李芹芹

（濱州市中醫(yī)醫(yī)院，山東 濱州 256600）

隨著我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷發(fā)展，我們的建設(shè)管理正走出舊的范式，進(jìn)入工業(yè)化和信息化的新時(shí)代。在新的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)和社會(huì)制度改革的過程中，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式已不再適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。大多數(shù)醫(yī)院在檔案管理方面都存在一些問題，影響了醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)。為此，醫(yī)院應(yīng)及時(shí)查明檔案管理的相關(guān)問題，結(jié)合實(shí)際管理需要，創(chuàng)新檔案管理方法，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率[2]。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1）制度不健全，沒有意識(shí)到檔案管理的關(guān)鍵性。目前醫(yī)院內(nèi)的檔案管理環(huán)節(jié)較為薄弱，主要原因是由于檔案管理的工作并不歸屬于醫(yī)療工作的范疇之內(nèi)，并不像醫(yī)療過程中，診斷和治療的環(huán)節(jié)中會(huì)為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益。所以，很多醫(yī)院會(huì)忽略到對(duì)內(nèi)部的檔案進(jìn)行管理，只是一味地一味地重視經(jīng)濟(jì)的效益，對(duì)檔案管理的規(guī)章制度制定不夠完善，沒有意識(shí)到檔案管理工作的關(guān)鍵性。

2）檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)。通過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)一些醫(yī)院開展檔案管理工作人員的專業(yè)性不是很強(qiáng)，一些人員缺乏相關(guān)方面的專業(yè)知識(shí)，缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力不是很強(qiáng)，對(duì)于檔案管理相關(guān)知識(shí)不能做到有效應(yīng)用。一些檔案管理人員思想較為守舊，他們不能借助現(xiàn)代化手段開展管理工作，這樣檔案管理工作的效率不能得到保障。另外，醫(yī)院檔案管理工作人員還存在著較大的流動(dòng)性等，這樣的話管理工作人員就不能在長(zhǎng)期的實(shí)踐中積累更多的管理知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，這樣檔案管理工作的專業(yè)性就難以得到保障。

3）檔案管理手段比較落后。大型醫(yī)院的檔案管理工作需要具備更多的資金、人員，還需要有場(chǎng)地的支持。然而在新醫(yī)改背景下，很多醫(yī)院都處在快速擴(kuò)張的階段，這就導(dǎo)致醫(yī)院的各種人力物力資源都無法過多地應(yīng)用于檔案管理工作中，但是大型醫(yī)院經(jīng)過多年的發(fā)展，其積累的檔案數(shù)量絕對(duì)不在少數(shù)，所以這些有限的資源是無法滿足實(shí)際的檔案管理需求的。

2 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的對(duì)策

1）健全檔案信息化管理系統(tǒng)。醫(yī)院是全天24小時(shí)運(yùn)營的一個(gè)特殊場(chǎng)所，并且不會(huì)因?yàn)楣?jié)假日而放假休息，因此，在如此高強(qiáng)度的工作模式之下，醫(yī)院收集和留存的檔案信息就會(huì)越積越多，如果不能及時(shí)地將這些信息進(jìn)行整理、歸納和分類，會(huì)使得大量的檔案信息丟失或是失效。此時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員有限，面對(duì)如此繁冗復(fù)雜的檔案信息，不僅增加了相關(guān)工作人員的管理壓力，而且管理效率遲遲難以提高，這樣的情況使得醫(yī)院管理層逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用。因此，醫(yī)院要及時(shí)建立并健全相關(guān)管理系統(tǒng)，這樣除了可以改善以上的諸多情況，還可以使得醫(yī)院內(nèi)對(duì)檔案信息有需求的人員去實(shí)時(shí)共享醫(yī)院的部分檔案信息，因?yàn)獒t(yī)院的檔案信息分為兩部分，一部分是具有隱私性質(zhì)的，另一部分是具有開放性質(zhì)的，這可以實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的公開。與此同時(shí)，醫(yī)院可以融入扁平化的管理模式。這種管理模式的優(yōu)勢(shì)就在于可以打破原有單一的信息傳遞方式，并且使得醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)檔案信息的傳送速度加快，可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息的共享和互動(dòng)，促進(jìn)醫(yī)院信息化管理的全面發(fā)展。

2）健全醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度、強(qiáng)化管理意識(shí)。醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的主要內(nèi)容包括醫(yī)療設(shè)備信息的記錄、整理以及維護(hù)，是檔案建立和利用的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，其周期涵蓋了從醫(yī)院臨床科室提出設(shè)備需求申請(qǐng)到設(shè)備達(dá)到使用年限或因其他原因報(bào)廢的整個(gè)歷程，是一項(xiàng)龐大且復(fù)雜的工作，為了保障這項(xiàng)工作的高效有序開展，必須要建立一套完善的管理制度體系，而這則需要醫(yī)院設(shè)備科、使用科室以及經(jīng)銷公司多方面的協(xié)調(diào)配合。醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度應(yīng)該與醫(yī)療設(shè)備的采購管理制度、維護(hù)管理制度、使用管理制度以及報(bào)廢管理制度形成聯(lián)動(dòng)，進(jìn)一步從醫(yī)院運(yùn)行層面形成管理制度體系。在制度建構(gòu)的基礎(chǔ)上，還要對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的流程進(jìn)行明確，并組織管理崗位工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，保障管理工作的規(guī)范性。需要特別注意的一點(diǎn)是，在信息化社會(huì)背景下，醫(yī)院必須要對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案開發(fā)利用的數(shù)字化規(guī)章制度進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案管理水平的提高。例如，對(duì)設(shè)備檔案歸檔的范圍進(jìn)行明確。以醫(yī)療設(shè)備采購為分界點(diǎn)，可以將檔案歸檔的范圍分為采購前、采購中、運(yùn)行以及后期報(bào)廢等環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)所涉及的檔案資料各有不同，其中：采購前的包括申購表、調(diào)研考察報(bào)告等；采購中的包括招標(biāo)文件、合同、合格證、提貨單、發(fā)票等；運(yùn)行環(huán)節(jié)的包括維修記錄、故障檢修表等；報(bào)廢環(huán)節(jié)的包括報(bào)廢申請(qǐng)、技術(shù)鑒定表等。

3）提升醫(yī)療檔案管理人員的素質(zhì)。要提升大量管理工作的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新開展，需要提升檔案管理人員的素養(yǎng)。其實(shí)，國家一直倡導(dǎo)事業(yè)單位向服務(wù)型單位轉(zhuǎn)型，作為檔案管理人員，也需要本著服務(wù)的態(tài)度開展工作，能夠?yàn)獒t(yī)院醫(yī)療和學(xué)術(shù)研究提供全方位的服務(wù)，這是檔案管理工作創(chuàng)新，也是醫(yī)療檔案管理工作創(chuàng)新，也是醫(yī)療工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)。在檔案管理中，要能夠構(gòu)建不同的服務(wù)模式，并且檔案管理人員要能夠自覺地樹立起服務(wù)意識(shí)，能夠在不斷變化的社會(huì)環(huán)境中，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升自身的業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)力和服務(wù)能力。通過信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和合理化發(fā)展，醫(yī)療檔案管理人員是檔案管理工作的組織者和實(shí)施者，也是創(chuàng)新檔案管理工作的主體，提升綜合素養(yǎng)是工作創(chuàng)新的保障。醫(yī)院要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)工作，并且在培訓(xùn)之后要加強(qiáng)考核，促進(jìn)檔案管理人員的專業(yè)化發(fā)展。另外，醫(yī)院要能夠針對(duì)自身發(fā)展所需，開展一些有針對(duì)性地培訓(xùn)活動(dòng)，能夠通過合作交流的方式，對(duì)培訓(xùn)成果進(jìn)行鞏固，對(duì)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行積累。檔案管理人員培訓(xùn)都要重視其責(zé)任意識(shí)、敬業(yè)精神的培養(yǎng)，只有管理人員責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神提升了，他們才能主動(dòng)地開展工作，才能主動(dòng)地適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作新的發(fā)展形勢(shì)，才能基于工作新情況進(jìn)行創(chuàng)新，才能更好地把握醫(yī)療檔案發(fā)展的新規(guī)律、新方向，自己主動(dòng)開展創(chuàng)新工作。

4）引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。計(jì)算機(jī)檔案處理現(xiàn)在是管理公立醫(yī)院檔案的不可避免的趨勢(shì)。設(shè)備升級(jí)，檔案管理現(xiàn)代化，使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院檔案，大大減少了檔案空間，使儲(chǔ)存方便、工作簡(jiǎn)單，可以大大節(jié)省人力、物力和財(cái)力資源，大大提高檔案管理的效率。對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理：將檔案、醫(yī)療記錄和文件系統(tǒng)化。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況逐步發(fā)展，逐步轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)醫(yī)院檔案管理，以避免浪費(fèi)資源。

3 結(jié)語

在新醫(yī)改下醫(yī)院的檔案管理工作一定要及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新和改革，相關(guān)部門和員工更要明確檔案管理工作的重要性，在新時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程下，要將信息化、數(shù)字化的手段運(yùn)用到醫(yī)院的檔案管理工作中去，改進(jìn)管理方式，加強(qiáng)管理工作的有效性，從而提高醫(yī)院的綜合管理能力[3]。