黃海金

（海南省?？谑屑膊☆A防控制中心，海南 ?？?571100）

疾病預防控制中心的檔案是我國進行疾病分析、預防的重要信息來源。其所涉及的檔案不僅種類相當多，而且內容十分廣泛，所使用的周期也比較長。通過對檔案管理工作的完善，可以很大程度上提高整體檔案的利用效率，對于疾病預防控制中心開展各項工作都有著良好的推動作用。本文就疾控中心檔案管理作一粗淺探討，談一些自己的見解，愿與同行一起切磋。

1 檔案管理存在的主要問題分析

1）缺乏新時期信息技術的掌握。伴隨著信息時代的到來，信息技術開始為各行各業(yè)形成了良好的推動力，其本身在檔案管理當中也有著相當高的適用性。但是疾控中心的檔案管理，并沒有過多地運用信息技術，導致實際的功能發(fā)揮存在相當多的問題，無論是系統(tǒng)的功能，還是檔案管理的形式，都有待于得到實時的提高。一部分檔案管理人員甚至依舊習慣于傳統(tǒng)的紙質檔案管理，缺乏對新時期信息技術的綜合應用和掌握，因而難以實現(xiàn)良好的管理效用。

2）檔案管理意識十分匱乏。疾病預防控制中心的檔案管理工作，不僅要求檔案管理人員需要保持較高的工作積極性，還需要有良好的業(yè)務技術，能夠認真仔細地做好每一項檔案管理工作。疾病預防控制中心本身能夠為廣大群眾提供良好的衛(wèi)生防疫服務，但對于這項服務的效益提升，疾病預防控制中心往往并沒有過多地關注檔案管理。

2 加強疾控中心檔案管理的建議

1）為領導決策提供準確的信息。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，文件和信息查找費時費力，大量信息閑置在文件柜中，嚴重影響了信息利用。隨著計算機網絡技術的發(fā)展，檔案管理實現(xiàn)信息化，建立檔案信息統(tǒng)一的管理平臺，將檔案檢索查詢系統(tǒng)安裝到各個科室客戶端，工作人員通過賦權申請即可通過計算機查看資料并下載打印。同時，各科室產生的檔案材料也可通過客戶端即時上傳到檔案管理中心，方便檔案員的收集匯編、瀏覽和存取，大大提高了檔案原件的利用率以及信息服務的時效性，實現(xiàn)檔案信息資源共享。作為疾控部門，在應對公共衛(wèi)生突發(fā)事件時，能否迅速通過網絡平臺，及時有效地完成各科室之間信息共享，提供高效率的信息傳輸、處理，實現(xiàn)多項任務，為領導決策提供準確的信息，直接關系到人民群眾的生命健康。檔案信息化打破了傳統(tǒng)檔案管理的種種局限，尤其在信息資源共享等方面具有明顯優(yōu)勢。

2）為社會發(fā)展提供服務。利用現(xiàn)代計算機技術、網絡技術和信息技術處理、管理、開發(fā)和提供檔案資料的文件，以便為社會發(fā)展提供服務。由于疾病控制工作的特殊性，每天都有大量的檔案，如傳染病報告管理信息、免疫預防數(shù)據、慢性病管理信息、健康教育資料、圖像資料和各級管理文件等。檔案資料是制定決策和合理規(guī)劃的重要參考依據。當前，疾病預防工作發(fā)展日新月異，新形勢下更好地提高疾控檔案管理工作水平及利用率，更好地為上層決策服務，最終要通過檔案管理信息化來解決。通過構建檔案管理信息化管理，使疾病控制檔案信息資源管理逐步擺脫傳統(tǒng)的手工處理方式，實現(xiàn)檔案管理信息化，從而達到實現(xiàn)文件信息資源的有效開發(fā)利用和信息資源的共享。檔案管理信息特點之一是信息技術在檔案信息系統(tǒng)集成上的應用，有序分類，便于查詢，開發(fā)和應用檔案識別的分類、編目、排序、檢索、歸檔等高效管理提高管理效率。第二個特點是規(guī)范信息流通檔案的使用，最終實現(xiàn)無紙化管理，促進管理創(chuàng)新。

3）同步規(guī)劃、同步發(fā)展。檔案管理信息化在日常工作中已經有不同程度的實施，但仍存在檔案信息化建設意識薄弱、信息化建設不完善、電子文檔保密性不強等問題。在檔案信息管理方面，還沒有形成共識，沒有建立相應的檔案數(shù)據庫，缺乏對檔案信息巨大價值的認識。檔案信息化建設也普遍停留在簡單的輸入、查詢和利用水平上，很難滿足更多用戶的檔案信息需求，信息安全存在巨大風險。從領導到員工的思想觀念、工作方式和工作條件都有不同程度的不足，不能滿足疾病控制和社會發(fā)展的需要。要及時轉變思想觀念，把檔案管理納入疾控工作發(fā)展和管理的重要日程來抓，與其他各項工作建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。

4）查閱利用電腦。日常工作中產生的大量有價值的檔案材料，檔案實行信息化管理后，通過計算機直接進行收集、分類和利用，大大提高了工作效率，降低了保管成本。記錄形式更具有直觀性和選擇性，檔案的存儲和管理方面也更經濟。實現(xiàn)信息化后資料查閱可直接利用電腦，免去了庫房翻找的繁瑣，延長檔案的使用壽命。傳統(tǒng)檔案管理檢索方式當面對綜合檔案復雜的數(shù)據信息時就顯得力不從心。對檔案資料進行信息化處理后，以電子目錄和電子文檔方式歸檔，管理手段和檢索工具方便快捷、手段多樣，電子信息查詢系統(tǒng)更加科學完善，工作效率顯著提升。電子文件的內容屬性和目錄屬性同時合并存在，調閱文件保證了較高的查全率和査準率，而且檢索范圍廣、速度快，檔案的應用程度和應用范圍明顯拓展。

5）電子檔案采用聯(lián)機備份、脫機備份和異地備份。電子檔案信息安全是信息化建設的前提條件。要確保電子檔案利用安全。加強安全教育，全面提升檔案管理人員思想認識和風險防范意識，明確責任，建立健全管理制度。嚴格執(zhí)行訪問用戶權限設置、分配和身份認證制度，全程實時監(jiān)控每份檔案的瀏覽、查詢、使用情況，確保安全訪問、下載、復制及打印。

6）掌握計算機應用技術、網絡技術及數(shù)據庫技術?，F(xiàn)代檔案管理人員是檔案信息管理的保證，檔案信息技術建設涉及強大的技術，需要既掌握檔案管理知識，又熟練掌握計算機和網絡技術的復合型人才。檔案管理人員只有按照時代發(fā)展的需要，具備扎實的管理知識和優(yōu)秀的專業(yè)技能，才能勝任檔案信息工作。因此，要重視加強檔案工作者的培養(yǎng)，采取多種措施，實現(xiàn)計算機應用技術、網絡技術、數(shù)據庫技術等基礎課程的多元化和數(shù)字化，提高檔案作業(yè)人員掌握和運用現(xiàn)代技術技能。

7）提高綜合素質。加強對疾控檔案管理工作人員的素質培養(yǎng)是十分重要的，這不但關系到檔案管理工作的正常高效完成，也關系到疾控事業(yè)的健康發(fā)展。疾控中心首先要加強對工作人員的管理工作指導，可以通過制定專門的考核制度來進行培訓。建立起檔案管理人員的任免制度、再教育制度等等來提高工作人員的責任意識和危機感。提高工作人員的綜合素質最重要的一點就是要激發(fā)他們的工作熱情，提高他們自覺學習進步的意識。努力提高檔案管理隊伍的綜合實力，可以通過開展講座、會議等方式的培訓來提高他們的專業(yè)知識、信息化水平管理能力。

3 結語

隨著健康中國戰(zhàn)略的全面推進以及信息化技術應用的加快，公共衛(wèi)生事業(yè)特別是疾病預防控制工作越來越受到公眾關注，抓好檔案信息化建設至關重要。面對新常態(tài)，疾控中心要加強檔案信息化基礎設施的投入，提升檔案信息化管 理水平，發(fā)揮專業(yè)人才優(yōu)勢，全面推動疾控中心檔案信息化建設創(chuàng)新發(fā)展，為健康中國發(fā)展助力護航。我國疾控事業(yè)發(fā)展好了，才能更好地為人民的健康服務。