陳涵欣

（南平武夷新區(qū)投資開發(fā)集團(tuán)有限公司，福建 南平 354200）

文書檔案，公文，紀(jì)要，合同和人事檔案的管理是影響辦公室工作質(zhì)量的基礎(chǔ)性因素。在多部門的工程檔案同時(shí)需要統(tǒng)計(jì)的情況下，構(gòu)建專門檔案室已經(jīng)成為一些部門工作的重點(diǎn)。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理優(yōu)化策略

1.1 文書檔案管理團(tuán)隊(duì)的組建水平較差

現(xiàn)有的一些辦公室文書檔案管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，公文、合同和紀(jì)要等因素全部被作為檔案資源加以對(duì)待，財(cái)務(wù)和人事等利益關(guān)聯(lián)較為復(fù)雜的業(yè)務(wù)，也受到檔案管理工作的較大影響。但是，一些文書檔案管理團(tuán)隊(duì)的組織建設(shè)工作依然沿用傳統(tǒng)的模式加以設(shè)計(jì)，簡(jiǎn)單地將文書檔案的嚴(yán)格歸類和妥善保存作為工作目標(biāo)，缺乏對(duì)新時(shí)期檔案資源調(diào)取需求的有效研究，無法為文書檔案管理工作滿足辦公室工作需要提供幫助。部分文書檔案管理團(tuán)隊(duì)在組織建設(shè)過程中，對(duì)于一線工作人員的綜合素質(zhì)缺乏精準(zhǔn)考察，未能從思想意識(shí)和工作操作能力的角度出發(fā)，對(duì)文書檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的組織建設(shè)質(zhì)量進(jìn)行科學(xué)總結(jié)，導(dǎo)致招聘等工作無法得到高水平的組織設(shè)計(jì)，難以在高素質(zhì)人才的選拔方面取得進(jìn)展，最終導(dǎo)致文書檔案管理團(tuán)隊(duì)難以得到優(yōu)化組建。

1.2 文書檔案管理工作模式的創(chuàng)新存在不足

目前，一些文書檔案歸檔管理工作者缺乏對(duì)檔案信息變化情況的總結(jié)，沒有從信息交互共享和信息儲(chǔ)存載體等基礎(chǔ)層面出發(fā)，制定文書檔案管理模式的具體創(chuàng)新策略，導(dǎo)致檔案文書采集管理的相關(guān)舉措無法具備足夠的規(guī)范性，也使得檔案資源的歸檔方式無法實(shí)現(xiàn)高水平的創(chuàng)新。一些文書檔案管理工作模式在制定過程中，缺乏對(duì)檔案管理制度規(guī)范設(shè)計(jì)情況的有效研究，缺乏對(duì)檔案管理工作框架構(gòu)成情況的考察，未能結(jié)合辦公室之中的信息資源價(jià)值情況，制定信息存儲(chǔ)形式的創(chuàng)新策略，無法為文書檔案歸檔方式的創(chuàng)新提供必要支持，也使得檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)無法得到進(jìn)一步的調(diào)整優(yōu)化。部分文書檔案管理模式在創(chuàng)新探索過程中，缺乏對(duì)制度框架設(shè)定情況的有效研究，沒有對(duì)辦公室之中不同類型的信息資源進(jìn)行準(zhǔn)確的價(jià)值判斷，導(dǎo)致檔案信息的存儲(chǔ)形式無法得到調(diào)整，難以在檔案歸檔方式創(chuàng)新方面取得進(jìn)展，也使得檔案管理標(biāo)準(zhǔn)無法獲得高質(zhì)量創(chuàng)新。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔工作的改進(jìn)策略

2.1 提升文書檔案管理團(tuán)隊(duì)的組建水平

辦公室文書檔案管理團(tuán)隊(duì)在優(yōu)化組建的過程中，一定要對(duì)文書檔案管理的主要內(nèi)容加以總結(jié)，從會(huì)議紀(jì)要、合同以及公文等多方面出發(fā)，對(duì)當(dāng)前文書檔案管理工作的主要內(nèi)容加以分析，使檔案管理團(tuán)隊(duì)在優(yōu)化組建的過程中，可以保證自身工作具備足夠的針對(duì)性。要對(duì)財(cái)務(wù)檔案和人事檔案相關(guān)的利益因素進(jìn)行總結(jié)，使文書檔案管理團(tuán)隊(duì)在履行主要工作過程中可能受到的影響得到明確，為不同類型檔案資源的有效歸檔提供幫助，并為專業(yè)化檔案室的組建提供有利支持。要針對(duì)當(dāng)前文書檔案管理團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行考察，并從優(yōu)化人才供給的角度出發(fā)，對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的招聘工作進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)，充分結(jié)合崗位需求處理關(guān)鍵崗位的人才選拔策略，以此滿足辦公室文書檔案管理方法的創(chuàng)新需要。招聘工作的改革需要將文書檔案管理內(nèi)容的構(gòu)成情況作為主要考察因素，嚴(yán)格按照公平原則，對(duì)具備文書檔案管理能力的人才加以選拔，使人才可以獲得合適的崗位，并使其專業(yè)化知識(shí)可以得到更加有效的應(yīng)用。文書檔案管理團(tuán)隊(duì)在具體組建過程中，還需要對(duì)客觀輔助性因素進(jìn)行總結(jié)，以便復(fù)雜的文書檔案管理工作所需硬件資源得到及時(shí)供給。

2.2 提升文書檔案管理工作模式的創(chuàng)新水平

辦公室文書檔案管理人員一定要結(jié)合檔案內(nèi)容形式的變化情況，制定檔案管理模式的具體調(diào)整方案，尤其要對(duì)信息資源的交互傳播特征加以考察，并保證信息載體變化所帶來的各方面影響得到明確，為檔案文書管理方式的規(guī)范化調(diào)整創(chuàng)造有利條件。要加強(qiáng)對(duì)檔案文書采集和歸檔需求的考察，尤其要對(duì)文書檔案管理制度的設(shè)計(jì)理念進(jìn)行深入分析，使文書檔案管理模式的設(shè)計(jì)可以具備更高的規(guī)范性，并保證文書檔案信息資源的價(jià)值能夠借此得到科學(xué)判斷。要加強(qiáng)對(duì)信息資源存儲(chǔ)形式特征的關(guān)注，尤其要對(duì)文書檔案的歸檔方式進(jìn)行有效的創(chuàng)新，并保證歸檔管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)可以得到充分調(diào)整，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案之中諸多信息資料價(jià)值的完整開發(fā)。文書檔案管理工作模式的創(chuàng)新必須始終將維護(hù)檔案資料質(zhì)量作為主要關(guān)注的問題，尤其要對(duì)文書檔案收集和整理工作基礎(chǔ)條件的變化情況進(jìn)行完整研究，使文書檔案信息收集和整理模式可以得到有效的調(diào)整，以此滿足工作模式的創(chuàng)新需要。辦公室文書檔案管理人員還需要加強(qiáng)對(duì)各部門的信息溝通，使文書檔案的信息可以全面的涵蓋各個(gè)項(xiàng)目，并保證信息資料可以具備足夠的真實(shí)性。

2.3 專門檔案室的籌劃建設(shè)存在不足

部分單位雖然對(duì)文書檔案管理工作的價(jià)值具備一定的認(rèn)識(shí)，但在籌劃建設(shè)專門檔案室的過程中，缺乏對(duì)檔案管理制度及流程特點(diǎn)的研究，缺乏對(duì)文書檔案內(nèi)容和形式特征的考察分析，導(dǎo)致檔案室的建設(shè)未能帶動(dòng)文書檔案管理方式的創(chuàng)新，也使得文書檔案長期以單一文字形式存在，無法有效地提升檔案內(nèi)容豐富程度。一些專門檔案室在建設(shè)工作缺乏對(duì)文書檔案管理流程的有效創(chuàng)新，沒有結(jié)合文書檔案的調(diào)取應(yīng)用需要，對(duì)不同類型的文書檔案進(jìn)行合理存儲(chǔ)，導(dǎo)致文書檔案的應(yīng)用價(jià)值無法得到充分開發(fā)。一些專門檔案室的建設(shè)工作缺乏對(duì)文書檔案收集和交接細(xì)節(jié)的重視，未能對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理流程進(jìn)行創(chuàng)新處置，導(dǎo)致影響文書檔案管理質(zhì)量的各類資源無法得到科學(xué)整合，難以體現(xiàn)出專門檔案室的突出優(yōu)勢(shì)。

2.4 提升專門檔案室的籌劃建設(shè)質(zhì)量

專門檔案室在籌劃建設(shè)的過程中，要對(duì)檔案情況匯總信息的重視和研究，并以此作為專門檔案室工作內(nèi)容的設(shè)計(jì)依據(jù)，保證文書檔案管理的流程和制度可以借此得到高水平的創(chuàng)新，進(jìn)而滿足不同形式檔案資源的優(yōu)化配置需要。專門檔案室的工作需要結(jié)合對(duì)公司各部門檔案資源的數(shù)量加以總結(jié)，并對(duì)影響檔案存儲(chǔ)效果的各類硬件設(shè)置進(jìn)行合理布置，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案情況匯總信息的高質(zhì)量掌握，為網(wǎng)絡(luò)信息傳遞方案的調(diào)整優(yōu)化提供有利支持。辦公室文書檔案管理方法的創(chuàng)新還需要對(duì)各部門的檔案信息需求加以分析，結(jié)合各部門所擁有的文書檔案數(shù)量，制定符合文書檔案內(nèi)容和形式創(chuàng)新需求的具體策略，以便檔案的收集與交接工作可以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量創(chuàng)新。

3 結(jié)論

文書檔案的收集和歸檔工作直接影響著辦公室管理工作質(zhì)量。因此，對(duì)辦公室的文書檔案收集和歸檔工作存在的不足加以研究，并制定符合辦公室工作特征的改進(jìn)策略，對(duì)提升辦公室檔案管理工作的綜合水平，具有十分重要的意義。