梁 曉

（綏芬河市衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法局，黑龍江 綏芬河 157399）

辦公室文案檔案所涵蓋的領(lǐng)域眾多，檔案管理十分特殊，其在指定的工作領(lǐng)域構(gòu)成。其管理內(nèi)容為實際工作中出現(xiàn)的各項數(shù)據(jù)、事件的記錄、不同部門的情況等，其掌控著辦公室的所有信息。

1 辦公室文件檔案管理工作的重要性

1.1 對各項工作的開展速度和效率發(fā)揮著重要作用

如果想促進工作有效地開展，就需要制定完整的計劃，還需要將過去的記錄作為參考，從而讓工作方法得到完善[1]。資料的完備可以作為工作的重要依托。此時，要對辦公室中的所有文件檔案進行有效管理，以方便查閱。另外，在工作中，就會出現(xiàn)各種資料以及各項數(shù)據(jù)。此時必須將它們進行記錄，為以后的工作總結(jié)經(jīng)驗。因此平時的檔案管理工作發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

1.2 促進各項工作的順利開展

開展各項工作都需要與實際相聯(lián)系。要使工作有效地開展，就需要去參考資料。從有關(guān)部門的聯(lián)系方式到需要動用人力和物力，此時辦公室文件所發(fā)揮的作用是極為關(guān)鍵的。倘若在檔案管理中發(fā)生錯誤，造成重要信息發(fā)生錯誤，就會給工作的有效進行帶來嚴(yán)重影響[2]。不但會耗費大量時間，還會給單位造成無法彌補的損失。所以，文件管理工作的效果對部門工作的有效開展發(fā)揮著決定性作用。

2 提高文件檔案管理工作質(zhì)量的有效策略

2.1 在管理中運用新興的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)

在管理中采用數(shù)字化技術(shù)，與以往管理模式相比，其不同之處在于把信息存入計算機中。在此種模式下信息的查找、插入、分類等都能夠通過計算機完成，非常快捷，讓管理的實效性最大限度地提升，還可以避免文件的丟失，并且能夠確保存儲空間的充足，不會由于大量的信息給工作帶來壓力。另外，通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，通過云盤以及局域網(wǎng)，讓不同部門的信息實現(xiàn)共享。具備完整的數(shù)字管理模式，能夠把實際工作列入信息平臺中，讓辦公與文檔管理成為一個整體。如此，在工作中產(chǎn)生的信息，就能夠第一時間上傳至檔案平臺。在進行查詢時，就能夠十分便捷的通過云數(shù)據(jù)進行調(diào)動，從而讓辦公室的工作實效性進一步提升。

2.2 建立完善的文件檔案管理制度

不同的人都對文件的理解存在著差異，其與操作技術(shù)不同，倘若不進行規(guī)范，就會在核審中出現(xiàn)如下狀況：一份十分重要的文件，會因為核審人員的錯誤判斷，被當(dāng)作垃圾文件。要杜絕此類狀況出現(xiàn)，就需要制定完善的文件檔案管理制度[3]。其一，需要具備一套完善的對文件進行評級的制度，其二，要對分類和保存模式進行規(guī)劃，需要具備健全的保密機制以及措施，以防止重要文件發(fā)生丟失。另外，拓展檔案信息途徑，對文件采集制度進行完善。目前，微信公眾號等信息已得到廣泛重視，因此逐漸趨于系統(tǒng)化。各個單位也需要跟上時代的腳步，從而瑣碎的檔案進行有效管理。

2.3 加強對高素質(zhì)的管理人員進行培養(yǎng)

管理人員需要具備較強的技術(shù)水平，倘若技術(shù)實現(xiàn)創(chuàng)新，可很少有人會操作。在此種背景下，如果管理人員素質(zhì)低，就難以勝任檔案管理工作，因此就需要對培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人員加以重視[4]。單位就必須在此方面進行投資，比如可以提升薪資以及增加各種福利，進而吸引更多的優(yōu)秀人才加入進來[5]。此外，單位還可通過開展培訓(xùn)進行考核，讓管理人員的素質(zhì)能力得到有效地提升。更為關(guān)鍵的是，管理人員要對工作作出正確認(rèn)識，從而讓本身的責(zé)任意識進一步加強，從而促進各項工作更好地開展。

2.4 創(chuàng)新文件檔案管理理念

辦公室檔案數(shù)量多而雜，因此就需要對其進行合理的管理。需要根據(jù)時代的特點和辦公室的實際工作進行有效管理[6]。所以就要對文件檔案管理理念進行創(chuàng)新，在以往的檔案管理工作中，檔案管理員需要親自對檔案進行整理、收集以及保存等。人的時間和精力都十分有限，如果在此過程中發(fā)生任何差錯，就會給檔案的利用受到很大程度的影響[7]。此時就需要有效憑借信息化手段實現(xiàn)檔案的管理，加強對人員的教育，使其認(rèn)識到檔案管理的重要作用，針對辦公室檔案內(nèi)容，可以通過手動錄入對檔案進行保存，如此讓檔案管理水平進一步提升。針對檔案管理人員而言，需要認(rèn)識到檔案管理的意義，不是對其管理就完成任務(wù)，是要加強對其完善和維護，在實際工作中要將檔案資料的價值有效地發(fā)揮處理，從而的實現(xiàn)各項工作更好的展開。

3 結(jié)束語

總而言之，單位在發(fā)展中要將檔案資料作為重要依托，因此辦公室文件檔案管理在組織管理中十分關(guān)鍵，其對于辦公室工作的順利開展存在重要的聯(lián)系，對單位的工作效率發(fā)揮著重要影響。本文提出了實際文檔管理的完善策略。在互聯(lián)網(wǎng)時代的背景下，不同部門就需要有效地利用信息化技術(shù)手段，對本身的工作模式進行不斷改進，從而培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的檔案管理人才，讓檔案管理制度進一步完善，使得工作效率得到有效提升。