李愛波

（秦皇島市衛(wèi)生健康綜合監(jiān)督執(zhí)法所，河北 秦皇島 066000）

檔案資料是事業(yè)單位歷史改革和歷史發(fā)展的資料匯總，記錄了事業(yè)單位的日常業(yè)務(wù)運(yùn)行和重大事件，對事業(yè)單位未來發(fā)展有參考和導(dǎo)向的作用。由此可見，做好事業(yè)單位檔案管理工作能加速單位人員的矛盾處理和公平資源分配，建設(shè)良好的事業(yè)單位生態(tài)循環(huán)。因?yàn)楫?dāng)前傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位檔案管理相關(guān)要求，必須發(fā)揮檔案管理新手段的價值，提高檔案資源的可利用程度，才能真正做到讓檔案管理工作為事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展服務(wù)，建立健全現(xiàn)有的檔案管理體系，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，提高檔案管理的有效程度。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理問題

當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理存在人員問題和管理方法上的問題。在信息化的時代背景下，我國檔案管理工作必須要展開電子化和信息化改革，這就要求檔案管理有關(guān)部門的工作人員具有更高的信息技術(shù)素養(yǎng)。隨著我國事業(yè)單位改革進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案資料內(nèi)容和形式都變得更加復(fù)雜，在實(shí)際管理工作中，很多單位沒有重視對檔案管理部門工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員缺乏現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，仍然在用傳統(tǒng)的辦法管理檔案和信息化的時代相脫節(jié)，不能適應(yīng)實(shí)際工作的需要。隨著事業(yè)單位檔案管理工作面臨著越來越復(fù)雜的問題，如果不加強(qiáng)人員隊(duì)伍的建設(shè)，則無法適應(yīng)時代的發(fā)展趨勢。

1.2 人員問題

除了人員的問題之外，檔案管理工作的方法和水平也有待提高。早前，全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會已經(jīng)對檔案工作提出了更多的要求，要求事業(yè)檔案管理需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，打造信息化的檔案管理評估標(biāo)準(zhǔn)。但是很多事業(yè)單位并沒有貫徹相關(guān)文件精神，也沒有引進(jìn)文件中要求的微縮復(fù)制儲存技術(shù)。反觀我國當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，缺乏對現(xiàn)今信息化設(shè)備的運(yùn)用，單位購買的一些復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備缺乏更新力度，只能完成簡單的信息錄入，沒有真正體現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢，導(dǎo)致檔案管理水平跟不上時代發(fā)展的要求。隨著時代的進(jìn)步事業(yè)單位檔案逐漸由紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，如果不加強(qiáng)檔案管理方法的改進(jìn)，就無法從整體上提高檔案管理水平[1]。

2 提高事業(yè)單位檔案管理有效性策略

2.1 加快檔案信息化建設(shè)

在事業(yè)單位檔案管理相關(guān)工作中，要建設(shè)信息化檔案管理制度，全面提高檔案管理的效率。當(dāng)前人類社會進(jìn)入信息化時代已經(jīng)是勢不可擋的必然趨勢，在這樣的背景下，事業(yè)單位必須要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建立健全信息化檔案管理制度，展開電子化檔案管理平臺，開展線上檔案管理工作，體現(xiàn)出信息技術(shù)在檔案管理中的作用，提升檔案管理工作效率。具體而言，事業(yè)單位要根據(jù)本單位檔案資料實(shí)際情況打造對應(yīng)的線上管理平臺，根據(jù)不同的檔案類型和檔案內(nèi)容做好歸檔工作。根據(jù)檔案的借閱頻率調(diào)整檔案存儲路徑，建立線上檔案庫，方便檔案資料的調(diào)取，提高檔案利用效率，以不同的檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)，在線上檔案管理的過程中添加輔助材料，比如檔案整理表格等，也可以把文字轉(zhuǎn)變成圖畫和語音的模式方便查閱。電子化檔案相比于紙質(zhì)檔案而言更容易保存，不受保存空間和環(huán)境的限制，但是要注意一點(diǎn)，建立信息化的檔案管理平臺并不等于要廢除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存制度，在條件允許的情況下，事業(yè)單位要做好檔案的歸檔和整理工作，讓紙質(zhì)檔案管理和線下檔案管理共同發(fā)揮作用，全面提高檔案管理內(nèi)容和價值的準(zhǔn)確性，確保檔案資料能發(fā)揮自身的效用[2]。

2.2 打造專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍

針對事業(yè)單位檔案管理人才隊(duì)伍缺乏專業(yè)性的問題，事業(yè)單位管理部門要在思想上加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，加快人才隊(duì)伍建設(shè)，對已經(jīng)參與到崗位工作中的檔案管理人員要定期展開人員培訓(xùn)，提高信息化素養(yǎng)。同時在人才引進(jìn)的源頭上做好嚴(yán)格把關(guān)工作，招聘一些具有專業(yè)檔案管理技術(shù)的人才參與崗位，提高人才隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)，打造健全的儲備機(jī)制，根據(jù)檔案資料的實(shí)際情況找出全新的檔案管理辦法。具體而言，事業(yè)單位可以從單位內(nèi)部選擇一批具有專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力表現(xiàn)突出的人才作為專家小組的領(lǐng)頭人員，帶領(lǐng)全體檔案部門參與到學(xué)習(xí)中，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及[3]。同時在人才選拔渠道中，事業(yè)單位要在社會上選擇一批高素質(zhì)的檔案管理人才，提高檔案管理薪資福利待遇，在工作人員進(jìn)入崗位之后，事業(yè)單位要加強(qiáng)人員核查工作，考察工作人員是否具有相應(yīng)的工作技能和專業(yè)素質(zhì)。除此之外，事業(yè)單位還要分階段檢測檔案，檢查工作人員的工作情況，查看是否因?yàn)槿藛T自身的工作問題導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)損毀或檔案丟失，如果發(fā)現(xiàn)此類情況要堅(jiān)決追究責(zé)任，只有建設(shè)完整的人才培養(yǎng)機(jī)制，打造一支具有專業(yè)技能的人才儲備隊(duì)伍，才能推動我國事業(yè)單位檔案管理工作快速向前推進(jìn)。

2.3 完善檔案管理制度建設(shè)

除了人才培養(yǎng)和改進(jìn)工作方法之外，事業(yè)單位對原有的檔案管理工作制度也要加強(qiáng)完善，檔案管理過程比較復(fù)雜，主要包括檔案的接收和歸檔，檔案的接受和分發(fā)，紙質(zhì)檔案的電子化錄入等，針對不同的檔案管理步驟，事業(yè)單位要責(zé)成檔案管理部門相關(guān)人員建立完善的檔案管理工作制度，分工明確、責(zé)任到人，針對不同的事業(yè)單位機(jī)構(gòu)形式提高檔案制度的針對性，充分發(fā)揮出檔案管理監(jiān)管制度對檔案管理過程的監(jiān)督作用。除此之外，在事業(yè)單位檔案管理中需要保持綜合性、系統(tǒng)性和發(fā)展的眼光，認(rèn)識到檔案管理工作的價值所在，從管理人員自身做起，自上而下起到帶頭示范作用，把檔案管理工作的考核納入工作人員績效管理中去，和工作人員薪資待遇和晉升掛鉤，精準(zhǔn)的彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題和缺陷，提高新時代檔案管理的有效性。

3 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理需要突破傳統(tǒng)方式局限性，加快檔案信息化建設(shè)，打造專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，完善檔案管理制度建設(shè)，讓檔案管理在新時代下適應(yīng)時代的要求。