姜俊男

（棲霞市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 棲霞 265300）

按照國家的相關(guān)政策，應(yīng)為下崗職工免費提供檔案管理服務(wù)，失業(yè)人員的檔案中記錄著個人的工作經(jīng)歷、工資等重要信息，是辦理退休金的重要依據(jù)，對于維護失業(yè)職工具有非常重要的意義。檔案作為各種信息的載體，具有龐大的數(shù)據(jù)量，如何科學(xué)、迅速、完整的管理這些檔案是如今各事業(yè)單位都要面臨的問題。

1 人事檔案的主要內(nèi)容

人事檔案是記載個人經(jīng)歷、工作履歷、思想道德等內(nèi)容的重要材料，合理的人事檔案管理規(guī)則能夠促進人才的選拔與應(yīng)用，使合適的人對應(yīng)合適的崗位，只有重視人事檔案的管理工作，才能夠更好的選拔人才，應(yīng)用人才。而對于失業(yè)人員而言，檔案能夠證明其以前的工作經(jīng)歷，證明其工作能力，是保證失業(yè)人員再就業(yè)最有效的證明之一。

2 人事檔案管理中存在的問題

現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位中人事管理普遍存在以下幾方面的問題：

一是，檔案管理人員對管理工作的不重視，簡單地認為檔案管理就是對人事檔案的裝訂、保管等工作，管理人員普遍認為只要檔案不丟即可，這就越來越是檔案管理工作不細致，信息整理不夠清晰，從而影響檔案信息的準確性。

二是，管理制度不夠完善，事業(yè)單位本身對檔案管理工作不夠重視，沒有制定完善的管理機制。缺乏系統(tǒng)的管理制度，這一方面導(dǎo)致檔案的管理存放不科學(xué)，人事檔案的資料沒有科學(xué)的編排，這就導(dǎo)致在尋找檔案時效率非常低，另一方面這種管理機制容易是檔案丟失。

三是，沒有引進先進的信息化管理模式，人事檔案會隨著時間的發(fā)展越來越多，并且越來越復(fù)雜，還需要不斷進行更新，每個人的人事檔案信息都可能非常復(fù)雜。因此單位應(yīng)當引進先進的信息管理模式，從而不斷提高管理效率。

四是，人事檔案管理工作人員的專業(yè)能力不強，現(xiàn)在的人事管理人員普遍存在思想落后，管理模式老套等現(xiàn)象，并且專業(yè)能力不強，當遇到問題時不能夠及時解決。另外，事業(yè)單位對檔案管理人員的薪酬待遇不高，這也就導(dǎo)致管理人員積極性較差。

3 加強事業(yè)單位檔案管理的措施

3.1 重視檔案管理工作

首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要充分意識到人事檔案的重要性，然后才能不斷提高人事檔案的管理水平，人事檔案是工作開展的依據(jù)，根據(jù)人事檔案可以清楚的認識到每個人的工作履歷及個人的重大事件，能否勝任將要安排的工作，都是重要的參考。事業(yè)單位要充分意識到人事檔案管理是單位日常工作中非常重要的一部分，要讓人事檔案管理者也意識到這一點，并將結(jié)合時代的發(fā)展，不斷更新檔案管理的方法。另外，事業(yè)單位的其他部門應(yīng)當配合人事檔案管理的各項工作，只有各部門之間彼此配合，才能夠使新形勢下的人事檔案管理工作有序開展。

3.2 完善檔案管理制度及加大宣傳

現(xiàn)階段，社會中普遍存在一種現(xiàn)象：認為人事檔案管理是一種非常空閑的工作，還有的認為只有在國企等大型企業(yè)中才需要建立人事檔案，而對于普通老百姓而言根本無需什么人事檔案。另外，剛畢業(yè)的大學(xué)上對人事檔案也不夠重視，只知道在找工作時需要，工作之后也不再關(guān)注檔案情況，不知道檔案如何托管、如何更新。在事業(yè)單位中，應(yīng)當依據(jù)自身企業(yè)的特點制定完善的人事檔案管理制度，完善的制度是檔案管理的有力前提。

但在現(xiàn)實生活中，每當需要進行檔案調(diào)動及更新時，大部分人都會不知所措，人們對檔案的認識還足。事業(yè)單位應(yīng)當加強對人事檔案重要性的宣傳，可以通過企業(yè)微信公眾號、廣播等渠道進行宣傳，使人們能夠意識到自己檔案的重要性。失業(yè)人員也要注意關(guān)注自己檔案的去向，若暫時不能再就業(yè)一定要托管好自己的個人檔案，定期進行檔案管理的續(xù)約，切勿形成“死檔”現(xiàn)象。

3.3 人工智能技術(shù)可降低檔案管理成本

傳統(tǒng)的檔案信息管理成本較高，由于檔案信息非常龐大，需要專門的人員對檔案進行分類與查找，并且日常維護成本也較高。而檔案信息化可顯著降低檔案的管理成本，通過將檔案數(shù)字化后上傳于網(wǎng)絡(luò)，再通過人工智能系統(tǒng)將上傳的檔案信息進行智能分類，而查閱人只需要在網(wǎng)絡(luò)上檢索自己所需內(nèi)容即可。檔案管理信息化后，檔案后期的維護成本也較低，管理人員的工作效率也明顯提高。

3.4 建立健全規(guī)章制度及提高管理人員的專業(yè)能力

事業(yè)單位一定要建立完善人事檔案管理制度，使人事檔案管理規(guī)范化，明確人事檔案的管理目標，加強信息收集、梳理、審核等工作，檔案的接收、保管、查閱等一定要有明確的規(guī)定，任何人不得擅自翻閱、借閱人事檔案，同時提高對人事檔案管理人員的考核力度，對于表現(xiàn)出色的人員應(yīng)當給予一定的獎勵，提高檔案管理人員的福利待遇。

事業(yè)單位要定期安排檔案管理人要進行專業(yè)培訓(xùn)。特別在新時代的背景下，事業(yè)單位中的人事檔案都在不斷地發(fā)生著變化，一定要做到及時更新。事業(yè)單位一定要注意不斷加強檔案管理人員的專業(yè)知識培養(yǎng)，事業(yè)單位應(yīng)當將檔案管理人員的培養(yǎng)納入企業(yè)的人才培養(yǎng)體系內(nèi)，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度。此外，事業(yè)單位應(yīng)當建立完善的獎勵機制，提高檔案管理人員的積極性，促進其主動來提高自己的專業(yè)素養(yǎng)。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位應(yīng)當加強對人事檔案的重視，制定完善的人事檔案管理制度，提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，同時加強個人檔案重要性宣傳，采用信息化的方式進行檔案管理，不僅提高了檔案的安全性，而且使后期檔案的維護成本降低。