魯 亮

（寧夏醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院，寧夏 銀川 750000）

人事檔案是公立醫(yī)院檔案的重要組成部分，它詳細(xì)記錄全院醫(yī)護(hù)人員的工作經(jīng)歷、專業(yè)職稱、工作業(yè)績及工作表現(xiàn)等內(nèi)容，能反映每名醫(yī)護(hù)人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平，是公立醫(yī)院人力資源管理的重要依據(jù)和基礎(chǔ)條件。近幾年，公立醫(yī)院人事檔案管理工作雖然有了很大發(fā)展，但仍面臨一些困難，需要引起我們的重視，采取有效措施，找準(zhǔn)破解途徑，及時加以克服。

1 促進(jìn)檔案管理信息化的必要性

1）為選聘人員提供信息參考。以往的傳統(tǒng)檔案管理主要是通過紙質(zhì)材料進(jìn)行收集與記錄，這樣不僅會浪費大量的人力物力，同時檔案還容易出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象。借助計算機技術(shù)對公立醫(yī)院人員檔案進(jìn)行存儲與梳理，這種無紙化管理能夠大大方便檔案信息整理工作，解決了過去檔案管理方法的弊端。當(dāng)公立醫(yī)院需要招收人才時，借助互聯(lián)網(wǎng)計算機技術(shù)，可以方便快捷地獲取想要了解的人才資料，有利于盡快熟悉求職人員的基本情況，從而能夠根據(jù)學(xué)歷、工作經(jīng)歷、所獲獎項等等因素快速進(jìn)行判斷與選擇。人員信息不僅可以用于人員的選聘，還可以用于對內(nèi)部人員的專業(yè)情況進(jìn)行分析，以便更好地根據(jù)這些情況對人員進(jìn)行培訓(xùn)與教育。2）增強信息管理的有效性。在以往的信息管理過程中，由于檔案信息數(shù)量大、內(nèi)容繁雜，包括各種醫(yī)生和護(hù)士的從業(yè)執(zhí)照，以及學(xué)歷、證書、獲獎情況等，這就導(dǎo)致檔案信息管理的工作量非常大，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息損壞與丟失的情況。相關(guān)政府部門會定期審核這些資料信息，以保證其真實可靠性。以往的紙質(zhì)檔案與材料移送會導(dǎo)致巨大的不便。計算機技術(shù)的引入為傳統(tǒng)信息整理工作提供了極大的幫助，使人員的信息管理高效、快捷，能夠隨時調(diào)出所需資料進(jìn)行查看，借助計算機技術(shù)，實現(xiàn)了公立醫(yī)院信息管理的現(xiàn)代化。

2 新形勢下公立醫(yī)院干部人事檔案規(guī)范化管理對策芻議

1）推進(jìn)干部人事檔案管理信息化建設(shè)。經(jīng)濟社會的繁榮發(fā)展使得檔案管理信息化成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。近年來，隨著國家對檔案管理工作重視程度和要求的不斷提高，各級檔案部門都在積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，成績顯著。公立醫(yī)院雖非專業(yè)檔案管理部門，但是從長遠(yuǎn)著眼，檔案信息化建設(shè)勢在必行。因此有條件的公立醫(yī)院，可以盡早開展檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是系統(tǒng)工程，并非一蹴而就，可以先從最基礎(chǔ)設(shè)備購置、人員培訓(xùn)、紙質(zhì)檔案掃描錄入到最后的建成集網(wǎng)絡(luò)查詢、檔案數(shù)據(jù)智能統(tǒng)計以及卷宗在線借閱和歸還、打印等功能于一體的檔案信息化管理系統(tǒng)。逐步推進(jìn)，逐步實現(xiàn)。信息化的實現(xiàn)，大量干部人事檔案從紙質(zhì)版轉(zhuǎn)化為電子信息，使得干部人事信息檢索和查詢更加便捷省時，大大提高工作效率，讓檔案管理人員從繁雜的基礎(chǔ)工作中脫離出來，將更多精力放在鉆研檔案的創(chuàng)新利用上。2）完善檔案管理制度，改變管理理念。針對公立醫(yī)院人事檔案管理工作的問題以及社會群眾的需求，公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)完善檔案管理制度，制定一系列條例及辦法，并監(jiān)督落實到位。首先，建立健全人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案的收集、歸檔、轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出、修改、更新等制度要嚴(yán)格監(jiān)督，防止虛假材料進(jìn)入。其次，完善人事檔案整理工作。讓負(fù)責(zé)人事檔案工作的人員更加科學(xué)全面地進(jìn)行檔案整理工作，確保工作水平優(yōu)秀。最后，要建立一系列規(guī)范的檔案管理流程，檔案的收進(jìn)要先找誰再找誰，更新時要在哪里備案，取出時要有材料提交，檔案調(diào)動要有調(diào)檔函等，這些問題都應(yīng)當(dāng)在嚴(yán)格的規(guī)章制度下進(jìn)行。在選拔提升的方面，需要對專業(yè)人員的素養(yǎng)做出綜合的考察，確保專業(yè)人員處理檔案信息時，能夠滿足先進(jìn)性的要求，確保準(zhǔn)確性。檔案的鑒定需要準(zhǔn)備基礎(chǔ)材料，也需要準(zhǔn)備專業(yè)技術(shù)資格任職有關(guān)材料和專業(yè)技術(shù)成果材料，這是檔案的鑒定中最主要的三個內(nèi)容?；A(chǔ)材料是證明自身水平的必備內(nèi)容，包括個人的學(xué)歷學(xué)位證明、技術(shù)證明等等。3）堅持檔案信息管理的及時性。由于每個人都是不斷變化發(fā)展著的，所以檔案信息需要不斷進(jìn)行更新、補充、完善。具體需要進(jìn)行三個方面的工作：首先，加強檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。根據(jù)需要可以引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案信息處理技術(shù)，對過去的檔案信息進(jìn)行大規(guī)模的錄入與更新，工作完成之后，可以通過互聯(lián)網(wǎng)便捷地對這些檔案進(jìn)行管理。其次，要及時對人事檔案進(jìn)行更新與補充。由于公立醫(yī)院的人事檔案需要記錄每個人的工資情況、職位變動情況、獎懲情況以及職稱情況，這些內(nèi)容總是處于不斷變化之中，所以要定期對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行完善與更新，保證檔案信息的時效性與準(zhǔn)確性。再次，要重視人才的培養(yǎng)與教育。加強人才的教育與培訓(xùn)，提升信息管理人員的計算機使用能力，及時對新進(jìn)人員以及調(diào)走的人員檔案進(jìn)行處理。4）加快推進(jìn)基層公立醫(yī)院人事檔案管理信息化。各基層公立醫(yī)院要順應(yīng)社會發(fā)展要求，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化，實現(xiàn)人事檔案信息化管理。應(yīng)加快對現(xiàn)有人事檔案的數(shù)字化掃描加工，開發(fā)符合人事檔案管理的信息化系統(tǒng)，對數(shù)字化的人事檔案進(jìn)行規(guī)范管理，方便檔案管理人員對檔案進(jìn)行補充完善、整理保管和查閱利用，在單位進(jìn)行人事調(diào)整、醫(yī)療科研等工作時，能夠以最高的效率為公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案依據(jù)和參考。5）及時更新檔案管理技術(shù)，落實好檔案基礎(chǔ)工作。第一，公立醫(yī)院需要及時更新技術(shù)環(huán)境。完善和升級人事檔案信息的管理要求，并結(jié)合當(dāng)今現(xiàn)狀，建立不同的體制以適應(yīng)發(fā)展。第二，建立相關(guān)的保護(hù)措施需要對網(wǎng)絡(luò)的安全系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。以避免危險內(nèi)容的侵入，影響信息的有效性和安全性。第三，公立醫(yī)院還要在財務(wù)預(yù)算上加大對人事檔案管理的投入，采購必要的硬件設(shè)施來保障信息管理工作的順利進(jìn)行。當(dāng)然，公立醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)也要大力支持，高度重視人事檔案的管理工作。首先，公立醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)必須重視基礎(chǔ)保障的工作，采用科學(xué)手段有效解決人事檔案管理過程中存在的各種問題，并且確保問題不再發(fā)生。其次，公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)遵守人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，指派專業(yè)人員對紙質(zhì)的人事檔案資料進(jìn)行全面系統(tǒng)地整理分類，合理安排，并且要購買統(tǒng)一的檔案盒對檔案進(jìn)行保管。對一些年代較久遠(yuǎn)的紙質(zhì)人事檔案資料進(jìn)行整理，防止出現(xiàn)破損，如果紙張偏大，則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行折疊處理。對于沒有裝訂的或者裝進(jìn)較窄的檔案，也應(yīng)當(dāng)重新裝訂，便于管理。最后，管理人員必須核對檔案的內(nèi)容，確保檔案完整無損以及封面沒有發(fā)生損壞，定期檢查和裝訂是否與預(yù)期相一致，將重要的信息放在重要的位置，方便查閱。嚴(yán)格按照排列的要求進(jìn)行整理，記錄不完善的內(nèi)容，或者存在遺漏的資料，及時記錄并反映給相關(guān)部門及時處理。

3 結(jié)語

總的來說，公立醫(yī)院的信息管理部門必須要深入了解公立醫(yī)院信息管理工作的情況，再結(jié)合有關(guān)公立醫(yī)院信息化管理的成功案例，對自身的信息管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與提升。此外，還應(yīng)該注重信息管理員工的教育與培訓(xùn)，提升其專業(yè)能力，制定完善的信息管理制度，使公立醫(yī)院的信息管理工作符合規(guī)范，全面提高公立醫(yī)院的現(xiàn)代化信息檔案管理能力。