龍 禎

（襄陽市人事考試院，湖北 襄陽 441000）

人事考試機(jī)構(gòu)考試檔案管理是一個(gè)相對(duì)重要的環(huán)節(jié)，因其可以提升考試工作水平或質(zhì)量，特別是對(duì)社會(huì)考試而言，又顯得尤為重要。因?yàn)樗菍?duì)歷年來考試而形成的一個(gè)真實(shí)記錄，是對(duì)歷年考試真題、文件、資料或成績(jī)內(nèi)容的歸檔整理。這對(duì)考試工作管理，具有非常重要的作用。

1 人事考試機(jī)構(gòu)考試檔案管理的作用

1.1 為掌握或研究考試標(biāo)準(zhǔn)提供相應(yīng)的依據(jù)

研究或分析考試檔案能保證相應(yīng)的考試標(biāo)準(zhǔn)或質(zhì)量，通過分析歷年考試命題，能較好了解相應(yīng)考試命題規(guī)律，解析考生試卷答題情況，可分析比較考試在答題過程中容易出現(xiàn)的易錯(cuò)點(diǎn)，也能分析比較考試命題的相對(duì)簡(jiǎn)單之處，以此判斷考生存在學(xué)習(xí)知識(shí)的問題，且能以此當(dāng)作一種基礎(chǔ)，篩選出相對(duì)重要的題型，并將它們存入題庫，以利改進(jìn)考試命題形式。

1.2 為摸索考試發(fā)展規(guī)律提供相應(yīng)條件

多年考試而形成的通知、文件或辦法等，都能從相應(yīng)的側(cè)面反映當(dāng)時(shí)考試的決策依據(jù)或結(jié)論，且含有當(dāng)時(shí)參與考試決策領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜业囊庖姟＿@些檔案資料，都能記錄或反映考試的相關(guān)變化，也能反映多年人事考試的相關(guān)發(fā)展歷程，由此可變成相關(guān)部門探討考試規(guī)律的重要依據(jù)。不僅如此，還可以通過查閱考試檔案資料，解析以往考試計(jì)劃、考試性質(zhì)或劃定的分?jǐn)?shù)線等，進(jìn)而提高目前的考試命題質(zhì)量。

1.3 人事考試檔案是體現(xiàn)公正與公平的一種手段

運(yùn)用考試已經(jīng)成為人們獲得生存與發(fā)展的一種選擇途徑。不過，有人則是認(rèn)為，再依靠考試改變自己的命運(yùn)，似乎不再符合時(shí)代發(fā)展。這是因?yàn)榭荚嚨墓帕σ呀?jīng)存在較大折扣，生活中流出的考試弊端傳說可謂是比比皆是。但是，各個(gè)單位選拔人才，還是以考試作為一種主要選擇依據(jù)，那么，規(guī)制考試盡可能體現(xiàn)公平與公正，還是需要建立誠信檔案。這是因?yàn)榭荚囌\信檔案，是記載考生違規(guī)事實(shí)的資料，記載考生這些內(nèi)容，就是為了體現(xiàn)考試的公平與公正，并以此威懾考生作弊行為，維護(hù)考試的嚴(yán)肅性。

1.4 為用人單位提供考生的真實(shí)情況

通過建立考試檔案，可以使人事考試機(jī)構(gòu)了解考生的相關(guān)基本信息，也能了解考生對(duì)所學(xué)專業(yè)知識(shí)的掌握情況。如果將這些信息提供給用人單位，用人單位就可以根據(jù)考生的專業(yè)知識(shí)水平或能力，安排相對(duì)適合的工作崗位。從這個(gè)視角看，能對(duì)用人單位合理用人，提供相應(yīng)的幫助。

2 人事考試機(jī)構(gòu)對(duì)考試檔案管理的原則與要求

2.1 方便利用原則

考試檔案能為考試命題形式或組織考試工作提供相應(yīng)依據(jù)，也能為相關(guān)教育部門提供相應(yīng)的資料或文件。這就需要人事考試機(jī)構(gòu)相對(duì)重視對(duì)考試信息或資料的收集、整理與歸檔工作，以利在需要相關(guān)資料時(shí)，便于對(duì)資料的查詢或查找。

2.2 統(tǒng)一管理原則

不要小覷考試檔案，它能關(guān)系到人才選拔的質(zhì)量問題，是用人單位選拔人才的一種依據(jù)。為此，考試檔案需要由人事考試機(jī)構(gòu)做統(tǒng)一的管理。人事考試機(jī)構(gòu)還要安排專人，負(fù)責(zé)管理考試檔案，并負(fù)責(zé)每次考試的資料收集、整理與歸檔工作，以利提升人事考試檔案管理質(zhì)量，體現(xiàn)考試檔案的使用價(jià)值。

2.3 完整性原則

收集考試檔案信息或資料，一定要體現(xiàn)一種完整性，既不能存在遺漏，也不能進(jìn)行隨意的堆放，需要根據(jù)考試性質(zhì)、專業(yè)或時(shí)間等，對(duì)考試檔案信息或資料，實(shí)施分類整理，并加注明顯標(biāo)簽。負(fù)責(zé)管理考試檔案人員，要愛護(hù)考試檔案，切實(shí)將檔案信息或資料保存好。同時(shí)，還要對(duì)考試檔案進(jìn)行定期檢查，力爭(zhēng)補(bǔ)齊相應(yīng)考試檔案信息或資料，尤其要保存好考籍檔案，并不允許出現(xiàn)任何的學(xué)習(xí)與資料差錯(cuò)。

2.4 堅(jiān)持保密原則

用人單位依靠考試選拔人才，是一件相對(duì)嚴(yán)肅問題，不能泄露考試試題方面的任何信息，尤其要做好考試試卷命題、印刷、運(yùn)送與發(fā)放過程中的保密工作。作為考試檔案管理人員，更要嚴(yán)格遵守保密制度，做好保密工作。如果出現(xiàn)了泄密問題，將會(huì)受到嚴(yán)格追責(zé)或承擔(dān)法律責(zé)任。

3 人事考試機(jī)構(gòu)考試檔案管理工作的思考與建議

3.1 構(gòu)建科學(xué)考試檔案管理機(jī)制

管理考試檔案，就是要對(duì)考試各專業(yè)信息或資料，實(shí)施有序劃分并進(jìn)行歸檔保存，提高考試檔案利用效率。這就需要構(gòu)建科學(xué)的考試檔案管理機(jī)制，既要嚴(yán)格考試檔案信息搜集、整理與歸檔等程序，進(jìn)行規(guī)范性歸檔，又要根據(jù)考試檔案重要性，劃定保密級(jí)別，特別是要管護(hù)好重要的信息或資料，并對(duì)各類考試檔案信息或資料進(jìn)行清晰的標(biāo)簽標(biāo)注，便于使用與查找。

3.2 提高考試檔案管理人員素質(zhì)

在許多人事考試檔案機(jī)構(gòu)，考試檔案管理人員以兼職居多，因而缺少相應(yīng)考試檔案管理專業(yè)知識(shí)，所以，需要對(duì)他們進(jìn)行相應(yīng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高他們的管理素質(zhì)。新時(shí)代考試檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，這就需要培訓(xùn)他們還要了解、學(xué)習(xí)或掌握相關(guān)信息化技術(shù)，為構(gòu)建數(shù)字化考試檔案，奠定相應(yīng)基礎(chǔ)。只有這樣，才能適應(yīng)新時(shí)代考試檔案管理工作，并提高考試檔案管理工作水平與質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)考試檔案現(xiàn)場(chǎng)管理工作

對(duì)考試檔案實(shí)施分類管理，弄清檔案信息或資料來源，列出詳盡檔案目錄，尋找相關(guān)專業(yè)趨同點(diǎn)，進(jìn)行規(guī)范化分類。運(yùn)用數(shù)字化考試檔案管理手段，利用檔案信息或資料編號(hào)法，將考生必要信息輸入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，為日后查找相關(guān)檔案信息或資料提供便利。一定要保護(hù)好紙質(zhì)檔案信息或資料，根據(jù)規(guī)范化要求，謄寫檔案信息，對(duì)待零星檔案資料，要進(jìn)行立卷裝訂，并將所有紙質(zhì)檔案信息或資料，妥善保存到專用檔案柜中，嚴(yán)防出現(xiàn)鼠害或蟲蛀問題。

4 結(jié)束語

人事考試機(jī)構(gòu)考試檔案管理需要體現(xiàn)規(guī)范化管理，在提高考試檔案管理人員素質(zhì)中，根據(jù)考試檔案管理制度，既要做到對(duì)考試檔案信息或資料收集的全面性，又要根據(jù)保密規(guī)定，做好檔案管理保密工作，并堅(jiān)決管好護(hù)好考試檔案信息或資料，為人事考試發(fā)展、單位選人用人等提供寶貴的檔案歷史資料。