安宗強(qiáng)

（銅仁幼兒師范高等?？茖W(xué)校，貴州 銅仁 554300）

高校辦公室檔案管理人員工作效率的提升，一直是高校管理人員重視的問題。在高校的檔案工作中，需要檔案管理人員擁有耐心、細(xì)心、責(zé)任心，因?yàn)闄n案的內(nèi)容關(guān)乎每一位學(xué)生未來的發(fā)展。但是在高校中，檔案管理人員的工作內(nèi)容是繁瑣且復(fù)雜的，每一位學(xué)生、每一位教師的檔案內(nèi)容都是不同的，不允許在檔案中出現(xiàn)任何差錯(cuò)，因此文書檔案管理人員的壓力是巨大的，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)會在壓力中提高自身的工作效率，提升該校的工作水平。

1 高校辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀

在多數(shù)家長和教師的眼中，高校辦公室檔案管理的工作人員是最為輕松的，因?yàn)榧议L和教師認(rèn)為，文書檔案管理的人員既沒有教學(xué)任務(wù)和班級管理的壓力，又可以同高校的所有教師人員一樣享受所有的假期，包括寒暑假。但是高校的檔案管理人員的工作的確是那么輕松么？其實(shí)文書檔案管理人員的工作壓力只是沒有人看見，在炎熱的夏天文書檔案管理人員還要在辦公室內(nèi)仔細(xì)的審查檔案的內(nèi)容有沒有出錯(cuò)，并且還需要隨時(shí)執(zhí)行上級所下達(dá)的檔案管理方針，根據(jù)有關(guān)的規(guī)定和政策執(zhí)行新的檔案管理方案。在文書檔案工作中，需要人員十分專注于自己的工作，因?yàn)闄n案管理的內(nèi)容不允許出現(xiàn)一點(diǎn)紕漏，一絲的紕漏就有可能給學(xué)生帶來巨大的隱患。由于檔案管理的內(nèi)容眾多，且工作過程繁瑣枯燥，因此高校的檔案管理人員的工作效率也開始逐漸減緩，大量的需要人工消耗導(dǎo)致工作的壓力加大、效率降低，需要工作人員不斷進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和改善。

因此高校的文書檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)開始重視利用多樣化的科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理的工作效率，不斷將其建設(shè)成更加高效的辦公室。

2 高校辦公室檔案管理工作效率提升的途徑

2.1 重視辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新

在高校中，辦公室文書檔案管理工作是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，在其中包含了有關(guān)于學(xué)生的學(xué)籍檔案、以及教師的相關(guān)檔案、教師的教學(xué)檔案、學(xué)校的組織檔案、學(xué)校的圖書檔案、學(xué)校的建筑檔案、以及財(cái)務(wù)管理檔案等等方面。在高校中，關(guān)于文書檔案管理方面的內(nèi)容五花八門，因此辦公室檔案管理人員的工作壓力也開始加大。大多數(shù)的檔案管理人員經(jīng)常利用人工進(jìn)行檔案管理，利用人工進(jìn)行檔案的分析和審閱，其實(shí)這種傳統(tǒng)的管理方式應(yīng)當(dāng)被直接摒棄。我國現(xiàn)代作家杜鵬程曾經(jīng)說過“學(xué)術(shù)研究的內(nèi)容貴在求真、求新、求深，而求新又是基本目標(biāo)”[1]?，F(xiàn)在是21世紀(jì)的世界，是現(xiàn)代化的社會，我國的經(jīng)濟(jì)技術(shù)發(fā)展早已躋身于世界前列，因此高校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，進(jìn)行管理的創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化的技術(shù)提高自身的工作效率，不斷提升該校的檔案管理水平。

例如檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的分類匯總時(shí)，工作人員如果利用人工進(jìn)行匯總和分類，先不說時(shí)間和人員會消耗多少，最主要的是人工的工作會隨著時(shí)間的流逝慢慢出現(xiàn)錯(cuò)誤，這一點(diǎn)是檔案管理人員不能保證不出現(xiàn)的情況，但是如果檔案管理人員利用電腦的“Excel”軟件進(jìn)行，那么效率會大大提升，在“Excel”中有專門進(jìn)行分類匯總、以及排序的內(nèi)容，并且可以根據(jù)人員的需要分為升序和降序?？偟膩碚f高校的檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行管理工作的創(chuàng)新，摒棄之前的傳統(tǒng)管理方式，應(yīng)當(dāng)將更加現(xiàn)代化、更具有創(chuàng)新性的管理方式應(yīng)用其中，不斷減少檔案管理中錯(cuò)誤出現(xiàn)的次數(shù)，不斷提升高校辦公室檔案管理的工作效率。

2.2 加強(qiáng)高校檔案管理信息化

隨著科技的進(jìn)步和發(fā)展，21世紀(jì)的中國可以說已經(jīng)進(jìn)入了正式的“信息時(shí)代”，在人們的工作場合中，“信息化”一詞的應(yīng)用頻率十分的高，一般信息化這一詞，通常指的是一些對象或者領(lǐng)域進(jìn)入了高效的時(shí)代，創(chuàng)新了自己的新領(lǐng)域。在每一所高校中，都有專門管理高校檔案的工作人員，這些工作人員掌握著整個(gè)高校的命脈，有人會說了，在高校中最重要的部分不是教師么？的確沒有教師不能夠正常地展開課堂，但是沒有檔案管理人員的存在，高校工作正常的運(yùn)行都是困難的。由此可見，高校的檔案管理人員的工作是十分重要的，在課堂中，學(xué)生、教師、教師教學(xué)的內(nèi)容、組織活動(dòng)、圖書等等，都與檔案管理人員的工作內(nèi)容息息相關(guān)，因此檔案管理人員的工作壓力也十分地大，那“繁文縟節(jié)”一般的工作內(nèi)容足以壓得人喘不過氣。因此高校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視將“信息化”的管理方式引入其中，不斷增加辦公室檔案管理的工作效率，不斷促進(jìn)高校的進(jìn)步和發(fā)展[2]。

2.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在一所高校中，檔案管理人員的存在是必不可少的，一些關(guān)于學(xué)校的教學(xué)以及人員調(diào)動(dòng)都需要有相關(guān)的檔案記錄，但是大部分的檔案管理人員的綜合素質(zhì)還是有待提升，在高校中，每一個(gè)人的行為舉止都代表了這所高校的品牌形象，因此檔案管理人員的綜合素質(zhì)也應(yīng)當(dāng)不斷提升。檔案管理人員掌握了這所學(xué)校的所有重要信息，因此檔案管理人員道德素養(yǎng)水平的提升應(yīng)當(dāng)引起學(xué)校的重視，不能僅僅考慮該人員的基本工作能力，而忽視了這最為重要的一點(diǎn)。

總的來說，檔案管理人員的基本工作能力固然重要，但是一定的道德水平也是高校應(yīng)當(dāng)檢驗(yàn)的內(nèi)容，只有這樣才能不斷提高檔案管理工作的效率，幫助高校更快地發(fā)展[3]。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著我國科技事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，高校應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)辦公室檔案管理人員的基本素質(zhì)，將更加具有創(chuàng)新性和信息化的內(nèi)容引入其中，不斷提高高校辦公室檔案管理工作的效率，幫助高校的風(fēng)貌建設(shè)得更加繁榮。