范興惠

（哈爾濱地鐵集團(tuán)有限公司運(yùn)營(yíng)分公司，黑龍江 哈爾濱 150050）

2019年1月，國(guó)家檔案局在《關(guān)于深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見(jiàn)》中指出，檔案工作是與黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展有關(guān)的基礎(chǔ)性和輔助性工作。企業(yè)檔案是否全面，完整和真實(shí)，直接影響企業(yè)的健全性和可持續(xù)性。建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。但是，許多企業(yè)當(dāng)前的檔案管理工作未能及時(shí)有效地進(jìn)行。本文重點(diǎn)介紹企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，分析其原因，并規(guī)范檔案管理和提高管理的水平。

1 企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的意義

《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案進(jìn)行了界定，具有重要的價(jià)值和功能，是其他信息資源無(wú)法替代的。可以總結(jié)自己的經(jīng)驗(yàn)，了解法律，延續(xù)歷史，并且不存檔就無(wú)法開(kāi)展每項(xiàng)業(yè)務(wù)。對(duì)于企業(yè)而言，在經(jīng)濟(jì)/社會(huì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程中不可避免地會(huì)產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值和參考價(jià)值的原始檔案，這些檔案真正詳細(xì)地描述了企業(yè)從創(chuàng)業(yè)到發(fā)展的整個(gè)過(guò)程，是應(yīng)對(duì)企業(yè)發(fā)展挑戰(zhàn)的寶貴資源，為企業(yè)的發(fā)展提供參考資料，并且在制定企業(yè)科學(xué)發(fā)展決策和戰(zhàn)略中發(fā)揮重要作用。因此，檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用非常重要。將制定工作原則、規(guī)范管理為發(fā)展方向，其中，檔案管理被用于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，全面提高了檔案管理的水平。

2 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的必要性

企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的標(biāo)志和發(fā)展過(guò)程。不僅是企業(yè)發(fā)展歷史的記錄，還是企業(yè)解決問(wèn)題，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)挑戰(zhàn)的參考平臺(tái)，這對(duì)于制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和決策非常重要。企業(yè)檔案管理的內(nèi)容主要是企業(yè)的生產(chǎn)，運(yùn)營(yíng)和物流信息的全面記錄。支出財(cái)務(wù)檔案，包括企業(yè)財(cái)務(wù)收入，基本員工信息，人員流列表以及相關(guān)產(chǎn)品的研發(fā)檔案。盡管檔案各部分的內(nèi)容不同，但是操作和開(kāi)發(fā)是密不可分的，因此，企業(yè)非常重視檔案管理并設(shè)置檔案級(jí)別管理，以進(jìn)行企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。

人事信息，人事儲(chǔ)備，會(huì)議記錄和財(cái)務(wù)信息在管理企業(yè)檔案中都對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。包括企業(yè)運(yùn)營(yíng)的所有方面，并且可以為企業(yè)做出各種管理決策，提供適當(dāng)?shù)挠?jì)劃信息以闡明企業(yè)的發(fā)展方向。例如，企業(yè)HR檔案管理可以為企業(yè)的就業(yè)和人才發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)，其中企業(yè)的財(cái)務(wù)信息管理可以為企業(yè)的發(fā)展提供充足的資金。

3 企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題

3.1 不完整的檔案收集

一些企業(yè)的檔案管理結(jié)構(gòu)不合理，直接影響到公司檔案的收集。許多公司相對(duì)來(lái)說(shuō)比較普遍，在歸檔或業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案收集方面都比較落后，僅關(guān)注生成的文檔，而不關(guān)注過(guò)程文檔的積累，缺乏兼容的電子檔案。另外，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，如果缺乏對(duì)已歸檔資料的傳輸?shù)谋O(jiān)督，可能會(huì)導(dǎo)致許多重要資料的丟失，從而影響數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)順序，增加數(shù)據(jù)收集的難度，并且會(huì)造成巨大的損失。

3.2 檔案編輯和調(diào)查結(jié)果薄弱

一些企業(yè)更加注重直觀的經(jīng)濟(jì)利益，而忽略了檔案管理結(jié)構(gòu)是否合理以及檔案管理團(tuán)隊(duì)是否完善。由于缺乏檔案人員，一些公司的檔案仍然處于“收集，管理，保存”的狀態(tài)，僅作為憑證，歸檔的服務(wù)價(jià)值未得到充分利用。

4 企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化路徑

4.1 完善檔案管理體系和機(jī)制

加強(qiáng)企業(yè)檔案管理是依法經(jīng)營(yíng)企業(yè)的重要責(zé)任，也是加強(qiáng)內(nèi)部控制和防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的基本任務(wù)。在業(yè)務(wù)運(yùn)作中，有必要從法律的角度強(qiáng)調(diào)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，加強(qiáng)檔案管理體系的建設(shè)，建立以管理團(tuán)隊(duì)為中心的檔案業(yè)務(wù)體系。檔案部門(mén)是核心，所有業(yè)務(wù)部門(mén)共同參與。管理工作適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的新情況，同樣有必要構(gòu)建一個(gè)鏈接資產(chǎn)的檔案系統(tǒng)，以監(jiān)督和指導(dǎo)相關(guān)公司的檔案操作。

4.2 明確檔案管理規(guī)則和規(guī)定

為了提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，有必要深入分析公司經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況，根據(jù)公司的實(shí)際情況進(jìn)行分析，明確分工，指導(dǎo)各項(xiàng)業(yè)務(wù)。企業(yè)的管理人員需要建立健全的檔案管理體系，關(guān)注檔案管理的細(xì)節(jié)，制定詳細(xì)的管理內(nèi)容和工作規(guī)則。例如，檔案的范圍根據(jù)企業(yè)活動(dòng)的重點(diǎn)而變化，企業(yè)檔案要求與時(shí)俱進(jìn)，豐富了企業(yè)檔案資源的內(nèi)容，結(jié)構(gòu)更加合理。為此，根據(jù)國(guó)家檔案局要求創(chuàng)建檔案的范圍和檔案保留期限，確保檔案資源的完整性，有助于促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的建設(shè)。

4.3 提高檔案管理的質(zhì)量

企業(yè)檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)的項(xiàng)目。在獲得存檔專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，檔案管理員要了解公司生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)的業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理是檔案管理員的技術(shù)能力和綜合素質(zhì)體現(xiàn)。公司采用人才培訓(xùn)的方法，著重于提供最新的管理知識(shí)和技能，同時(shí)派遣人員到檔案管理組織中學(xué)習(xí)和交流，以提高管理人員的知識(shí)和技能水平。此外，為了提高檔案管理的效率，公司必須通過(guò)激勵(lì)機(jī)制穩(wěn)定和吸引專業(yè)檔案人才，擴(kuò)大檔案管理團(tuán)隊(duì)以增強(qiáng)檔案管理的穩(wěn)定性和專業(yè)性，并規(guī)范檔案管理。

4.4 采用科學(xué)的檔案管理方法

在管理檔案時(shí)，必須采取科學(xué)措施，全面加強(qiáng)檔案管理，以確保管理的規(guī)范化。例如，企業(yè)注意檔案?jìng)鬏斶^(guò)程的制度化，指定檔案批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)傳輸詳細(xì)信息以確保檔案的可搜索性，同時(shí)采取行動(dòng)來(lái)管理公司檔案。其中，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的任何更改均應(yīng)及時(shí)糾正，管理員應(yīng)定期檢查檔案數(shù)據(jù)信息，以確保檔案內(nèi)容的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。公司重視檔案管理的評(píng)估，將歸檔工作納入各種檢查和評(píng)估中，及時(shí)了解檔案管理中存在的問(wèn)題，采取科學(xué)措施糾正錯(cuò)誤并管理檔案，必須保持檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

4.5 加速歸檔工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為企業(yè)提高質(zhì)量和效率的必然選擇，也是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必要條件。企業(yè)關(guān)注傳統(tǒng)管理思想和方法的變化，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)踐制定檔案管理信息開(kāi)發(fā)計(jì)劃，配備先進(jìn)的管理軟件和硬件系統(tǒng)，并及時(shí)收集各種系統(tǒng)電子檔案，建立檔案信息平臺(tái)，可以減少搜索和參考時(shí)間，全面改善檔案資料的使用，優(yōu)化和改善電子檔案的內(nèi)容，并通過(guò)最新的網(wǎng)絡(luò)化方法來(lái)改善檔案管理的效果，全面提高檔案管理的信息水平。

5 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展非常重要。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)面臨檔案管理問(wèn)題，需要加強(qiáng)檔案管理，這是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)。