設(shè)質(zhì)量的重要參照。因此詳細(xì)、完善的建筑工程檔案資料無疑可以促進(jìn)整個(gè)工程項(xiàng)目的高質(zhì)量完成。但縱觀當(dāng)下國內(nèi)建筑工程檔案資料管理現(xiàn)狀，依然存在諸多問題需要解決。

1.當(dāng)前建筑工程檔案資料管理存在的問題分析

1.1檔案資料管理完整性以及可靠性不高

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前我國在建筑工程檔案資料管理的完整度依舊不高，只有百分之二十左右。究其原因主要是大多數(shù)的工程建設(shè)單位未有嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)章程規(guī)定，在項(xiàng)目開展過程中未有委派專門檔案資料管理人員對整個(gè)項(xiàng)目資料進(jìn)行處理，從而使得大量文件處于無序化管理狀態(tài)，當(dāng)需要對相關(guān)文件進(jìn)行檢索時(shí)往往需要耗費(fèi)大量人力以及物力資源，嚴(yán)重影響工程進(jìn)度。此外，目前一些工程檔案管理人員個(gè)人素養(yǎng)普遍不高，在檔案管理等方面業(yè)務(wù)水平有待進(jìn)一步提升，實(shí)際工作中的不規(guī)范作業(yè)等行為嚴(yán)重影響檔案資料規(guī)范性以及完整性。

1.2尚未建立正確的檔案管理理念

目前，大多數(shù)企業(yè)依舊尚未建立科學(xué)正確的工程檔案資料管理理念，一些電子信息檔案管理技術(shù)仍然未能普及并應(yīng)用于工程建設(shè)中。實(shí)際工程檔案管理效率以及管理質(zhì)量等得不到有效提高，嚴(yán)重阻礙工程以及企業(yè)的發(fā)展。此外，由于崗位的特殊性，工程檔案管理往往工作內(nèi)容復(fù)雜繁多。由于工程檔案管理具有非盈利性的特點(diǎn)，所以并不會(huì)對整個(gè)項(xiàng)目帶來額外的實(shí)質(zhì)的經(jīng)濟(jì)效益。故而在現(xiàn)代的建筑施工中，往往比較重視對項(xiàng)目進(jìn)度的管控，而相對忽視了工程檔案資料管理等方面內(nèi)容。一些單位甚至未有成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對于檔案的整理也是胡亂拼湊，應(yīng)付上級檢查。

1.3缺乏專業(yè)人才，檔案管理質(zhì)量有待提升

現(xiàn)階段國內(nèi)從事建筑工程檔案管理的人員只有一小部分是專業(yè)的檔案管理出身，具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，而相當(dāng)一部分則是由其他崗位兼職形式存在，一些管理人員也未有經(jīng)過系統(tǒng)完善的學(xué)習(xí)就直接上崗，在管理經(jīng)驗(yàn)以及理論知識等方面均比較缺乏。隨著數(shù)字化理念不斷深入發(fā)展，現(xiàn)代新型的數(shù)字資料正取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，對于新技術(shù)掌握的專業(yè)人員就更少了。目前依然存在相當(dāng)一部分工程檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的管理模式，工作效率低下，勞動(dòng)強(qiáng)度較高，嚴(yán)重阻礙了整個(gè)工程順利開展。目前的一些在職檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)普遍不高，管理方法依舊傳統(tǒng)的形式，此外檔案管理工作相對枯燥繁瑣，待遇也普遍不高，因此大多數(shù)檔案管理人員基本安于現(xiàn)狀，未有樹立正確的責(zé)任意識以及敬業(yè)心理，職業(yè)素養(yǎng)以及服務(wù)水平有待進(jìn)一步提高。

2.提增現(xiàn)代工程檔案管理措施分析

2.1構(gòu)建正確檔案管理理念，建立完善的檔案管理機(jī)制

工程檔案管理工作在整個(gè)工程項(xiàng)目中發(fā)揮著十分重要的作用，故而應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)對檔案管理認(rèn)知，建立正確的檔案管理態(tài)度，提升工作責(zé)任意識。首先應(yīng)當(dāng)就各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)思想方面建設(shè)，充分肯定并重視檔案管理工作的重要性，將工程檔案資料收集、整理以及編制等工作落實(shí)至崗位，明確各個(gè)部門以及各個(gè)職員的具體職責(zé)，加強(qiáng)日常監(jiān)督管理工作，避免工作上的懈怠等影響整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)展。除此之外，還應(yīng)當(dāng)定周期的對工程檔案資料完整性進(jìn)行檢查，避免資料缺失以及漏填等造成重大隱患，注重工程檔案建設(shè)工作，提升檔案管理力度。

2.2發(fā)揮檔案管理價(jià)值

針對建筑工程所編譯的一系列檔案資料，其主要目的是為了更好的輔助工程開展，保障工程進(jìn)度以及工程質(zhì)量，絕不是為了應(yīng)付上級的檢查而建立的。所以，在日常管理中應(yīng)當(dāng)建立系統(tǒng)、完整的檔案管理計(jì)劃，對當(dāng)前工程檔案管理質(zhì)量進(jìn)行考核，充分發(fā)揮其在整個(gè)工程項(xiàng)目中的價(jià)值。隨著工程檔案管理工作的不斷科學(xué)化以及規(guī)范化進(jìn)行，對于項(xiàng)目單位應(yīng)當(dāng)檔案管理工作納入企業(yè)日常管理范疇，并針對性的建立科學(xué)的完善的管理機(jī)制，引入先進(jìn)管理理念等進(jìn)一步提升現(xiàn)有管理質(zhì)量，為周邊相關(guān)工作的順利開展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

2.3構(gòu)建培訓(xùn)機(jī)制，提升隊(duì)伍綜合素養(yǎng)

為了進(jìn)一步促進(jìn)工程檔案管理水平，同時(shí)也為了更好的順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代工程檔案建設(shè)應(yīng)當(dāng)重視對相關(guān)人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)與提升，注重整個(gè)人才隊(duì)伍的建設(shè)工作。對內(nèi)應(yīng)當(dāng)逐步開展職業(yè)培訓(xùn)以及考核，建立晉級機(jī)制，嚴(yán)格實(shí)行經(jīng)過培訓(xùn)且通過考核取得相關(guān)資質(zhì)的檔案管理人員才能夠上崗工作，對于在崗人員應(yīng)當(dāng)建立完善的考核機(jī)制，定期對其一段時(shí)間的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等進(jìn)行考核評價(jià)，并將最終評價(jià)結(jié)果與年終績效等掛鉤，從而促使其建立正確的工作理念以及明確崗位職責(zé)，提升整個(gè)工作質(zhì)量。

2.4加強(qiáng)對工程資料竣工驗(yàn)收工作

工程檔案資料詳細(xì)的記錄了整個(gè)建筑項(xiàng)目施工期間存在的問題以及解決情況等內(nèi)容，針對一些企業(yè)不重視日常工程檔案資料管理工作整理等問題，在工程結(jié)束驗(yàn)收階段應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對工程檔案資料的完整性、規(guī)范性驗(yàn)收。依據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》以及其它相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格把守工程檔案資料驗(yàn)收工作。對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)責(zé)令相關(guān)人員立即進(jìn)行整改，直到所有資料完整、準(zhǔn)確，通過驗(yàn)收為止。

2.5注重自我業(yè)務(wù)水平提升

提升當(dāng)下我國工程檔案管理質(zhì)量，一方面需要相關(guān)單位在客觀上通過樹立機(jī)制以及培養(yǎng)等方式提升在職人員的技能素養(yǎng)，另一方面也需要相關(guān)從業(yè)人員從個(gè)人角度出發(fā)樹立終身學(xué)習(xí)、不斷提升自我等態(tài)度。首先應(yīng)當(dāng)對國家相關(guān)法律法規(guī)有清楚的了解，對崗位職責(zé)內(nèi)容以及日常工作規(guī)范有清晰的認(rèn)識，其次應(yīng)當(dāng)在日常工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題，并通過借鑒類似案例以及學(xué)習(xí)其它成功經(jīng)驗(yàn)等方式解決問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作能力;此外，還應(yīng)當(dāng)牢牢把握各種學(xué)習(xí)以及交流機(jī)會(huì)，通過與其它同行業(yè)之間的心得交流總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，最終達(dá)到不斷提升自我的目的，更好的服務(wù)于崗位。

此外，對于地方政府部門應(yīng)當(dāng)加快建設(shè)現(xiàn)代化工程檔案管理機(jī)制，就法律法規(guī)角度建立完善的規(guī)章體制，對工程檔案管理進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定;與此同時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對相關(guān)單位工程檔案管理工作的監(jiān)督審查力度，不定期前往工程現(xiàn)場對檔案管理資料情況進(jìn)行調(diào)研，對于存在紕漏的地方應(yīng)當(dāng)責(zé)令進(jìn)行補(bǔ)充完善。如若多次要求均未能完善至規(guī)定要求，則應(yīng)當(dāng)對該單位進(jìn)行一定的懲罰以及其他措施，促使其重視工程檔案管理工作，加強(qiáng)該方面的建設(shè)。

3.結(jié)束語

增強(qiáng)現(xiàn)代工程檔案管理工作，需要建設(shè)單位、從業(yè)人員以及政府部門等多方力量的協(xié)同配合，共同完成。對于工程建設(shè)單位以及相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)樹立正確的工程檔案管理意識，充分肯定工程檔案在整個(gè)項(xiàng)目工程中的重要性，并通過對內(nèi)建立完善的管理規(guī)范以及考察機(jī)制等措施進(jìn)一步提升內(nèi)部檔案管理規(guī)范性以及科學(xué)性;對于個(gè)人應(yīng)當(dāng)樹立正確的學(xué)習(xí)理念，建立明確崗位責(zé)任意識，通過對日常工作的總結(jié)、與同行業(yè)者之間的交流以及成功經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)等措施不斷提升自我業(yè)務(wù)水平，從而更好的適應(yīng)崗位需求。對于地方政府部門應(yīng)當(dāng)大力提倡并鼓勵(lì)構(gòu)建規(guī)范的建筑工程檔案資料管理機(jī)制，從而提增地區(qū)工程檔案資料管理的規(guī)范性，為其它各項(xiàng)后續(xù)工作的開展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊貞. 建筑工程竣工檔案管理中存在的問題與對策[J]. 城建檔案，2009（12）：32-32.

[2]植鴻. 簡析建筑工程資料管理問題及解決對策[J]. 房地產(chǎn)導(dǎo)刊，2017（11）：55-55.

[3]李楠楠，范丹. 分析建筑工程竣工資料管理中存在的問題及其改進(jìn)策略[J]. 門窗，2017（10）：152-152.

[4]楊慧娟. 建筑工程資料管理中存在的問題及改進(jìn)策略研究[J]. 居舍，2018（34）：：12-12.

[5]張寶珍.從竣工資料歸檔談竣工資料的過程管理控制[J]. 房地產(chǎn)導(dǎo)刊，2009（11）：34-35.