張建明

【摘要】高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)活動中，直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄，對提升高校教學(xué)檔案服務(wù)水平、促進教學(xué)檔案利用具有重要意義。滿足高校師生和社會群眾日益增長的需求，需要高校檔案工作者正確認識高校教學(xué)檔案，準確把握用戶需求發(fā)展趨勢，拓寬工作思路，不斷挖掘高校教學(xué)檔案的利用價值。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案;檔案工作;高校教學(xué);教學(xué)管理

高校教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，具有重要的利用價值。隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校教學(xué)檔案也越來越受到廣泛的重視。提升高校教學(xué)檔案服務(wù)水平，需要高校檔案工作者正確認識高校教學(xué)檔案，準確把握用戶需求發(fā)展趨勢，開闊視野和思路，發(fā)揮教學(xué)檔案特色，拓寬檔案服務(wù)渠道，實現(xiàn)高校教學(xué)檔案利用價值由潛在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實價值。

一、高校教學(xué)檔案的內(nèi)容

高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)活動中，直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。教學(xué)活動包含教學(xué)管理和教學(xué)實施過程中的一系列環(huán)節(jié)，涉及教師、學(xué)生、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)設(shè)備、教學(xué)環(huán)境等眾多因素，是一種系統(tǒng)、復(fù)雜的實踐活動。高校教學(xué)活動中形成的教學(xué)檔案，種類繁多、形式多樣、內(nèi)容豐富。從原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》來看，高校教學(xué)檔案主要包括：上級教育主管機關(guān)下達的指令性與指導(dǎo)性文件、綜合性教學(xué)文件材料、課堂教學(xué)材料、教學(xué)實習(xí)與生產(chǎn)實習(xí)材料、學(xué)籍管理材料、教學(xué)計劃與方案、師資培訓(xùn)和教學(xué)總結(jié)等十七類材料。其中，指令性與指導(dǎo)性文件、綜合性教學(xué)文件、學(xué)籍管理、教學(xué)計劃與方案等材料，一般歸檔比較及時，收集比較規(guī)范、完整。而教學(xué)實習(xí)與生產(chǎn)實習(xí)、課堂教學(xué)、教學(xué)總結(jié)和研究等材料，則歸檔具有一定的主觀隨意性，往往導(dǎo)致教學(xué)檔案質(zhì)量不盡如人意。其實，檔案利用是檔案工作的最終目的。教學(xué)檔案中涉及教學(xué)活動重要環(huán)節(jié)的部分，是教學(xué)檔案的精華所在，最具有利用價值。隨著檔案工作信息化建設(shè)發(fā)展，在這部分檔案的歸檔收集上，有必要更為廣泛、更為詳盡。因為，這部分檔案既記錄了教學(xué)活動重要環(huán)節(jié)的實際情況，也反映了學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平。

二、高校教學(xué)檔案的特點

（一）專業(yè)性。高校教學(xué)檔案形成于高校教學(xué)工作。教學(xué)工作的專業(yè)性，決定了教學(xué)檔案具有較強的專業(yè)性、系統(tǒng)性和針對性。特別是高等教育是學(xué)校教育的最高層次，主要以培養(yǎng)各種高級專門人才為中心任務(wù)。因此，高校教學(xué)檔案不可避免地涉及高校所開設(shè)專業(yè)的相關(guān)知識。而且，高校教學(xué)檔案中的部分內(nèi)容，具有相當?shù)膶I(yè)理論深度和較高的學(xué)術(shù)水平。

（二）廣泛性。從高校教學(xué)檔案的來源來看，既有來自上級教育主管部門，也有的形成于本校機關(guān)，還有的產(chǎn)生于基層教學(xué)一線。教學(xué)檔案“源頭”涉及的單位和組織比較多，而且也比較分散。同時，從內(nèi)容上來看，教學(xué)檔案包含了教學(xué)規(guī)章制度、教學(xué)計劃、課程建設(shè)、課堂教學(xué)、實踐教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)總結(jié)等各方面文件材料，涉及面比較廣，基本反映了教學(xué)組織和管理活動全過程。

（三）多樣性。高校教學(xué)檔案的類型比較多，包括教學(xué)綜合類、學(xué)科建設(shè)類、教材類檔案、招生類等等。各類型的教學(xué)檔案又可以進一步劃分為各種小類材料。此外，教學(xué)檔案的載體也多種多樣、形式豐富，主要包括紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等等，而且具有不同的規(guī)格、大小和樣式。

（四）周期性。一般來說，教學(xué)活動按照一定的時間規(guī)律運作，周而復(fù)始，不斷循環(huán)。每屆學(xué)生的培養(yǎng)過程就是一個教學(xué)周期，教學(xué)活動的周期性決定了教學(xué)檔案的周期性特點。當然，不同的教學(xué)檔案，可能呈現(xiàn)出不同的周期形式。例如：上級下發(fā)的文件材料基本按照年度來劃分，而課堂教學(xué)和實踐教學(xué)形成的材料，則一般按照學(xué)期來劃分。

（五）特色性。教學(xué)檔案是教育系統(tǒng)特有的檔案，有其自身的特點和規(guī)律，反映了教育系統(tǒng)中心工作的活動情況。同時，高校教學(xué)檔案與初等、中等教育學(xué)校的檔案相比，也具有高校自身的特色。例如：高校保存有學(xué)生畢業(yè)論文和學(xué)位檔案。此外，不同高校辦學(xué)理念不同，教學(xué)檔案也會呈現(xiàn)出高校的辦學(xué)特色和亮點，充分反映出學(xué)校的重點建設(shè)成果。

三、高校教學(xué)檔案的利用價值

雖然，高校教學(xué)檔案只是檔案中的一類，但教學(xué)檔案的重要作用和價值，是其他檔案所無法取代的。目前，高校教學(xué)檔案主要被廣泛用于教學(xué)、科研、文化交流、科普教育和日常社會生活等方面。具體包括：

（一）學(xué)籍證明。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三十二條規(guī)定，高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。教學(xué)檔案真實記錄了高校學(xué)生入學(xué)情況、學(xué)習(xí)情況、畢結(jié)業(yè)和學(xué)位獲得情況，是高校檔案機構(gòu)為本校學(xué)生因升學(xué)、就業(yè)、出國深造等原因開具證明材料的主要依據(jù)。近年來，學(xué)歷學(xué)位認證已經(jīng)成為高校學(xué)生利用檔案的一種重要方式。

（二）工作查考。教學(xué)檔案中既有上級教育主管機關(guān)下達的指令性、指導(dǎo)性文件，又有本校制定的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例以及教學(xué)工作的各種統(tǒng)計材料。這些檔案信息資料是高校運行與管理的重要信息支撐。高校機關(guān)工作人員或教師，通過查考利用這部分檔案材料，便于快速熟悉學(xué)校相關(guān)工作、提高事務(wù)處理效率。

（三）編史修志。檔案是編修高校史志的基礎(chǔ)。教學(xué)檔案關(guān)于學(xué)校主要職能活動的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的原始記錄，具有權(quán)威性、可靠性、翔實性、豐富性等特征，是史志編修人員的重要參考資料。編史修志實質(zhì)上是對檔案信息的一種提煉和加工，通過轉(zhuǎn)化為不同形式的出版物，又進一步促進檔案為社會所利用。

（四）展覽宣傳。教學(xué)檔案是教育系統(tǒng)區(qū)別于其他行業(yè)的特色檔案。高校檔案機構(gòu)精心挑選相關(guān)檔案材料，根據(jù)特定需求和主題，把教學(xué)檔案通過展覽會、校慶等活動方式靈活生動地呈現(xiàn)出來，不僅充分發(fā)揮了教學(xué)檔案的獨特作用和魅力，也給更多的用戶留下深刻印象，進一步引起人們對教學(xué)檔案和檔案工作的重視。

（五）教學(xué)研究。特別是教學(xué)檔案中的教學(xué)綜合類、學(xué)科建設(shè)類、課堂教學(xué)與教學(xué)實踐類檔案，原原本本保存著各專業(yè)課程建設(shè)要求與安排、各類教學(xué)會議記錄、典型教案、課程試題庫、學(xué)生成績、實踐教學(xué)工作總結(jié)等等。這些檔案，較為系統(tǒng)、完整地反映了教學(xué)組織實施全過程。高校教師認真參考研究，結(jié)合平時授課及時進行教學(xué)反思，有利于進一步提升自身教學(xué)水平。

（六）學(xué)業(yè)參考。對于高校學(xué)生來說，教學(xué)檔案不僅具有憑證作用，還具有重要參考價值。例如，教學(xué)檔案收藏有優(yōu)秀學(xué)位論文及評審材料，一些高校學(xué)生在開題或進行畢業(yè)論文設(shè)計時，可以通過借閱往屆相關(guān)材料作為借鑒;再如，檔案機構(gòu)一般保存有近幾年的研究生入學(xué)考試試題，有意攻讀研究生的學(xué)生也可以充分利用，做好復(fù)習(xí)準備。

（七）教學(xué)實踐。檔案資源具有獨特的教育功能和效果?？梢越梃b國外一些檔案和教育機構(gòu)在檔案資源開發(fā)方面的經(jīng)驗和做法，讓檔案走進課堂，開展教學(xué)實踐項目。例如：美國國家檔案網(wǎng)站的“文獻教學(xué)”項目（DocsTeach）、澳大利亞檔案館的“虛擬閱覽室”項目（Virtual Reading Room）等等。高校通過積極尋求合作，發(fā)揮自身資源優(yōu)勢，充分利用現(xiàn)有的各種信息技術(shù)，以生動有趣的形式開發(fā)教學(xué)檔案資源，讓檔案更好地為教育服務(wù)。

（八）其他。高校教學(xué)檔案還可以用于教學(xué)質(zhì)量評估、專業(yè)學(xué)術(shù)研究、高校建設(shè)規(guī)劃等其他方面。隨著信息化技術(shù)發(fā)展和人們物質(zhì)文化需求的快速增長，高校教學(xué)檔案的潛在社會價值、文化價值甚至經(jīng)濟價值，也將進一步被挖掘。

四、促進高校教學(xué)檔案利用的對策

檔案工作的最終目的是檔案利用。新時期，高校教學(xué)檔案的利用價值，既有其為社會生活提供證據(jù)的價值，又有其重要的信息和知識價值。做好高校教學(xué)檔案工作，滿足高校師生和社會群眾日益增長的需求，必須準確把握用戶需求的發(fā)展趨勢，開闊視野和思路，高效運用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案信息資源，促進完善檔案管理，切實提升教學(xué)檔案利用服務(wù)水平。

（一）加強基礎(chǔ)建設(shè)，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。當前，我國高校正在快速推進信息化建設(shè)。高校檔案機構(gòu)要抓住高校信息化建設(shè)發(fā)展機遇，積極爭取加大經(jīng)費投入，不斷加強基礎(chǔ)建設(shè)。大力改善檔案利用環(huán)境不理想、閱檔場所設(shè)施設(shè)備不完善、檔案和檔案機構(gòu)開放性不足等不利條件。有效解決高校網(wǎng)站存在的信息資源建設(shè)滯后、網(wǎng)站制作粗糙、服務(wù)功能薄弱、維護更新緩慢等問題。此外，館藏結(jié)構(gòu)是否合理，館藏檔案質(zhì)量是否可靠，鑒定標準是否科學(xué)，最終都離不開檔案利用的檢驗。因此，高校檔案機構(gòu)要善于從檔案利用需求角度入手，不斷豐富和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。要依法強化教學(xué)檔案收集工作，確保應(yīng)歸檔的各類教學(xué)檔案及時接收入庫。對重點學(xué)科專業(yè)教學(xué)檔案的形成和管理，要加強監(jiān)督檢查。特別是教學(xué)檔案中涉及教學(xué)活動重要環(huán)節(jié)的部分，要做到及時、有效地收集與補充。

（二）完善管理體系，健全協(xié)調(diào)機制。在《檔案法》和

《高等學(xué)校檔案管理辦法》的指導(dǎo)下，建立以促進檔案利用服務(wù)為導(dǎo)向的高校檔案工作管理體系。明確高校領(lǐng)導(dǎo)者的檔案工作目標和責任，著力在具體化上下功夫，突出可操作性。同時，借助領(lǐng)導(dǎo)帶頭發(fā)揮引領(lǐng)作用和“輻射效應(yīng)”，帶動全校各職能部門和全體教職員工重視教學(xué)檔案工作。健全高校職能部門橫向協(xié)調(diào)機制，進一步理順檔案管理部門與其他職能部門在教學(xué)檔案管理中的協(xié)作關(guān)系和具體職責歸屬。抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，把教學(xué)檔案工作任務(wù)細化分解，大力引入各種現(xiàn)代化信息技術(shù)，提升高校教學(xué)檔案工作在收集、整理、鑒定、保管、編研和檢索等環(huán)節(jié)的智能化水平，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理與服務(wù)功能的“升級換代”，增強教學(xué)檔案對用戶的吸引力，為高校檔案提供利用注入新動能。

（三）建強檔案隊伍，提高服務(wù)質(zhì)量。高校檔案機構(gòu)必須以服務(wù)為先，加強高校檔案隊伍建設(shè)，重視教學(xué)檔案人員配備，建立合理的激勵機制，提高檔案人才的地位與待遇，確保教學(xué)檔案人員隊伍保持相對穩(wěn)定。積極引入大學(xué)生和年輕教師志愿者，增強和用活檔案利用服務(wù)工作人員力量。同時，優(yōu)化檔案人才管理方式，突出品德、業(yè)績和用戶滿意度等評價指標，拓寬人才評價渠道，改進人才評價方法，樹立檔案人才正確用人導(dǎo)向。加大對檔案利用服務(wù)工作人員培訓(xùn)力度，嚴格落實崗前和定期培訓(xùn)制度，完善培訓(xùn)內(nèi)容，創(chuàng)新培訓(xùn)方法，豐富培訓(xùn)手段，切實提高檔案利用服務(wù)工作人員的專業(yè)能力和服務(wù)水平。

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