李鳳珍

（臨縣城鄉(xiāng)居民最低生活保障中心，山西 呂梁 033200）

檔案對(duì)一個(gè)單位來(lái)說(shuō)不是可有可無(wú)的，相反是至關(guān)重要的，甚至對(duì)一個(gè)國(guó)家也是一樣的，一個(gè)好的檔案管理系統(tǒng)是一筆重要的財(cái)富，關(guān)系到單位的各個(gè)部門(mén)和每一個(gè)人的具體利益，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，不僅僅是關(guān)系到單位內(nèi)部人員，更是關(guān)系到社會(huì)大眾的利益，真實(shí)的記錄了單位和個(gè)人有價(jià)值的重要信息，通過(guò)這些記錄可以還原歷史，為以后的工作提供借鑒功能。借用現(xiàn)代化設(shè)備保存檔案，對(duì)檔案的查找，檢索以及存儲(chǔ)功能的發(fā)展十分重要，現(xiàn)代社會(huì)要求檔案管理要有一定的實(shí)際意義，能夠適應(yīng)社會(huì)大眾的具體需求，為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求，要有新思想，新方法，來(lái)更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，同時(shí)樹(shù)立更好的為民服務(wù)意識(shí)，找準(zhǔn)自己的定位。

1 檔案管理工作的社會(huì)意義

檔案管理的工作是對(duì)社會(huì)方方面面的各個(gè)環(huán)節(jié)有價(jià)值的東西進(jìn)行記錄保存的系統(tǒng)過(guò)程，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考性憑證，為后續(xù)的工作提供考察的依據(jù)，在發(fā)展和諧穩(wěn)定社會(huì)的進(jìn)程中，檔案管理漸漸的滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作可以進(jìn)一步的詮釋黨的思想，提升黨的領(lǐng)導(dǎo)力，同時(shí)可以推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步，具有非常好的實(shí)際意義。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案記錄了機(jī)關(guān)工作人員的工作情況、綜合能力與素質(zhì)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事任免工作提供參考性的依據(jù)，減少了人事調(diào)查過(guò)程所耗費(fèi)的時(shí)間與精力。不同單位的檔案記錄的內(nèi)容各不相同，但是整體的檔案記錄了社會(huì)中有價(jià)值的知識(shí)與文化，是社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中大眾所需要的知識(shí)，這加快了知識(shí)和文化的分享與傳播，因此構(gòu)建良好的檔案管理的系統(tǒng)可以使文化知識(shí)能夠更好傳播的重要途徑。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題的現(xiàn)狀分析

1）檔案管理規(guī)則不明確。優(yōu)秀的檔案管理規(guī)則是事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)始的良好開(kāi)端，目前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理的各項(xiàng)制度規(guī)則都沒(méi)有明確，導(dǎo)致檔案管理工作開(kāi)展缺乏依據(jù)性，出現(xiàn)檔案混亂，查找不方便等問(wèn)題，這些問(wèn)題的形成除了是因?yàn)闄n案管理的制度規(guī)則不明確外，檔案管理的工作人員工作效率低下，不認(rèn)真也是造成這種結(jié)果的主要原因。

2）檔案管理的工作人員的素質(zhì)較差。人是工作的主體，事業(yè)單位也一樣，工作人員的工作能力與素質(zhì)對(duì)工作的開(kāi)展有很大的影響力，好的人才對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展有著不可估量的作用，但是當(dāng)前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位招聘的人水平參差不齊，工作的時(shí)候難免有人消極怠工，不能?chē)?yán)格按照規(guī)則去具體執(zhí)行操作，這就降低了檔案管理工作的時(shí)效性，延誤了重要內(nèi)容的登記與保存，造成信息的遺漏。如果檔案出現(xiàn)問(wèn)題，沒(méi)有立即糾錯(cuò)的能力，不能采取有效的措施，這是工作人員素質(zhì)低下的體現(xiàn)，需要事業(yè)單位在招聘的時(shí)候把好關(guān)，選取有責(zé)任感能力較強(qiáng)的人員，同時(shí)要定期組織培訓(xùn)，不斷地提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，為社會(huì)大眾提供更好的服務(wù)。

3）現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用度不高?，F(xiàn)在是信息化時(shí)代，社會(huì)各行各業(yè)都將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用在工作當(dāng)中，既提高了工作效率，也提高了工作的質(zhì)量。但是在檔案管理中現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用度還不是很高，很多的工作人員不會(huì)操作現(xiàn)代化的設(shè)備。當(dāng)前的事業(yè)單位在進(jìn)行查找方面依然是靠人工進(jìn)行搜索，查找，數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)。我國(guó)的信息化發(fā)展還處于滯后的狀態(tài)，檔案管理信息化是需要現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)中的計(jì)算機(jī)來(lái)展開(kāi)工作的，可以提高檢索的效率以及精準(zhǔn)度，當(dāng)前應(yīng)用計(jì)算機(jī)的事業(yè)單位工作人員的能力不足，不能熟練地操作計(jì)算機(jī)，導(dǎo)致無(wú)法使用計(jì)算機(jī)來(lái)提高工作效率，造成檔案管理工作發(fā)展緩慢

4）工作人員流動(dòng)性較大。在檔案管理工作中，人員的穩(wěn)定度不高，經(jīng)常會(huì)有員工的流動(dòng)事件發(fā)生，事業(yè)單位也不例外，工作人員因?yàn)殡x職或者是退休的原因離開(kāi)原來(lái)的工作崗位，對(duì)檔案管理的工作開(kāi)展有一定的影響，但是事業(yè)單位在遇到這些問(wèn)題時(shí)，不能夠及時(shí)有效地解決，離崗或退休的工作人員在進(jìn)行工作的交接時(shí)，沒(méi)有做完善的交接，對(duì)之后的工作開(kāi)展有很大的影響。事業(yè)單位對(duì)人員的管理方面存在這不足，管理的方式相對(duì)落后，對(duì)信息的利用度較差，導(dǎo)致檔案資源的浪費(fèi)，甚至檔案被損壞的事情時(shí)有發(fā)生。

3 解決事業(yè)單位檔案管理的方法

1）構(gòu)建良好的檔案管理規(guī)則。嚴(yán)格規(guī)范的管理規(guī)則對(duì)一個(gè)單位來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，可以通過(guò)嚴(yán)格的規(guī)則來(lái)約束工作人員的行為，為檔案管理工作提供理論依據(jù)，事業(yè)單位也是一樣的，依據(jù)當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)作出相對(duì)應(yīng)的規(guī)則，并且設(shè)計(jì)出完善的執(zhí)行方案，有目標(biāo)，有條理的開(kāi)展工作。在日常的工作的過(guò)程中，事業(yè)單位需要不定時(shí)地更改管理規(guī)則，使其更加完善，更能適應(yīng)社會(huì)的需求，增強(qiáng)檔案管理的工作效率，從而提高整體的檔案管理水平。

2）提升工作人員的整體水平。檔案管理工作人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的展開(kāi)有實(shí)質(zhì)性的意義，事業(yè)單位可以每隔一段時(shí)間對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，既可以提高工作人員的工作能力，也可以強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，使檔案管理工作人員能夠在思想上重視，行動(dòng)上努力，在現(xiàn)代社會(huì)高速發(fā)展的時(shí)代，信息化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的常態(tài)，因此工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力變得十分重要，加強(qiáng)工作人員的信息化水平，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展十分重要，可以提高檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量。

3）促進(jìn)信息化在檔案管理工作中應(yīng)用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位也要順應(yīng)時(shí)代的潮流，強(qiáng)化信息化辦公在工作人員中的地位，建立完善的有信息化特點(diǎn)的檔案管理制度，檔案管理的工作人員要重視信息化對(duì)于檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到建立科學(xué)的、規(guī)范的、現(xiàn)代化的信息化管理體制對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，不僅可以精確的對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，而且同時(shí)可以更加方便的對(duì)檔案進(jìn)行查找，獲取需要的檔案，讓信息化能夠更加有效的應(yīng)用于檔案管理的工作中，為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)更好的結(jié)果。

4）更好地把控工作人員的流動(dòng)性管理。人才是工作的主導(dǎo)，檔案管理的一切規(guī)則、技術(shù)設(shè)備都是建立在以人為本的基礎(chǔ)上，只有好的人才才可能使檔案管理工作越來(lái)越好，當(dāng)有人員流動(dòng)的時(shí)候，需要按照指定的規(guī)則妥善合理地安排好離職或退休的人員，同時(shí)還要制定出一套合理的高效的流程，來(lái)確保交接工作能夠更快更好地完成，不留歷史問(wèn)題，使工作能夠平穩(wěn)過(guò)渡，保證后續(xù)的工作不受影響，從而提高事業(yè)單位工作的效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理對(duì)社會(huì)的影響力較大，關(guān)系到很多人的切身利益，因此提高事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)是特別重要的，只有不斷的創(chuàng)新才能更好地服務(wù)于社會(huì)大眾，適應(yīng)時(shí)代的潮流，更符合事業(yè)單位的社會(huì)定位，從而改善機(jī)關(guān)事業(yè)單位中存在的不足和出現(xiàn)的各種問(wèn)題，遇到問(wèn)題能夠及時(shí)解決，使事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)能夠更快更好的發(fā)展。