王 卉

（萊陽老年大學(xué)，山東 萊陽 265200）

檔案管理是老年大學(xué)日常管理工作的重要組成部分，其涉及大學(xué)建設(shè)和學(xué)員個(gè)人的各類信息，影響了老年大學(xué)日常教學(xué)工作和管理政策的制定。為了積極適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案管理的新要求，老年大學(xué)的檔案管理部門應(yīng)創(chuàng)新檔案管理工作的方式和方法，充分應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)提升檔案管理的準(zhǔn)確性、安全性，為自身未來的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的檔案信息管理基礎(chǔ)，從而不斷增強(qiáng)應(yīng)對(duì)管理中出現(xiàn)的各類問題。

1 老年大學(xué)檔案管理工作存在的問題

1）缺乏科學(xué)合理的檔案管理制度?？茖W(xué)合理的檔案管理制度是日常檔案管理工作的保障，其通過規(guī)范的檔案收集、整理、存儲(chǔ)規(guī)范明確管理者工作內(nèi)容和職責(zé)，保證了檔案管理每項(xiàng)工作的順利推進(jìn)[1]。通過對(duì)現(xiàn)實(shí)檔案管理工作的觀察，我國大部分老年大學(xué)缺乏行之有效的檔案管理制度，管理人員在進(jìn)行檔案收集和整理過程中較為隨意，缺少嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的檔案管理細(xì)則，容易造成檔案丟失、檔案查找效率低下等問題，影響了后續(xù)相關(guān)工作的開展。比如，課堂教學(xué)、理論研究與設(shè)備器材等方面的檔案資料分屬于不同的檔案類型，由于缺乏明確的檔案管理規(guī)范，會(huì)出現(xiàn)上述類型檔案錯(cuò)亂收集和存儲(chǔ)的情況。

2）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善。完備的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是提升檔案管理效率的前提，影響著檔案信息的完整性和安全性。檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括檔案室、計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)設(shè)備、防火設(shè)置等多項(xiàng)內(nèi)容，主要為檔案信息的錄入、整理、查詢、存儲(chǔ)等工作提供物質(zhì)和技術(shù)性支持。老年大學(xué)普遍存在缺乏獨(dú)立的檔案室、計(jì)算機(jī)和打印機(jī)設(shè)備數(shù)量不足等情況，從而影響了檔案管理工作人員在具體檔案收集和整理工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。即使一些具備獨(dú)立檔案室和數(shù)量充足計(jì)算機(jī)設(shè)備的老年大學(xué)，其信息化建設(shè)程度和突發(fā)事件應(yīng)對(duì)能力有待提升。

3）檔案管理信息化建設(shè)不足。隨著媒介技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已進(jìn)入信息社會(huì)，檔案管理內(nèi)容和形式發(fā)生了改變。在檔案管理內(nèi)容方面，不僅需要管理紙質(zhì)文件還需要管理電子文件；在管理形式方面，主要是指利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行管理，減輕了檔案管理人員的工作壓力，極大提升了人工檔案管理的效率。但我國大部分老年大學(xué)其檔案管理信息化建設(shè)處于起步階段，對(duì)信息化檔案管理建設(shè)認(rèn)知程度有待提升，尚未建成高效的檔案信息管理系統(tǒng)，信息技術(shù)在檔案日常管理工作中的應(yīng)用范圍有待提升。

4）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升。檔案管理人員是日常檔案管理工作的踐行者，其專業(yè)素養(yǎng)影響著最終檔案管理效果[2]。從老年大學(xué)檔案管理人員構(gòu)成情況來看，大部分工作人員為非專業(yè)的管理人員或者管理者年齡偏大，在實(shí)際處理各類檔案問題時(shí)會(huì)出現(xiàn)不專業(yè)、效率低下的情況，會(huì)影響檔案利用者的使用滿意程度，從而影響了相關(guān)后續(xù)工作的有效開展。信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了更高要求，檔案管理工作者需要具備基礎(chǔ)的信息技術(shù)應(yīng)用能力，從而做好電子信息歸檔、查詢工作?？梢?，老年大學(xué)檔案管理人員素養(yǎng)不高是目前存在較為棘手的問題，需要給予高度重視，并采取針對(duì)性措施提升職工素養(yǎng)。

2 優(yōu)化檔案管理工作的對(duì)策和方法

1）健全檔案管理制度，規(guī)范分類標(biāo)準(zhǔn)。為了有效規(guī)范檔案管理人員的日常管理工作，老年大學(xué)需要建立健全一套科學(xué)合理、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的檔案管理制度。在制定檔案管理制度時(shí)，需要嚴(yán)格依照《檔案法》，進(jìn)一步對(duì)檔案的立卷、歸檔、借閱、銷毀、利用等工作流程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，要求管理人員嚴(yán)格按照制度進(jìn)行管理，各部門各司其職、各自承擔(dān)各自責(zé)任。比如，在對(duì)老年大學(xué)春季班和秋季班的學(xué)員信息檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持勤收集、勤檢查的原則，按照檔案管理流程做好學(xué)員信息歸檔的各項(xiàng)工作，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，不斷規(guī)范檔案管理人員的日常操作規(guī)范。

2）重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升管理專業(yè)度。檔案管理工作效率的有效提升需要完備的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)做基礎(chǔ)，老年大學(xué)應(yīng)加大資金和技術(shù)投入，積極建設(shè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施，為各項(xiàng)檔案管理工作開展提供充足的設(shè)備支撐[3]。首先，應(yīng)按照《檔案法》標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置符合自身發(fā)展范圍的檔案室面積，并配置數(shù)量充足的檔案柜架、卷盒、檔案轉(zhuǎn)移推車工具等等。其次，應(yīng)完善檔案室內(nèi)的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)施、安防設(shè)施、計(jì)算機(jī)和打印機(jī)等設(shè)備。完善上述基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)可以推進(jìn)檔案管理工作朝著規(guī)范化、專業(yè)化方向發(fā)展，還能為各類教學(xué)活動(dòng)信息、學(xué)員資料信息等檔案資源的安全性提供充足保障。

3）積極應(yīng)用信息技術(shù)，建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)是適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的重要途徑，也是老年大學(xué)提升檔案信息管理效率的必由之路[4]。為此，老年大學(xué)應(yīng)積極主動(dòng)利用先進(jìn)的信息技術(shù)，利用人工智能技術(shù)、云存儲(chǔ)等技術(shù)簡化傳統(tǒng)檔案管理流程、提升檔案信息的整理、查詢、利用效率。首先，老年大學(xué)可以借鑒其他老年大學(xué)已成熟的檔案信息管理系統(tǒng)，還可以與第三方軟件制作公司合作制定符合自身實(shí)際管理情況的信息管理平臺(tái)，在系統(tǒng)建設(shè)中不斷完善紙質(zhì)檔案的同步存檔和電子檔案的錄入、整理、查詢、銷毀等各項(xiàng)功能，進(jìn)一步降低檔案管理人員的工作壓力，從而有效提升日常檔案管理工作的效率。

4）注重人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)，增強(qiáng)其專業(yè)和信息素養(yǎng)。在信息時(shí)代，檔案管理人員不僅需要具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，還應(yīng)具備基礎(chǔ)的信息技術(shù)應(yīng)用能力[5]。為此，老年大學(xué)應(yīng)注重人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)，不斷優(yōu)化檔案管理人員團(tuán)隊(duì)機(jī)構(gòu)。首先，老年大學(xué)可以公開招聘優(yōu)秀的青年人才，給予其良好的薪資待遇條件，吸引更多青年人才的加入。其次，老年大學(xué)應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有員工的技能培訓(xùn)，可以定期邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)專家開展相關(guān)講座和經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，在提升員工專業(yè)能力基礎(chǔ)上鍛煉其信息技術(shù)應(yīng)用能力，培養(yǎng)其自主學(xué)習(xí)知識(shí)的能力，為創(chuàng)新檔案管理工作提供扎實(shí)的人員基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

老年大學(xué)是應(yīng)對(duì)人口老齡化、建設(shè)終身學(xué)習(xí)型社會(huì)要求下發(fā)展起來的產(chǎn)物，能夠有效增強(qiáng)我國老年人口的文化素質(zhì)，推動(dòng)社會(huì)主義和諧建設(shè)。從目前老年大學(xué)檔案管理工作中可以發(fā)現(xiàn)存在檔案管理制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善、信息化建設(shè)不足、管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升等方面的問題，阻礙了老年大學(xué)檔案管理效率的提升。為了積極適應(yīng)信息新時(shí)代，老年大學(xué)應(yīng)從健全檔案管理制度、重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、積極應(yīng)用信息技術(shù)、注重人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)這四方面出發(fā)，切實(shí)提升檔案管理工作的水平和效率。