林杰平

（深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 深圳 518055）

文書檔案，顧名思義就是將信息與資料以專業(yè)化的方式進行保存的過程，而在當前檔案工作的改革探究過程之中，檔案管理的優(yōu)勢逐漸凸顯出來，這說明檔案相對于紙質(zhì)檔案而言，具有存儲性更強，更易保存的特點，這說明隨著信息化與技術(shù)的進步，檔案管理的專業(yè)化程度在日趨提升，但鑒于國家政府部門對于檔案的認識并不到位，因此就會出現(xiàn)諸多的問題，因此本文立足于當前檔案中面臨的種種問題，就應(yīng)該對其的優(yōu)勢與劣勢進行深入的分析與仔細地研究，本文立足于與檔案工作的改革探究，分析了檔案的使用人群以及使用范圍，提出檔案管理的優(yōu)化策略。隨著新媒體時代的來臨，數(shù)據(jù)也被視作為一種全新的生產(chǎn)力與創(chuàng)新力。在此時代背景下，傳統(tǒng)檔案也應(yīng)當向檔案方向發(fā)展，積極推進檔案的可持續(xù)化建設(shè)工作，才能順應(yīng)新媒體時代及未來檔案館的發(fā)展趨勢?；诖?，文章將主要針對高校辦公室檔案工作改革探究的新思路。

1 高校文書檔案管理中存在的問題

1）領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，對檔案工作認識不足。在高校辦公室的檔案的社會調(diào)查的研究過程之中，我們發(fā)現(xiàn)當前出現(xiàn)大部分數(shù)量的高校辦公室對于自身的盈利情況太過重視，那么就會在一定程度上忽視了檔案管理標準化的重要性，從這一點說明當前在資料管理的過程之中，大部分醫(yī)生以及工作人員對檔案資料管理的過程之中，始終都存在著一種誤解，從而就會導(dǎo)致出當前高校辦公室管理的過程之中，并沒有辦法實現(xiàn)高效化的高校辦公室的檔案的高效化的管理。由此可見，當前的檔案意識淡薄，對檔案工作認識不足就會成為當前高校辦公室檔案管理中存在的主要問題之一。

2）檔案管理制度的不健全。這一點主要在于當前國家的檔案管理中存在現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備水平的層次較低的情況，這一點主要是因為當前大多數(shù)的高校辦公室并沒有使用模擬存儲技術(shù)，從這一點充分說明當前的檔案管理并未真正實現(xiàn)可持續(xù)化以及科學(xué)化的管理，由此可見，檔案技術(shù)設(shè)備尚未實現(xiàn)可持續(xù)化以及科學(xué)化的管理逐漸成為檔案管理過程之中的重要問題。

3）檔案管理人員素質(zhì)不高。對于檔案處理的工作專業(yè)性的要求究竟如何，在通過對相關(guān)資料的查詢之后，我們能夠了解到當前的檔案處理工作具有一定的難度性以及技巧性，管理人員綜合素養(yǎng)在一定程度上會干擾到高校辦公室的檔案工作的改革探究工作，而且大部分的高校辦公室對于檔案管理人員并沒有安排關(guān)于檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)，從而就會導(dǎo)致檔案工作的改革探究人員只是對檔案工作的改革探究工作一知半解，從而就會導(dǎo)致檔案工作的改革探究過程之中出現(xiàn)一定的問題。

4）管理方式落后。信息系統(tǒng)的長期保存功能設(shè)計不完善，檔案長期保存需要依賴于功能完善的信息系統(tǒng)，目前一些高校辦公室檔案部門從市場上直接購買“標準化”的檔案管理軟件產(chǎn)品，有些軟件產(chǎn)品在封裝、遷移等功能設(shè)計上存在缺陷，不具備長期保存的系統(tǒng)或模塊并且沒有建設(shè)計劃，大部分高校辦公室的檔案管理部門對檔案工作的總體認識就是“收進來、管起來、能利用”，忽視了長期保存的重要性，甚至有工作人員表示“那是他退休以后的事情”。由于缺乏長期保存意識，導(dǎo)致相應(yīng)管理制度缺失，將會影響技術(shù)策略的有效落實。

2 高等學(xué)校檔案工作應(yīng)采取的措施

1）強化檔案意識。為實現(xiàn)高校辦公室的工作人員對檔案的借閱，實現(xiàn)宣傳成本的最小化，在新媒體等技術(shù)條件的支持下，高校辦公室可將檔案進行分層化的處理，首先將一部分不可還原的檔案，刻制成圖像光盤，并將刻成光盤的資料以及檔案送往各個科室，供高校辦公室科室能夠查閱以及瀏覽。并且將這一資料進行各部門以及各科室的聯(lián)網(wǎng)，定期實現(xiàn)成果的分享，組織開展各部門的專家會議，借助現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)充分展現(xiàn)檔案管理過程之中的各項成果，充分展現(xiàn)檔案管理工作的意義與作用。端正高等學(xué)校檔案工作的責(zé)任認識，高等學(xué)校負責(zé)檔案管理工作的人員，需要明確自己的崗位職責(zé)，這樣就能夠在檔案管理的工作過程之中，不斷強化自身的檔案管理的意識，將檔案管理工作做到位。

2）建立健全檔案管理制度。高校辦公室需要不斷的制定檔案管理的規(guī)定與管理制度。為實現(xiàn)高校辦公室檔案的可持續(xù)化管理，充分結(jié)合當前各大高校辦公室的檔案的具體情況，高校辦公室應(yīng)充分高校辦公室自身制定并完善相關(guān)管理制度的難度與阻力，結(jié)合當前完善檔案管理制度的優(yōu)勢，從而建立健全檔案管理的各項制度。

3）科學(xué)建設(shè)管庫。新媒體環(huán)境下，各大高校辦公室需要不斷的強化文書檔案的傳播。新媒體環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)正在走進諸多企業(yè)與各個部門之中，高校辦公室也不例外，而在檔案的傳播過程之中，高校辦公室借助科學(xué)建設(shè)管庫進行檔案管理，可為各個部門之中提供就能夠快速提取有用信息的渠道，而且在高校辦公室的官方網(wǎng)頁之中，需要對門戶網(wǎng)站的網(wǎng)頁欄目以及咨詢。

4）堅持依法治檔。《檔案法》以及相關(guān)的條例辦法都對檔案工作提出了原則性要求，這是檔案工作應(yīng)遵守的準則。但是，社會在不斷變化，檔案的法治建設(shè)也應(yīng)進一步更新，完善。

5）提高高校檔案工作人員素質(zhì)。提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，是當前檔案管理過程之中的最為關(guān)鍵的舉措之一。綜合素養(yǎng)較強的檔案管理人員可以為今后的檔案工作的改革探究工作中提供人力資源的保障以及人力資源的支持，提升高校辦公室的人力資源的水平。

6）進一步加強規(guī)范，完善管理體制和工作機制。對檔案的使用材料、保管方法、儲存位置進行明確的說明，并將說明進行書面性的呈現(xiàn)，就能夠強化高校辦公室職工以及工作人員，不斷加強對檔案管理的質(zhì)量管控，嚴格規(guī)范檔案工作的改革探究操作流程，加強對相關(guān)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，就能夠不斷地提升高校辦公室的檔案管理的水平，進一步加強規(guī)范，完善管理體制和工作機制。

3 結(jié)語

加強高校辦公室檔案的開發(fā)利用。為充分展現(xiàn)高校辦公室檔案工作的價值與作用，更好地為高校辦公室提供服務(wù)，應(yīng)加強高校辦公室檔案管理的開發(fā)與利用。本文首先分析在新媒體環(huán)境下，高校辦公室的檔案工作可持續(xù)化中存在的主要問題，認為當前的問題主要集中在以下的四個方面，分別為領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄、對檔案工作認識不足、檔案管理制度的不健全、檔案管理人員的素質(zhì)不高、管理方式落后，并得出相應(yīng)的對策，對策從以下的方面展開，分別為強化檔案意識、建立健全檔案管理制度、科學(xué)建設(shè)管庫、堅持依法治檔、提高高校檔案工作人員的素質(zhì)、進一步加強規(guī)范，完善管理體制和工作機制。