馬愛俠

（魚臺(tái)縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 濟(jì)寧 272300）

世界各地的就業(yè)問題都是十分困難的存在，中國人口眾多，就業(yè)問題更加嚴(yán)峻。為促進(jìn)就業(yè)各地區(qū)構(gòu)建公共就業(yè)服務(wù)中心，來解決就業(yè)困難的問題。在公共就業(yè)中，人才服務(wù)檔案管理的重要性在不斷的凸顯出來，本文主要從公共就業(yè)檔案存在的哪些問題，檔案管理怎樣做對(duì)公共就業(yè)的意義更加突出。和公共就業(yè)機(jī)構(gòu)怎樣進(jìn)行人才檔案管理作出說明。

1 檔案的管理對(duì)公共就業(yè)的意義

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展不斷進(jìn)步，對(duì)于檔案管理的重視程度也逐漸提高。檔案是我國人事管理制度中十分重要的一部分，主要有個(gè)人的身份信息，還有其他多方面信息，是對(duì)每個(gè)人在社會(huì)上進(jìn)行的實(shí)踐存在這重要證明。而且像保險(xiǎn)等諸多的社會(huì)保障制度都與檔案密不可分。而且現(xiàn)在對(duì)于招聘就業(yè)來說，檔案也是一個(gè)對(duì)于招聘者來說的考慮因素。所以說加強(qiáng)對(duì)于人事檔案的管理與公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展，也是幫助應(yīng)聘者進(jìn)行就業(yè)的重要途徑。

2 公共就業(yè)機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)存問題

2.1 紙質(zhì)版檔案存在較多，信息化較低

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息化更加普遍，而公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)人才檔案管理信息化較低。可能是人才服務(wù)中心的檔案管理技術(shù)不夠成熟，歸檔管理工作以簡單的Excel表格來進(jìn)行。提醒對(duì)于檔案管理技術(shù)要不斷進(jìn)行完善，緊跟信息時(shí)代的發(fā)展。還有一部分是因?yàn)槲覈鴻n案記錄時(shí)間較早，學(xué)生從小學(xué)開始進(jìn)行記錄，檔案伴隨著一生。因?yàn)榇嬖谳^早的原因，所以目前的檔案以紙質(zhì)版記錄的檔案為主。而想要把眾多紙質(zhì)版的檔案錄入網(wǎng)絡(luò)中，形成電子版檔案，需要消耗大量的財(cái)力與人力，而對(duì)于大部分公益性的就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，是承擔(dān)不起的。

2.2 轉(zhuǎn)移檔案是較亂

有一些高?？梢栽试S大學(xué)生把檔案轉(zhuǎn)回生源地，學(xué)生再在將檔案轉(zhuǎn)移到公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)過程中，會(huì)遇到快遞人員工作的失誤導(dǎo)致檔案丟失，或者出現(xiàn)私自拆掉檔案密封的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象都不利于檔案進(jìn)行保存。而且有些大學(xué)生對(duì)于檔案沒有引起重視，沒有回到生源地進(jìn)行報(bào)道，或者對(duì)檔案進(jìn)行不管不顧，導(dǎo)致檔案遺失，同樣對(duì)檔案管理帶來很大的困難。而且隨著畢業(yè)生的不斷增長對(duì)于檔案管理人員的需求也不斷增大。而且一個(gè)人的一生中，重要時(shí)刻都會(huì)被存入在檔案中。每次的就業(yè)，每次的創(chuàng)業(yè)。就業(yè)中的升職，降職，創(chuàng)業(yè)時(shí)的成功，創(chuàng)業(yè)的失敗。都會(huì)存在于檔案之中。同樣也會(huì)加大對(duì)檔案工作的難度。

3 公共就業(yè)機(jī)構(gòu)怎么樣進(jìn)行人才檔案管理

3.1 人員分配清楚，進(jìn)行檔案數(shù)字化

對(duì)于檔案管理人員的工作安排，需要慎重考慮，可以選擇有良好作風(fēng)，責(zé)任心較強(qiáng)的人對(duì)檔案進(jìn)行管理。對(duì)于檔案的分類歸納，檔案信息調(diào)動(dòng)，對(duì)檔案的細(xì)致檢查都應(yīng)該配備專門的工作人員。信息技術(shù)的快速應(yīng)用，是檔案歸檔有了更便捷的方式。將收集到的檔案資料進(jìn)行整理，通過圖片，文字等進(jìn)入檔案系統(tǒng)變成數(shù)據(jù)化資料，和檔案室中的紙質(zhì)版檔案共同保存。對(duì)于不需要秘密保存的檔案信息可以進(jìn)行共享，面向社會(huì)推薦人才的檔案信息，更大程度的促進(jìn)就業(yè)。在傳統(tǒng)招聘時(shí)，主要以人才市場信息招聘為主。但是如果進(jìn)行人力資源信息共享，會(huì)使招聘者了解到應(yīng)聘者詳細(xì)的社會(huì)的實(shí)踐信息。更方便，快捷，準(zhǔn)確地找到需要人才。同時(shí)一定要防止檔案的泄露，對(duì)檔案進(jìn)行集中管理是非常必要的，不能在盲目追求促進(jìn)就業(yè)的同時(shí)使信息泄露。

3.2 檔案設(shè)施配備齊全

在檔案室要有檔案密集架，用來放置檔案，檔案可以按地方不同、學(xué)歷不同、戶口不同等進(jìn)行分門別類的擺放。做到清晰明了，查找方便迅速。還應(yīng)該具備去濕機(jī)，許多紙質(zhì)檔案放置時(shí)間較長，因空氣濕度較大，檔案室的通風(fēng)效果不佳，容易造成字跡模糊。同樣，檔案室也應(yīng)該具備空調(diào)，檔案室有許多重要檔案，檔案室中需要保持干濕適中，需要非常精密的空調(diào)。在制冷時(shí)不會(huì)出現(xiàn)是有小水珠的現(xiàn)象，小水珠會(huì)影響檔案的保存時(shí)間長。運(yùn)用空調(diào)在檔案室進(jìn)行通風(fēng)換氣，不僅方便，而且安全性較高。同時(shí)為防止發(fā)生意外，滅火器與防盜門也是必不可少的。而監(jiān)控設(shè)備也要配備，可以對(duì)檔案室更放心。

3.3 完善機(jī)構(gòu)的規(guī)章制度

在檔案管理時(shí)要具有有力的措施來保證檔案工作管理，這樣才能更好地完善管理工作。所以制定了關(guān)于檔案的相關(guān)管理制度，對(duì)檔案的每一步都應(yīng)該具有相關(guān)的管理制度，比如，檔案的存入是否準(zhǔn)確、檔案的調(diào)動(dòng)是否清楚、檔案是否及時(shí)歸檔等。也應(yīng)有對(duì)應(yīng)的檔案管理考核制度，不可缺少的還有關(guān)于檔案的追責(zé)制度，在檔案調(diào)動(dòng)時(shí)，對(duì)于檔案是否存在改動(dòng)，內(nèi)容是否丟失進(jìn)行嚴(yán)格審查，追究到個(gè)人。所以追責(zé)制度必不可少。

4 結(jié)束語

信息時(shí)代的不斷發(fā)展，社會(huì)的不斷進(jìn)步。互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用也逐漸加入公共就業(yè)和人才服務(wù)的平臺(tái)，會(huì)使公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)更好地做好人事檔案工作，運(yùn)用信息技術(shù)，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行整改，對(duì)于信息的傳輸和對(duì)信息的接納更加方便快捷。更加方便招聘者進(jìn)行人才的聘用，不斷的推進(jìn)就業(yè)困難的問題。