歐陽沙沙

（長沙市人力資源和社會(huì)保障局，湖南 長沙 410006）

事業(yè)單位的人員資料是政府機(jī)構(gòu)人員和雇員的主要信息載體，個(gè)人檔案全面地記錄了職工的成長教育經(jīng)歷，社會(huì)工作經(jīng)歷，在一定程度上反映了每個(gè)職工的思想道德水平，在人事管理、考核測評和調(diào)動(dòng)中發(fā)揮不可替代的作用。人事檔案的特殊性、真實(shí)性和完善程度決定了其可以為事業(yè)單位的發(fā)展提供必要的幫助。因此，事業(yè)單位必須重視人事、檔案管理方面不足等問題，不斷優(yōu)化人事、檔案管理事務(wù)。優(yōu)化事業(yè)單位人事、檔案管理有助于提高職員服務(wù)水平，優(yōu)化人才資源結(jié)構(gòu)，提高職工的創(chuàng)新能力并推進(jìn)事業(yè)單位的整體進(jìn)步。

1 人事、檔案管理工作的重要作用

1）檔案管理是人事評估的基礎(chǔ)。人事檔案可以在人才結(jié)構(gòu)優(yōu)化中發(fā)揮重要作用，并可以協(xié)助事業(yè)單位行政部門進(jìn)行招聘人才。當(dāng)我國大多數(shù)事業(yè)單位需要進(jìn)行招聘和評估各種人才時(shí)，只要根據(jù)人事檔案的具體內(nèi)容就可以對應(yīng)聘人員進(jìn)行初步測試和篩選。在我國事業(yè)單位的人事管理過程中，高水平的人事管理工作離不開檔案管理的支持，完善的人員檔案包含一個(gè)職員從學(xué)習(xí)到工作的全部信息和表現(xiàn)，有助于事業(yè)單位了解每一位入職人員的整體情況，并對其任職能力和處事方法做出基本判斷。在此基礎(chǔ)上也更有利于事業(yè)單位在人事管理工作方面進(jìn)行科學(xué)合理的計(jì)劃、組織、人員調(diào)動(dòng)以及教育培訓(xùn)等工作的管理控制?？梢詭椭聵I(yè)單位更直觀地了解每一位職員適合怎樣的工作崗位，簡化了事業(yè)單位內(nèi)部職員管理，提高招聘、調(diào)崗等人事工作的效率。

2）人事、檔案管理工作是人員管理的關(guān)鍵。當(dāng)前，我國大多數(shù)事業(yè)單位都是由許多不同部門形成的龐大體系，如何確保整個(gè)體系順利運(yùn)行是事業(yè)單位日常管理的重點(diǎn)。人事、檔案管理工作有利于加強(qiáng)事業(yè)單位對內(nèi)部職員的管理調(diào)控，例如，有效的人事管理工作能夠充分尊重人才、明確每一位職員的工作職能并充分發(fā)揮他們的知識才干，針對不同的崗位配有相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，這些都能夠保證事業(yè)單位的公職人員有效完成本職工作。另外，人事管理工作能夠根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況制定行之有效的監(jiān)督考核、評優(yōu)表彰制度，并將所有的考核結(jié)果全部納入檔案之中，這樣有益于提升公職人員的工作熱情和工作效率。

2 當(dāng)前事業(yè)單位中人事、檔案管理工作情況

1）缺乏對人事、檔案管理工作的重視。人事、檔案管理工作在事業(yè)單位中不同于其他工作，無法在短時(shí)間內(nèi)獲得出色的工作成果。因此，大部分事業(yè)單位的管理者都會(huì)忽視人事、檔案管理工作的重要性，認(rèn)為人事、檔案管理工作的好壞并不影響整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步。職員普遍認(rèn)為檔案資料可有可無，瞞報(bào)檔案信息或?qū)n案私存等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，事業(yè)單位的人事管理工作沒有吸收新的管理理念和發(fā)展要求，依舊采取傳統(tǒng)的人事管理工作模式，認(rèn)為人事工作重點(diǎn)就是人員崗位的調(diào)動(dòng)，卻忽略掉對在職人員的考核和激勵(lì)。另外，很多人事管理人員對考核激勵(lì)制度的認(rèn)識不夠深刻，導(dǎo)致人事考核與激勵(lì)制度存在不夠健全和不完善的問題。久而久之，人事、檔案管理工作變得邊際和次要，出現(xiàn)人事管理工作松懈，在職人員工作積極性不高，檔案資料收集不規(guī)范、更新不及時(shí)等隱患，

2）人事、檔案管理團(tuán)隊(duì)缺少專業(yè)技能。人事管理和檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)極強(qiáng)的工作，它與其他崗位一樣具有完整的理論體系，工作方法和操作程序。很多事業(yè)單位在對待人事管理檔案管理工作時(shí)都忽略了其高度專業(yè)化和技能化等特征，而將人事管理和檔案管理視為無關(guān)緊要的職位。目前人事管理和檔案管理崗位職員的頻繁流動(dòng)、其他崗位兼職代理人事工作等是許多事業(yè)單位當(dāng)中的突出問題，職員無法將全部精力投入人事、檔案管理工作中，只能完成簡單的整理工作來應(yīng)付檢查。長此以往將不可避免地導(dǎo)致人事管理混亂，并給人員檔案的調(diào)用帶來許多問題。

3）人事、檔案管理方式落后。當(dāng)前，大多數(shù)事業(yè)單位的人事管理仍延續(xù)以往的管理考核機(jī)制，檔案管理大多僅限于紙質(zhì)文件。老舊的人事、檔案管理方式已經(jīng)落后于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和事業(yè)單位的改革。以往大多數(shù)人事管理制度都沒有明確的崗位界定，人員培訓(xùn)內(nèi)容也缺乏專業(yè)性和針對性，導(dǎo)致人事管理工作嚴(yán)重落后于實(shí)際需求。檔案管理人員一直通過手動(dòng)方式進(jìn)行檔案搜索和編輯，并且在某些情況下無法及時(shí)調(diào)取檔案資料，導(dǎo)致檔案信息無法及時(shí)更新和完善。

3 促進(jìn)事業(yè)單位人事、檔案管理工作發(fā)展的對策

1）加強(qiáng)對人事、檔案管理工作重要性的認(rèn)知。人事、檔案管理工作對事業(yè)單位的整體優(yōu)化和進(jìn)步起著關(guān)鍵作用。管理者要意識到人事管理和檔案管理工作的重要性，把人事、檔案管理工作歸入日常重點(diǎn)工作之一。首先，事業(yè)單位要改變以往陳舊的觀念，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化、科學(xué)化人事管理理念，從單位實(shí)際情況出發(fā)制定符合單位發(fā)展要求的人事管理制度。其次，事業(yè)單位要不斷優(yōu)化健全人事管理機(jī)制，引入競爭模式，基于公職人員的工作特點(diǎn)制定針對性地管理考核標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)人事管理制度的深化改革。正確認(rèn)識檔案管理工作的重要意義，推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。事業(yè)單位要改變原有思想，加強(qiáng)對檔案工作重要性的宣傳教育，培養(yǎng)專業(yè)化程度較高的檔案管理工作者。

2）培養(yǎng)人事和檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)技能。人事管理和檔案管理工作更多是服務(wù)類型的工作，且具有一定的機(jī)密性，因此人事管理和檔案管理職員需要具備良好的工作作風(fēng)和強(qiáng)烈的責(zé)任感。良好的工作作風(fēng)能夠使員工遵守人事考核準(zhǔn)則和相關(guān)國家法規(guī)，嚴(yán)格按照相應(yīng)的考核制度來判斷職員的工作能力和工作表現(xiàn)，保證考核和調(diào)崗等工作的公平公正。在檔案管理工作中，良好的工作作風(fēng)和責(zé)任感能夠保證檔案資料的真實(shí)性，防止偽造信息進(jìn)入個(gè)人檔案。事業(yè)單位還可以采取組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)交換的方式提升人事管理和檔案管理職員的專業(yè)技能，招聘具備人事、檔案管理專業(yè)知識和高政治覺悟的人才。只有具備專業(yè)知識的管理團(tuán)隊(duì)才能在處理事務(wù)時(shí)履行職責(zé)使命，確保人事、檔案管理工作有序處理，促進(jìn)工作效率的提高。

3）改革事業(yè)單位人事、檔案管理方式。隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)的改革，事業(yè)單位中人事管理工作也要依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行改革創(chuàng)新。要做好人員職稱評選工作、健全人事管理機(jī)制、完善培訓(xùn)與能力考察方式、加強(qiáng)審核轉(zhuǎn)移接續(xù)等工作，以加強(qiáng)人事管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位的良性發(fā)展。升級人事管理系統(tǒng)，通過信息化、現(xiàn)代化人事管理系統(tǒng)建設(shè)提高人事工作管理效率和管理水平。在檔案管理方面，計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用已逐漸進(jìn)入我們的日常工作。因此，除了體制上的改革外，還需要增強(qiáng)對檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)的投入，進(jìn)一步改善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案管理人員還必須不斷適應(yīng)新的行業(yè)要求，積極創(chuàng)建完整的檔案管理系統(tǒng)，主動(dòng)利用科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)成果和信息軟件來調(diào)整檔案管理方法，推進(jìn)檔案數(shù)字化應(yīng)用范圍，優(yōu)化檔案管理工作模式。

4 總結(jié)

因此，事業(yè)單位內(nèi)部人事、檔案管理工作是保障事業(yè)單位良好運(yùn)轉(zhuǎn)的重要力量。為了更好地管理和促進(jìn)事業(yè)單位的人事、檔案管理，以更好地適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展要求，事業(yè)單位需要完善人事、檔案管理機(jī)制，提高人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，利用科學(xué)技術(shù)和信息設(shè)備加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)，以促進(jìn)事業(yè)單位的長期良好發(fā)展。