張秀芳

（福建省龍巖技師學(xué)院，福建 龍巖 364000）

基建項目檔案主要指的是將不同建筑物、地上地下管線等相關(guān)基本建設(shè)進行勘察、設(shè)計、施工、管理等工作，從中形成的檔案?；椖繖n案直接影響著基建項目的開展的意義，并且是基建項目的重要組成部分，它能夠?qū)椖拷ㄔO(shè)進行真實記錄，同時也是對基建項目開展各項工作重要基礎(chǔ)，在一定程度上保證了基建項目的正常開展，并為基建項目提供重要的數(shù)據(jù)支持。在新時代背景下，我國社會經(jīng)濟飛速發(fā)展，基建項目檔案管理也應(yīng)該不斷進步，減少檔案管理中存在的問題。在現(xiàn)階段，解決基建項目檔案管理是基本建設(shè)工作或者能夠非常關(guān)鍵的問題。

1 基建項目工程檔案管理問題

為了更好地改善新的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的管理方法，以適應(yīng)我國建設(shè)項目的持續(xù)發(fā)展趨勢，我國制定了一套適用于項目風(fēng)險管理和項目文件存儲的政策法規(guī)。因為基礎(chǔ)設(shè)施文件具有多樣性，復(fù)雜性和完整性的特點，又由于諸如經(jīng)濟利益或加班之類的原因，人們通常只重視項目本身的建設(shè)，而忽視基礎(chǔ)設(shè)施項目的檔案管理?；A(chǔ)設(shè)施項目檔案的收集，分類和歸檔無法與基礎(chǔ)設(shè)施項目的建設(shè)協(xié)調(diào)，從而導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施檔案的嚴重延遲。項目管理和技術(shù)文檔分散，損壞或丟失，影響基礎(chǔ)設(shè)施檔案的使用，限制了單位檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。其中，對基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的意識不強，對檔案保護缺乏足夠的重視也是至關(guān)重要的問題。為了業(yè)務(wù)上的方便，基礎(chǔ)架構(gòu)部門不能自愿提交基礎(chǔ)架構(gòu)項目文件。從技術(shù)專業(yè)的角度來看，檔案數(shù)據(jù)權(quán)威專家在檔案數(shù)據(jù)層面具有專業(yè)技能，但缺乏建筑工程專業(yè)知識，對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基本建設(shè)項目的管理過程不了解?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)單位的人員和工程建設(shè)專業(yè)人員在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面具有豐富多樣的工作經(jīng)驗和專業(yè)技能。雙方各有長處，但彼此之間無法溝通，并且由于缺乏溝通和交流，基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集和存儲工作無法正常進行[1]。

2 基建項目工程檔案管理問題解決措施

一是完善基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理體制，建立健全基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理規(guī)章制度。根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施項目的特點和基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的要求，每個參與部門都應(yīng)建立相應(yīng)的檔案代理機構(gòu)，部署專職檔案人員，明確各自的管理職責(zé)，建立基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并加強執(zhí)行職能，加強所有工程和檔案人員業(yè)務(wù)溝通，基礎(chǔ)設(shè)施歸檔工作包括項目批準，勘測，測量和制圖，初步設(shè)計，施工，竣工批準，評估和選擇步驟?；A(chǔ)架構(gòu)歸檔業(yè)務(wù)包括收集，評估，歸檔，使用和存儲；該系統(tǒng)實際上已實現(xiàn)。在部門和員工的工作中，要確保完整收集基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)文件，規(guī)范組織，及時提交和安全存儲。

二是根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施項目的建設(shè)過程來跟蹤基礎(chǔ)設(shè)施文件的收集。基礎(chǔ)設(shè)施項目管理過程包括基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理，并且基礎(chǔ)設(shè)施歸檔工作應(yīng)與施工過程同步。當建設(shè)項目申請批準時，開始對基礎(chǔ)設(shè)施文檔進行收集，分類和審查；當項目完成并開始施工被接受時，應(yīng)對項目文檔進行存檔，驗收，從而控制基礎(chǔ)設(shè)施文檔管理的質(zhì)量。項目建設(shè)應(yīng)建立限制機制，例如監(jiān)督系統(tǒng)和合同系統(tǒng)。簽訂合同時，指定要傳輸?shù)幕A(chǔ)結(jié)構(gòu)檔案材料的數(shù)量，套數(shù)，提交時間和質(zhì)量要求，項目成本的一部分應(yīng)用作基礎(chǔ)設(shè)施檔案庫的建立，以保留儲備金，除非提交完整的基礎(chǔ)設(shè)施文件并且有效控制、監(jiān)督和檢查基礎(chǔ)設(shè)施文件的質(zhì)量，否則不會付款。對基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)歸檔操作執(zhí)行“包括3”和“同步4”操作。即基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)歸檔任務(wù)包括在基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)項目計劃中，包括在基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)項目規(guī)則和條例中，并包括在后責(zé)任系統(tǒng)中?；A(chǔ)結(jié)構(gòu)文件操作與基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)項目的啟動同步，施工進度與基礎(chǔ)設(shè)施項目的工作檢查以及基礎(chǔ)設(shè)施項目的竣工驗收同步進行，我們通過確保基礎(chǔ)設(shè)施檔案的順利進行來保證基礎(chǔ)設(shè)施項目的質(zhì)量[2]。

三是抓好項目的竣工驗收。在收集城市建設(shè)檔案中，適應(yīng)項目是一項關(guān)鍵且非常重要的任務(wù)。重點是對項目形成的檔案詳細接受，對圖紙是否一致以及施工質(zhì)量好壞的審查和意見。接受時，必須有三點耐心。1）堅持該項目必須在接受之前得到政府的批準。2）僅當圖形和對象匹配時，才接受驗收。3）如果文字材料和圖紙的裝訂和折疊不符合要求，則必須將其退回并改寫。歸還后，檔案工作人員將及時提供指導(dǎo)和幫助，直到所有人都接受之后，才會滿足相關(guān)要求。在完成基礎(chǔ)設(shè)施項目的批準之前，必須由城市建設(shè)檔案管理部門檢查并批準基礎(chǔ)設(shè)施檔案?；A(chǔ)架構(gòu)檔案的轉(zhuǎn)移將在項目完成后的3個月內(nèi)完成，基礎(chǔ)架構(gòu)檔案的接受改善了基礎(chǔ)架構(gòu)項目和檔案的管理。

四是，基礎(chǔ)設(shè)施檔案的質(zhì)量是為了確?；A(chǔ)設(shè)施檔案的管理和利用，所有參與的建設(shè)單位必須在其工作范圍內(nèi)嚴格進行基礎(chǔ)設(shè)施檔案的組織，編目，存儲?；A(chǔ)結(jié)構(gòu)檔案的歸檔必須遵循基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)檔案的形成規(guī)律，保持基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)檔案的有機聯(lián)系，并且項目必須彼此獨立，清晰地分類，連續(xù)并且構(gòu)成一個完整的整體。根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2008)，指導(dǎo)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)檔案的操作，規(guī)范基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)檔案的組織和歸檔，并進一步標準化基礎(chǔ)設(shè)施檔案的管理。

五是應(yīng)該保證檔案部門參與到整個管理過程。全過程管理就是在科技文件材料形成過程中和在檔案收集、鑒定、整編、歸檔的過程中，檔案部門都要參與管理。由于基建項目在改擴建過程中，有效提升檔案的利用效率，相關(guān)檔案工作人員也應(yīng)該不斷提升自身的工作水平，不斷提高自身綜合素質(zhì)能力，有效掌握項目建設(shè)的相關(guān)技術(shù)，保證參與到檔案管理部門的整個管理過程。其次，檔案管理人員在掌握基建項目主要性質(zhì)的過程中，在進行整編時，使新產(chǎn)生的科技文件材料與原有基建項目檔案之間成為有機聯(lián)系體，使檔案更加真實、準確、完整地體現(xiàn)基建項目建設(shè)發(fā)展的過程，也能為今后查考利用提供詳實的依據(jù)。

3 結(jié)語

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中，會形成各種各樣的文檔材料，這些材料全面反映了這些基建工程的建設(shè)情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，具有重要的利用價值。因此，做好基建工程檔案收集管理工作至關(guān)重要。