董 曉

（濟南水務(wù)集團有限公司，山東 濟南 250000）

文書檔案在整個企業(yè)檔案管理體系中的占比不是最大的，然而，由于其信息機密性高，且信息具有一定的廣度，促使文書檔案管理水平直接影響著企業(yè)的正常運作，并且文書檔案管理質(zhì)量也充分體現(xiàn)出企業(yè)管理的實際水平。以往的文書檔案管理模式已然不能滿足企業(yè)發(fā)展的實際需求，對此，我們應(yīng)重視文書檔案管理的規(guī)范性與合理性，及時提高文書檔案管理水平，以求為企業(yè)長遠發(fā)展提供重要保障。

1 強化企業(yè)文書檔案管理的重要意義

1）促進企業(yè)的改革與發(fā)展。對于企業(yè)而言，文書檔案管理是企業(yè)開展經(jīng)營管理、溝通交流與科學決策的核心支撐，而企業(yè)改革與發(fā)展必須要擁有完整、系統(tǒng)、規(guī)范與有序的文書檔案管理作為重要的保障。

2）便于傳承企業(yè)文化。文書檔案充分反映出企業(yè)發(fā)展與成長的重要過程，也反映出企業(yè)管理、經(jīng)營、決策與科技等活動情況，便于傳承企業(yè)的優(yōu)良文化，其也充分體現(xiàn)了企業(yè)發(fā)展的歷史成果。強化企業(yè)文書檔案管理工作能夠深度挖掘與利用文書檔案的實際價值，便于推動企業(yè)健康而穩(wěn)定的發(fā)展，便于更好的發(fā)揚與傳承企業(yè)文化，對于企業(yè)發(fā)展而言意義重大[1]。

2 企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀分析

1）文書檔案管理意識淡薄。部分企業(yè)對于文書檔案管理還不夠重視，還未意識到文書檔案資源對于整個企業(yè)發(fā)展的重要性，再加之管理人員的信息化意識與歸檔意識都相對淡薄，導(dǎo)致資料歸檔變得片面化，僅僅重視紙質(zhì)檔案，而未及時同步做好電子檔案的歸檔處理。在管理文書檔案時，上下級、各個部門間的配合度與協(xié)調(diào)性不強，導(dǎo)致文書檔案管理不是很恰當。此外，在整理文書檔案資料時，資料收集不夠完整、不夠及時、不夠系統(tǒng)，再加之對資料整理的過于混亂，都會影響文書檔案管理效率[2]。

2）與其他資料歸檔工作的銜接性不強。文書檔案是企業(yè)管理體系中的檔案資料，主要是指企業(yè)在生產(chǎn)、設(shè)計、研發(fā)、服務(wù)、經(jīng)營與管理等過程中產(chǎn)生的記錄。因此，文書檔案管理應(yīng)和企業(yè)各部門展開密切的聯(lián)系，及時做好材料的有效收集與歸檔處理。從企業(yè)文件到文書檔案，管理過程中會涉及多種材料歸檔處理工作，其是檔案管理的重要基礎(chǔ)與核心內(nèi)容，更是一項承上啟下且非常關(guān)鍵的工作，且資料整理質(zhì)量直接影響著檔案的利用情況與保管效果。然而，大多數(shù)企業(yè)在實際經(jīng)營過程中，時常存在把文書檔案、紅頭文件混為一談的問題，致使工作人員誤以為把那些紅頭文件及時規(guī)整到檔案管理系統(tǒng)內(nèi)即可，導(dǎo)致文書檔案管理與其他管理工作銜接時存在脫節(jié)的問題[3]。通常來講，紅頭文件歸檔相對完整，且各個部門的“白頭文件”的具體歸檔意識不是很強，在企業(yè)規(guī)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、領(lǐng)導(dǎo)講話等方面疏于歸檔，致使文書檔案資料歸檔與收集不完整問題出現(xiàn)。

3）人員素質(zhì)待提升。諸多企業(yè)對于文書檔案管理工作的重視度不高，且以為文書檔案工作并沒有什么技術(shù)含量，因此，大多數(shù)從事文書檔案管理人員都是被抽調(diào)來的，且此部分人員的專業(yè)性不強，且并未意識到文書檔案管理的關(guān)鍵作用，還有一些員工都不具備文書檔案管理的基本常識，且無證上崗問題突出，導(dǎo)致文書檔案管理工作執(zhí)行過程中不能高效而順利地開展，經(jīng)常存在檔案管理遺漏、混亂等問題。另外，檔案繼續(xù)教育未跟上，也未及時掌握檔案的新動態(tài)與新法規(guī)，再加之工作標準也不是很規(guī)范。同時，部分檔案管理人員不是很重視檔案管理工作，責任感不強，不能主動而及時的收集重要資料與數(shù)據(jù)，因此，導(dǎo)致文書檔案完整度被破壞。如果企業(yè)未對文書檔案管理內(nèi)的問題予以重視與調(diào)整，久而久之，會給企業(yè)文書檔案管理工作開展帶來一定的滯后效應(yīng)。

3 強化企業(yè)文書檔案管理的策略

1）增強對文書檔案管理的重視。文書檔案管理優(yōu)劣主要受領(lǐng)導(dǎo)的影響，且領(lǐng)導(dǎo)是否重視文書檔案管理工作，導(dǎo)致文書檔案管理也受到一定的制約[4]。因此，為強化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的有效重視。其一，確保業(yè)務(wù)扎實，應(yīng)選擇合理的檔案資料來提供一定的檔案利用與服務(wù)工作，例如，為滿足檔案業(yè)務(wù)使用的實際要求，運用不同檢索模式來開展目錄檢索操作，主要提供一定的全文閱讀和下載服務(wù)，以提升檔案資料的利用價值。其二，對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開展檔案知識宣傳與檔案普法宣傳工作，以強化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，遵循上行下效的基本原則，讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、員工可以意識到文書檔案管理的實際價值和重要性。

2）做好文書材料和檔案間的有效銜接，在文書檔案管理過程中，為更好的區(qū)分文書材料和檔案的區(qū)別與聯(lián)系，應(yīng)強調(diào)文書材料和檔案工作間的有效銜接，以確保文書檔案管理的實際質(zhì)量。在具體工作過程中，要意識到文書材料和檔案管理間的銜接性與關(guān)聯(lián)性，結(jié)合企業(yè)需歸檔的材料與不應(yīng)歸檔材料的實際范圍，保證需要歸檔的文書材料能夠?qū)崿F(xiàn)徹底的歸檔，而那些無需歸檔的則不能予以歸檔處理，從而使得文書材料和檔案工作的有效協(xié)調(diào)與統(tǒng)一。

3）完善檔案管理機制，為確保企業(yè)內(nèi)部文書管理的科學性與規(guī)范性，必須構(gòu)建相對規(guī)范的文書檔案管理工序，以求為文書檔案管理提供科學的管理制度，對程序規(guī)定進行不斷的細化，保證其在企業(yè)內(nèi)部具有良好的實用性與可操作性。如，自動辦公系統(tǒng)簽發(fā)相關(guān)的公文時，要求文件發(fā)放之后可以發(fā)揮出其效用，通過一定的程序?qū)徍酥笏偷较嚓P(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)處予以審核，而后套紅加蓋印章，以形成相應(yīng)的電子文件。在整個公文流程之中，需要設(shè)置一定的電子文件歸檔功能，以提升文書檔案資料歸檔的完整度與及時性。對此，若想更大程度上提高檔案管理效率，需實現(xiàn)文書檔案管理機制的細致化，確保全部要求都能全面、簡單扼要的提出，而在整個文書檔案管理系統(tǒng)內(nèi)依照具體流程實現(xiàn)電子文件的直接性歸檔，既可提升資料的查閱效率，還能達到和紙質(zhì)檔案的雙模式歸檔。

4）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。文書檔案管理人士的整體素質(zhì)對于整個企業(yè)管理工作而言意義重大。而就新員工來說，需要開展崗前培訓(xùn)，保證全部檔案管理人員都要做到持證上崗，可到檔案實際部門獨立完成檔案的收集、歸檔與整理工作。同時，文書檔案管理人員應(yīng)重視對檔案法律法規(guī)的學習，按照具體的規(guī)定與規(guī)范開展文書檔案管理工作，確保檔案整理的標準化與規(guī)范化。同時，管理人員需要積極學習信息化技術(shù)，主要是借助計算機平臺實現(xiàn)對文書檔案的高效檢索，以提高檔案管理水平。

4 結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理水平的高低直接凸顯出企業(yè)的檔案管理效率，且伴隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，文書檔案管理也逐步向信息化方向發(fā)展。對此，企業(yè)應(yīng)正確認識到文書檔案管理的實際價值，完善與優(yōu)化檔案的完整度，充分發(fā)揮出檔案資料的實際價值，以提高文書檔案管理水平，推動企業(yè)的長遠健康發(fā)展。