龔世軍

（竹溪縣融媒體中心，湖北 十堰 442300）

1 檔案管理的概念、工作內(nèi)容及意義

1）什么是檔案管理。所謂檔案管理，也就是人們常說的“檔案工作”，是一個(gè)綜合性的概念，主要指的是檔案館或者檔案室的人員針對檔案實(shí)體以及檔案信息開展直接性的管理工作，同時(shí)為人們提供利用這類檔案內(nèi)容和信息的機(jī)會的服務(wù)，此類工作為我國檔案事業(yè)的建立和發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。縱覽檔案管理走過的發(fā)展歷程可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理活動(dòng)已經(jīng)從最早的非系統(tǒng)性運(yùn)作向系統(tǒng)化運(yùn)作的方向邁進(jìn)，并從早期的簡單管理形式升級為復(fù)雜管理形式，而且不再像過去那樣依托經(jīng)驗(yàn)完成管理，而是逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，管理操作上也從原始的手工操作逐步過渡到電腦管理，檔案管理系統(tǒng)也走出封閉系統(tǒng)的模式，具有了開放性。

2）檔案管理工作主要內(nèi)容?？傮w來說，檔案管理工作主要包括對檔案進(jìn)行收集整理以及保管鑒定的活動(dòng)，還包括檔案統(tǒng)計(jì)，以及為人們提供對檔案進(jìn)行利用的機(jī)會。具體來說，這類工作主要可以分成八大項(xiàng)內(nèi)容，第一項(xiàng)為對檔案進(jìn)行收集，第二項(xiàng)為對檔案進(jìn)行整理，第三項(xiàng)為對檔案所具有的價(jià)值進(jìn)行鑒定，第四類為對檔案進(jìn)行保管，第五類為對檔案進(jìn)行編目以及檢索，第六類為檔案相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，第七類為對檔案進(jìn)行編輯與研究，第八類也就是最后一類是向有需求者提供對檔案進(jìn)行利用的機(jī)會。當(dāng)然，除了這種分類方法，也有人以不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了檔案工作分類，例如有人將檔案管理工作分成六個(gè)主要環(huán)節(jié)，有人認(rèn)為這類工作主要包括兩類，一類為基礎(chǔ)性工作，另一類則是檔案信息利用方面的工作。不管采用哪種分類方法，有一點(diǎn)是明確的，那就是今天的檔案管理領(lǐng)域的工作變得非常復(fù)雜，涉及的信息內(nèi)容也很多，必須借助一些現(xiàn)代化的技術(shù)手段，才能滿足現(xiàn)代檔案管理的需求，另一方面，在一切都講求高效率的今天，檔案管理工作也需要透過更加先進(jìn)的技術(shù)手段的支持，實(shí)現(xiàn)工作效果上的“飛躍”。

3）檔案管理活動(dòng)的意義。檔案管理活動(dòng)主要面向兩種對象，第一種是管理的對象，為檔案，另一種為服務(wù)的對象，為有使用檔案方便需求的人（單位），檔案管理的存在主要是為了解決一種矛盾性問題，也就是各類檔案所具有的零散性、雜亂性、大量性以及孤本可能性同社會相關(guān)單位和個(gè)人在使用檔案的時(shí)候?qū)哂屑行?、系統(tǒng)性、廣泛性、專門性的高水平檔案的需求兩者之間的矛盾。檔案管理做的越好，就越能夠滿足社會有關(guān)單位和個(gè)人在檔案使用方面的需求，另一方面，當(dāng)社會需求提升的同時(shí)，也需要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水準(zhǔn)的不斷提升，這是一種調(diào)適的過程。

2 融媒體時(shí)代檔案管理特征

1）工作內(nèi)容的“多”與“少”。融媒體時(shí)代，檔案管理工作在內(nèi)容上呈現(xiàn)出又“多”又“少”的特征。從一方面來說，融媒體時(shí)代中，信息傳播不再像以往那樣受到時(shí)空限制，傳播媒介方面的現(xiàn)實(shí)以及傳播主體乃至功能層面的限制，這樣一來，檔案工作有了更多的維度，同時(shí)，由于融媒體本身涉及實(shí)時(shí)傳播的、具有多元特征的大量信息內(nèi)容，導(dǎo)致檔案管理也面臨著各種類目且總量巨大的內(nèi)容。但是從另一方面來說，融媒體時(shí)代中，檔案工作也有趨向“少”的方向發(fā)展的一面：各類媒介資源以及工作流程彼此之間的整合，這些內(nèi)容變得更加集中、更加“精簡”了。

2）技術(shù)帶來的變革。融媒體時(shí)代，新技術(shù)的參與引發(fā)了一場變革。首先，信息技術(shù)的作用使得檔案載體在形式上發(fā)生變化，越來越多地采用電子檔案的形式，這樣的背景下，檔案資源不再像過去那樣呈現(xiàn)出文件密集特征，而是出現(xiàn)了數(shù)據(jù)密集的傾向，檔案管理活動(dòng)同信息資源相關(guān)管理活動(dòng)的融合性越來越強(qiáng)。與此同時(shí)，檔案信息的處理中，智能技術(shù)、實(shí)時(shí)采集技術(shù)等各類技術(shù)都參與進(jìn)來，減少對人工干預(yù)的依賴，讓檔案管理活動(dòng)朝著更高端的方向邁進(jìn)。其次，融媒體技術(shù)的應(yīng)用也要求在檔案管理相關(guān)軟件以及硬件方面有所提升，同時(shí)也要求檔案管理人員具有更加過硬的業(yè)務(wù)能力和綜合能力，尤其是在新技術(shù)的使用和工具的操作上要滿足要求。

3）協(xié)同發(fā)展。融媒體時(shí)代的檔案管理，也涉及許多要素內(nèi)容的協(xié)同發(fā)展。融媒體產(chǎn)業(yè)活動(dòng)同相關(guān)的檔案管理活動(dòng)緊密相連，融媒體產(chǎn)業(yè)業(yè)務(wù)要素繁雜，因此檔案管理工作也要求多個(gè)要素的協(xié)同發(fā)展，例如以協(xié)同的方式完成不同部門之間的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作等，只有高水平地完成這類協(xié)同性工作，才能讓融媒體時(shí)代的檔案管理工作更有效率、更能發(fā)揮出作用。

4）信息共享同時(shí)也要確保安全。檔案信息是一種共享資源，融媒體時(shí)代，由于社會環(huán)境等的變化，這類信息的共享具有更大的復(fù)雜程度，不光需要將資源多元化方面的需求考慮進(jìn)去，而且也應(yīng)當(dāng)朝著滿足用戶多樣化、個(gè)性化需求的方向發(fā)展。另外，雖然如今信息共享變得更加高效簡單，但是檔案信息管理也遇到了安全方面的挑戰(zhàn)，在共享這類信息的時(shí)候，亦應(yīng)當(dāng)讓安全問題得到妥善解決，以打造健康積極的傳播生態(tài)環(huán)境。

3 融媒體背景下從檔案管理模型角度強(qiáng)化管理效果的措施方向

1）將信息技術(shù)深度融合到檔案管理模型的建立。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)同其所處的時(shí)代相符，在信息時(shí)代，這類工作也需要帶上信息時(shí)代的特征和烙印。電子技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)讓信息儲存及信息交流得到更大的可能性與機(jī)會，信息容量急劇擴(kuò)大，這對于需要許多存儲空間以及高水平信息交流平臺的支持的檔案管理而言，乃是一種重大的“利好”。信息技術(shù)深度融入到檔案管理活動(dòng)，能夠讓檔案管理工作基于更少的人力物力的基礎(chǔ)上完成，為相關(guān)人員以及單位創(chuàng)造更多的空間集中思考怎樣獲得更多的開展檔案管理活動(dòng)的維度。當(dāng)檔案管理活動(dòng)同尖端的存儲方法及網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等內(nèi)容深入融合，可以讓有關(guān)人員與組織在信息獲取、組織整理以及存儲等方面變得更高效，從整體上提升檔案管理活動(dòng)的效率。

2）做好管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的工作。融媒體時(shí)代依托數(shù)字化趨勢建立，而數(shù)字化時(shí)代的一個(gè)重要特征就是標(biāo)準(zhǔn)化，換言之，必須做好標(biāo)準(zhǔn)化工作才能確保數(shù)字化時(shí)代的各項(xiàng)內(nèi)容的順利開展，這對于融媒體時(shí)代做好檔案管理工作也是至關(guān)重要的：目前必須將焦點(diǎn)放在這樣達(dá)到符合融媒體時(shí)代檔案管理活動(dòng)要求的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面。例如，應(yīng)當(dāng)采用怎樣的管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)方面的標(biāo)準(zhǔn)，軟件接口應(yīng)當(dāng)由怎樣的標(biāo)準(zhǔn)、分類編碼需要設(shè)定怎樣的標(biāo)準(zhǔn)等等。對于檔案管理活動(dòng)的流程，也需要有科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范作為保證，需要基于融媒體時(shí)代檔案管理工作所具有的特征對各項(xiàng)工作流程進(jìn)行優(yōu)化，讓相關(guān)工作滿足智能化管理的要求。

3）充分發(fā)揮“人”的因素。融媒體背景下的檔案管理模型中，人的因素也是相當(dāng)重要的，人員能否掌握融媒體時(shí)代相關(guān)檔案管理活動(dòng)操作技術(shù)，在很大程度上決定了檔案管理活動(dòng)的水平。應(yīng)當(dāng)通過有效的人才培養(yǎng)活動(dòng)，將從事這類工作的人員所具有的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能提高到新的層次，利用人的因素促進(jìn)融媒體時(shí)代檔案管理模型的完善，給有關(guān)工作的完成注入強(qiáng)大的動(dòng)能。

4 結(jié)語

綜上所述，融媒體時(shí)代，檔案管理模型的建立和應(yīng)用也需要符合當(dāng)前的社會現(xiàn)實(shí)，從時(shí)代特征和需要出發(fā)，圍繞檔案管理的信息化做文章，讓各個(gè)方面都能夠更有力地開展信息化的管理活動(dòng)，從而形成更加高效的檔案管理工作，讓融媒體的潛力和價(jià)值更好地發(fā)揮出來，為社會服務(wù)。