李芳玲

（山西省長治市上黨區(qū)財(cái)政國庫支付中心，山西 長治 047100）

財(cái)政檔案管理是一項(xiàng)管理、服務(wù)類工作，不產(chǎn)生物質(zhì)類的財(cái)富，并且檔案不能夠被檔案管理部門所使用。財(cái)政檔案管理是專門負(fù)責(zé)管理記錄財(cái)政部門歷史文件的一種專業(yè)，但其并不與社會(huì)脫節(jié)，反而是社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的一部分。通過提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)是其工作與其他工作不同的特點(diǎn)之一，但隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)代發(fā)展，因此一定要做出相應(yīng)的改變。

1 財(cái)政檔案管理中存在的問題

1）服務(wù)形式單一。財(cái)政檔案資源涉及范圍較廣，其價(jià)值也較高，利用空間極大，因此財(cái)政檔案管理工作就顯得尤為重要，當(dāng)前檔案管理人員存在僅提供查詢檔案服務(wù)的現(xiàn)象，此過程通常需要面對面溝通才可以實(shí)現(xiàn)，完全無法滿足現(xiàn)階段人們的需求。并且只能對檔案內(nèi)容進(jìn)行復(fù)寫抄送，在進(jìn)行檔案的查詢時(shí)還需要相關(guān)管理人員的證明，這會(huì)導(dǎo)致查詢的效率極其低，完全無法滿足相關(guān)人員需要。

2）管理手段落后。當(dāng)前大部分檔案管理部門在進(jìn)行管理時(shí)都會(huì)采用人工管理的方法，這完全沒有發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的功能。人工的管理與網(wǎng)絡(luò)管理相比存在諸多弊端，如：檔案查找困難、查找時(shí)間較長等，這類特點(diǎn)會(huì)在極大程度上影響工作人員的工作效率，使得資料資源利用率低下，產(chǎn)生不良的后果。

3）檔案利用率低。近幾年檔案資源數(shù)量不斷增加，利用率卻并不高，其中的原因之一就是因?yàn)楣ぷ魅藛T將大部分精力投入到對檔案的整理與管理中，缺少對檔案種類的補(bǔ)充，使得在需要檔案時(shí)出現(xiàn)種類不全、投入不足現(xiàn)象，對檔案管理服務(wù)的職能發(fā)揮產(chǎn)生了一定的限制。部分檔案的微信平臺建立以及軟件推送問題也同樣影響到了服務(wù)職能的發(fā)揮，只有將這類問題徹底解決才能夠有效解決檔案利用率低的問題。

4）無法有效溝通。檔案管理部門是面向檔案需求者的，管理人員無法與需求者進(jìn)行有效的溝通，容易出現(xiàn)無法滿足其需求的現(xiàn)象，會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致檔案利用率低，影響檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。因此從需求者的實(shí)際要求考慮如何提高工作效率、針對不同的需求提供不同的服務(wù)，已經(jīng)成為檔案管理部門最應(yīng)當(dāng)考慮的事情。

2 財(cái)政檔案管理效率提高策略

1）服務(wù)手段創(chuàng)新?，F(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)展迅速，已經(jīng)成為人們生活中不可缺少的一部分，各行各業(yè)的從業(yè)者都已經(jīng)開始借助網(wǎng)絡(luò)信息化提高工作效率。俗話說“好馬配好鞍”，財(cái)政單位應(yīng)當(dāng)注重檔案管理部門的硬件投入，并采用新型的管理模式，以現(xiàn)代化、科技化的管理設(shè)施保障檔案管理成效的提高，使工作人員能夠借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為查詢者提供一定的保障，計(jì)算機(jī)可以幫助其預(yù)防在工作過程中可能會(huì)出現(xiàn)的問題，并總結(jié)出一定的應(yīng)對措施，防止再出現(xiàn)同一類錯(cuò)誤。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用還能將檔案搜索與分類進(jìn)行簡化，提高工作人員的工作效率，進(jìn)而提高其服務(wù)效率；建立健全相應(yīng)的工作制度也是提高工作效率的根本，優(yōu)良制度是保障各項(xiàng)工作內(nèi)容擁有一定的秩序與流程的根本，是保證工作得到有效開展的基礎(chǔ)保障，因此管理人員一定要完善檔案管理的步驟，在制度的創(chuàng)新基礎(chǔ)上做好改革工作，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度對管理人員進(jìn)行約束，杜絕出現(xiàn)檔案信息泄露現(xiàn)象。

2）建立網(wǎng)絡(luò)平臺?，F(xiàn)階段國家通過多種方式宣傳《檔案法》，有關(guān)部門也提出了新的規(guī)定，這對檔案管理人員的職責(zé)提出了新的要求，建立網(wǎng)絡(luò)平臺有助于提高工作人員的工作效率，檔案管理部門開設(shè)一定的網(wǎng)絡(luò)平臺，如：在線圖書館、微信公眾平臺等，能幫助工作人員有效減少工作量，還可以建立只有部分內(nèi)部人員才能夠登陸的網(wǎng)站，保證檔案資料的安全性，并通過這種方式為查詢者提供貼心的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)時(shí)應(yīng)當(dāng)對內(nèi)部的資料進(jìn)行評估，并根據(jù)其主要特征制定不同的登錄權(quán)限，對一些可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行預(yù)防并提出一定的解決方案，為查詢?nèi)藛T提供一定的保障。計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效解決檔案搜索慢、分類效率低的問題，這在極大程度上提高檔案管理部門的工作效率，幫助工作人員減輕工作壓力。

3）提高利用效率。檔案管理系統(tǒng)的完善能夠在很大程度上提高檔案利用率，使其發(fā)揮出更大的價(jià)值。因此檔案種類的齊全、結(jié)構(gòu)的完整就顯得愈發(fā)重要。針對這一情況管理人員應(yīng)該對資源的結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，要保證所收集的資料重要性，并從收集重點(diǎn)資源展開工作，零散的資料文件也要進(jìn)行收集，在保證資料的全面性的情況下還需要加強(qiáng)系統(tǒng)管理；完成紙質(zhì)版的資料收集后要對網(wǎng)絡(luò)資料進(jìn)行整理，網(wǎng)絡(luò)資料具有一定的雜亂性，在進(jìn)行資料的收集整理時(shí)要注意資料的準(zhǔn)確性，保障資料的全面性，資料的使用在各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中占有主要地位，將資料整理歸檔是每一位檔案管理者都應(yīng)當(dāng)做到的事情。將資料進(jìn)行歸檔時(shí)要按照一定順序進(jìn)行，如：時(shí)間順序、空間順序等，使檔案在整理后能夠具有條理性，提高檔案的實(shí)際利用效果。

4）加強(qiáng)溝通方式。溝通是管理者與群眾信息傳遞的重要橋梁，因檔案管理人員在進(jìn)行工作時(shí)是面對群眾的，因此在與群眾實(shí)際溝通時(shí)要對自身的服務(wù)職能作出清晰地認(rèn)知，拉近群眾與檔案管理人員的距離，這樣不僅能夠減少服務(wù)過程中產(chǎn)生的沖突，還能夠有效掌握其具體的需求，并根據(jù)其需求調(diào)整服務(wù)方式，切實(shí)利用檔案管理信息與優(yōu)勢為其做出服務(wù)，凸顯出崗位職責(zé)，充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性；如今隨著社會(huì)的進(jìn)步，科技的不斷發(fā)展，檔案管理人員與群眾的溝通方式不再僅限于面對面進(jìn)行溝通，也可利用網(wǎng)絡(luò)中的多種方式進(jìn)行溝通互動(dòng)，這樣更便于了解群眾的實(shí)際需求，為其更好地服務(wù)。

3 其他策略

1）優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。為保證檔案的種類、數(shù)量、結(jié)構(gòu)適當(dāng)，檔案管理人員要結(jié)合以往的資源利用率重新確立科學(xué)性、合理性高的檔案資源結(jié)構(gòu)，找出收集開發(fā)重點(diǎn)部分，有側(cè)重地進(jìn)行資料的收集整理，對有價(jià)值的信息資料進(jìn)行嚴(yán)格保護(hù)，在對現(xiàn)有的資料進(jìn)行整理時(shí)要進(jìn)行人工與計(jì)算機(jī)的雙重檢驗(yàn)，要保證檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)。檔案工作人員更要充分了解本單位的工作任務(wù)與有關(guān)計(jì)劃，這樣才能更好地提供材料，保證檔案的高利用率。

2）提高管理人員素質(zhì)。高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)是實(shí)現(xiàn)高素質(zhì)服務(wù)的基礎(chǔ)，因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于其工作人員的培養(yǎng)，鼓勵(lì)其參加進(jìn)修與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，并提供相應(yīng)的優(yōu)惠政策激勵(lì)其進(jìn)步，還可以鼓勵(lì)其與同行進(jìn)行溝通交流，互相學(xué)習(xí)共同進(jìn)步，在必要時(shí)還應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對進(jìn)步最多的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)；除此之外在信息化技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)在，檔案管理人員所需要具備的能力已經(jīng)不僅僅是傳統(tǒng)的專業(yè)知識與運(yùn)用能力，還要擁有一定程度的計(jì)算機(jī)技巧、網(wǎng)絡(luò)知識以及數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能力，因此檔案部門應(yīng)當(dāng)組織員工積極開展專項(xiàng)學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，使其促進(jìn)檔案管理工作的開展進(jìn)步。

4 結(jié)論

綜上所述，目前財(cái)政檔案管理水平不斷提高，檔案的資源數(shù)量與種類均有增加，完善檔案的途徑也有了進(jìn)一步的改善，但從總體來說，檔案管理工作的職能還沒有得到完整地發(fā)揮，在其工作過程中依舊存在一定問題，因此工作人員應(yīng)該將服務(wù)途徑與手段進(jìn)一步創(chuàng)新，并與現(xiàn)代科技相結(jié)合，進(jìn)而更好地發(fā)揮其服務(wù)職能。