黃 欣

（哈爾濱市疾病預(yù)防控制中心，黑龍江 哈爾濱 150026）

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在行政管理、醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中形成的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，它涵蓋了醫(yī)院黨政、醫(yī)療、科研、基建、設(shè)備、人事等多方面的信息，對(duì)醫(yī)院的正常運(yùn)行和管理起著重要的作用[1]。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的模式和手段與人們對(duì)醫(yī)療健康服務(wù)的需求已不相適應(yīng)，隨著我國(guó)醫(yī)療體制改革的深入，對(duì)醫(yī)院檔案管理提出了改革創(chuàng)新的要求。越來(lái)越多的醫(yī)院進(jìn)行了相應(yīng)的醫(yī)院檔案管理制度改革，采取了有效措施，也取得了一定成效。醫(yī)院檔案信息資料管理應(yīng)從封閉式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放式管理，充分利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，才能體現(xiàn)出醫(yī)院檔案的價(jià)值，為醫(yī)院的醫(yī)、護(hù)、教、研和管理服務(wù)，為需要醫(yī)院檔案的領(lǐng)域服務(wù)。

1 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的重要性

數(shù)字化檔案管理是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)等，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存。數(shù)字化的存儲(chǔ)模式能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)利用、有效共享，對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播都具有很重要的作用。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理不可缺少的組成部分，特別是在新醫(yī)改背景下，檔案管理的重要性日益凸顯。醫(yī)院的醫(yī)療文書(shū)、工作記錄等資料隨著新醫(yī)改進(jìn)程的加快而不斷健全完善，數(shù)量和類(lèi)別增多，對(duì)檔案管理提出了更高的要求。通過(guò)檔案管理工作的有序開(kāi)展，醫(yī)院可以收集、整理、歸檔與醫(yī)院運(yùn)行有關(guān)的各種資料，進(jìn)一步提高檔案利用效率，根據(jù)檔案提供的信息，作出有效決策，全面提升醫(yī)院管理和服務(wù)能力，在激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中穩(wěn)固自身地位。因此，在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)優(yōu)化策略

2.1 創(chuàng)新管理理念

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理理念，變事后資料收集為事前介入、事中參與。這就要求檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思維方式，更新檔案管理知識(shí)，改變手工歸檔、手工檢索的方式，有效利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，從而更高效地完成檔案數(shù)據(jù)的修改和生成工作，實(shí)現(xiàn)電子文檔在線直接歸檔。同時(shí)保證文件傳輸?shù)陌踩裕苊庵匾募庑?，給醫(yī)院帶來(lái)不必要的損失。此外，檔案工作者應(yīng)掌握并能熟練運(yùn)用現(xiàn)代管理手段，搭建檔案信息共享平臺(tái)，及時(shí)更新醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)的檔案信息，為檔案信息共享提供支持。

2.2 創(chuàng)新管理模式

醫(yī)院檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性直接影響著醫(yī)院的工作質(zhì)量，檔案內(nèi)容的完整性也在一定程度上影響著檔案的利用效率。因此，在改革的大背景下，醫(yī)院應(yīng)創(chuàng)新檔案管理模式，打破科室檔案管理常規(guī)，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，賦予其相應(yīng)的職能，配備高素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理人員，提高檔案管理效率，確保檔案的完整性，使醫(yī)院的各類(lèi)重要數(shù)據(jù)和信息資料能夠在檔案中得到充分體現(xiàn)[2]。在檔案管理模式創(chuàng)新的過(guò)程中，醫(yī)院應(yīng)將實(shí)體檔案模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾砟Ｊ?，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，如條形碼技術(shù)、射頻識(shí)別技術(shù)，加快建設(shè)績(jī)效完善的檔案管理體系，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院運(yùn)行中的作用。傳統(tǒng)的檔案管理通常都是每個(gè)醫(yī)院管理各自的病歷檔案，各個(gè)醫(yī)院之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)共享。利用大數(shù)據(jù)和云技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，能夠破除地域限制，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案資源的共享，可以實(shí)現(xiàn)異地調(diào)取和使用病歷檔案，對(duì)患者轉(zhuǎn)院治療或是異地治療提供了更為便利的條件?？筛鶕?jù)各部門(mén)檔案利用規(guī)律，對(duì)案卷進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)式存放，定時(shí)對(duì)超期保存的檔案資料及時(shí)進(jìn)行注冊(cè)銷(xiāo)毀，確保案卷的實(shí)用價(jià)值。

2.3 提高管理意識(shí)

一是認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性。醫(yī)院要充分認(rèn)識(shí)檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的作用，更加重視完善檔案管理制度、加大資金投入力度、做好人才引進(jìn)和技術(shù)引進(jìn)等各方面工作，從而提高檔案管理的效率和水平。二是設(shè)立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。醫(yī)院可以以完善檔案管理技術(shù)手段為立足點(diǎn)，成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案進(jìn)行收集整理。同時(shí)，要制定合理可行的工作規(guī)則，明確歸檔范圍，按照“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，為檔案管理的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。建立醫(yī)院數(shù)字化檔案信息的安全保障系統(tǒng)，采用相應(yīng)的信息安全技術(shù)，在技術(shù)上應(yīng)加強(qiáng)防范，可以使用防火墻、防病毒軟件、認(rèn)證與授權(quán)技術(shù)等，確保數(shù)字檔案的安全和完整。三是加強(qiáng)宣傳。醫(yī)院要加強(qiáng)檔案管理宣傳，宣傳重點(diǎn)可以放在檔案管理知識(shí)、管理方法等方面，通過(guò)宣傳使全院職工對(duì)檔案管理有普遍的了解，積極配合檔案收集歸檔工作[3]。

2.4 優(yōu)化管理制度

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，為了保證這項(xiàng)工作的有序開(kāi)展，必須完善相關(guān)制度。一是建立制度體系。明確檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)、考核標(biāo)準(zhǔn)等。二是完善工作制度。醫(yī)院要完善檔案管理部門(mén)的工作制度，進(jìn)一步明確權(quán)責(zé)關(guān)系，規(guī)范和制約檔案管理人員的工作方法，提高檔案收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。三是建立協(xié)調(diào)機(jī)制。醫(yī)院要完善檔案管理相關(guān)科室的工作制度，使各科室充分認(rèn)識(shí)到全面配合檔案管理的必要性，形成檔案管理人員牽頭、職能部門(mén)配合的協(xié)調(diào)機(jī)制，提高檔案管理水平[4]。

2.5 加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

醫(yī)院要加快建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，一是加強(qiáng)人員素質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理人員的素質(zhì)，將工作納入醫(yī)院內(nèi)部管理，在對(duì)檔案管理技能進(jìn)行培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，使其掌握最前沿的檔案管理方法，同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合檔案管理的實(shí)際要求，在管理人員的選拔上，本著萬(wàn)能的原則，落到實(shí)處，以達(dá)到人力資源效率最大化的目標(biāo)。此外，醫(yī)院還可以聘請(qǐng)檔案管理方面的專(zhuān)家，指導(dǎo)醫(yī)院檔案人員提高工作效率。二是加強(qiáng)自學(xué)。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)檔案管理的先進(jìn)理念和方法，更新檔案管理知識(shí)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，提高創(chuàng)新能力，更有效地完成檔案管理工作[5]。三是組織學(xué)習(xí)交流活動(dòng)。醫(yī)院要定期開(kāi)展學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，組織檔案員到其他醫(yī)院交流工作經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高檔案員管理水平。

綜上所述，在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理，把檔案管理作為醫(yī)院改革發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。在檔案管理實(shí)踐中，醫(yī)院應(yīng)完善檔案管理工作體系，加快檔案信息建設(shè)，提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，為提高檔案管理的精細(xì)化、信息化、科學(xué)化水平打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。