淺析企業(yè)檔案工作創(chuàng)新與實(shí)踐

2021-04-15 01:08:47吳慧

卷宗 2021年19期

吳慧

（古縣檔案館，山西臨汾 042400）

由于新技術(shù)的影響，企業(yè)檔案管理工作人員需要不斷創(chuàng)新檔案管理工作，尤其是對(duì)管理模式作出相應(yīng)的調(diào)整。作為檔案部門工作人員，需要全面分析當(dāng)下的新形勢(shì)，認(rèn)清檔案管理工作的現(xiàn)狀，制定有效的工作機(jī)制，緊緊抓住發(fā)展機(jī)遇，進(jìn)而為檔案工作的創(chuàng)新探索出可行的途徑，促進(jìn)檔案工作的創(chuàng)新實(shí)踐。

1 企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的意義

1.1 有助于將檔案資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力

在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，往往會(huì)形成很多的文字資料，比如管理理念、技術(shù)方面的試驗(yàn)以及企業(yè)發(fā)展方面的機(jī)密等。這些檔案資料在企業(yè)中占據(jù)著重要地位，需要由專門的管理人員進(jìn)行管理和保存。在收集與整理檔案資料的過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)做到與技術(shù)的革新聯(lián)系在一起，進(jìn)而形成具有參考價(jià)值的檔案資料。不僅如此，相關(guān)技術(shù)人員查閱這些資料，可以將其轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的生產(chǎn)力，為相關(guān)研究提供可靠的依據(jù)，進(jìn)而為企業(yè)科研發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1.2 有助于將檔案資源轉(zhuǎn)化為無形資產(chǎn)

企業(yè)的檔案資料，詳細(xì)記錄了企業(yè)的管理實(shí)踐成果、生產(chǎn)活動(dòng)等，見證了企業(yè)的發(fā)展成果，也見證了企業(yè)員工的成長(zhǎng)，是智慧的結(jié)晶。比如，科研和產(chǎn)品設(shè)計(jì)是十分重要的工作，也具有一定的難度，企業(yè)在設(shè)計(jì)和實(shí)踐過程中會(huì)投入大量的資源，不僅要做好前期調(diào)研工作，還要展開市場(chǎng)調(diào)查工作，全面收集相應(yīng)的產(chǎn)品信息；在中期，需要對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行試驗(yàn)；在后期，會(huì)正式投產(chǎn)。這些環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生大量資料，進(jìn)而形成原始檔案資料，不僅有文字資料，還會(huì)有圖片、視頻等資料。經(jīng)過收集和管理之后，這些檔案資料就是企業(yè)寶貴的財(cái)富，也是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)。

2 企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的指導(dǎo)思想

2.1 敬業(yè)精神

在企業(yè)檔案工作中，由于一直接觸紙質(zhì)資料，相關(guān)工作人員可能會(huì)感到枯燥無味，進(jìn)而會(huì)出現(xiàn)工作懈怠的現(xiàn)象，影響了企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新。工作人員應(yīng)當(dāng)保持較強(qiáng)的敬業(yè)精神以及嚴(yán)肅端正的工作態(tài)度，消除懈怠心理，走出辦公室以及檔案室，積極走向基層并與基層員工建立良好的關(guān)系，進(jìn)而收集到全面的檔案資料，將紙質(zhì)材料進(jìn)行不斷外延，逐漸發(fā)展成為可行的戰(zhàn)線，從而提升檔案工作質(zhì)量，將新時(shí)期檔案工作人員的良好精神面貌充分展示出來。

2.2 積極思考

在創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作時(shí)，有些工作人員只是按部就班地收集相關(guān)的檔案材料，一味模仿別人的做法，未能發(fā)揮自身的創(chuàng)新能力。在這樣的狀態(tài)下，檔案管理工作必然會(huì)失去創(chuàng)新性，無法體現(xiàn)該項(xiàng)工作的亮點(diǎn)，在很大程度上會(huì)降低檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。作為企業(yè)檔案管理工作人員，要善于觀察、積極思考、敢于探索，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的不足之處，提出新的觀點(diǎn)，不斷創(chuàng)新檔案管理工作方法，完善檔案管理體制等，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.3 實(shí)事求是

檔案資料，是企業(yè)重要的文字材料，也是具有參考價(jià)值的原始材料。檔案資料記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，檔案管理人員一定要收集真實(shí)的材料，堅(jiān)持實(shí)事求是原則，不能只關(guān)注發(fā)展功績(jī)、收集企業(yè)的輝煌業(yè)績(jī)，而忽略了企業(yè)發(fā)展中遭遇的挫折。其實(shí)，困難和挫折都是企業(yè)的經(jīng)歷，根據(jù)相關(guān)的記錄，可以吸取一定的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，有利于防止相似錯(cuò)誤的出現(xiàn)。

3 企業(yè)檔案工作創(chuàng)新對(duì)策

3.1 加強(qiáng)培訓(xùn)

在檔案管理工作中，需要管理大量的信息數(shù)據(jù)，具有一定的復(fù)雜性，檔案管理人員需要具有很強(qiáng)的實(shí)踐能力，并且還要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，掌握豐富的專業(yè)知識(shí)。比如，電子文件能夠高效管理不同種類的檔案，也能夠全面收集、整理，不斷創(chuàng)新檔案信息的查詢方式等。此外，檔案管理人員還應(yīng)該掌握先進(jìn)的管理方法，在編檔、存檔以及歸檔等諸多環(huán)節(jié)中充分發(fā)揮自身的主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。不僅如此，相關(guān)管理人員應(yīng)該發(fā)揮引導(dǎo)作用，讓公眾正確使用網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，經(jīng)過輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，便能夠檢索需要的資料等。對(duì)檔案保存工作，也要不斷創(chuàng)新，這就需要培訓(xùn)檔案工作人員，使他們樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷提升他們的綜合素質(zhì)。作為檔案管理人員，除了要掌握扎實(shí)、豐富的理論知識(shí)，還應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方式，在提升專業(yè)能力的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新管理理念，有效解決工作實(shí)踐中遇到的問題。

3.2 健全檔案管理體系

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)全面建設(shè)檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案管理的服務(wù)能力。檔案管理工作要滿足一定的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理機(jī)制也需要不斷創(chuàng)新，以此來規(guī)范檔案管理工作行為，這是完成好檔案管理工作的關(guān)鍵。不僅如此，企業(yè)還要加強(qiáng)檔案工作的法治建設(shè)，完善考評(píng)制度，采用獎(jiǎng)懲制度，詳細(xì)劃分檔案工作職責(zé)并與績(jī)效考核聯(lián)系在一起，直接掛鉤個(gè)人獎(jiǎng)金等，在實(shí)踐工作中用制度來約束該項(xiàng)工作。例如：某公司對(duì)檔案工作制度進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，采用了《企業(yè)檔案工作的考核辦法》，明確說明了檔案工作的相關(guān)責(zé)任，形成了計(jì)劃可行、獎(jiǎng)懲分明的管理機(jī)制，取得了較滿意的實(shí)踐效果。

3.3 加大電子文件的管理力度

傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，應(yīng)該朝著電子化方向發(fā)展，生成相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)，儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中，有利于檔案信息的共享。與以往的紙質(zhì)檔案相比，獲取電子版資料十分便捷，并且在很大程度上提升工作人員的工作效率。與手工繪圖相比，電子繪圖的準(zhǔn)確性會(huì)高很多，需要修改時(shí)也方便很多。企業(yè)應(yīng)該加大管理力度，合理分類檔案資料，融入信息技術(shù)等，根據(jù)相應(yīng)的規(guī)章制度來管理，進(jìn)而確保所有的電子文件得到完整保存。例如：福建省某檔案館引進(jìn)了RFID技術(shù)，有效提升盤點(diǎn)效率，也滿足上架和下架的諸多需求；另外，用戶可以快速登錄、閱讀瀏覽，利用管理系統(tǒng)詳細(xì)掌握借閱、歸還的相關(guān)信息，及時(shí)管理未歸還的檔案資料，為檔案的統(tǒng)一管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.4 強(qiáng)化檔案工作的建設(shè)

企業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，相關(guān)工作人員面臨著新的挑戰(zhàn)，需要以更高的標(biāo)準(zhǔn)來開展檔案管理工作。由于資料種類的逐漸增加，企業(yè)檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變以往的檔案管理模式，將紙質(zhì)資料與電子資料逐漸融合成為一體化的保存方式，可以采用大數(shù)據(jù)技術(shù)等，準(zhǔn)確分析檔案工作，根據(jù)檔案的利用率全面優(yōu)化檔案資料的排列順序。例如：對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，融入新媒體推送服務(wù)，經(jīng)過微信公眾平臺(tái)的運(yùn)營(yíng)，為廣大用戶展示檔案工作的創(chuàng)新成果，在整體上提升檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。