金美花

（延邊朝鮮族自治州疾病預(yù)防控制中心，吉林 延邊朝鮮族自治州 133001）

信息化時(shí)代的到來(lái)給企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理提出了新的要求，尤其是各個(gè)事業(yè)單位在會(huì)計(jì)電算化基本實(shí)現(xiàn)以后，會(huì)計(jì)檔案管理不再局限于傳統(tǒng)的管理方式，對(duì)于信息技術(shù)的依賴性顯著增大。但部分事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理尚存在很大的問(wèn)題，未來(lái)應(yīng)加大在管理方面的創(chuàng)新和投入，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理的全面變革。

1 會(huì)計(jì)電算化條件下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理特點(diǎn)

1.1 較大的存儲(chǔ)范圍

在信息技術(shù)發(fā)展相對(duì)落后的階段，會(huì)計(jì)檔案管理中的報(bào)賬、記賬或者會(huì)計(jì)資料整理等各項(xiàng)工作，基本上都是由專業(yè)人員來(lái)完成的，人工模式使得這些工作開(kāi)展時(shí)需要消耗較長(zhǎng)的時(shí)間。但隨著信息技術(shù)的日漸發(fā)展，各個(gè)事業(yè)單位基本上都實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，在這一條件下，財(cái)務(wù)人員的很多工作基本上都可以由電算化系統(tǒng)來(lái)自動(dòng)完成，相關(guān)人員的工作量顯著減少，經(jīng)由相應(yīng)的數(shù)據(jù)錄入，完全可以自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)告[1]。因此，這種電子化的存儲(chǔ)方式下，會(huì)計(jì)檔案的逐步擴(kuò)大。

1.2 嚴(yán)格的管理?xiàng)l件

會(huì)計(jì)電算化條件下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理，有著更為嚴(yán)格的管理要求，因?yàn)樵谛纬闪藭?huì)計(jì)電算化系統(tǒng)以后，無(wú)論是數(shù)據(jù)調(diào)取還是查閱都極為方便，電算化系統(tǒng)的功能替代了部分的人工工作，會(huì)計(jì)檔案管理具有了信息化的特點(diǎn)，這一管理的便捷性和高效性優(yōu)勢(shì)突出。但會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行時(shí)，往往有著特定的環(huán)境條件和操作要求，只有達(dá)到了這些標(biāo)準(zhǔn)，才能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和利用。

2 會(huì)計(jì)電算化條件下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理措施

2.1 完善相關(guān)制度

會(huì)計(jì)電算化條件下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作與常規(guī)的會(huì)計(jì)檔案管理工作有著明顯的區(qū)別，因?yàn)楣芾淼囊筝^高且技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)多，為保障管理水平，需制定相應(yīng)的管理制度，給予實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理工作以制度指導(dǎo)。我國(guó)在當(dāng)下的發(fā)展條件下，各種的法律法規(guī)日漸完善，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理中，應(yīng)以這些法律法規(guī)作為基礎(chǔ)，來(lái)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，通過(guò)完善的會(huì)計(jì)管理體系來(lái)輔助會(huì)計(jì)檔案管理[2]。首先，各個(gè)事業(yè)單位都應(yīng)該在不斷的實(shí)踐過(guò)程中構(gòu)建電算化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，并制定備份管理制度，按照AB備份的形式對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中的全部會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)信息加以備份，根據(jù)初步的余額文件和月度相關(guān)財(cái)務(wù)文件報(bào)表來(lái)實(shí)現(xiàn)備份，使得電算化系統(tǒng)中各個(gè)子系統(tǒng)的全部數(shù)據(jù)文件都能夠得以備份，并在相應(yīng)的介質(zhì)工具內(nèi)實(shí)現(xiàn)登記。其次，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度，定期對(duì)相應(yīng)的紙質(zhì)檔案加以打印并存放，做好對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管人員負(fù)責(zé)人的班組管理，在相應(yīng)的管理工作中，嚴(yán)格交由相關(guān)部門(mén)和人員審核，保障會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和安全性。電算化條件下，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理包含了電子檔案存儲(chǔ)和紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)，針對(duì)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)，應(yīng)做好防潮、防火處理，而因?yàn)殡娮訖n案的存儲(chǔ)方式比較特殊，應(yīng)做好相應(yīng)的防潮、防磁和防腐處理。最后，事業(yè)單位應(yīng)建立檔案分權(quán)管理制度，根據(jù)會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求，進(jìn)行相應(yīng)的責(zé)任細(xì)分，安排專業(yè)人員定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的定期復(fù)制與查閱，并在日常的工作中做好調(diào)用登記、移交銷毀管理。

2.2 強(qiáng)化檔案管理設(shè)施的建設(shè)

會(huì)計(jì)電算化條件下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中，最為重要的就是要轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)檔案管理模式，積極推進(jìn)管理工作的信息化[3]。但因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案信息化的技術(shù)要求相對(duì)較高，為提升管理水平，使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理能夠與信息時(shí)代的要求相適應(yīng)，各個(gè)事業(yè)單位都應(yīng)該加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，通過(guò)完善的檔案管理設(shè)施來(lái)給各項(xiàng)管理工作提供便捷。會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)該從財(cái)務(wù)和檔案兩個(gè)方面的建設(shè)出發(fā)，不僅要建立基礎(chǔ)設(shè)施，更要進(jìn)行應(yīng)急處理設(shè)施建設(shè)。一些有條件的事業(yè)單位，可以提供給會(huì)計(jì)檔案存放提供溫度、濕度符合、環(huán)境清潔的專用存放庫(kù)，并引進(jìn)和配備激光或者噴墨打印機(jī)，在這些作為會(huì)計(jì)檔案管理中的重要設(shè)施和工具[4]。此外，在財(cái)務(wù)軟件的選擇上，事業(yè)單位應(yīng)盡量對(duì)比市場(chǎng)上多種財(cái)務(wù)軟件的優(yōu)缺點(diǎn)，選擇與事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作最為適應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件，盡量選擇具備檔案管理輔助功能且安全系數(shù)高的電算化軟件。

2.3 提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化條件下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于人員專業(yè)素質(zhì)的要求非常高，為保障會(huì)計(jì)檔案管理工作的高效開(kāi)展，各個(gè)事業(yè)單位都應(yīng)該在日常的工作中，注重會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升，通過(guò)定期到培訓(xùn)來(lái)提高專業(yè)管理人員的綜合能力，使得其可以在會(huì)計(jì)管理工作崗位上發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢(shì)。市場(chǎng)處于不斷的變化中，事業(yè)單位在此變化趨勢(shì)下，且會(huì)計(jì)檔案管理理念、方法也應(yīng)同步變化，固守成規(guī)只會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位的管理水平低下，逐步喪失在會(huì)計(jì)檔案管理方面的競(jìng)爭(zhēng)力[5]。因此，定期培訓(xùn)和人才引進(jìn)極為重要，只有做好了人才培養(yǎng)和引進(jìn)，才能夠在事業(yè)單位內(nèi)組建一支專業(yè)化的會(huì)計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。

3 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位在不斷的發(fā)展過(guò)程中，其會(huì)計(jì)檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，在會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)以后，各個(gè)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作也應(yīng)該突破傳統(tǒng)的管理理念和方法限制，積極通過(guò)制度建設(shè)、人才培養(yǎng)和基礎(chǔ)建設(shè)等來(lái)保障會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利實(shí)施。