寶玲利

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新、優(yōu)化，先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)在多個(gè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，其中信息技術(shù)深得行政事業(yè)單位管理人員的認(rèn)可與青睞，且在會(huì)計(jì)檔案管理中有著顯著的應(yīng)用成效，這樣，不僅提升了會(huì)計(jì)檔案管理效率，還關(guān)乎行政事業(yè)單位的正常運(yùn)行。為此，管理人員應(yīng)積極探尋信息技術(shù)在檔案管理中的引進(jìn)契機(jī)與應(yīng)用路徑，旨在促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案向電子化和智能化的方向發(fā)展。鑒于此，本文以筆者實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為切入點(diǎn)，立足于信息化視域下，探尋會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化有效管理的具體策略，以期為檔案管理人員提供有效借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化;會(huì)計(jì)檔案;電子化管理

一、完善基礎(chǔ)設(shè)備

行政事業(yè)單位管理人員在落實(shí)信息化會(huì)計(jì)檔案管理工作的過程中，需要以先進(jìn)的硬件設(shè)備為支撐，為此，應(yīng)增加資金投入、完善基礎(chǔ)設(shè)備、優(yōu)化資源配置。在此過程中，行政事業(yè)單位應(yīng)明確定自身的發(fā)展目標(biāo)，并找準(zhǔn)自身實(shí)際需求，從而找準(zhǔn)引進(jìn)信息技術(shù)，把握信息化建設(shè)的具體方向和適當(dāng)力度。一般來講，事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的要求標(biāo)準(zhǔn)要地域大型行政事業(yè)單位的，因此，中小型行政事業(yè)單位著重突出信息化檔案管理小型、簡(jiǎn)易的特征優(yōu)勢(shì)。行政事業(yè)單位內(nèi)部來推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程時(shí)，應(yīng)結(jié)合行政事業(yè)單位的運(yùn)行情況來及時(shí)做出調(diào)整，從而能夠合理控制硬件設(shè)施增設(shè)與維修。雖然提升會(huì)計(jì)檔案管理先進(jìn)性和技術(shù)性尤為重要，但是保持良好的行政事業(yè)單位盈利才是行政事業(yè)單位發(fā)展的第一要素，因此，在開展信息化檔案建設(shè)過程中保持經(jīng)濟(jì)效益發(fā)展是第一原則。

二、注重思想建設(shè)

行政事業(yè)單位應(yīng)充分意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)能力、技術(shù)水平以及職業(yè)素養(yǎng)對(duì)信息化檔案管理成效的重要性，為此，行政事業(yè)單位應(yīng)定期組織管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，并依據(jù)管理需求和發(fā)展方向采取新穎且有效的培訓(xùn)手段。在此過程中，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)著重引導(dǎo)管理人員的思想認(rèn)知，使其能夠以積極的態(tài)度接納先進(jìn)技術(shù)，以此來激發(fā)他們參與信息化檔案管理建設(shè)工作的內(nèi)需與動(dòng)力，從而能夠取得顯著的管理成效。行政事業(yè)單位管理者還應(yīng)組織檔案管理人員開展團(tuán)建活動(dòng)，以此來激發(fā)他們的行政事業(yè)單位歸屬感和崗位責(zé)任感，以此來降低人才流失率，節(jié)約人力成本。

三、加強(qiáng)合作力度

為進(jìn)一步推進(jìn)信息化會(huì)計(jì)檔案建設(shè)進(jìn)程，行政事業(yè)單位還應(yīng)與其他地方行政事業(yè)單位開展業(yè)務(wù)合作或技術(shù)交流，并在合作過程中，協(xié)同開展數(shù)字化建設(shè)工作，行政事業(yè)單位間能夠借鑒彼此的先進(jìn)技術(shù)與豐富經(jīng)驗(yàn)，最終能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)驗(yàn)互補(bǔ)、技術(shù)互補(bǔ)，最終實(shí)現(xiàn)互惠互利的同時(shí)，契合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。行政事業(yè)單位還應(yīng)鼓勵(lì)不同部門之間展開合作與交流，比如在進(jìn)行系統(tǒng)適配時(shí)，可以采用互相兼容的系統(tǒng)，也為不同行政事業(yè)單位間進(jìn)行信息化檔案管理提供交流平臺(tái)。除此之外，在正式落實(shí)會(huì)計(jì)檔案電子化管理之余，行政事業(yè)單位還可以以會(huì)計(jì)檔案管理為切入點(diǎn)，深化行政事業(yè)單位間合作深入、延伸合作范疇，最終能夠進(jìn)一步充實(shí)數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)行政事業(yè)單位的持續(xù)性發(fā)展。

四、完善管理機(jī)制

與傳統(tǒng)模式下的檔案管理機(jī)制相比，數(shù)字化檔案管理較具有一定的先進(jìn)性和技術(shù)性，與一些行政事業(yè)單位管理人員是比較陌生的，因此，在管理人員在進(jìn)行數(shù)字化操作的過程中容易出現(xiàn)各種失誤。為此，行政事業(yè)單位有必要建立管理制度、明確操作流程，以此來有效約束管理人員的行為操作，減少犯錯(cuò)頻率。除此之外，行政事業(yè)單位管理會(huì)計(jì)檔案管理人員還應(yīng)在工作過程中，及時(shí)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，為調(diào)整工作制度提供有效參考意見，從而能夠進(jìn)一步提升管理制度的合理性、有效性。

五、強(qiáng)化安全建設(shè)

現(xiàn)階段，電子檔案的構(gòu)建與完善多是依托于信息技術(shù)完成的，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的安全性也多是依賴于網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。但是各種各樣的網(wǎng)絡(luò)病毒都對(duì)電子檔案的安全性造成了威脅，使得單子檔案存在各種潛在風(fēng)險(xiǎn)，因此，行政事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化行政事業(yè)單位計(jì)算機(jī)安全建設(shè)力度，及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份處理，并將備份文件進(jìn)行安全存儲(chǔ)。此外，還應(yīng)提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，行政事業(yè)單位可以聘請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)人員或安全專家進(jìn)企成立網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)部門，對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和維修。針對(duì)中小型行政事業(yè)單位而言，若是資金不足，可以對(duì)通過購入升級(jí)軟件或殺毒軟件來維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，或者，還可以在使用電子化檔案管理的同時(shí)，保留紙質(zhì)檔案，以此來增強(qiáng)檔案的安全性。

六、結(jié)語

總而言之，為適應(yīng)現(xiàn)代化行政事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)立足于信息化視域下，探尋實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的有效途徑，比如可以完善基礎(chǔ)設(shè)備、注重思想建設(shè)、加強(qiáng)合作力度、完善管理體系、強(qiáng)化安全建設(shè)，以此來提升會(huì)計(jì)檔案管理效率的同時(shí)，能夠保持行政事業(yè)單位正常盈利，換言之，檔案管理人員需探尋能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位帶來經(jīng)濟(jì)效益的改革路徑，最終促進(jìn)行政事業(yè)單位可持續(xù)性發(fā)展。