李 葉 左洪波

（法庫縣產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級促進(jìn)中心，遼寧 沈陽 110400）

檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常管理工作的重要內(nèi)容，對整合其各項(xiàng)內(nèi)部資料，提升工作效率有極大的意義。當(dāng)下，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，在信息化時(shí)代里，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中依舊存在著一定的不足之處，如重視度不足、缺乏專業(yè)人才等。本文分析了當(dāng)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀，針對其中存在的問題提出相關(guān)改革策略，以期為今后的檔案管理工作提供意見和建議，更好提升檔案管理效率，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 重視程度不足

檔案工作因不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，使得相關(guān)單位負(fù)責(zé)人對其重視程度不足，當(dāng)下是市場化時(shí)代，絕大多數(shù)單位的工作重心都在提升經(jīng)濟(jì)效益上，忽略了檔案管理工作的重要意義，對檔案管理重要性認(rèn)識不足，對檔案管理信息化建設(shè)投入資金也不足，使得檔案管理在信息化建設(shè)中缺乏相關(guān)設(shè)備和設(shè)施，更缺乏相關(guān)管理制度來保障，一定程度上阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的正常發(fā)展，更對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展起到一定阻礙[1]。

1.2 缺乏專業(yè)人才隊(duì)伍

在部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案部門因不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益使得負(fù)責(zé)人重視程度不足，不注重引入專業(yè)檔案管理人員，檔案部門通常變成養(yǎng)老部門，工作人員年齡普遍較大，專業(yè)知識不足，對計(jì)算機(jī)操作不熟練，信息化建設(shè)意識不足。且由于單位的不重視，導(dǎo)致工作人員在工作時(shí)積極性不強(qiáng)，不重視信息化建設(shè)，一定程度上也影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作的正常開展。

1.3 信息化程度不足

檔案管理工作有極大的專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，需及時(shí)加強(qiáng)信息化建設(shè)來提升管理效率，保證相關(guān)數(shù)據(jù)的精確性。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位不重視信息化的重要性，沒有加大資金投入力度搭建信息數(shù)字化平臺，相關(guān)人員對提升自身計(jì)算機(jī)操作能力并不重視，對于信息安全的認(rèn)識程度也不足，極大的阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的開展[2]。

2 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)策略

2.1 加大重視程度

在新形勢下，事業(yè)單位需認(rèn)清檔案管理的重要性，提升對檔案管理的重視程度，加大力度推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需完善檔案管理信息化工作各項(xiàng)所需，給予檔案部門一定的決策權(quán)，避免檔案部門淪為養(yǎng)老部門。更要加大對專業(yè)人才的重視程度，提升薪酬福利待遇，拓寬招聘渠道，招聘專業(yè)檔案管理人員，提升檔案管理部門總體人員專業(yè)水平。對已有的檔案管理工作人員，需加大培訓(xùn)力度，培訓(xùn)內(nèi)容需包括檔案管理的專業(yè)知識及計(jì)算機(jī)操作知識，更要注重提升工作人員的道德素養(yǎng)，培養(yǎng)其責(zé)任感及對工作的使命感和認(rèn)同感，樹立起正確的價(jià)值觀，使其更好地為檔案管理事業(yè)而服務(wù)。

在提升重視程度的同時(shí)，更要加大資金投入力度，根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的需求購置所需的各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等，大力保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利開展[3]。

2.2 建立健全各項(xiàng)管理制度

在推動檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需建立健全各項(xiàng)管理制度，才能保證信息化建設(shè)的順利開展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需立足于自身實(shí)際情況和今后發(fā)展方向，對已有的檔案管理制度進(jìn)行完善，更要建立順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的檔案管理制度，如各類信息化機(jī)制等，來指導(dǎo)和規(guī)范檔案管理人員各項(xiàng)工作內(nèi)容和工作標(biāo)準(zhǔn)，避免誤操作帶來的損失。更要完善責(zé)任機(jī)制，將檔案管理工作落實(shí)到個(gè)人，確保檔案管理人員能夠明確自身工作職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)，提升工作水平，更好的保證檔案管理信息化建設(shè)的不斷推行。

2.3 提升信息化程度

在機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的建設(shè)過程中，需認(rèn)識到檔案的隱私性，加大對檔案信息安全的重視程度，提升信息安全性。首先，需提升檔案管理人員的專業(yè)水平和道德素養(yǎng)，增強(qiáng)其保密意識，敦促其在工作中端正工作態(tài)度，杜絕故意泄漏檔案信息現(xiàn)象。另一方面，在推動信息化建設(shè)中，需引入信息加密技術(shù)，在管理系統(tǒng)中做好各項(xiàng)加密手段，如訪問權(quán)限和身份識別、人臉識別等，更應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)安全，在系統(tǒng)中設(shè)置各類防火墻，安裝殺毒軟件，并隨時(shí)對其進(jìn)行升級和更新，來提升其預(yù)防能力。對于一些機(jī)密性較強(qiáng)的機(jī)關(guān)單位，更應(yīng)按照保密要求中各項(xiàng)規(guī)定，對各類文件進(jìn)行專業(yè)整理和歸檔，確保其安全性。在檔案室中設(shè)置專門儲存位置，并配備各類檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，如檔案柜、紅外監(jiān)控、除濕器和消防基礎(chǔ)設(shè)施，更大程度上提升檔案的安全性[4]。

2.4 推動紙質(zhì)檔案和電子檔案融合

在當(dāng)下，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)深入各個(gè)領(lǐng)域。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中，需認(rèn)清電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)和局限性，在提升對電子檔案重視程度的同時(shí)，更要注重電子檔案和紙質(zhì)檔案的互相融合，提升檔案管理水平。紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的主要手段，使用簡單，且信息直接明了，方便檢索。但紙質(zhì)檔案也有一定的局限性，如對場地要求較高，工作耗時(shí)長，且損失不可逆等。電子檔案優(yōu)點(diǎn)眾多，例如可保存多種類型的檔案內(nèi)容，如音頻視頻圖片等，且占據(jù)空間小，傳輸速度快等。但電子檔案也有其自身的局限性，如對檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平要求較高等。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展檔案信息化建設(shè)中，可將二者有機(jī)融合在一起。在具體操作中，可在管理中引入雙軌制的概念，同時(shí)實(shí)施紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，將紙質(zhì)檔案作為正本，電子檔案作為備份副本，提升檔案管理效率的同時(shí)也極大地提升檔案檢索效率，更對檔案的存儲及管理起到了極大地保障作用。

3 結(jié)語

在信息化時(shí)代中，各個(gè)領(lǐng)域應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，積極引入信息化技術(shù)，搭建數(shù)字平臺，來提升工作效率。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，更應(yīng)認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，積極引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，搭建符合自身發(fā)展的系統(tǒng)平臺，保證檔案管理的順利開展；更要提升管理人員的專業(yè)水平，創(chuàng)新服務(wù)最佳模式，來保障事業(yè)單位總體管理水平的不斷提升，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。