呂秀玲

（吉林省第六地質(zhì)探礦工程大隊(duì)，吉林 延吉 133000）

1 前言

文書檔案是指單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的報(bào)告、批復(fù)、通知等的總稱，這類檔案之間因其在某些方面具有相似性，所以被統(tǒng)稱為文書檔案。文書檔案在單位建設(shè)發(fā)展中扮演著重要的角色，能夠?yàn)閱挝婚_(kāi)展工作作為依據(jù)、憑證等，其中對(duì)其的收集及歸檔，是做好文書檔案管理的基本要求與關(guān)鍵步驟。隨著檔案管理在技術(shù)層面的不斷突破，當(dāng)前文書檔案收集及歸檔已與傳統(tǒng)管理方式有了很大的出入，這不僅是技術(shù)上的進(jìn)步，更是文書檔案收集及管理工作發(fā)展歷程中的一次突破。即便在管理技術(shù)不斷成熟的背景下，文書檔案收集及歸檔工作中仍然避免不了出現(xiàn)問(wèn)題與不足，為了保質(zhì)保量的做好收集及整理工作，必須要建立完備的文書檔案收集及歸檔管理機(jī)制與工作流程。

2 收集及歸檔中應(yīng)該堅(jiān)持的原則分析

1）必須要做到真實(shí)。文書檔案收集及歸檔必須要做到真實(shí)，根據(jù)事實(shí)來(lái)落實(shí)工作，這也是做好收集及歸檔最基礎(chǔ)、最根本要求。文書檔案資料是對(duì)歷史的一種記錄，所以必須要遵循歷史本來(lái)的面貌，如果被篡改、編造，后期將直接影響單位、部門、個(gè)人查閱及使用文書檔案資料，會(huì)造成工作失誤、錯(cuò)誤等，帶來(lái)的后果無(wú)法估量，所以保證真實(shí)性是首要原則。

2）必須專業(yè)及規(guī)范。文書檔案收集及歸檔按照檔案法規(guī)定是有一定的格式要求、排序、裝訂等各種細(xì)節(jié)上的要求，所以對(duì)于文書檔案收集及歸檔一定要細(xì)心，要按照檔案法及其他規(guī)定來(lái)實(shí)施，以便按照要求來(lái)進(jìn)行收集、歸檔。某些單位在收集與歸檔文書檔案時(shí)，并沒(méi)有嚴(yán)格按照檔案法要求對(duì)文書檔案資料分類、編碼、裝訂等，這種做法體現(xiàn)不出文書檔案收集及歸檔的專業(yè)性與規(guī)范性。

3 文書檔案收集及歸檔工作中存在的主要問(wèn)題分析

1）無(wú)論是單位還是檔案工作人員對(duì)文書檔案收集及歸檔的重視程度仍需提高。文書檔案在單位中的地位與價(jià)值往往沒(méi)有得到承認(rèn)，在很多單位中檔案工作只能作為第二、第三梯隊(duì)的工作，部分單位領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有檔案思維，更別說(shuō)對(duì)文書檔案的認(rèn)識(shí)了。此外，很多檔案工作人員對(duì)文書檔案收集及歸檔的認(rèn)識(shí)也不夠科學(xué)，在實(shí)際收集與歸檔工作中，往往只對(duì)一些自認(rèn)為重要的文書檔案資料比較用心，而認(rèn)為不重要的便不用心，這種工作認(rèn)識(shí)與態(tài)度是不可取的。其次，單位中沒(méi)有建立全員性文書檔案收集及歸檔認(rèn)識(shí)氛圍，這也不利于文書檔案收集與歸檔工作的開(kāi)展。

2）檔案工作人員能力、素質(zhì)參差不齊。做好文書檔案收集及歸檔是檔案工作人員的本職工作，是評(píng)判一名檔案工作人員是否滿足工作要求、具備工作能力的標(biāo)準(zhǔn)，而且隨著文書檔案收集與歸檔工作要求的不斷提高，對(duì)從業(yè)人員的要求自然也越來(lái)越高，但顯然某些檔案工作人員并沒(méi)有履行好工作義務(wù)和工作責(zé)任。部分檔案工作人員思想政治與職業(yè)素養(yǎng)較低，對(duì)工作沒(méi)有一個(gè)科學(xué)的認(rèn)識(shí)，在工作中既不爭(zhēng)取，也不表現(xiàn)，好逸惡勞的態(tài)度極不利于保證工作質(zhì)量。此外，部分單位忽視了檔案工作人員培訓(xùn)對(duì)做好文書檔案收集及歸檔工作的重要性，在工作中鮮有培訓(xùn)，通常情況下都是走走過(guò)場(chǎng)，給領(lǐng)導(dǎo)做做樣子，培訓(xùn)通常沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的作用與效果。其次，部分單位中，檔案管理人員的薪酬、福利待遇往往要比其他一些部門的人員要低，這不利于提高檔案工作人員的工作滿意度，會(huì)降低他們的工作主動(dòng)性和積極性，長(zhǎng)此以往很難留住人才。

3）規(guī)章機(jī)制與工作流程不完備?，F(xiàn)階段仍有一些單位在開(kāi)展文書檔案收集及歸檔工作時(shí)，沒(méi)有建立完備的規(guī)章機(jī)制與工作流程，這會(huì)導(dǎo)致工作沒(méi)有秩序、沒(méi)有方向，很容易出現(xiàn)失誤或錯(cuò)誤。在文書檔案收集及歸檔工作中，單位并沒(méi)有明確要求檔案工作人員應(yīng)該按照何種要求與規(guī)定來(lái)進(jìn)行檔案資料的收集及歸檔，大多情況下都是憑著檔案工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集及歸檔，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)收集來(lái)的文書檔案資料不知道放在哪里了，什么時(shí)候收集而來(lái)，從何收集等。此外，隨著文書檔案數(shù)量的不斷增加，走信息化文書檔案收集及歸檔道路是必然的，但是很多單位并沒(méi)有建立完備的文書檔案收集及歸檔信息化管理機(jī)制，往往管理系統(tǒng)中的風(fēng)險(xiǎn)隱患比較高，很容易遭到外部入侵與攻擊，誘發(fā)信息化風(fēng)險(xiǎn)。

4 做好文書檔案收集及歸檔的方法

1）建立全員性文書檔案收集及歸檔意識(shí)。文書檔案資料的形成是在單位日常工作中所產(chǎn)生，每個(gè)管理部門都有可能產(chǎn)生文書檔案資料，所以想要做好文書檔案收集與歸檔工作，不僅要靠檔案管理人員，還需要單位中其他管理部門及人員共同參與、共同努力。所以，一定要在單位內(nèi)部普及全員意識(shí)，進(jìn)一步提高檔案工作在單位內(nèi)部的地位，并做好相關(guān)宣傳工作。此外，作為一名檔案工作人員，一定要不斷提高自身的思想政治覺(jué)悟、職業(yè)素養(yǎng)覺(jué)悟等，樹(shù)立科學(xué)的工作觀，統(tǒng)籌兼顧文書檔案收集及整理的各個(gè)環(huán)節(jié)，做到文書檔案收集及整理無(wú)遺漏、無(wú)死角。

2）保證檔案管理人員能力及素質(zhì)。文書檔案收集及整理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性、規(guī)范性的工作，需要檔案工作人員既細(xì)心，又有能力，這樣才能夠在檔案資料收集及歸檔中少出錯(cuò)誤，提高工作效率，保證工作質(zhì)量，但前提是必須要保證檔案工作人員能夠具備這些好的習(xí)慣與能力。首先，要提高對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，制定科學(xué)詳細(xì)的培訓(xùn)方案，定期對(duì)檔案工作人員開(kāi)展各種主題、形式的培訓(xùn)，保證培訓(xùn)工作能夠真正落實(shí)下去，并發(fā)揮出應(yīng)有的作用來(lái)。如，單位可以安排每個(gè)月進(jìn)行一次檔案工作培訓(xùn)，且為每個(gè)月固定日期，在培訓(xùn)之前提前研究、分析并確定培訓(xùn)重點(diǎn)，而在培訓(xùn)中要積極利用討論、實(shí)操等多種方式來(lái)完成培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的參與積極性，在培訓(xùn)后要及時(shí)與檔案工作人員進(jìn)行交流，做好記錄與總結(jié)，形成一套閉環(huán)的培訓(xùn)方案。其次，要制定科學(xué)的檔案薪酬、福利待遇等，保證檔案管理人員的最根本要求與需求，從而不斷提高檔案工作人員對(duì)工作的滿意度，使其能夠更好地做好文書檔案收集及歸檔工作。

3）完善管理制度與工作流程。單位必須要建立起一套符合單位文書檔案收集及歸檔工作需要的管理機(jī)制與工作流程，在實(shí)際工作中要明確文書檔案材料的收集和歸檔范圍，并加強(qiáng)監(jiān)督力度，以便科學(xué)、規(guī)范開(kāi)展文書檔案收集及歸檔工作。此外，要全力推進(jìn)文書檔案信息化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案收集及整理的信息化操作，以便減輕檔案工作人員的工作量與工作壓力。更為重要的是，在文書檔案信息化過(guò)程中，一定要具備風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，對(duì)信息化風(fēng)險(xiǎn)做好分析與防范，保證管理系統(tǒng)的安全，為此一定要在檔案系統(tǒng)中配備必要的殺毒軟件、攔截軟件等，還要定期的做好系統(tǒng)清理、維護(hù)等。

5 結(jié)語(yǔ)

做好文書檔案收集及歸檔工作對(duì)單位發(fā)展非常重要與關(guān)鍵，必須要從優(yōu)化管理機(jī)制、工作流程，搭建管理團(tuán)隊(duì)等方面著手，以便構(gòu)建完備的管理體系，從而為做好文書檔案收集及歸檔工作打好基礎(chǔ)。