董齊魯

（聊城市中心醫(yī)院，山東 聊城 252000）

辦公室檔案管理工作是企業(yè)生產(chǎn)生活重要組成部分。檔案管理工作直接影響到了企業(yè)整體的經(jīng)濟(jì)效益。因此，必須要重視檔案管理工作，努力克服管理過(guò)程中存在的困難，實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)。

1 辦公室檔案管理工作目前存在的主要問(wèn)題

1.1 辦公室檔案管理人員素質(zhì)低

現(xiàn)在，很多企業(yè)都設(shè)置了辦公室檔案管理崗位，主要的職責(zé)是負(fù)責(zé)企業(yè)所有員工的人事信息，以及其他企業(yè)方面的信息。但是，管理工作人員的知識(shí)水平普遍不高，專業(yè)性不強(qiáng)。另外，他們的學(xué)習(xí)能力差，對(duì)于新鮮事物的接受能力弱。因此，在辦公室檔案管理的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題，這些問(wèn)題甚至?xí)绊懙狡渌块T的正常工作。實(shí)際上，辦公室檔案管理的工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜且枯燥的事情，需要足夠的耐心和意志力才可以把事情做好。

1.2 管理制度不健全

除了管理者的能力不足之外，辦公室檔案管理效率低的一個(gè)主要原因是管理制度的不健全。不科學(xué)的管理方式，導(dǎo)致了管理工作無(wú)法正常化，系統(tǒng)化，有序性的開(kāi)展；在很多細(xì)節(jié)方面，管理者沒(méi)有能力將有效的信息反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。此外，某些管理制度存在一定程度的漏洞，給管理工作雪上加霜；其中，信息化程度不夠，間接性增加了企業(yè)部門合作的難度；同時(shí)，企業(yè)在安全制度上也有不足之處，投入的設(shè)備和管理資源遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到規(guī)定的安全標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 檔案作用性不大

作為企業(yè)人力資源的重要部分，辦公室檔案管理應(yīng)該要發(fā)揮它強(qiáng)大的功能。但是，多數(shù)的企業(yè)在處理檔案和管理檔案，并沒(méi)有有效的發(fā)揮出其作用；他們并沒(méi)有在收集和整理信息后，對(duì)有用的資源進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)利用，而是完全處于一種浪費(fèi)的狀態(tài)。更可惜的是，他們的資源并沒(méi)有真正的落實(shí)到實(shí)際生活領(lǐng)域，去發(fā)揮出它應(yīng)有的價(jià)值。

2 辦公室檔案管理工作創(chuàng)新對(duì)策

2.1 加強(qiáng)管理知識(shí)學(xué)習(xí)

要想干好辦公室檔案管理工作，就一定要不斷地學(xué)習(xí)，掌握專業(yè)的管理知識(shí)技能。作為一名管理工作人員，應(yīng)要及時(shí)處理好上級(jí)交代的任務(wù)，妥協(xié)好與其他部門的合作事項(xiàng)。其次，在任職期間要努力地去充實(shí)自己，可以適當(dāng)?shù)娜⑴c一些培訓(xùn)班或者是會(huì)議課堂，都有助于提升個(gè)人管理水平；想要做好文檔管理，收集的工作，要以優(yōu)秀的工作單位為榜樣，學(xué)習(xí)他們先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)自身的實(shí)力。同時(shí)，管理者要端正自己的工作態(tài)度，對(duì)工作崗位的每一件事情都要認(rèn)真負(fù)責(zé)。另外，企業(yè)也要不斷地引進(jìn)先進(jìn)的人才，建設(shè)好人才隊(duì)伍，利用高級(jí)人才的優(yōu)勢(shì)，積極將專業(yè)知識(shí)傳遞給周圍的其他人，逐漸形成良好的學(xué)習(xí)氛圍。如此一來(lái)，完全可以保障企業(yè)管理人員不會(huì)流失，不會(huì)存在崗位空缺的現(xiàn)象了。

2.2 建立完善的制度

企業(yè)要根據(jù)自身的情況不斷去完善檔案管理制度，通過(guò)整合一些低級(jí)的制度，去彌足現(xiàn)實(shí)中管理工作存在的不足之處；同時(shí)，一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)單位，人力資源管理方面肯定是要引起足夠的重視，辦公室檔案管理跟員工的利益密切相關(guān)，所以要做到科學(xué)管理。其次，辦公室檔案管理應(yīng)有一套全面科學(xué)的制度，將管理的主要內(nèi)容以及相關(guān)的職業(yè)操作一一說(shuō)明，還要對(duì)崗位提出特殊的要求，以應(yīng)對(duì)意外狀況發(fā)生。有條件的企業(yè)，應(yīng)該要建立更加信息化的辦公環(huán)境，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合制度的創(chuàng)新，規(guī)劃出更適合本企業(yè)發(fā)展的檔案管理制度，積極努力創(chuàng)造分工明確，職責(zé)分明的工作氛圍。其中，檔案管理創(chuàng)新型網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)揮出巨大作用，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)能幫助企業(yè)在管理檔案的過(guò)程中更加集中化的去收集資料，分析數(shù)據(jù)，以及提升資源的利用率。比起傳統(tǒng)的辦公方式，它更快捷，效率更高，不易損壞，是企業(yè)最佳的一種實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新式檔案管理形式。

2.3 建立人才隊(duì)伍

辦公室檔案管理創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)的方式必須依賴于優(yōu)秀的人才，實(shí)際上人才手段與信息化有著必然的聯(lián)系。但是，實(shí)際上卻存在著根本的區(qū)別。人才的應(yīng)用已經(jīng)不局限于互聯(lián)網(wǎng)了，管理者可以通過(guò)任何的自媒體平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)高效管理。一些專業(yè)的人力資源知識(shí)學(xué)習(xí)自媒體平臺(tái)，有足夠豐富的管理系統(tǒng)，以及學(xué)習(xí)內(nèi)容，他們很好地為管理起到了傳播宣傳的作用。針對(duì)不同的企業(yè)狀況，會(huì)制定有一套適合的管理措施。企業(yè)應(yīng)該要引入創(chuàng)新型的人才機(jī)制，鼓勵(lì)優(yōu)秀的管理者進(jìn)取，不斷提出新的想法和措施，努力運(yùn)用個(gè)人的技術(shù)，來(lái)提升工作效率。另一方面，要積極培養(yǎng)他們的學(xué)習(xí)能力，提升人才團(tuán)隊(duì)合作能力，為建設(shè)一支優(yōu)秀后備人才隊(duì)伍去做出企業(yè)應(yīng)有的努力，實(shí)現(xiàn)最高的企業(yè)效率。新時(shí)代背景下，人才建設(shè)是一項(xiàng)非常重要的工作，任何企業(yè)和單位都應(yīng)要努力地把它作為核心，從理論到實(shí)踐過(guò)程，創(chuàng)新型的人才模式，是企業(yè)發(fā)展要有一套人才體制。作為企業(yè)家，要將教育體系和人才體系相融合，融入到更高科技的技術(shù)實(shí)踐展開(kāi)。其次，在辦公室檔案管理工作上，要善于發(fā)現(xiàn)人才的潛力，積極挖掘員工的潛能。

2.4 創(chuàng)建良好的工作氛圍

良好的工作氛圍是有助于員工提高管理工作效率，團(tuán)隊(duì)化的工作環(huán)境，必須要滿足員工的一切需求。為了能夠提升團(tuán)隊(duì)的積極性，必須先從思想上開(kāi)始不斷進(jìn)行教育，然后根據(jù)員工的個(gè)性化差異來(lái)區(qū)別對(duì)待。其次，要做好溝通方面的工作，一份管理性質(zhì)的工作，能否做好，必須要建立在有效的溝通上，領(lǐng)導(dǎo)與員工之間必須要保持和諧的關(guān)系，遇事不慌。同時(shí)，員工與領(lǐng)導(dǎo)人之間要積極地開(kāi)展談話，將管理工作中遇到的主要問(wèn)題，寫(xiě)成報(bào)告總結(jié)，最終以多人會(huì)議的形式去提出方案。優(yōu)秀的工作環(huán)境容易激發(fā)員工的積極性，思維方式，他們更加容易陷入到深度思考，為解決問(wèn)題提供了更有利的條件；在整個(gè)的管理過(guò)程中，管理者起著絕對(duì)的主導(dǎo)地位，如果失去了對(duì)本職工作的熱愛(ài)，那工作便毫無(wú)意義。

3 結(jié)束語(yǔ)

信息時(shí)代快速發(fā)展，很多企業(yè)都采用了信息化的管理模式。辦公室檔案管理是企業(yè)最常見(jiàn)的工作崗位，它要求管理者必須要有自信心，膽子大，心細(xì)等特點(diǎn)。如果沒(méi)有以上的優(yōu)點(diǎn)，那么很難將這一份工作做好。為了企業(yè)能夠高效率的運(yùn)行，企業(yè)必須要從實(shí)際的角度出發(fā)，從不同方面下手，提出一些具有創(chuàng)新性的措施，來(lái)提升整體的管理水平。其次，管理者要不斷地學(xué)習(xí)，掌握最先進(jìn)的技術(shù)，滿足各種辦公的需求，真正為企業(yè)服務(wù)。