林宇

基層衛(wèi)生防疫部門主要是開展當(dāng)?shù)氐募膊☆A(yù)防與控制、衛(wèi)生監(jiān)測與檢驗(yàn)、健康教育與促進(jìn)、技術(shù)指導(dǎo)與應(yīng)用研究等工作。因此，會(huì)形成較多的檔案材料。這些檔案材料，種類繁多、數(shù)量巨大，給檔案管理工作帶來較大的難度。實(shí)施衛(wèi)生防疫檔案分級(jí)管理，能夠進(jìn)一步規(guī)范檔案的分類、收集、整理與存儲(chǔ)等工作，細(xì)化了檔案管理的責(zé)任，以使檔案資料在各環(huán)節(jié)中都有專人負(fù)責(zé)，從而達(dá)到衛(wèi)生防疫檔案的規(guī)范化管理。本文主要從檔案分級(jí)管理的重要性出發(fā)，以福鼎市疾病預(yù)防控制中心為案例，對(duì)衛(wèi)生防疫部門檔案分級(jí)管理的內(nèi)容進(jìn)行了分析，以供參考。

在基層衛(wèi)生防疫工作中，檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，有效開展檔案資料的管理，能夠?qū)崿F(xiàn)有關(guān)數(shù)據(jù)信息的充分利用，進(jìn)而達(dá)到為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目的。在新時(shí)期，我國的基層衛(wèi)生防疫工作獲得了較大的成效，關(guān)于檔案資料管理也建立了基礎(chǔ)的管理體系，通過分級(jí)管理方式進(jìn)行檔案資料管理，為基層衛(wèi)生防疫工作做好了信息服務(wù)，推動(dòng)基層衛(wèi)生防疫部門健康持續(xù)發(fā)展。

福鼎市疾病預(yù)防控制中心前身為福鼎市衛(wèi)生防疫站，截至2020年9月30日，核編53人，內(nèi)設(shè)辦公室、財(cái)務(wù)科、防疫與免疫規(guī)劃科、健康教育與促進(jìn)科、衛(wèi)生監(jiān)測科、檢驗(yàn)科、結(jié)核病與慢病防治科、質(zhì)量控制科、職業(yè)衛(wèi)生科等9個(gè)科室。主要是以疾病預(yù)防與控制工作為中心，遵循“預(yù)防為主”方針，應(yīng)用預(yù)防醫(yī)學(xué)理論與技術(shù)管理以及技術(shù)服務(wù)職能，開展各類疾病預(yù)防控制工作的單位，是免疫規(guī)劃、食品安全、職業(yè)安全、健康生活方式、放射衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、地方病、慢性病與嚴(yán)重精神障礙信息管理等各項(xiàng)公共衛(wèi)生工作的專業(yè)機(jī)構(gòu)，是政府衛(wèi)生行政部門防病滅病參謀和衛(wèi)生防病業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)中心。業(yè)務(wù)所涉及的信息種類較為繁雜，尤其是在國家新冠疫情防控過程中，疾控中心的干部職工積極開展流行病學(xué)調(diào)查、密切接觸者追蹤和管理、環(huán)境消殺、標(biāo)本采集與檢驗(yàn)、疫情監(jiān)測與報(bào)告、培訓(xùn)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)、健康教育與宣傳等多項(xiàng)工作，這些都會(huì)產(chǎn)生較多的檔案資料，其中有很多檔案信息具有較高的參考價(jià)值，需要采取合理的方式進(jìn)行檔案資料管理。

可以使工作水平得到整體提升

基層衛(wèi)生防疫單位在日常開展工作中，會(huì)產(chǎn)生較多的檔案資料，都是對(duì)相關(guān)工作的真實(shí)完整記錄，有很多的檔案信息具有較高的參考價(jià)值。所以，對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的管理，可以保證其充分地發(fā)揮作用，為衛(wèi)生防疫工作提供有效的幫助。實(shí)施分級(jí)管理，可以使檔案資料的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等流程更加細(xì)化，為日常衛(wèi)生防疫工作的創(chuàng)新提供支持，同時(shí)能夠保證檔案資料歸檔的時(shí)效性，從整體上提高衛(wèi)生防疫單位的工作水平。

可以使日常防疫工作高效開展

在新的發(fā)展環(huán)境下，為了能夠保證日常的衛(wèi)生防疫工作能夠穩(wěn)步高效的開展，就需要對(duì)相應(yīng)的管理工作進(jìn)行優(yōu)化。其中非常重要的一點(diǎn)就是對(duì)檔案資料的管理，實(shí)施分級(jí)管理方式，能夠使工作人員更好地利用檔案信息，對(duì)其中有價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘，進(jìn)而為業(yè)務(wù)工作的開展提供可靠的支持。在分級(jí)管理模式下，工作人員可以依照業(yè)務(wù)工作的實(shí)際內(nèi)容快速精準(zhǔn)地找到有關(guān)檔案資料，提高了檔案資料的使用率，推動(dòng)衛(wèi)生防疫工作高效進(jìn)行。

能夠確保衛(wèi)生防疫檔案的完整性

保證檔案資料的完整性才能夠充分發(fā)揮其價(jià)值。在衛(wèi)生防疫檔案資料的管理中，實(shí)施分級(jí)管理方式，能夠使各類檔案資料的接收、分類、存儲(chǔ)等得到進(jìn)一步細(xì)化，從而使得實(shí)際工作開展中，工作人員可以清晰地知道有關(guān)資料、文件應(yīng)該歸到哪一級(jí)進(jìn)行存儲(chǔ)管理，保證了各類檔案資料的完整及時(shí)歸檔。不同級(jí)的檔案管理部門，雖然相互獨(dú)立，但是也能夠進(jìn)行有效溝通，為檔案信息的傳遞和核對(duì)提供便利。

建立完善的檔案分級(jí)管理各項(xiàng)制度

對(duì)基層衛(wèi)生防疫單位的檔案資料進(jìn)行分級(jí)管理時(shí)，需要有完善的管理制度作為指導(dǎo)，這樣各項(xiàng)工作的開展才會(huì)更加有序。因此，衛(wèi)生防疫單位需要從工作的實(shí)際需求出發(fā)，完善建立各項(xiàng)分級(jí)管理制度，為檔案管理帶來更規(guī)范、細(xì)致的制度規(guī)定，這樣不同級(jí)檔案管理工作都能夠在相應(yīng)的管理制度下有序協(xié)同開展。具體來講，首先，需要對(duì)各個(gè)科室的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行深入的了解，建立業(yè)務(wù)檔案歸檔制度。同時(shí)，依照衛(wèi)計(jì)委有關(guān)衛(wèi)生防疫的工作規(guī)范規(guī)定各類業(yè)務(wù)所形成的檔案資料范圍，并且經(jīng)過協(xié)商，明確各級(jí)檔案歸檔范圍。另外，對(duì)各科室業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，保證檔案整體分級(jí)管理的規(guī)范統(tǒng)一性，可以通過區(qū)別卷皮來辨別不同級(jí)的檔案資料。再者，對(duì)各級(jí)檔案資料的保管和使用制度進(jìn)行明確規(guī)定，確保整體檔案資料管理有序進(jìn)行。

加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，明確劃分管理責(zé)任，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化分級(jí)管理

實(shí)施分級(jí)管理主要是為了進(jìn)一步細(xì)化衛(wèi)生防疫單位檔案管理工作，而責(zé)任的明確劃分，可以實(shí)現(xiàn)各級(jí)檔案資料管理的有效銜接，確?；鶎有l(wèi)生防疫單位各業(yè)務(wù)檔案得到更加全面的管理。對(duì)不同級(jí)責(zé)任進(jìn)行劃分時(shí)，需要針對(duì)檔案的接收范圍細(xì)化責(zé)任，同時(shí)，針對(duì)各級(jí)檔案管理部門，需要將責(zé)任劃分到個(gè)人，確保各檔案管理人員都能夠明確所負(fù)責(zé)的工作。另外，構(gòu)建完善的分級(jí)檔案管理責(zé)任機(jī)制，保證各級(jí)檔案資料管理的完善性。再者，對(duì)檔案管理需要加強(qiáng)人才建設(shè)，注重有效提升檔案工作人員的綜合素養(yǎng)，保證各級(jí)工作人員具有較強(qiáng)的專業(yè)性，并且具備責(zé)任心、細(xì)心等良好的職業(yè)道德，這樣衛(wèi)生防疫檔案資料的分級(jí)管理才會(huì)逐步規(guī)范化。

做好檔案資料的收集整理

實(shí)施檔案資料的分級(jí)管理，其中一項(xiàng)十分重要的工作就是檔案資料的收集整理，對(duì)單位日常的收發(fā)文件進(jìn)行收集和整理，尤其是對(duì)非紅頭文件和材料的收集。在實(shí)際的檔案資料收集中，包含對(duì)會(huì)議記錄、合同、名冊(cè)、疫苗出入庫等資料的收集。同時(shí)對(duì)日常的文件要進(jìn)行及時(shí)拆封、登記和分發(fā)，然后定期進(jìn)行收回，將單位的各項(xiàng)文書檔案資料進(jìn)行完整收集，確保檔案資料的歸檔工作順利有序進(jìn)行。筆者在工作實(shí)踐中參與了2019年至2021年各科室文書檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、入庫工作，注重對(duì)疫情防控檔案資料的收集整理工作，收集整理了大量的檔案資料。

注重檔案資料的安全保管

在檔案的分級(jí)管理中，紙質(zhì)版資料的保存工作也是非常重要的環(huán)節(jié)。經(jīng)過分級(jí)收集和整理后，檔案需要進(jìn)行安全保管，管理的目標(biāo)：其一，保持檔案的存放有序性；其二，保持檔案文件的理化性，使其存放和使用過程中盡可能地減少損害，保證檔案資料的完整性。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)，就需要做好檔案室的日常管理。其中，重點(diǎn)要進(jìn)行防火、防蟲、防水、防潮處理。對(duì)防火器材進(jìn)行定期檢查，并在室內(nèi)配備濕度計(jì)和溫度計(jì)，設(shè)置明顯的禁煙、禁明火標(biāo)志，定期投放滅蟲鼠藥，同時(shí)在日常管理工作中對(duì)檔案的保管情況做好記錄。

借助信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案的充分檢索利用

在檔案信息管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用逐漸廣泛，分級(jí)管理方式和信息化手段的結(jié)合，較好的提升了分級(jí)管理的水平。衛(wèi)生防疫單位不同級(jí)檔案管理部門之間建立檔案信息管理系統(tǒng)，可以進(jìn)一步規(guī)范檔案收集、保管以及借閱流程。并且，檔案資料可以進(jìn)行定期備份，保證了信息的安全性。另外，不同級(jí)檔案管理部門之間通過信息管理平臺(tái)，可以進(jìn)行有效的溝通。有關(guān)衛(wèi)生防疫的資料在進(jìn)行傳遞和校對(duì)時(shí)，更加方便，對(duì)檔案信息也能很好的利用，這樣檔案信息可以最大化的發(fā)揮價(jià)值。借助信息化手段，對(duì)衛(wèi)生防疫檔案進(jìn)行自動(dòng)分類，利用關(guān)鍵詞提取的方式，可以快速精準(zhǔn)的判斷檔案資料屬于哪一級(jí)，保證分類的正確性。再者，通過對(duì)不同級(jí)檔案資料的整合，完善建立檢索系統(tǒng)，以便更好地為使用者提供服務(wù)。通過分級(jí)管理和信息技術(shù)的結(jié)合，滿足了單位同事、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息的使用需求，能夠?yàn)槠溆行ШY選檔案信息，主動(dòng)提供有關(guān)資料，單位目前年均查閱利用60人次，利用卷次達(dá)到80卷以上。并且通過檢索利用檔案材料，筆者參與了2019年-2020年《福鼎年鑒》疾病預(yù)防與控制部分的編寫。

總而言之，在如今的發(fā)展環(huán)境下，基層衛(wèi)生防疫單位的工作面臨的壓力和挑戰(zhàn)逐漸加大，檔案管理工作需要找到合理的管理方式，通過分級(jí)管理模式的應(yīng)用，對(duì)各類業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行細(xì)化管理，可以更好地提升衛(wèi)生防疫單位的檔案管理水平。

（福鼎市疾病預(yù)防控制中心）

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