王曉磊

（天津市農(nóng)墾物業(yè)管理有限公司，天津 300222）

現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)管理走向精益化道路勢在必行。檔案管理作為企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營、管理等工作的基礎(chǔ)，在企業(yè)檔案管理中引入精益化模式，能夠不斷提升企業(yè)檔案信息化水平，完善當(dāng)前企業(yè)管理的模式，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展提供幫助[1]?；诖?，加強(qiáng)對構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理精益化模式的研究具有十分現(xiàn)實(shí)的意義。

1 企業(yè)檔案管理工作存在的不足

1）檔案管理工作重視程度低。在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，企業(yè)之間存在更加激烈的競爭，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對于企業(yè)經(jīng)營效益更加看重。很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可有可無的工作，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致在檔案管理部門設(shè)置、人員配置等方面都相對不足，影響檔案管理工作實(shí)施策略，也常常發(fā)生檔案文件丟失、檔案破損等問題，對企業(yè)基礎(chǔ)工作落實(shí)造成很大的阻礙。

2）缺乏相關(guān)的資金投入。市場經(jīng)濟(jì)體制的完善，市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境更加復(fù)雜，企業(yè)所面臨的經(jīng)營壓力、競爭壓力更大，而降低經(jīng)營成本、增加效能、開拓市場是提升企業(yè)競爭實(shí)力的關(guān)鍵，這種情況下企業(yè)中輕視檔案工作的意識(shí)蔓延。對于企業(yè)檔案管理工作投入相對不足，尤其是資金方面，資金短缺會(huì)造成設(shè)備不足、人員不足，無法發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)作用[2]。

3）企業(yè)檔案管理信息化水平不足?，F(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展過程中，任何經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、經(jīng)營管理等都會(huì)產(chǎn)生檔案，且所產(chǎn)生的檔案數(shù)量更多。很多企業(yè)逐漸開始了信息化建設(shè)，在檔案方面通常采用紙質(zhì)材料、電子材料一起保存的方式。在紙質(zhì)檔案模式下，會(huì)消耗大量的人工，而這種檔案管理模式，會(huì)消耗更多的人力物力，還會(huì)造成大量的工作重復(fù)，不利于工作效率提升。

2 構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理精益化模式對策

1）不斷提高對檔案管理工作的重視，為實(shí)現(xiàn)精益化管理模式奠定基礎(chǔ)。在實(shí)施企業(yè)檔案管理精益化模式中，必須應(yīng)該提高檔案管理部門在企業(yè)中的地位，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，才能夠?yàn)榫婊芾泶蚝没A(chǔ)，逐漸實(shí)現(xiàn)全員參與的目標(biāo)[3]。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層可以適當(dāng)增加檔案管理部門在績效考核中的權(quán)限，強(qiáng)化其和企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系。同時(shí)，需要在企業(yè)內(nèi)部形成軟實(shí)力意識(shí)，樹立對檔案管理重視的意識(shí)。當(dāng)然，企業(yè)還需要采取更多措施，逐漸將檔案管理納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程中，將其歸入到企業(yè)日常工作流程中，切實(shí)提升檔案管理在企業(yè)中的職能地位。

2）開展全員化檔案管理培訓(xùn)工作。在企業(yè)開展檔案管理過程中，涉及檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、分析、鑒定、資源開發(fā)、保存等很多工作。推行精益化管理模式中，應(yīng)該逐漸實(shí)現(xiàn)上述各項(xiàng)工作的部門化、模塊化，對全員開展檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)[4]。第一，加強(qiáng)對企業(yè)業(yè)務(wù)部門員工培訓(xùn)，主要集中在檔案資料收集、移交、電子檔案應(yīng)用等方面，加強(qiáng)對精益化檔案管理模式優(yōu)勢的推廣宣傳，讓員工認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性，并逐漸將檔案管理滲透到企業(yè)管理各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中；第二，對于檔案管理部門工作人員，應(yīng)該從檔案保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及開發(fā)等方面加以培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員工作技能；第三，企業(yè)業(yè)務(wù)部門也可以設(shè)置兼職檔案管理，確保檔案管理工作順利完成。

3）構(gòu)建企業(yè)檔案安全保障體系。第一，持續(xù)落實(shí)物理安全保障措施。信息化時(shí)代背景下，物理安全保障依舊是企業(yè)檔案管理重要內(nèi)容，建立應(yīng)急檔案管理制度，保證緊急狀態(tài)下具有協(xié)調(diào)機(jī)制，能夠?qū)p失降到最低。對于一些涉及國家密集的企業(yè)，還應(yīng)該采取相應(yīng)技術(shù)，提升檔案文件的安全保密等級(jí)；第二，建立有效的網(wǎng)絡(luò)安全保障機(jī)制。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化，借助于檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案文件網(wǎng)絡(luò)化、電子化[5]。應(yīng)該設(shè)置有效的安全保密制度，同時(shí)落實(shí)對網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)，建立強(qiáng)有力的網(wǎng)絡(luò)安全保障機(jī)制；第三，設(shè)置安全訪問技術(shù)。利用安全訪問技術(shù)，對檔案系統(tǒng)訪問者身份進(jìn)行認(rèn)證，借助于ID識(shí)別技術(shù)控制訪問權(quán)限。企業(yè)中不同等級(jí)員工，可以根據(jù)自身權(quán)限對檔案資源進(jìn)行調(diào)閱查看；第四，構(gòu)建更加安全的檔案信息傳輸技術(shù)。為了避免企業(yè)檔案資料在傳輸過程中出現(xiàn)泄漏、損毀等問題，可以采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)、入侵檢測技術(shù)等，避免黑客、病毒等對網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)膿p壞，全面提升檔案信息傳輸?shù)陌踩阅?。相關(guān)工作人員需要能夠在檔案信息系統(tǒng)中安裝監(jiān)控軟件、殺毒軟件等，定期對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行病毒查殺，漏洞維護(hù)等。

4）深入挖掘企業(yè)檔案管理價(jià)值。推行企業(yè)檔案管理精益化模式過程中，應(yīng)該堅(jiān)持以服務(wù)企業(yè)日常業(yè)務(wù)正常開展為基礎(chǔ)，能夠體現(xiàn)檔案管理切身價(jià)值。檔案管理信息交互效能是提高企業(yè)檔案價(jià)值的重要途徑，可以適當(dāng)下沉檔案管理工作職能，可以采用走訪制，定期對企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行走訪，根據(jù)基層反映出來的情況，充分和兼職檔案管理人員溝通，以便于全面掌握和了解企業(yè)檔案信息需求[6]。只有通過這種方式，才能為企業(yè)檔案管理走向精益化道路指明方向，只有圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，采取多元化的超前檔案服務(wù)，包括送檔上門、編研材料編寫以及開架閱覽等服務(wù)。

5）建立更加高效的檔案管理制度。建立高效的檔案管理模式，首先，要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，將企業(yè)各類檔案信息納入企業(yè)檔案管理范圍中，最大限度發(fā)揮其學(xué)術(shù)價(jià)值。第二，要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的匹配程度，統(tǒng)一接入端口和標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用自動(dòng)化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理。第三，準(zhǔn)確定位企業(yè)檔案管理的角色，從不同層面、不同角度，以不同方式進(jìn)行檔案管理，規(guī)范檔案信息分類，按照一定方向，不斷深挖檔案信息的參考價(jià)值與學(xué)術(shù)價(jià)值，為其他部門提供更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。第三，明確分工，進(jìn)一步明確企業(yè)檔案管理部門各崗位職責(zé)，并采用相應(yīng)的獎(jiǎng)罰措施，充分調(diào)動(dòng)相關(guān)人員工作積極性。

3 總結(jié)

通過上述分析可知，精益化管理是當(dāng)前一種重要的管理理念，將其運(yùn)用到現(xiàn)代企業(yè)檔案管理過程中，能夠充分發(fā)揮企業(yè)檔案資料的價(jià)值，提升整體檔案管理質(zhì)量與效率。在具體實(shí)施過程中，必須加強(qiáng)對檔案管理的重視，實(shí)施全員培訓(xùn)，樹立全員參與的檔案管理模式，注重建立檔案安全保障體系，深入挖掘檔案資料的價(jià)值，滿足企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展需求，為企業(yè)業(yè)務(wù)開展服務(wù)，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。