李 璐

（銀川市口腔醫(yī)院，寧夏 銀川 750000）

檔案是歷史真實記錄，它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件，這也是檔案價值性體現(xiàn)，是上到國家經(jīng)濟、政治、文化建設(shè)，下至部門發(fā)展的重要憑證，與社會各領(lǐng)域發(fā)展之間有著密切的聯(lián)系。但是隨著信息科技的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)檔案信息化管理技術(shù)被各個領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，但是在辦公檔案管理的工作中仍然普遍存在著一些新的問題。為了能夠跟隨信息時代的快速發(fā)展，相關(guān)產(chǎn)業(yè)應(yīng)不斷完善各級辦公室業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)工作，運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息化管理技術(shù)提高辦公室業(yè)務(wù)檔案管理的實際工作效率。

1 辦公室檔案管理存在的問題

1）思想認識不到位。我國政府辦公室高級檔案管理工作人員的檔案管理職業(yè)意識淡薄，大多數(shù)檔案管理人員都不具備相當專業(yè)的檔案管理水平，對從事檔案管理的工作重要意義認識不到位，不能充分認識到檔案館路工作所肩負的重大社會責(zé)任。大多數(shù)檔案管理工作只是一項表面上的工作，對日常檔案資料的整理保存和信息搜集相對較有欠缺，管理方法往往采用的是傳統(tǒng)的信息管理模式，落后于網(wǎng)絡(luò)時代社會發(fā)展的先進步伐，因此，為了更好適應(yīng)現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，檔案管理處的工作人員應(yīng)該引進一些現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的信息管理技術(shù)，提高檔案管理工作中的效率。

2）工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升。很多部門，由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，影響工作人員工作積極性，加之檔案管理人員不具備系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識，加之單位檔案管理制度不安全，檔案管理責(zé)任落實不到位，造成管理不規(guī)范，檔案資料得不到妥善保存，長期隨意堆放，除此之外，檔案管理人員沒有對其檔案進行合理規(guī)劃和有效管理，檔案丟失問題嚴重。所以具體管理工作不能充分體現(xiàn)和突出歷史檔案所理應(yīng)具備的使用價值。除此之外，辦公室的檔案內(nèi)容繁雜，檔案管理工作對工作人員的素質(zhì)要求高，如果本身缺乏責(zé)任心，沒有較強的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，就會容易讓檔案管理相關(guān)工作中的問題頻發(fā)，進而嚴重的會影響辦公室檔案管理相關(guān)工作的執(zhí)行效率。

3）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)亟待加強。隨著國家上級檔案管理部門政策的出臺，檔案管理要求越來越規(guī)范，大環(huán)境下互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)也越來越高，辦公室業(yè)務(wù)檔案資料種類越來越復(fù)雜，針對不同工作時段、不同類型的網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息，要求要及時進行有效地分析記錄和收集整理，此外，現(xiàn)階段由于網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理技術(shù)主要應(yīng)用于新型檔案管理業(yè)務(wù)工作過程中的基礎(chǔ)技術(shù)還不是很完善，許多基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)無法完全滿足支撐檔案工作的管理需求，所以許多新型檔案管理工作仍是采用紙質(zhì)檔案管理的傳統(tǒng)方式，勢必嚴重阻礙了部門發(fā)展，所以檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)亟待加強。

2 提高辦公室檔案管理水平的具體措施

1）創(chuàng)新工作形式。檔案管理工作部門人員應(yīng)當積極創(chuàng)新檔案工作管理形式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙張檔案管理工作方式，利用電子文件檔案的管理方式對其資源進行信息收集與保存處理，合理組織應(yīng)用現(xiàn)代計算機信息技術(shù)對檔案資源狀態(tài)進行檢索。相關(guān)主管部門可以同時將公眾紙質(zhì)檢索檔案與公眾電子檢索檔案工作聯(lián)系在一起，不僅可以提升公眾檢索檔案工作上的便利性，還能有效降低檔案工作風(fēng)險，提升電子檔案信息資源綜合管理利用效果，在實行統(tǒng)一與綜合集中管控的基礎(chǔ)上，提升電子檔案信息資源使用安全性，打破以往傳統(tǒng)檔案工作檢索方式的管理局限性。

2）提高檔案管理認識，健全管理制度，明確管理責(zé)任。由于目前大部分單位對于檔案管理的管理思想不創(chuàng)新、管理制度不健全、管理責(zé)任不明確，這都可能使得目前我國單位檔案管理中的工作難以得到較大的發(fā)展進步，因此，增強部門對于檔案管理的思想意識、健全制度、明確責(zé)任，在部門發(fā)展中已經(jīng)顯得十分重要。首先就是要不斷提高用人單位對于加強辦公室內(nèi)部檔案管理及其規(guī)范化素質(zhì)的正確認識，加大檔案管理人員的崗位培訓(xùn)。其次。結(jié)合部門實際和辦檔案管理的規(guī)范要求，應(yīng)該始終堅持”以人為本”的原則，建立和規(guī)范辦公室內(nèi)部檔案管理制度，明確崗位責(zé)任分工。不斷探索和完善我國社會事業(yè)發(fā)展實際需求和實現(xiàn)單位自身事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標。因此，增強單位檔案管理的認識，創(chuàng)新檔案管理理念是提高辦公室檔案管理工作進一步發(fā)展的有效措施。

3）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理從業(yè)人員的工作能力和綜合素質(zhì)不斷提高，可以有效促進公司辦公室內(nèi)部檔案管理人員工作效率。所以，要在固定的培訓(xùn)時間段內(nèi)組織檔案管理從業(yè)人員參與培訓(xùn)，使其掌握豐富的現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識，善于系統(tǒng)運用檔案信息管理技術(shù)方法開展培訓(xùn)工作，可以使新時期檔案辦公室對于檔案管理培訓(xùn)工作的基本要求能夠得到充分滿足。檔案管理工作人員干部要積極參與學(xué)習(xí)，對應(yīng)用數(shù)字化通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計算機通信技術(shù)等要進行認真研究學(xué)習(xí)，充分掌握了解檔案辦公室從事檔案管理業(yè)務(wù)工作的基本流程，貫徹落實部門各項規(guī)章制度，確保自身管理行為規(guī)范。唯有如此，才可以有效地提高各級辦公室業(yè)務(wù)檔案管理員的工作效率。

4）加強檔案信息化體系建設(shè)。當前，在部門檔案管理中，要想有效促進辦公檔案管理人員工作效率和檔案質(zhì)量的提高，應(yīng)積極促進檔案信息化體系建設(shè)。計算機檔案管理為加快實現(xiàn)辦公室檔案管理業(yè)務(wù)信息化提供了有利條件。將推進部門電子檔案的信息化建設(shè)是進一步深入強化部門檔案管理信息化體系建設(shè)的有效途徑，除此之外，電子檔案可以在有效服務(wù)社會事業(yè)的發(fā)展過程中，將社會效益充分化地展現(xiàn)發(fā)揮出來。在我國辦公室電子文件檔案管理數(shù)量不斷增多的前提下，通過科學(xué)合理地選擇計算機電子檔案管理應(yīng)用軟件，可以有效促進辦公室電子檔案管理員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量不斷提高。

3 結(jié)語

隨著當前社會經(jīng)濟形勢的深刻變化和不斷發(fā)展，對從事檔案資料整理相關(guān)工作的職業(yè)規(guī)范要求隨著時代不斷發(fā)展越來越高，行政管理人員、檔案工作人員一定要不斷探索總結(jié)工作實踐經(jīng)驗，充分結(jié)合本部門的自身職業(yè)發(fā)展特色，創(chuàng)新思維、科學(xué)使用檔案收集、歸檔、儲存等方法來進行檔案歸檔工作。同時檔案管理工作人員必須不斷強化社會責(zé)任意識、服務(wù)意識，樹立打造精品檔案意識，培育增強職業(yè)道德意識，從而真正發(fā)揮檔案管理的社會性、歷史性、確定性、真實可靠性等特性，真正實現(xiàn)資源共享的主要目的。