陸建華

（海南省儋州市城建檔案館，海南 儋州 571799）

城建檔案記述和反映城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的真實(shí)面貌和歷史過(guò)程。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目一般都要經(jīng)過(guò)前期論證、考察洽談、工程設(shè)計(jì)、工程施工、設(shè)備安裝調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)等工作主要階段。從項(xiàng)目前期工作到竣工投產(chǎn)的全過(guò)程，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有大量的文件、資料、圖紙等。這些文件資料構(gòu)成了城市建設(shè)管理的重要內(nèi)容。它不僅是城市建設(shè)各個(gè)階段工作成果的重要記載，而且是工作、實(shí)施的重要依據(jù)。離開(kāi)這些文件、資料，項(xiàng)目就無(wú)法順利地實(shí)施，建成投產(chǎn)后的評(píng)估及其修繕、改擴(kuò)建等也無(wú)法進(jìn)行。因此，國(guó)家歷來(lái)十分重視城建檔案管理，把它作為考核建設(shè)單位管理工作的一項(xiàng)重要指標(biāo)，作為固定資產(chǎn)管理不可缺少的內(nèi)容。本文就城建檔案管理與開(kāi)發(fā)利用闡述一管之見(jiàn)。

1 重要意義

結(jié)合當(dāng)前城市建設(shè)實(shí)際以及成熟的城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，在城市規(guī)劃和建設(shè)之前，需要對(duì)城建檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類(lèi)歸納和整理，掌握城市建設(shè)情況以及建筑物的建設(shè)年代和類(lèi)型等基本信息，并以此為依據(jù)進(jìn)行城市規(guī)劃，提高城市規(guī)劃的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。通過(guò)對(duì)城建檔案的管理和開(kāi)發(fā)形成有效思路，對(duì)整個(gè)城市建設(shè)和城市規(guī)劃能夠起到積極作用。從目前的城建檔案管理來(lái)看，城建檔案涵蓋了城市建設(shè)中每一個(gè)建筑物的基本信息和建設(shè)規(guī)劃等內(nèi)容，信息量很大，涵蓋整個(gè)城市的建設(shè)內(nèi)容，對(duì)城市建設(shè)的推進(jìn)及城市的規(guī)劃和開(kāi)發(fā)有著重要的作用。做好城建檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用，不但可為城市建設(shè)提供基本的信息支持，同時(shí)也能保證城市建設(shè)在規(guī)劃質(zhì)量、建設(shè)措施、建設(shè)方案的制定方面準(zhǔn)確有效。因此，城建檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用對(duì)城市建設(shè)和規(guī)劃有著直接的推動(dòng)和促進(jìn)作用。

2 面臨的問(wèn)題

1）重視程度不足。城建檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理沒(méi)有十分重視，對(duì)檔案管理所具有的優(yōu)勢(shì)也并不了解，使得城建檔案管理的價(jià)值沒(méi)有更好地體現(xiàn)出來(lái)，很多時(shí)候?qū)n案管理的執(zhí)行力度不夠，重視程度不足。

2）缺乏現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。城建部門(mén)并不重視檔案管理方面的工作，投入的基礎(chǔ)設(shè)施與經(jīng)費(fèi)往往不足，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)設(shè)備比較簡(jiǎn)陋，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到城建檔案的重要性，導(dǎo)致檔案整理工作規(guī)范性明顯弱化，這些均給檔案管理工作增加困難。

3 應(yīng)對(duì)措施

1）城建檔案在城市建設(shè)中是不可或缺的。一項(xiàng)工程建設(shè)覆蓋轄區(qū)內(nèi)所有新建、改建、擴(kuò)建的建設(shè)工程，流程覆蓋從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收。城建檔案利用工作是在《中華人民共和國(guó)檔案法》和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》的指導(dǎo)和規(guī)范下展開(kāi)的，依法為利用者提供服務(wù)是城建檔案館的義務(wù)，依法利用檔案是前來(lái)查檔者的權(quán)利，而維護(hù)檔案的完整與安全是每個(gè)公民的義務(wù)。這就在《中華人民共和國(guó)檔案法》的基礎(chǔ)上，形成一個(gè)規(guī)定細(xì)化，可操作性強(qiáng)且完善的城建檔案利用制度，加深標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，規(guī)范辦事流程。通過(guò)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以地級(jí)市為輻射點(diǎn)在行政區(qū)域內(nèi)推行統(tǒng)一的城建檔案利用制度，減輕社會(huì)需求對(duì)城建檔案館的壓力。城建檔案館的館藏?cái)?shù)量在城鎮(zhèn)化進(jìn)程快速推進(jìn)中不斷增長(zhǎng)，城建檔案資源系統(tǒng)化、數(shù)字化水平日益提升，城建檔案的合理利用在城市建設(shè)管理過(guò)程中是不可或缺的。合法性和合理性兼具的城建檔案利用制度是實(shí)現(xiàn)城建檔案利用精準(zhǔn)化服務(wù)的必要依據(jù)。

2）做好利用服務(wù)的基礎(chǔ)建設(shè)。在保證電子檔案的可靠性、真實(shí)性、可讀性和安全性的基礎(chǔ)上，打造一個(gè)成熟的城建檔案接收管理模式，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案和電子檔案同步管理，減輕城建檔案接收過(guò)程中的重復(fù)勞動(dòng)，做好利用服務(wù)的基礎(chǔ)建設(shè)，使城建檔案利用更加智能高效。系統(tǒng)、成熟的建設(shè)工程文件歸檔管理是城建檔案利用精準(zhǔn)化服務(wù)的基礎(chǔ)。就實(shí)際工作來(lái)說(shuō)，城建檔案的利用需求以近幾年的建設(shè)項(xiàng)目居多，數(shù)字化掃描的速度跟不上新項(xiàng)目進(jìn)館的數(shù)目，各地城建檔案館除了紙質(zhì)檔案接收和保管之外，為保障利用的高效便捷，需加快對(duì)電子檔案的接收管理。

3）服務(wù)社會(huì)化、精準(zhǔn)化。城建檔案數(shù)字管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)城建檔案利用精準(zhǔn)化服務(wù)的重要組成部分。城建檔案利用模式的重心已經(jīng)從實(shí)體紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子掃描檔案，紙質(zhì)檔案不太需要頻繁調(diào)卷復(fù)印，而是轉(zhuǎn)為電子件提取打印或者處理拷貝。這就需要城建檔案管理部門(mén)深入建設(shè)和完善軟硬件技術(shù)，在做好基礎(chǔ)的館藏城建檔案數(shù)字化處理工作的同時(shí)，積極推進(jìn)以圖查檔系統(tǒng)的運(yùn)維和利用。依托城建檔案數(shù)字管理系統(tǒng)和政務(wù)服務(wù)平臺(tái)，可建立區(qū)域性城建檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)足不出戶實(shí)時(shí)自助查詢，做到城建檔案利用服務(wù)社會(huì)化、精準(zhǔn)化。

4）建立明確的建檔標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)劃。通過(guò)建檔標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，能夠?yàn)檎麄€(gè)城建檔案的管理體系建立提供基本的支持，使城建檔案在管理中無(wú)論是在管理效果還是在管理水平上都能夠獲得提高?；诔墙n案管理的難度以及實(shí)際情況，在城建檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，既要明確檔案管理的目標(biāo)和開(kāi)發(fā)利用的目的，同時(shí)還要根據(jù)城建檔案的現(xiàn)有管理實(shí)際進(jìn)行管理模式和管理方法的創(chuàng)新，其中應(yīng)當(dāng)建立明確的建檔標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)則，對(duì)整個(gè)管理工作的細(xì)節(jié)做出明確的規(guī)定，保證城建檔案在建檔、歸檔、整理以及利用過(guò)程中有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為指導(dǎo)，提高城建檔案管理的整體水平。通過(guò)建檔標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)的建立，也能夠解決城建檔案管理中無(wú)制度可依靠的問(wèn)題，為城建檔案的管理和利用指明了方向、夯實(shí)了基礎(chǔ)。

5）做好信息挖掘與綜合利用。在檔案信息的利用過(guò)程當(dāng)中，能夠提高信息調(diào)用的時(shí)效性，保證信息在較短的時(shí)間內(nèi)完成調(diào)用，并且對(duì)信息當(dāng)中所蘊(yùn)含其他有價(jià)值的信息進(jìn)行有效地呈現(xiàn)。在這一過(guò)程中可以適當(dāng)運(yùn)用檔案查詢方法和電子檔案的轉(zhuǎn)化方式，使整個(gè)城建檔案能夠在信息挖掘和綜合利用方面有好的表現(xiàn)，滿足城建檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用，提高檔案資料的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，切實(shí)解決城建檔案管理開(kāi)發(fā)利用中速度慢的問(wèn)題。在城建檔案管理中，做好信息的挖掘與綜合利用十分重要。既要對(duì)城建檔案中的重要信息進(jìn)行登記和記錄，同時(shí)也要對(duì)城建檔案中有價(jià)值的信息線索進(jìn)行整理，并采用專(zhuān)門(mén)的檔案管理方式予以歸檔管理，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息的快速收集、快速整理和快速查找。

6）對(duì)檔案管理人員素質(zhì)獲得更多的提升。城建檔案管理部門(mén)必須要大力提升對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，盡量提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要能夠讓檔案管理工作人員獲得更加專(zhuān)業(yè)的理論培訓(xùn)，同時(shí)也應(yīng)該選用更加專(zhuān)業(yè)的工作人員來(lái)進(jìn)行檔案管理的業(yè)務(wù)，要對(duì)已有的檔案管理人員進(jìn)行全面的提升，通過(guò)一些培訓(xùn)手段促使計(jì)算機(jī)技能以及檔案管理的相關(guān)專(zhuān)業(yè)技能可以獲得很好的提高，從而幫助員工的綜合素養(yǎng)獲得更多的提升。

4 結(jié)語(yǔ)

城建檔案是城市建設(shè)主管部門(mén)進(jìn)行規(guī)劃編制、審批、實(shí)施等管理工作的主要憑證與依據(jù)，在城市建設(shè)工作中尤為重要。城建檔案是留下施工依據(jù)的重要手段，對(duì)施工項(xiàng)目的順利竣工驗(yàn)收都會(huì)起到一定的借鑒作用。城建檔案是城市建設(shè)的歷史記錄，也是評(píng)定工程質(zhì)量等級(jí)的重要依據(jù)，它還作為重要的信息資源直接服務(wù)于城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。