王靜茹

[摘 要]人事檔案管理信息化建設(shè)，是順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代發(fā)展的必然需求。在提升人事檔案管理質(zhì)量與服務(wù)水平上，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。文章立足人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，以提升信息化建設(shè)質(zhì)量與效果為目標(biāo)，針對信息化建設(shè)存在的問題及原因，提出相應(yīng)強化措施，以供相關(guān)研究人員參考。

[關(guān)鍵詞]“互聯(lián)網(wǎng)+”;人事檔案;檔案管理;信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.084

[中圖分類號]G270.7[文獻標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）16-0-02

0? ? ?引 言

“互聯(lián)網(wǎng)+”作為一種新經(jīng)濟形態(tài)，強調(diào)實體經(jīng)濟在發(fā)展過程中能夠有效利用網(wǎng)絡(luò)平臺，以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)為支撐進行改革，以實現(xiàn)自身生產(chǎn)力、創(chuàng)造力、發(fā)展力提升。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的不斷推進，人事檔案管理信息化水平大幅度提高，工作質(zhì)量與效率有效提升。但從整體層面看，仍存在一些建設(shè)與管理問題有待解決。因此，為提高人事檔案資源利用率，檔案管理部門有必要加強信息化建設(shè)，促進相關(guān)工作更好發(fā)展。

1? ? ?“互聯(lián)網(wǎng)+”時代人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1? ?信息化建設(shè)成就

人事檔案蘊含著豐富的人力資源信息，在人力資源管理、培訓(xùn)、利用上發(fā)揮著重要作用。面對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代發(fā)生的變化，事業(yè)單位在現(xiàn)代化建設(shè)中明確指出：要貫徹落實新時代習(xí)近平中國特色社會主義信息化建設(shè)精神，以全國網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作會議精神為指導(dǎo)，深化檔案管理制度改革，加強人事檔案信息化建設(shè)。通過一段時間的努力，取得了一定成就。例如：將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案;完成人事檔案信息系統(tǒng)設(shè)計與構(gòu)建;人事檔案實現(xiàn)信息化處理與利用。這在一定程度上有效提高了人事檔案管理質(zhì)量與效率，讓人事檔案信息與資料成為重要管理資源。

1.2? ?信息化建設(shè)存在的問題

目前，事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)方面仍存在諸多問題，具體體現(xiàn)在以下幾方面。①人事檔案信息利用率不高?；诮?jīng)驗歸納與總結(jié)發(fā)現(xiàn)，人事檔案信息與資料利用始終處于被動狀態(tài)，即根據(jù)工作需求運用檔案管理系統(tǒng)查找所需人事檔案資料。這在一定程度上使多數(shù)人事檔案資料處于“沉睡狀態(tài)”。2019年，某事業(yè)單位人事檔案庫存超過1 000份，但使用率僅達到7.2%。與此同時，人事檔案信息的利用主要集中在統(tǒng)計分析上，僅有小部分應(yīng)用到人事管理的決策、預(yù)測、評估工作中。②人事檔案通用性差，安全風(fēng)險高。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，人事檔案信息呈現(xiàn)出多樣化、數(shù)量化發(fā)展態(tài)勢。在人事檔案信息利用過程中，工作人員可以以檔案類型、檔案存儲時間等為檢索條件進行檔案查找、存儲、管理。但由于缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的人事檔案信息化管理標(biāo)準，各單位、各部門皆有屬于自己的檔案管理體系，在一定程度上降低了人事檔案信息共享水平。與此同時，人事檔案信息系統(tǒng)易受多種因素影響，出現(xiàn)安全風(fēng)險，導(dǎo)致信息丟失、信息失真、信息泄露、系統(tǒng)癱瘓等問題，影響人事檔案管理與利用。

2? ? ?“互聯(lián)網(wǎng)+”時代人事檔案信息化管理建設(shè)中存在問題的原因

①事業(yè)單位信息化建設(shè)過程中，缺乏對人事檔案管理信息化建設(shè)的重視，使相關(guān)應(yīng)用開發(fā)與利用存在局限性，出現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完善、檔案信息利用率低下、電子檔案承載信息不足、職工參與人事檔案管理信息化建設(shè)積極性低等現(xiàn)象。②人事檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)不明確，人事檔案信息化建設(shè)與管理存在隨意性、盲目性，出現(xiàn)人事檔案信息開放程度低，數(shù)字檔案類型、格式統(tǒng)一性差，信息化管理先進性發(fā)揮有限等現(xiàn)象，降低人事檔案資源利用率、共享性、安全性。③人事檔案信息化管理體系不完善，管理方法陳舊。例如，人事檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)機制、檔案信息化管理培訓(xùn)機制等缺乏影響人事檔案信息化管理質(zhì)量提升，使檔案信息化建設(shè)滯留在表層;大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等先進科學(xué)技術(shù)應(yīng)用不足，制約人事檔案信息化管理水平與能力提升。④認知偏差以及信息化管理能力不足。一方面，不利于檔案資源利用率提升;另一方面，制約檔案信息化建設(shè)深入發(fā)展。

3? ? ?“互聯(lián)網(wǎng)+”時代人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1? ?革新檔案管理的傳統(tǒng)理念，樹立大數(shù)據(jù)工作思維

人事檔案管理蘊含的信息資源（包括職工基本信息、職工文化水平、職工社會經(jīng)歷、職工工作情況、職工特征愛好等）對強化人事管理存在重要意義。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，人事檔案管理人員應(yīng)準確認知人事檔案信息化管理的重要性與必要性，樹立大數(shù)據(jù)思維，在實踐工作中運用大數(shù)據(jù)思維、信息化管理理念進行人事檔案資源收集、管理、存儲、利用。例如，依托云平臺技術(shù)構(gòu)建虛擬人事檔案信息管理庫，將人事檔案管理系統(tǒng)中的信息（職工年齡、性別、學(xué)歷、崗位等）與互聯(lián)網(wǎng)中的信息（信用、特長愛好、社會關(guān)系等）有機結(jié)合，構(gòu)建“個人數(shù)字檔案庫”，完善人事檔案內(nèi)容，為人事管理過程中職工教育培訓(xùn)、職工崗位調(diào)整、職工能力測評等工作提供充足的信息資源，豐富人事檔案功能。

3.2? ?精準定位信息化建設(shè)目標(biāo)，推進信息化建設(shè)進程

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，應(yīng)提高事業(yè)單位以及相關(guān)工作人員對人事檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。通過自主學(xué)習(xí)、教育宣傳、技術(shù)交流等方式，深入了解與準確認識檔案信息化管理的內(nèi)涵、特征、意義以及具體作用。在實踐操作過程中，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)已有經(jīng)驗，結(jié)合人事檔案信息化管理根本訴求以及人事檔案管理信息化建設(shè)具體要求制定目標(biāo)，為相關(guān)工作開展指明方向。在此過程中：一要將人事檔案信息化建設(shè)目標(biāo)與事業(yè)單位長期發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)相結(jié)合，圍繞“基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理制度建設(shè)、管理與發(fā)展體系建設(shè)、信息系統(tǒng)建設(shè)、管理隊伍培育”等維度進行統(tǒng)籌規(guī)劃;二要制定合理且完善的人事檔案信息化管理標(biāo)準與規(guī)范。包括檔案數(shù)據(jù)存儲標(biāo)準、檔案數(shù)據(jù)分類標(biāo)準、檔案數(shù)據(jù)檢索規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)使用要求等。使數(shù)字檔案更具規(guī)范性、科學(xué)性、合理性，為人事檔案信息集約化管理提供基礎(chǔ)支撐，促進檔案信息共享與利用;三要明確信息化管理功能，調(diào)動各部門使用檔案信息的積極性、主動性，讓檔案更具應(yīng)用價值。例如，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行人事檔案信息挖掘工作，根據(jù)職工興趣與職工行為之間存在的關(guān)聯(lián)性，制訂職工激勵方案;結(jié)合職工崗位要求、職工文化水平、職工工作能力、職工學(xué)習(xí)能力等，探尋科學(xué)有效的職工教育培訓(xùn)機制，確定崗位培訓(xùn)內(nèi)容與措施;根據(jù)職工年齡、工作情況、工作態(tài)度挖掘職工需求，為開展職工管理與思想政治工作提供決策依據(jù)等;利用人事檔案掌握近年來職工工作漲幅情況，預(yù)測職工工資變化趨勢，并在此基礎(chǔ)上，結(jié)合職工工作內(nèi)容制定任務(wù)目標(biāo)與獎懲措施，以更好調(diào)動職工工作積極性、主動性。

3.3? ?完善檔案信息化管理體系，創(chuàng)新信息化檔案管理方法

人事檔案管理信息化水平的提升需要依靠科學(xué)且完善的檔案信息化管理體系支撐。因此，有必要加強檔案信息化管理體系建設(shè)。第一，加強相關(guān)制度建設(shè)，使相關(guān)工作人員能夠在日常工作中完成紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化、數(shù)字檔案建設(shè)等工作，使績效考核系統(tǒng)、職工激勵系統(tǒng)、職工培訓(xùn)系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等與人事檔案管理系統(tǒng)相連接，達到人事檔案資源整合、檔案信息一體化管理目的。第二，制定檔案信息系統(tǒng)保護維修制度，規(guī)范人事檔案信息系統(tǒng)登錄行為、操作行為，避免人為操作錯誤引發(fā)系統(tǒng)故障，降低檔案信息使用安全性、可靠性。第三，堅持先進性、安全性、前瞻性、科學(xué)性原則，善于利用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、身份識別技術(shù)、身份認證技術(shù)，減少病毒入侵、黑客攻擊等網(wǎng)絡(luò)危險因素對系統(tǒng)的不利影響。第四，善于利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、無線通信技術(shù)進行人事檔案信息管理，提高人事檔案信息化管理所需能力，包括檔案資源的信息化處理、管理、利用、風(fēng)險、挖掘等。

3.4? ?提高檔案管理信息化能力，有效發(fā)揮資源作用

要想提升人事檔案管理質(zhì)量與效率，實現(xiàn)信息化建設(shè)作用，檔案管理部門需具備相應(yīng)的實力與能力。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，加強人事檔案管理信息化建設(shè)，需注重檔案管理信息化能力提升。在此過程中：一要根據(jù)建設(shè)要求，加大相關(guān)費用投入，在充足資金的支持下，合理配置資源，完善硬件設(shè)施、軟件設(shè)施以及配套設(shè)施;二要構(gòu)建專業(yè)化檔案信息化管理隊伍，利用教育宣傳、技能培訓(xùn)、會議探究、內(nèi)部創(chuàng)新、榜樣樹立等方法，使檔案工作人員具備豐富的信息化建設(shè)經(jīng)驗，提高他們的人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化處理能力，樹立較高的檔案管理信息化建設(shè)意識，推動人事檔案管理信息化建設(shè)專業(yè)化、創(chuàng)新

化發(fā)展。

4? ? ?結(jié) 語

人事檔案管理信息化建設(shè)是人事檔案管理順應(yīng)時代發(fā)展的客觀要求，也是面對新時期市場變化、提升人事檔案管理質(zhì)量的重要手段。因此，在掌握檔案管理信息化建設(shè)重要性的基礎(chǔ)上，檔案管理部門應(yīng)立足實際發(fā)展情況，針對問題成因，從理念、目標(biāo)、機制、方法、能力等多層面、多角度出發(fā)，落實強化對策，提高人事檔案管理信息化建設(shè)水平，為相關(guān)工作開展提供優(yōu)質(zhì)檔案管理服務(wù)。

主要參考文獻

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